Elección del software: ¿es necesaria una prueba de concepto (POC)?

Algunos editores e integradores le ofrecen un POC (Proof-Of-Concept) para validar la viabilidad de un proyecto. La mayoría de las veces, es el cliente quien lo solicita. ¿Se trata de una fase de confort para tranquilizar al cliente o es una operación obligatoria para reducir el riesgo?

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Ventajas e inconvenientes de un POC para el cliente

Una prueba de concepto (POC) presenta una serie de ventajas para el cliente:

• Sincronización de expectativas con el proveedor;
• Mejor apropiación del proceso de implantación;
• Identificación de deficiencias funcionales o sobreestimaciones;
• Mejor comprensión de la inversión necesaria. Un marco más preciso permite comprender mejor la inversión necesaria para completar la implantación;
• Evaluación del socio de implantación. El proceso inherente al POC permite al cliente evaluar el software y al socio de implantación.

También hay que tener en cuenta las limitaciones del POC. Éstas son:

• Flexibilidad comercial. La flexibilidad incorporada en algunos acuerdos de POC, que permite al cliente renunciar sin comprar el software, rara vez se tiene en cuenta en la realidad, ya que se ha realizado una importante inversión de dinero y tiempo. Además, el cliente suele tomar la decisión de embarcarse en un POC sin evaluar completamente todas las soluciones debido al bajo riesgo de esta opción.
• El ejercicio de venta. Dependiendo de los acuerdos comerciales vigentes, el POC puede estar integrado en el ciclo de ventas, por lo que la capacidad del proveedor para revelar toda esta información está restringida. Además, la documentación producida en el POC puede tener contenido de marketing que no añada valor al proyecto.

Este artículo es la segunda parte de un tutorial en dos partes. La primera parte se dedicó a analizar la estructura de un POC y cómo se corresponde con el proceso de selección.

Ventajas y desventajas de un POC para el vendedor

He aquí las ventajas para el vendedor:

• Tener una ventaja competitiva en el proceso de venta. La POC es una herramienta más en la caja de herramientas de ventas. La POC puede utilizarse para llevar al cliente potencial a la siguiente fase del proceso de ventas sin que el cliente tenga que comprometerse totalmente.
• Mejor implantación y clientes satisfechos. Un factor clave para el éxito de cualquier VAR o proveedor de software es contar con clientes dispuestos a servir de referencia. Cualquier herramienta que mejore la satisfacción del cliente debe ser tenida en cuenta.

Éstas son las desventajas para el vendedor:

• Calendario de ventas. El POC puede prolongar el proceso de venta. Además, el calendario (importante para las empresas que cotizan en bolsa) se vuelve más incierto, lo que puede llevar a una mayor reducción del precio.
• Solicitudes de asesoramiento sobre recursos. Debido a la naturaleza de la POC, las solicitudes de asesoramiento pueden ser importantes y requerir muchos recursos. Por regla general, se requieren consultores más experimentados para garantizar que el POC dé lugar a una orden de compra.

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¿Cuándo debe realizarse un POC?

Una POC debe llevarse a cabo como parte del proceso de selección cuando el riesgo de fracaso del proyecto es relativamente alto. El riesgo puede medirse utilizando dos variables clave. Estas variables son la complejidad de los requisitos y el nivel de experiencia del equipo de selección e implantación (MOE). Cuanto más complejos sean los requisitos del sistema, mayores serán los beneficios obtenidos de un POC. La complejidad puede medirse por el número y la naturaleza de los módulos implantados, el grado de personalización, el número de interfaces y la cantidad y calidad de los datos que deben convertirse.
El número de módulos que hay que implantar (por ejemplo, una implantación puramente financiera frente a una implantación financiera + distribución + almacenamiento) aumenta el alcance de la implantación y, por tanto, el riesgo. Además, la naturaleza de los módulos a emplear también influye en el riesgo. Módulos como la automatización de la fuerza de ventas (SFA) en una suite de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) tienden a tener un perfil de riesgo más elevado que módulos financieros como las cuentas por cobrar.
El nivel de experiencia del equipo de selección/implantación también es un indicador importante. Entre los factores que deben tenerse en cuenta figuran

• Conocimiento del sector
• Conocimiento de los procesos empresariales existentes
• Conocimiento del proceso de selección de software de alto valor
• Conocimiento de la gestión de proveedores de software
• Conocimiento de los sistemas ERP/CRM

Estos factores deben utilizarse para medir las competencias de su equipo. Un equipo altamente cualificado reduce el factor de riesgo del proyecto.
La siguiente tabla representa estos factores y cómo determinar si es necesario un POC para el proceso de selección:

Sobre el autor

Robert Rudd es un consultor experto en ERP con más de nueve años de experiencia en la implantación de sistemas ERP. Su experiencia también incluye el apoyo informático a clientes del sector financiero y bancario. Ha implantado sistemas ERP en diversos sectores, pero está especializado en la gestión de la cadena de suministro. Rudd trabaja para Scalable Data Systems, con sede en Australia. Scalable Data Systems lleva más de veinte años ofreciendo soluciones empresariales al mercado medio.