Hacia una gestión optimizada del transporte gracias al TMS de TI
¿Qué es un TMS?
"Sistema de Gestión del Transporte " hace referencia a un software diseñado para gestionar el transporte de mercancías. Y en un ecosistema económico globalizado y exigente, en el que se multiplican los retos en torno a la logística, es fácil entender por qué este tipo de sistema interesa cada vez más a las empresas que buscan mejorar su eficiencia.
¿Es el TMS adecuado para usted?
Definición, ventajas, características... hoy nos centramos en esta herramienta mágica que hará de tu cadena de suministro un auténtico motor de valor 🤩.
¿Qué es un TMS informatizado?
Software TMS: definición
TMS, acrónimo de Transportation Management System, define un tipo de software que ayuda a las empresas a organizar su logística, es decir, el movimiento de sus mercancías entrantes y salientes.
Básicamente, ayuda a planificar, optimizar y supervisar las operaciones de transporte.
Existen dos categorías de TMS:
- TMS para cargadores: en este caso, el transporte no es la actividad principal de la empresa, aunque tenga que enviar y/o recibir grandes cantidades de productos. Por tanto, utiliza la herramienta para mejorar sus procesos logísticos;
- TMS de transportistas: se trata de organizaciones más centradas en el transporte (transportistas por carretera, empresas de reparto, etc.), que prestan a otros profesionales servicios en este ámbito.
💡 El TMS informático puede integrarse de forma más global en una plataforma de gestión de la cadena de suministro.
¿Cómo funciona el TMS?
Obviamente, cada solución tiene sus características específicas, adaptadas a su mercado objetivo.
Sin embargo, puede decirse que el funcionamiento general de un TMS es el siguiente:
- Recopilación de información: el software comienza recopilando todos los datos clave, como los pedidos de los clientes, las existencias disponibles, la ubicación de los almacenes, la información sobre los transportistas disponibles, etc.
- Planificación de modos de transporte y rutas: a partir de estos datos, el TMS selecciona el modo de transporte más adecuado y traza las rutas, teniendo en cuenta factores como la distancia, la duración estimada del trayecto, los costes de transporte y las restricciones normativas.
- Asignación de vehículos: a continuación, asigna los vehículos y conductores adecuados en función de los criterios anteriores.
- Seguimiento en tiempo real : los sistemas GPS integrados en los TMS permiten seguir en tiempo real el progreso del transporte. De este modo, las empresas pueden reaccionar rápidamente en caso de problema.
- Gestión documental: la mayoría de los Sistemas de Gestión del Transporte gestionan la documentación asociada a los envíos, en particular los albaranes.
¿Por qué utilizar un TMS? Las 4 ventajas principales
#1 Mayor eficacia
La gestión del transporte es a menudo una tarea compleja, especialmente en una economía globalizada. Por no hablar de que los consumidores son cada vez más exigentes en cuanto a los plazos de recepción de sus pedidos.
Un TMS informatizado agiliza todo el proceso para mejorar la eficacia y la satisfacción del cliente.
¡Además, esta ganancia de eficacia (optimización de rutas, por ejemplo) repercute positivamente en los costes 🤑 !
# 2 Mayor visibilidad
Cuando hay complejidad en la cadena de suministro, también hay falta de visibilidad para coordinar las operaciones y detectar anomalías lo antes posible.
Gracias al software TMS, será consciente en tiempo real de lo que ocurre con su transporte de mercancías (seguimiento de envíos, rutas, detección de posibles retrasos, etc.), y tomará las decisiones correctas con mayor rapidez.
#3 Tomar mejores decisiones
Otra de las grandes ventajas de los TMS es que ayudan a las empresas a formar parte de un proceso de mejora continua.
De hecho, este software suele incluir herramientas analíticas diseñadas para medir el rendimiento e identificar tendencias.
En otras palabras, gracias a los sistemas de gestión del transporte, dispondrá de información fiable con la que optimizar sus procedimientos.
#4 Cumplimiento de la normativa vigente
Por último, pero no por ello menos importante, el TMS de TI facilita el cumplimiento de las distintas normativas, al integrar las numerosas restricciones vinculadas al transporte, como las relativas a las horas de los conductores.
El software también facilita el cumplimiento de las políticas comerciales de la empresa, teniendo en cuenta las normas de tarificación, entrega y tratamiento de los pedidos.
En resumen, gracias al sistema de gestión del transporte, ¡podrá evitar errores costosos!
¿Quién utiliza los TMS informatizados?
Los TMS informatizados los utilizan las empresas que necesitan recibir y expedir mercancías de forma regular.
Algunos ejemplos son :
- fabricantes y empresas industriales
- distribuidores y minoristas
- empresas de comercio electrónico
- empresas de transporte
- proveedores de servicios logísticos.
☝️ ¡Incluso las pequeñas empresas utilizan ya los TMS! Gracias al desarrollo de una oferta más accesible basada en la nube, también ellas pueden beneficiarse de las numerosas ventajas que prometen estas plataformas.
Principales funcionalidades de los TMS
Como hemos visto, las funcionalidades de los TMS varían de una solución a otra. Pero aquí están las principales 👉.
Planificación del transporte
En primer lugar, un TMS es muy útil para planificar el envío de tus mercancías.
Para ello, basta con seleccionar el más adecuado entre varios transportistas, teniendo en cuenta varios criterios:
- costes
- plazos
- rutas
- calidad del servicio
- obligaciones reglamentarias
- seguridad, etc.
Seguimiento en tiempo real
Con la función de seguimiento por GPS, puede controlar en tiempo real la posición de sus vehículos, su velocidad, las paradas y los posibles retrasos.
En resumen, tendrá una visibilidad completa del progreso de sus envíos.
Gestión de la carga
Otra funcionalidad clave del TMS es la optimización de la carga de los vehículos.
Más concretamente, el software maximiza su capacidad respetando los límites de peso y volumen. En particular, tiene en cuenta las dimensiones y características de las mercancías a transportar.
Gestión de pedidos
El TMS también puede gestionar todo el proceso de pedido, desde la recogida hasta la preparación para la expedición, con el fin de reducir los costes de transporte.
Documentación y facturación
La mayoría de los sistemas de gestión del transporte son capaces de generar automáticamente documentos, como albaranes y facturas, a partir de los datos de cada envío.
Cuadros de mando y análisis
Por último, no olvidemos que el TMS no es una simple herramienta de gestión: ¡también es una potente herramienta estratégica!
Por eso suele incluir cuadros de mando y otros informes, que ofrecen una visión completa del rendimiento de su cadena de suministro.
De este modo, puede detectar cualquier deficiencia y, por tanto, los procesos que necesita mejorar (recuerde, el TMS le ayuda a formar parte de un proceso de mejora continua ).
¿Cómo elegir el software TMS?
Los TMS pueden existir por sí solos o en forma de módulo integrado en un paquete de software más global, en particular ERP (Enterprise Resource Planning) y WMS (Warehouse Management System).
En todos los casos, hay que tener en cuenta una serie de criterios a la hora de elegir la herramienta más adecuada.
Veamos con más detalle las preguntas que debes hacerte 👉.
¿Qué necesita realmente?
Como hemos visto, los TMS ofrecen una cobertura funcional bastante variada.
Así que es importante identificar de antemano los procedimientos que quieres automatizar, para elaborar una lista de todas las funciones esenciales.
☝️ También puede optar por una solución desarrollada específicamente para su empresa. Por ejemplo, si opera en los sectores farmacéutico o alimentario, su TMS debe tener en cuenta las limitaciones de la cadena de frío.
¿Nube o no nube?
Como ocurre con cualquier software, debe preguntarse si su TMS debe alojarse en la nube o en sus instalaciones.
Tenga en cuenta, sin embargo, que la primera opción promete ventajas definitivas:
- menores costes de despliegue y alojamiento de la herramienta ;
- implantación mucho más rápida del software en la organización
- no hay que realizar actualizaciones por cuenta propia;
- un sistema de facturación, a menudo en forma de suscripción mensual, que es flexible y se adapta a su desarrollo.
☝️ Sin embargo, algunas empresas prefieren el sistema on-premise. Esto se debe a que garantiza un mayor control sobre el sistema (incluida la seguridad y las actualizaciones) y flexibilidad a la hora de adaptar el TMS a las necesidades específicas.
Otros criterios en los que hay que fijarse
- ✅ La calidad del soporte del editor, tanto en el momento del despliegue de la plataforma como a lo largo de su uso, sobre todo en caso de problemas;
- ✅ La integración del TMS con sus otros programas informáticos (por ejemplo, ERP), para garantizar la fluidez de los datos;
- ✅ La facilidad de uso, condición sine qua non para la adopción por parte de los usuarios;
- ✅ La escalabilidad de la solución, para que pueda seguir gestionando su empresa con eficacia aunque experimente un fuerte crecimiento;
- ✅ La rentabilidad de la inversión prometida por el TMS. ¡El TMS debe ser lo más rentable y aportar el máximo valor posible!
👉 Ejemplo de un TMS de transporte:
Hay muchos TMS en el mercado y, observando todos los criterios expuestos anteriormente, seguro que encuentras el más adecuado para ti.
Un ejemplo es Shiptify, una solución de gestión de transporte y muelles dirigida a pymes y grandes grupos. Shiptify es una solución completa que reúne todas las funciones que cabe esperar de un buen TMS: Fácil de implantar y utilizar en el día a día, va más allá al integrar servicios de gestión de muelles y programación de citas en almacén.
TMS IT: ¡en pocas palabras!
Con el paso de los años, el TMS IT se ha vuelto indispensable para cualquier empresa que desee optimizar su gestión del transporte, sea cual sea su sector de actividad. Gracias a este tipo de sistemas, los profesionales pueden mejorar la eficacia de sus operaciones, al tiempo que mejoran la satisfacción de sus clientes y reducen costes.
Aunque estos paquetes de software ofrecen una amplia gama de funciones, desde la planificación del transporte y la gestión de la carga hasta cuadros de mando y análisis, cada organización debe encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Para ello, debe sondear previamente sus necesidades, con vistas a encontrar EL TMS que le conduzca, a toda velocidad, por la autopista del éxito 🛣️.
Artículo traducido del francés