Software de Gestión de Flotas

Gestión de Flotas software: guía de compra

Control de flotas de vehículos

Los software gestión de flotas son programas pensados para las empresas que se encargan del transporte de mercancías y productos o que están especializadas en logística, así como para empresas que poseen su propia flota de vehículos. Gracias a estas herramientas, las empresas pueden centralizar la gestión de varios procesos relacionados con la gestión de vehículos:

• Localización GPS y rastreo,

• Optimización de rutas,

• Información sobre limites de velocidad y ubicación,

• Perfil y planning de conductores,

• Registro de mantenimientos, averías y revisiones,

• Seguimiento de costos de reparación y gastos de combustible,

• Digitalización y centralización de documentos administrativos (seguros, permisos, documentos del vehículo, multas), etc.

Utilizar soluciones de gestión de flotas es una manera segura de optimizar la utilización y gestión de vehículos. 

¿Cómo funcionan los software para control de flotas de vehículos?

Los programas para gestionar flotas son soluciones informáticas que te ayudan a optimizar todos los procesos relacionados con el transporte de las empresas (desde el perfil de conductores y el mantenimiento de los vehículos hasta la optimización de las rutas y el control de posiciones y límites de velocidad).

Para que todo esto sea posible, es necesario instalar un dispositivo de GPS en el vehículo, dicho dispositivo es el encargado de transmitir la información en tiempo real al software de gestión de flotas.

¿Qué tipo de empresas utilizan un software para control de flotas de vehículos?

Se piensa que los programas para gestión de flotas vehiculares son benéficos únicamente para las grandes corporaciones o para las empresas especializadas en transporte y logística. Pero esto no es verdad, toda empresa, por más pequeña que sea, puede beneficiarse de las ventajas de utilizar un software de gestión de flotas. Estas soluciones de gestión permiten optimizar un gran número de acciones, si tu empresa posee más de un vehículo, de seguro un sistema de gestión de flotas podrá ayudarte a ahorrar costos y aumentar la productividad.

Ventajas del software para control de flotas de vehículos

Tener total control sobre el estado y uso de tus flotas y optimizar al máximo su utilización es el principal beneficio de implementar un software de gestión de flotas. Sin embargo, queremos detallarte otras ventajas:

• Controlar los gastos (mantenimiento, combustible, multas...),

• Optimizar las rutas,

• Garantizar la seguridad del conductor,

• Mejorar el servicio cliente,

• Tener un seguimiento individual de cada vehículo (dispositivos de seguimiento), 

• Centralizar y organizar documentos (tanto contables como administrativos),

• Aumentar la productividad de tus flotas,

• Conocer en tiempo real la ubicación de tus vehículos,

• Comunicar de manera segura con tus conductores,

• Tener un seguimiento del ciclo de vida de tus vehiculos (desde la adquisición hasta la salida de circulación),

• Mejorar la toma de decisiones gracias a las herramientas de analítica integradas,

• Programar recordatorios para la Inspección Técnica de Vehículos (ITV), 

• Definir las áreas de circulación y de reposo de tus conductores. 

¿Cómo elegir un software para control de flotas de vehículos?

Si te has decidido a integrar un sistema de gestión de flotas en tu empresa, el siguiente paso es elegir el programa indicado. Para poder tomar una decisión objetiva, debes tener en cuenta varios criterios a la hora de elegir y comparar. appvizer te recomienda algunos puntos a tener en cuenta.

Lo primero que queremos que sepas, es que existen varios tipos de software gestión de flotas, por ejemplo, según:

• el tipo de empresa,

• el sector en el que se opera,

• el sitio en que alojas tu programa.

Nosotros te hablaremos de los tipos de software según el alojamiento. Hoy en día la tendencia es utilizar software SaaS (Software as a Service). Los software SaaS son las soluciones informáticas que utilizamos desde internet (basado en la nube), es decir, el soporte y los datos se encuentran alojados en línea (servidores a distancia) y no en tu ordenador. 

Ventajas de utilizar un software de gestión de flotas en línea

1. Solo necesitas una conexión a internet para poder trabajar, puedes trabajar desde donde quieras y cuando quieras. En otras palabras, si estas en un almuerzo de negocios y necesitas conocer la ubicación de tus vehículos, solo tienes que conectarte desde tu móvil o tablet para tener acceso a esta información. 

2. Son mucho más económicos que los software clásicos, con estas soluciones solo pagas por lo que usas. Nada de tener que comprar el paquete completo o quedarte suscrito por un tiempo mínimo. 

3. Las actualizaciones son automáticas, ya no necesitarás de la intervención de un informático, los editores mejoran constantemente sus productos y estas mejoras se hacen automáticamente en el software de tu elección. 

4. Escalabilidad, generalmente, los software de gestión de flotas online evolucionan contigo. Si tus recursos humanos aumentan, tu empresa se muda o tu flota se agranda, las soluciones SaaS te acompañan y se adaptan a tus cambios. 

Claro, no todo es color de rosa, también hay algunas desventajas. Tus datos sensibles están alojados en la nube, y no en en tu ordenador, ni en el servidor de tu empresa, esto quiere decir que puede haber fallos de seguridad que dejen tus datos al descubierto. Sin embargo, una de la prioridades de los editores de software es la seguridad: tanto la prevención y protección de datos como los respaldos y las copias de seguridad en caso de pérdida. 

Una vez que hayas definido donde quieres alojar tu software, te recomendamos que también tomes en cuenta las siguientes características: 

• Reputación del editor: evalúa opiniones y comentarios de otros compradores. 

• Ergonomía: asegurate que la interfaz sea agradable, intuitiva y fácil de usar ( esto te ahorrará muchísimo tiempo).

• Precio: ya esto depende de tu presupuesto, pero evalúa y compara la relación entre calidad y precio.  A veces las empresas invierten demasiado dinero en programas o módulos muy complejos, cuando la verdad solos necesitan de un par de funciones. 

• Necesidades del negocio: retomando el punto del costo, una pyme dedicada a la distribución de frutas orgánicas con una flota constituida de 10 vehículos no tiene las mismas necesidades que una empresa de transporte con 300 vehículos. Tus requerimientos son la prioridad. 

• Soporte técnico: asegurate de contar con asistencia de la parte de tu editor. Si tienes un problema con tu software, lo mejor es que tu editor de programa pueda ayudarte a solventarlo lo más rápido posible.  

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