¿Cómo organizar una gira de ventas eficaz? Métodos y herramientas
Una gira de ventas es una serie de visitas a clientes y clientes potenciales realizadas por un representante de ventas durante un periodo de tiempo y en una zona geográfica determinados.
Por lo tanto, debe estar bien organizada para aprovechar al máximo el tiempo y los recursos humanos.
A continuación te explicamos en qué consiste una visita comercial, así como algunos métodos y herramientas que te harán la vida más fácil.
¿Cuál es el objetivo de una visita comercial?
Las visitas comerciales suelen responder a objetivos de venta. Pero en realidad se trata de algo más complejo:
- prospección sobre el terreno
- entrega de productos
- demostraciones de productos,
- conocer al cliente
- servicio posventa,
- fidelizar a los clientes.
¿Cómo se organiza una gira de ventas?
Una gira de ventas significa un plan de gira de ventas. Van de la mano.
Organizar una ronda de entregas o una visita a un cliente no es algo que se pueda improvisar, o se corre el riesgo de perder mucho tiempo.
Definición de un plan de ruta de ventas
Un plan de ruta de ventas es el documento, en forma de mapa o calendario, que se utiliza para planificar todas las visitas comerciales que se van a realizar a lo largo de un día, una semana o un mes.
El objetivo es programar el mayor número posible de reuniones limitando al mismo tiempo los gastos de desplazamiento y la duración de los trayectos, en función de la situación geográfica de los clientes y los comerciales, y de su medio de transporte.
Preparar las rondas
Antes de planificar las rondas de ventas, el jefe de ventas evalúa :
- el número potencial de visitas, es decir, el tiempo de trabajo que el personal de ventas puede dedicar a las visitas a los clientes, teniendo en cuenta :
- los días festivos, las vacaciones, la formación, etc,
- el tamaño del sector,
- el tiempo ideal que hay que dedicar a cada visita, en función del objetivo,
- el tiempo de desplazamiento entre cada cita, con un margen de seguridad,
- la disponibilidad del cliente;
- potencial de clientes/prospectos: ¿a quién se debe visitar primero para obtener el mayor rendimiento de la inversión?
- beneficios esperados: costes de la visita comparados con las ventas esperadas.
A partir de estas estimaciones, opta por el tipo de itinerario que considera más rentable:
La ruta en cadena.
La zona a recorrer se divide en pétalos, cuyo número depende de su tamaño. El corazón de la flor representa la oficina o el domicilio del vendedor.
El vendedor comienza su recorrido por el cliente que se encuentra más lejos (a una hora y media como máximo) y vuelve progresivamente a su punto de partida al final de la jornada.
☝️ Algunos recomiendan dividir la flor en 16 pétalos, que corresponden a 16 sectores y, por tanto, a 16 rondas a lo largo del mes, lo que deja 4 días laborables para visitas imprevistas o urgentes.
El circuito del trébol
Se trata del mismo principio que el circuito de la margarita, salvo que la superficie es menor y sólo hay 4 sectores, correspondientes a las 4 hojas del trébol.
Al igual que en el primer método, la clientela está bien distribuida, con un número aproximadamente equivalente de visitas cada día.
El vendedor puede organizar una visita al día y reservar el 5º día para el trabajo sedentario o para atender las solicitudes de cita de última hora.
El recorrido en zigzag
Para una gran zona atravesada por un eje central, como una autopista, donde los clientes están muy dispersos.
Método: el comercial toma la ruta principal y comienza su jornada directamente con el cliente más alejado. Regresa gradualmente a su punto de partida, encontrándose con los clientes a ambos lados de la carretera principal mientras hace el camino de vuelta.
El caracol o recorrido en espiral
Método adaptado a recorridos más largos y zonas más amplias, el vendedor se desplaza en espiral, deteniéndose en cada cliente y terminando con el más alejado.
Herramientas para optimizar las rondas de ventas
Olvídese de buscar un plan de rondas de ventas gratuito o de crear un plan de rondas de ventas en Excel.
Una buena secuencia de visitas a clientes no está grabada en piedra; hay que calcularla y recalcularla en función de los vaivenes del terreno.
Y nada más eficaz que un software con inteligencia artificial para hacerlo por usted, o para encontrar un nuevo cliente cercano si otro cancela o está ausente.
Ahorrará un tiempo precioso y será más eficiente. Más información sobre soluciones de optimización de rutas. ⤵️
☝️ Pero no olvidemos que el software de gestión de rutas no es la única herramienta que necesita un vendedor móvil:
- crear documentos de venta personalizados sobre la marcha,
- tomar notas, centralizar y compartir los datos de los clientes con la oficina en tiempo real.
Por ejemplo, puede utilizar Kizeo Forms, una aplicación móvil de gestión de ventas.
También se puede utilizar para enviar datos de los clientes, como las direcciones que deben visitar, a los smartphones o tabletas de los comerciales.
Sellsy, por ejemplo, es una suite CRM francesa completa y modular que le ayuda a gestionar sus actividades de ventas. Gracias a su intuitiva aplicación móvil, los comerciales pueden compartir sus actividades en tiempo real, incluso cuando están de viaje, para que pueda supervisar su rendimiento estén donde estén. Al ser una verdadera herramienta todo en uno, también se beneficiará de eficaces funciones de colaboración durante las rondas de ventas: una agenda compartida actualizada en tiempo real, un módulo de seguimiento de oportunidades, un sistema inteligente de puntuación de clientes potenciales, una vista del pipeline y paneles de ventas, ¡y mucho más!
Por último, ¿sabía que existen CRM móviles con funcionalidades de geolocalización? Este es el caso de Divalto weavy, que organiza todas sus actividades sobre el terreno, incluyendo :
- la optimización y la priorización de los trayectos mediante indicadores,
- el seguimiento de las actividades y el orden de los desplazamientos en un mapa,
- la toma de pedidos móvil con acceso a las existencias, etc.
Todo ello disponible como aplicación y conectado a su software ERP.
Y tú, ¿quéutilizas para facilitar el trabajo de tus comerciales en la carretera?
🤓 Consejo final: ¡calcula regularmente la rentabilidad de tus giras para poder ajustar la planificación de las próximas!
Artículo actualizado, publicado originalmente en enero de 2021.
Artículo traducido del francés