¿Cómo me convierto en una organización de formación?
¿Cómo se crea y registra una organización de formación? ¿Cómo me convierto en formador independiente? Hace unos años, era muy fácil obtener un número de formador.
Al parecer, los poderes públicos querían "hacer limpieza" y eliminar a los charlatanes que abusaban del sistema de financiación de la formación, un beneficio económico al que se suponía que podían acceder fácilmente algunas personas sin escrúpulos.
La profesión de formador se rige ahora por normas más estrictas: a partir de ahora, todas las actividades de formación deben ser impartidas por un organismo de formación, es decir, una empresa que disponga de un número de registro mercantil, independientemente de que el formador sea autónomo, empresario por cuenta propia, trabajador por cuenta ajena o fundador de una empresa de formación profesional.
En pocas palabras:
Cómo creó Hélène Desliens su organización de formación
appvizer entrevistó a Hélène Desliens, cofundadora de Experteez, una organización que imparte formación digital (pensamiento de diseño, gestión de datos, marketing digital, comercio electrónico, etc.).
En respuesta a nuestras preguntas, Hélène explica cómo creó su propia organización de formación. Su experiencia va acompañada de consejos muy útiles para los recién llegados.
¿Cómo se crea un organismo de formación?
Es una gran pregunta. Ser una organización de formación no es un asunto trivial. Tienes una responsabilidad muy importante hacia los alumnos (y las empresas).
Cuando las personas dedican su tiempo y su presupuesto a mejorar sus competencias, no se trata de decepcionarlas y transmitirles conocimientos que no pueden o no podrán aplicar.
No tenemos derecho a equivocarnos, porque el alumno tampoco lo tiene.
Tenemos que entender la necesidad, identificar cómo satisfacerla, aplicarla y, por último, comprobarla para poder corregir o mejorar nuestros conocimientos en el futuro.
Una vez entendido esto, los procedimientos administrativos, que pueden parecer engorrosos, cobran todo su sentido.
¿Qué pasos hay que dar?
El primer paso es ponerse en contacto con la DIRRECTE (Dirección de Empresas, Competencia, Consumo, Trabajo y Empleo).
Allí se presenta una solicitud para obtener un número de declaración de actividad de formación en un plazo máximo de 3 meses tras la primera acción formativa.
La organización debe proporcionar una serie de documentos administrativos (CERFA, Kbis, etc.) y detalles del primer curso de formación. Los estatutos de la empresa pueden estar dedicados a la formación o tener otra actividad principal.
Es la empresa la que recibe un número de declaración, no el formador en concreto.
Este número es obligatorio y siempre debe ir seguido de la mención "Registrado con número".
¿Significa el número de registro que la organización está autorizada por el Estado?
No. Este registro "no implica la aprobación por el Estado" (artículo L.6352-12 del Código del Trabajo). Pero esto puede crear cierta confusión en los alumnos: ¿se trata de una autorización, de una aprobación?
De hecho, no se trata en absoluto de un número que certifique la calidad del organismo de formación, ni mucho menos de los cursos que imparte. Es más, en la inmensa mayoría de los casos, la homologación no existe realmente. Es una declaración de actividad.
Además, para conservar este número, la organización debe elaborar cada año un informe educativo y financiero .
Tienen que demostrar que efectivamente han llevado a cabo actividades de formación, qué proporción de su volumen de negocios representa, etc.
En resumen, como se habrá dado cuenta, estos trámites administrativos no son muy complicados, pero no se pasa por ellos en balde, y no se llega a ser organismo de formación por casualidad.
¿Cuáles son las obligaciones de su empresa?
Para impartir cursos de formación, basta con tener un número de registro (salvo en algunos sectores, como el médico, que tienen obligaciones específicas).
La financiación, sin embargo, es harina de otro costal. Ya tiene que identificar el estatus de los alumnos. ¿Son particulares? ¿Buscan empleo? ¿empleados de una empresa? Organizará cursos de formación "in company" o "inter company".
Más concretamente, ¿ofrecerá un curso, indicando el tema y la fecha, y dejará que los participantes se inscriban y financien el curso (inter), o se dirigirá a una empresa que desea formar a todo o parte de su personal (intra)?
Dentro de la empresa, haces BtoC, dentro de la empresa, BtoB. Y todas las consecuencias que ello conlleva.
Sin embargo, lo que sí es común y obligatorio son las condiciones del curso de formación:
- elabore un programa para el curso de formación (una especie de plan detallado), que incluya el objetivo, la lista de las principales competencias que deben adquirirse, los requisitos previos (experiencia, cualificaciones o nivel mínimo requerido para seguir el curso), la duración del curso en horas, cómo se desarrollará y dónde tendrá lugar;
- Entregue un folleto de introducción y un reglamento interno (o utilice el reglamento de la empresa si el curso se imparte en sus instalaciones);
- Haga que cada alumno firme* para cada media jornada;
- enviarles al final un certificado de formación que acredite la asistencia y los conocimientos adquiridos.
*La hoja de asistencia, conocida como "feuille d'émargement", es una obligación legal: tanto el alumno como el formador deben firmarla. Este documento constituye una prueba legal en virtud del Código Laboral.
¿Cómo se financia la formación?
Si un OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) proporciona financiación, hay algunos pasos adicionales.
En primer lugar, el organismo de formación debe estar acreditado (por los OPCA) en DATADOCK, una plataforma común que califica a los organismos de formación según criterios cualitativos. Si este es el caso, el alumno debe completar un expediente antes del curso de formación.
Desde la última reforma de 2014, se han producido muchos cambios en este ámbito, tanto en lo que respecta a los métodos e importes recaudados como a la financiación. Actualmente se está llevando a cabo una nueva reforma.
¿Cuáles son los criterios para que un curso pueda optar al FPC?
Para que un curso pueda acogerse a la CPF (Cuenta Personal de Formación) y ser financiado en este marco, debe conducir a una cualificación, un diploma o un certificado:
- La cualificación corresponde a las especificidades de cada rama (construcción e ingeniería civil, medicina, etc.);
- Cualificar significa que hay un diploma RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) al final del curso (lo que rara vez ocurre con los cursos cortos);
- Y certificar... aquí es donde los trámites administrativos se vuelven muy complejos. Le dejo que profundice en el tema, pero como mínimo debe saber que cualquier organismo de formación puede impartir un curso que ya esté inscrito en el CPF si cumple uno de los 3 criterios anteriores, aunque sea otro organismo el que haya realizado los trámites necesarios. Pero sólo esa organización puede certificar el curso. De lo contrario, no hay CPF.
Por último, un organismo de formación puede recibir un sello de "calidad", por ejemplo de la OPQF (Office Professionnel de Qualification des Organismes de Formation).
Esto no es una obligación, o al menos no en la actualidad.
En conclusión, recuerda que por un lado hay obligaciones empresariales; debes, antes de la formación, explicar lo que se va a aprender y certificarlo. Lógico.
En segundo lugar, tienes que ser considerado como organización (lo que significa que tienes que tener un número de declaración de actividad), para que los cursos de formación que impartas estén incluidos en el plan de formación de la empresa y, en algunos casos, parcialmente cubiertos por la OPCA.
Por último, para que un curso pueda acogerse al FPC, debe conducir a la obtención de un diploma, una cualificación o una certificación.
¿Tengo que formarme para ser formador?
No es necesario tener un diploma de formador para impartir un curso de formación.
Por otra parte, los cuestionarios de satisfacción de los alumnos le permitirán evaluar rápidamente las aptitudes pedagógicas de sus formadores si se ha equivocado al contratarlos.
Saber transmitir conocimientos, saber hacer o saber relacionarse es una verdadera habilidad. Y se puede aprender.
En Experteez, estamos convencidos de que los métodos de enseñanza se pueden aprender, pero que sobre todo es cuestión de tener (ya) la actitud adecuada.
Saber expresarse con claridad, ser dinámico al hablar y ser amable con los alumnos son la base de nuestros criterios de selección, además de los criterios empresariales, por supuesto.
Si un candidato a formador no tiene ya estas aptitudes, no lo contratamos. Por otra parte, trabajamos con nuestros formadores sobre los métodos de enseñanza y fomentamos los intercambios de buenas prácticas entre ellos y con nosotros.
¿Cómo se organiza Experteez?
Cuando creamos Experteez, partimos de dos constataciones: por un lado, la gestión y la puesta en marcha de una "transformación digital" exigían que los equipos desarrollaran sus competencias (cultura, habilidades, métodos) y, por otro, la oferta de formación era a menudo demasiado teórica y no fomentaba suficientemente la apropiación de las competencias.
Así que decidimos ayudar a las organizaciones a adquirir las competencias y los métodos que necesitaban para llevar a buen puerto su "transformación digital", gracias a soluciones de formación a medida co-construidas y dirigidas por expertos "empresariales" y centradas en la aplicación práctica.
Experteez se basa en tres principios clave: nuestros cursos de formación son todos a medida y específicos para cada contexto (100% in company); reunimos a más de 60 expertos del sector que trabajan con nosotros para co-construir cursos y talleres aceleradores en respuesta a las necesidades expresadas por nuestras empresas clientes; y fomentamos firmemente los talleres colaborativos para poner en práctica las habilidades que enseñamos.
Asumimos el papel de organización de la formación: procedimientos comerciales y administrativos, calidad del aprendizaje y métodos pedagógicos.
Nuestros formadores expertos imparten los cursos de formación. Es una buena dinámica.
¿Utilizan programas informáticos para gestionar el funcionamiento de su organización?
Estamos organizados en 4 divisiones. La primera se ocupa de la estrategia y el desarrollo de Experteez, la segunda de las ventas, la tercera de la contratación, gestión y formación de nuestros formadores expertos y la cuarta de la administración.
Todavía no tenemos grandes necesidades de software para la parte dedicada a las inscripciones y horarios de formación, ya que no organizamos formación entre empresas.
Si lo hiciéramos, creo que sin duda habría sido una de nuestras prioridades cuando creamos la empresa.
¿Qué problemas puede ayudarle a resolver un programa informático?
Sin embargo, es cierto que la creación de los distintos certificados de formación y la preparación de los materiales de formación pueden llevar mucho tiempo.
Todas las tareas que pueden automatizarse y para las que no aportamos ningún valor añadido real son o serán gestionadas por herramientas o proveedores de servicios. Estamos al principio de una aventura maravillosa.
Transmitir información es sin duda una de las funciones más apasionantes y gratificantes. En Experteez, seguiremos desarrollando nuestra oferta para seguir siendo pertinentes y cercanos tanto a los alumnos como a los formadores expertos.
Software para gestionar un centro de formación
Hélène Desliens llamó nuestra atención sobre dos factores que desencadenan la necesidad de utilizar un software específico, ya que consumen mucho tiempo:
- en el caso de las actividades de formación interempresarial, el uso de un software es esencial para gestionar mejor todos los calendarios de formación, los horarios de los formadores, las inscripciones, los procedimientos y los documentos relacionados,
- Cuanto más grande sea su organización, más tiempo le llevarán los procedimientos administrativos, sin ningún valor añadido real para su empresa.
Aquí le presentamos soluciones adaptadas a diferentes necesidades y tamaños de organización, para resolver todos los problemas inherentes a un centro de formación.
Queoval Formación simplifica los trámites administrativos
Queoval Formation es un software SaaS que responde a todas las necesidades de una organización de formación.
Las VSE y las PYME aprecian el aspecto SaaS: el paquete de software de gestión se utiliza en línea, ofreciendo todas las ventajas de las funciones colaborativas.
La formación de Queoval simplifica los procedimientos administrativos para las VSE y las PYME implicadas en la formación.
Los puntos fuertes del software residen en su inteligente combinación de ERP (planificación de recursos empresariales) y herramienta CRM (gestión de relaciones con los clientes): en otras palabras, la solución permite a los usuarios gestionar todos los aspectos de la gestión de proyectos, la administración y las relaciones con los clientes dentro de la misma interfaz.
- todos los usuarios, personal y formadores tienen acceso a un espacio de trabajo colaborativo en línea donde la información se actualiza en tiempo real: todos tienen acceso a la misma información;
- usted asigna las tareas en función de sus recursos: se integran en los calendarios de formación, que son, junto con las agendas, compartidos por todo el equipo (sincronización posible con las herramientas de Google o Outlook);
- puede integrar su base de datos documental para intercambiar, compartir y archivar documentos importantes como hojas de asistencia, acuerdos, certificados, etc. ;
- las funciones CRM cubren los puntos clave de la relación con el cliente, es decir, la generación de presupuestos, facturas y prospección por correo electrónico; - puede supervisar el progreso de sus actividades de formación y ventas en tiempo real;
- el sistema le permite calcular fácilmente los balances educativos y financieros.
El sistema también ofrece una ayuda notable para la edición de documentos ANDPC: puede generar automáticamente documentos administrativos como cartas de inscripción a los programas, hojas de asistencia, acuerdos de formación profesional, certificados DPC, etc.
Una ventaja innegable para los Centros de Formación certificados por la ANDPC (L'Agence Nationale de Développement Professionnel Continu):
La solución Queoval se beneficia ahora de las 400 orientaciones para 2016-2018. Esta actualización le permite introducir la orientación nacional de sus sesiones de formación, el número de participantes ADELLI/RPPS y generar determinados documentos vinculados a estas normas.
AppliRH: una suite de software para grandes necesidades
AppliRH es una suite de software de gestión de recursos humanos diseñada para centros de formación de tipo ETI (hasta 5.000 empleados) y/o para responsables de RRHH que necesiten gestionar un gran número de planes de formación.
AppliRH combina 2 facetas de la formación profesional para utilizarlas en función de sus necesidades:
- la solución CentreRH, para simplificar la gestión de una organización de formación,
- la solución FormationRH, para gestionar los planes de formación.
El paquete de software AppliRH elimina la lenta y engorrosa gestión administrativa que puede suponer una carga para las empresas de formación y los centros educativos.
Concéntrese en las ventajas de CentreRH
Concéntrese en la calidad de su formación, no en la cantidad. El software le permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad al facilitar todos los aspectos aparentemente laboriosos de la gestión de un centro:
- una gestión administrativa más sencilla, que incluye acuerdos, invitaciones, hojas de asistencia, certificados, etc,
- gestión comercial y financiera, incluida la facturación a múltiples pagadores,
- gestión logística, incluida la disponibilidad de formadores, salas, equipos, etc,
- gestión centralizada y compartida de documentos con más de 100 plantillas preconfiguradas (certificados, acuerdos, etc.),
- impresión simplificada de documentos obligatorios como el Informe Educativo y Financiero.
El portal web facilita la comunicación con todos sus contactos: alumnos, clientes, formadores y administradores.
- hace balance de las necesidades expresadas,
- realiza simulaciones,
- gestiona los horarios, la disponibilidad de salas, los formadores, etc,
- Recibe alertas (configuradas previamente) para anticipar las necesidades y la disponibilidad,
- realiza un seguimiento preciso y en tiempo real de los costes y las sesiones de formación,
- integra la gestión de expedientes OPCA en la herramienta, etc.
Inscripción de las organizaciones de formación en los organismos de financiación
Los organismos de financiación de la formación son responsables de supervisar y controlar la calidad de los organismos de formación.
Por ello, les interesa obtener la famosa certificación Data Dock.
El siguiente vídeo explica por qué:
Artículo traducido del francés