Entender el personal y la necesidad de digitalizarlo
La contratación de personal es la savia de las empresas de servicios digitales y las consultorías.
Conseguir encontrar rápidamente las competencias que una empresa necesita es un reto constante que se ha visto agravado por la crisis del sector covid, con una tendencia a la baja en el número de encargos disponibles en un mercado ya de por sí ajustado y competitivo.
Así que si quieres entender bien la definición de dotación de personal, así como las distintas cuestiones y problemas a los que tienen que enfrentarse las empresas, lee este artículo sin más dilación. También explicamos la importancia de digitalizarse y de utilizar la herramienta de dotación de personal adecuada.
Empecemos.
¿Qué es la dotación de personal? Definición
La dotación de personal puede definirse como la acción de asignar a un proyecto una persona con las competencias necesarias para llevar a cabo una o varias acciones del proyecto.
Es un proceso que se encuentra en el centro de la actividad de las empresas de servicios, que se encargan de encontrar los mejores perfiles para los proyectos de los clientes que no disponen de las competencias adecuadas. Se trata generalmente de :
- empresas de consultoría
- ESN,
- oficinas de proyectos
- empresas de ingeniería
- y empresas de trabajo temporal.
Por lo general, su gestión corre a cargo de los directores, gerentes o responsables de personal de las agencias. En algunos casos, se da a los consultores pleno acceso a los encargos por cubrir, para que puedan encargarse de su propia dotación de personal.
Los retos de la dotación de personal
El principal reto de estas empresas de servicios es conseguir contratos que garanticen la rentabilidad de su negocio. Para lograrlo, la gestión del personal es esencial.
Es necesario encontrar el mejor equilibrio posible entre:
- ✅ las necesidades del cliente, que quiere obtener la perla rara lo antes posible para completar un proyecto determinado,
- ✅ s us propias necesidades de rentabilidad, tratando de alcanzar la mejor tasa de ocupación de los equipos (TACE) y conseguir nuevos contratos,
- ✅ y, en el mejor de los casos, satisfacer las aspiraciones profesionales de los consultores confiándoles misiones que respondan a sus expectativas.
Además, deben tener en cuenta las limitaciones del cliente respetando :
- su presupuesto
- y sus limitaciones temporales (fechas de inicio y fin del encargo).
Cuestiones de personal
Las empresas de servicios cuya actividad principal es la dotación de personal suelen estar bien equipadas para gestionar los procesos administrativos:
- un CRM para hacer un seguimiento de sus clientes y prospectar otros nuevos,
- un HRIS para gestionar los recursos humanos,
- un ERP para facturar, registrar el tiempo, etc.
Pero cuando se trata de gestionar el personal, muchos de ellos se contentan con utilizar archivos de Excel, elaborar hojas de requisitos a mano y aumentar el número de reuniones con otros directivos.
Pero hay muchas más cuestiones de las que se piensa, lo que convierte la gestión eficaz del personal en una tarea compleja.
He aquí una lista no exhaustiva, pero sí completa, de las dificultades encontradas:
- No tener una visión de conjunto de las competencias disponibles,
- hacer malabarismos con diferentes programas informáticos y archivos Excel,
- falta de capacidad de reacción, que puede hacer que no se aprovechen las oportunidades
- pérdidas de rentabilidad debidas a consultores intercontratados o a una mala estimación de la rentabilidad de un proyecto
- insatisfacción del cliente debido a una mala experiencia con un perfil propuesto,
- rotación debida a consultores insatisfechos con los encargos que se les han encomendado, porque no responden a sus expectativas,
- indicadores de previsiones fijas poco fiables que pueden llevar a decisiones erróneas,
- errores humanos (anomalías en la planificación, supresión de datos, errores de cálculo, etc.),
- falta de visibilidad sobre los próximos meses, lo que imposibilita la planificación anticipada.
Digitalizar su empresa y optimizarla con una herramienta de dotación de personal
La contratación de personal es un proceso complejo, y la dura competencia obliga a los directivos a tomar decisiones muy rápidamente, sin disponer de toda la información necesaria para realizar correctamente su trabajo. Aquí es donde entran los beneficios de digitalizar tu negocio con una herramienta de dotación de personal de alto rendimiento.
▶︎ ¿Por qué utilizar un software de dotación de personal en lugar de un archivo Excel? 6 buenas razones para digitalizarse :
- ✅ ganar rapidez automatizando los procesos, en particular proponiendo correspondencias pertinentes que tienen en cuenta decenas de criterios ;
- ✅ tomar decisiones mejores, más precisas y más rápidas gracias a cuadros de mando inteligentes y visuales de seguimiento de indicadores clave actualizados en tiempo real (TACE, tasa de disponibilidad, etc.);
- ✅ eliminar los errores humanos (conflictos de programación, borrado accidental de datos, etc.);
- ✅ aumentar el valor y la fiabilidad de los datos gracias a su centralización, exhaustividad, actualización en tiempo real y mayor protección que en un archivo Excel;
- ✅ maximizar la satisfacción de sus clientes y asesores optimizando su actividad global;
- ✅ gestionar el personal a distancia es más que esencial en un momento en que el teletrabajo se generaliza y los posibles confinamientos no tienen por qué amenazar su actividad.
▶ Existen varias soluciones en el mercado que le permitirán aprovechar estas ventajas. Pongamos un ejemplo para ilustrar las características y ventajas del software de dotación de personal.
Whoz es una de las pocas soluciones del mercado que te permite optimizar la dotación de personal. Respaldada por su motor de inteligencia artificial, la solución Whoz permite a las consultoras, ingenierías y ESN controlar su actividad principal y maximizar sus resultados (margen, TACE, volumen de negocio), en particular :
- proporcionando una visibilidad de 360° de las competencias disponibles tanto internas como externas (socios de confianza, autónomos, etc.), para que los equipos puedan responder más rápidamente a las necesidades de los clientes,
- proponer rápidamente las mejores opciones de dotación de personal teniendo en cuenta todos los datos existentes y actualizados (competencias, disponibilidad, tarifa diaria, antigüedad, solicitudes de asignación, etc.),
- prepararse para el futuro con cuadros de mando de previsión que proyectan los márgenes, las tasas de actividad (TACE) y el volumen de negocio en las próximas semanas y meses, teniendo en cuenta las asignaciones y las necesidades de personal para las operaciones y oportunidades.
Descubra otros programas informáticos para optimizar sus actividades de consultoría.
¿Ha pensado en la satisfacción de sus empleados?
Como hemos visto, ofrecer a sus clientes las mejores competencias posibles es un reto importante. Si se dota de una herramienta especializada en dotación de personal, tendrá todas las posibilidades de hacerlo mejor que sus competidores y de ganar todos los contratos.
Pero tenga cuidado de no dar prioridad a la satisfacción de sus clientes en detrimento del respeto de los deseos profesionales de sus empleados. No olvide que son sus recursos más preciados.
Así que tener en cuenta sus opiniones puede ser beneficioso a largo plazo y permitirle retener y desarrollar sus capacidades.
Artículo traducido del francés