Excel para entradas y salidas de dinero: descarga la plantilla gratis

Bien sea para particulares, empleados, gerentes o contadores, la gestión de gastos en Excel para entradas y salidas dinero puede convertirse en un proceso complicado.

Condiciones de reembolso, importes y documentos justificativos, además de las condiciones y de las normas que deben respetarse, el tratamiento suele llevar mucho tiempo, todo esto para un proceso que solo tiene un pequeño valor añadido.

El control de gastos desmaterializado conlleva muchas ventajas: incautación de gastos inmediata y móvil, almacenamiento de facturas de valor probatorio, reducción de costes, ahorro de tiempo y dinero...

Nuestra selección de 3 software ofrecen estos y muchos otros beneficios para ayudar a las empresas a gestionar los informes de gastos. ¿Cuál elegirás para tu empresa?

El control de gastos es una obligación financiera que ayuda a las empresas a gestionar de manera optimizada la salud contable del negocio. Conocer con exactitud el flujo de dinero de la empresa, es la mejor manera de evitar la fuga de dinero, mejorar el control presupuestario y optimizar la gestión de costes fijos y variables. ¡Además, las empresas ganan en competitividad y productividad!

Para un control de gastos optimizado, lo primero que debe hacer cada empresario es clasificar sus tipos de transacciones financieras.

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¿Cuáles son los gastos y entradas de dinero de una empresa?

Los gastos mínimos de una empresa suelen clasificarse como:

• Costes fijos.

• Costos variables.

• Gastos directos.

• Gastos indirectos.

• Gastos mixtos.

• Extraordinarios.

• Marginales, etc.

Algunos ejemplos de gastos fijos de una empresa (aquellos que se repiten cierto tiempo) pueden ser: 

• Costes laborales. 

• Variación de existencias.

• Coste de producción. 

• Tributos o impuestos.

• Costos directos, costos indirectos.

• Gastos con flujo y sin flujo.

• Servicios exteriores.

Los ingresos también deben ser considerados en el control de gastos de una empresa, un ejemplo de algunos ingresos son:

• Ventas de producto.

• Servicios.

• Descuentos y devoluciones.

El plan general contable y la contabilidad financiera son procesos que contemplan todas las entradas y salidas de dinero, así como los gastos generales en el transcurso del año.  

¿Cómo gestionar los gastos e ingresos de una empresa en 2 pasos?

1. Planificación de los gastos

Controlar los informes de gastos de tu empresa no es una tarea fácil, debes:

1. llevar una cuenta estricta,

2. mantener un registro detallado,

3. almacenar todos los comprobantes de gastos,

4. verificar si se han respetado las reglas de gastos y declaración, etc.

Para controlar los gastos e ingresos del negocio y garantizar el cumplimiento de las normas vigentes, es necesario desarrollar una política de gastos profesionales. Una política de gastos ayuda a regular los gastos profesionales del negocio y a aclarar los derechos y obligaciones que debe cumplir un profesional en desplazamiento.

Una política de gastos permite gestionar todos los tipos de gastos, tomar decisiones correctas y así evitar cualquier riesgo de tipo fiscal.

Un sistema de control de gastos estandarizado e integrado es una de las mejores maneras de hacer cumplir esta política de gastos e instalar un sistema de control efectivo.

2. Automatización de los procesos

La digitalización es un verdadero aliado, nunca lo diremos demasiadas veces. Como líder empresarial, probablemente ya sepas que existen una gama de herramientas dedicadas a optimizar los procesos dentro de la empresa. Para la gestión de informes de gastos, una solución dedicada es la respuesta a todas tus inquietudes.

Una herramienta automatizada te permitirá poner fin a la carga de trabajo relacionada con esta tarea. Los empleados ya no tendrán que pasar horas interminables creando gastos, una simple foto es suficiente. Además, estas aplicaciones suelen conectarse con el sistema bancario de las empresas. ¡Sigue el estado de tu cuenta en tiempo real: ingresos y egresos a la mano en un par de clics!

Una app control de gastos empresa te permitirá repensar tu enfoque de ROI y ahorrar costos y recursos. Este enfoque de automatización permitirá ir más allá de la reducción de costos y adaptarse a los problemas generales de gestión de gastos para tu negocio.

Excel entradas y salidas dinero: plantilla para descargar gratis

Proporcionar un informe de control de gastos en Excel tiene la ventaja de estandarizar esta formalidad.

La plantilla de Excel para el control de gastos en empresas facilita el trabajo de los contadores: la exportación en PDF es posible y la clasificación puede permanecer digital.

Sin embargo, la plantilla Excel no permite:

• el prellenado de ciertos gastos recurrentes,

• archivos adjuntos (facturas, recibos),

• entrada móvil,

• corrección automática,

• interoperabilidad con las aplicaciones comerciales (sistemas de contabilidad, sistema de información de recursos humanos, cuenta bancaria, etc.).

Si eres una pequeña empresa o una pyme móvil, ¡sigue leyendo! Para ti, existen herramientas mucho más prácticas e intuitivas, gracias al software especializado.

Programa control de gastos empresas

Expensya, la aplicación web y móvil inteligente

Expensya va hasta la asesoría. El editor ayuda a las empresas en el desarrollo de una estrategia para gestión de gastos comerciales.

La solución permite, entre otras cosas:

• una tecnología avanzada de OCR (escáner) que permite la extracción automática de información a partir de la foto de un recibo,

• un archivo con valor legal (4 certificaciones ISO, incluida la ISO 27001),

• un cálculo automático de distancia y kilometraje permitido,

• una categorización de tarifas para una mejor legibilidad,

• un registro y exportación de asientos contables,

• una conversión automática de monedas extranjeras,

• la duplicación y realización de copias de seguridad de los datos de los usuarios en centros de datos altamente seguros en Europa,

• la interoperabilidad con la aplicación de contabilidad Quickbooks.

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Gestión de gastos automatizada para todas las empresas

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N2F, una solución completa e intuitiva

N2F alivia a los empleados, líderes de equipo, contadores y gerentes por igual.

La solución web y móvil ofrece:

• un escáner de recibos,

• el almacenamiento de justificativos (certificación ISO 27001),

• un cálculo automático del IVA,

• una visualización de los límites máximos autorizados,

• una gestión multidivisa,

• una entrada de kilometraje a través del módulo de Google Maps,

• el seguimiento de pagos en tiempo real,

• un seguimiento del presupuesto para viajes de negocios gracias al módulo de informes,

• interoperabilidad con sistemas de contabilidad y facturación como Sage One, Sage 100c accounting, Sky Business Plan, EBP Horizon, Invoice ASAP.

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Gestión de notas de gastos desmaterializada

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SAP Concur, gestión centralizada de viajes de negocios e informes de gastos

Una solución para gestionar tanto los gastos comerciales como los viajes de negocios, SAP Concur combina todos sus gastos en una sola plataforma. Gracias al procesamiento centralizado, automatizado y desmaterializado de los datos, la empresa optimiza los procesos, reduce el tiempo dedicado a las tareas administrativas y se asegura de controlar mejor el presupuesto, para finalmente ganar en eficiencia y productividad.

Esta solución te ofrece:

• la gestión automatizada de informes de gastos, eliminando cualquier entrada manual y cualquier riesgo de olvido o error,

• un proceso completo para gestionar / validar los gastos: desde la solicitud hasta el reembolso,

• la reservación de rutas directamente desde la herramienta,

• la estimación y el cálculo de kilometraje,

• la integración con otros sistemas para sincronización de datos: ERP, contabilidad, agencias de viajes, etc.

• el control automático de gastos, especialmente gracias a la definición de reglas de verificación,

• geolocalización de los empleados,

• el respeto de la política y el presupuesto de viajes se realiza gracias a la configuración de alertas para cualquier pago más allá de los límites establecidos.

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Control de gastos facilitada = productividad y bienestar en el trabajo

Los informes de gastos ya no deberían ser un dolor de cabeza para los solicitantes y empleadores, independientemente del tipo de herramienta utilizada.

Más que una cuestión de economía y gestión, también se trata de productividad, confianza y motivación. ¡En pocas palabras: se trata de bienestar en el trabajo!