Las 6 etapas de la auditoría Qualiopi, ¡el paso esencial hacia la excelencia!
¿Es usted un proveedor de formación que quiere acceder a fondos públicos? Si es así, no hay forma de escapar a la auditoría de Qualiopi, que es un requisito previo para obtener la famosa certificación Qualiopi.
Pero esta evaluación puede asustar bastante, sobre todo si no está familiarizado con ella. ¿Una de las mejores maneras de prepararse? Saber exactamente de qué se trata.
De eso trata este artículo, además de algunos valiosos consejos que le ayudarán a prepararse lo mejor posible.
¿Qué es una auditoría Qualiopi?
Desde el 1 de enero de 2022, es obligatorio que todos los proveedores de iniciativas de desarrollo de competencias obtengan la certificación Qualiopi si desean beneficiarse de fondos públicos y mutualizados. Esta obligación se aplica a varios tipos de acciones
- formación
- aprendizaje
- evaluación de competencias
- validación de la experiencia adquirida.
Pero para obtener el preciado sésamo, es necesario superar la prueba de auditoría ✅.
Esta auditoría, realizada por un organismo certificador acreditado o autorizado por el Cofrac (Comité Francés de Acreditación) :
- consiste en examinar un conjunto de documentos y pruebas;
- con el objetivo de verificar que se cumplen todos los indicadores Qualiopi, de acuerdo con el Référentiel National de Qualité (RNQ).
💡 Atención: existen dos tipos de auditoría Qualiopi:
- la auditoría inicial de Qualiopi, que es imprescindible para recibir el certificado ;
- la auditoría de vigilancia de Qualiopi, que tiene lugar entre el 14º y el 22º mes siguiente, y está diseñada para garantizar el cumplimiento continuado.
¿Cómo funciona la auditoría inicial de Qualiopi? Las 6 etapas
Etapa 1: Preparación del expediente y programación de la auditoría
En primer lugar, como proveedor de formación, debe seleccionar a su auditor entre los organismos acreditados por Cofrac y acordar con él la fecha de la auditoría.
Mientras espera el gran día, debe prepararse lo mejor posible y reunir todas las pruebas que su auditor necesite para certificar su conformidad con las Normas Nacionales de Calidad.
También debe saber que el auditor suele preferir recibir determinados documentos antes de la reunión. De este modo, tienen una mejor idea de con quién están tratando. Entre ellos suelen figurar
- prueba de la existencia legal de la empresa del profesional,
- una descripción de la formación impartida
- el informe educativo y financiero más reciente u otro documento contable.
💵 Por cierto, ¿cuánto cuesta una auditoría de Qualiopi?
La mala noticia es que ¡tendrás que echar mano de la cartera!
El precio varía en función de varios factores, como el tamaño de la organización de formación, su complejidad y, sobre todo, la duración de la auditoría. A título ilustrativo, hay auditorías iniciales que cuestan unos 1.000 euros, y auditorías de vigilancia que cuestan unos 500 euros.
Etapa 2: La reunión de apertura
La jornada de auditoría comienza con una reunión de apertura entre todas las partes interesadas, para recordarles lo que está en juego y explicarles la metodología utilizada.
Esta reunión también es una oportunidad para aclarar cualquier duda que puedan tener sobre la auditoría. Al fin y al cabo, lo mejor es establecer un clima de confianza entre el auditor y el auditado, a pesar del contexto formal.
Fase 3: Examen de los documentos
A continuación se examina la documentación facilitada por el proveedor de formación.
Para ello, el auditor toma muestras del expediente o expedientes facilitados y, a partir de ellas, comprueba que los procesos se corresponden con los criterios de calidad del marco nacional de referencia. En otras palabras, el objetivo es asegurarse de que ofrece el nivel esperado para cada indicador Qualiopi.
💡 Es bueno saberlo: como recordatorio, la certificación Qualiopi se basa en criterios, que describen los requisitos generales del RNQ, así como en indicadores que especifican los elementos concretos y medibles necesarios para evaluar su cumplimiento. Estos criterios e indicadores cubren aspectos como la ingeniería de la formación, los recursos didácticos, la calidad de la enseñanza, la satisfacción de los alumnos, etc.
Fase 4: Entrevistas y observaciones
Las auditorías de Qualiopi también incluyen entrevistas entre los proveedores de formación y el examinador.
Sin embargo, para obtener una visión más objetiva, el auditor puede necesitar :
- realizar entrevistas con otros miembros del personal, como formadores o el equipo administrativo ;
- observar las sesiones de formación en acción para evaluar la calidad pedagógica, así como la aplicación de los procedimientos.
💡 Nota: para cada documento o elemento observado, el auditor especifica si es:
- conforme
- punto fuerte,
- conforme punto a controlar,
- No conforme (mayor o menor).
Etapa 5: La reunión de cierre
Por último, una vez estudiados y discutidos todos los documentos, el examinador elabora su cuadro de auditoría Qualiopi en el que resume sus conclusiones.
La jornada termina con una reunión de clausura, en la que el auditor le informa de los resultados. El auditor también le explicará los procedimientos y pasos a seguir para corregir cualquier punto de no conformidad.
Etapa 6: Tratamiento de las no conformidades
¿Se ha detectado alguna no conformidad durante la auditoría inicial? Entonces dispondrá de 3 a 6 meses, según su naturaleza, para aplicar las medidas correctoras necesarias y presentar al auditor pruebas de estas mejoras.
Y si todo va bien, ¡hurra! ¡Por fin recibe la tan esperada certificación 🥳!
¿Cómo funciona la auditoría de vigilancia de Qualiopi?
¿Le han concedido Qualiopi? Enhorabuena, pero... ¡todavía no ha oído hablar de esta auditoría!
Y con razón: tiene que programar una auditoría de vigilancia, entre el 14 y el 22 mes siguiente, para conservar su certificado.
A menudo realizada a distancia, la auditoría tiene por objeto comprobar que el proveedor de formación sigue cumpliendo los criterios de las Normas Nacionales de Calidad y mantiene sus compromisos.
Por lo tanto, se centra en :
- Los cambios. Se debe informar de cualquier cambio o elemento nuevo (en la naturaleza de las actividades realizadas, por ejemplo) que no haya sido auditado anteriormente;
- la revisión de las medidas correctoras. Por ello, el auditor presta especial atención a los puntos de incumplimiento anteriores. En ocasiones, esto implica también la realización de determinadas comprobaciones a raíz de las quejas recibidas por Certifopac, o la verificación del uso correcto del logotipo de Qualiopi en los distintos soportes de comunicación del prestador de servicios.
💡 Atención: ¡el ciclo Qualiopi no termina aquí! De hecho, la certificación no es definitiva, y es imprescindible realizar una auditoría de renovación de Qualiopi al cabo de 3 años, seguida a su vez de una auditoría de vigilancia, y así sucesivamente... 😵💫
¿Cómo prepararse para una auditoría de Qualiopi?
¿Una de las mejores maneras de tener éxito en la auditoría de Qualiopi? Preparándose adecuadamente.
En primer lugar, debe comprender perfectamente lo que implican los criterios de la Norma Nacional de Calidad y los indicadores específicos de su campo de actividad. Le recomendamos que consulte la Guía Gubernamental para la Lectura de las Normas Nacionales de Calidad, que proporciona algunos detalles sobre los procedimientos de auditoría.
También le recomendamos que reúna con el máximo rigor todos los documentos pertinentes: procedimientos, material didáctico, evaluaciones de satisfacción de los alumnos, etc.
Por último, asegúrese de que toda la organización está informada sobre la próxima auditoría, e informe al personal sobre los requisitos de calidad si es necesario.
💡 Es bueno saberlo: ¡puedes obtener ayuda de especialistas! Un ejemplo es e-parcours, un paquete de software desarrollado por Axess para ayudar a las organizaciones de formación en la gestión diaria de sus actividades (catálogo de formación, gestión financiera, administrativa y comercial, etc.). La solución responde a los 7 criterios y 32 indicadores establecidos para ayudarle en su enfoque Qualiopi. Axess también puede, a través de una oferta dedicada, acompañarle en la obtención y el mantenimiento de la certificación (análisis de sus procesos, plan de acciones correctivas, etc.).
La auditoría Qualiopi en pocas palabras
Sobre el papel, la auditoría de Qualiopi puede dar miedo. Y con razón: sus métodos y procesos se examinan minuciosamente. Más concretamente, durante el día, el auditor examina sus documentos y habla con las distintas partes interesadas, con el fin de detectar cualquier posible punto de incumplimiento de las Normas Nacionales de Calidad. A continuación, le corresponde a usted adoptar las medidas correctoras necesarias.
Pero con una preparación adecuada, e incluso con el apoyo de un proveedor de servicios especializado, la auditoría de Qualiopi se convierte en un juego de niños. Y es mejor tomar las medidas necesarias para dominar este ejercicio, ya que se repetirá con las auditorías de vigilancia y renovación 😉.
Artículo traducido del francés