Gestión empresarial: Excel y Word son cosa del pasado, ¡utiliza herramientas dedicadas y más eficientes!
Como todos sabemos (por desgracia), Excel y Word son omnipresentes en la gestión de las empresas francesas y mundiales. Cerca del 70% de las organizaciones utilizan estos 2 programas para su gestión administrativa, comercial y de RRHH. Estas herramientas de gestión empresarial se remontan a los años 80 y, aunque son flexibles y siguen siendo muy utilizadas en las empresas, tienen serias limitaciones.
En este artículo, veremos por qué el uso de herramientas específicas puede hacer que su empresa sea más productiva y tenga más éxito.
Por qué Word y Excel ya no sirven:
Las 2 frases que seguro has oído o dicho: "Para mis necesidades, me vale" o "Soy demasiado pequeño". Para muchas empresas, Word y Excel son 2 herramientas esenciales.
Y por una buena razón:
- Gran flexibilidad, que permite adaptarlos a una gran variedad de sectores empresariales.
- Simplicidad y rapidez para tareas específicas (elaboración de un presupuesto, una simple tabla de previsiones con reglas de cálculo).
- Automatización de ciertas tareas que consumen mucho tiempo.
Pero, ¿por qué dejar de utilizar Excel y Word para gestionar su empresa? Teniendo en cuenta los puntos anteriores, es una pregunta legítima. Dependerá de su organización y de su forma de trabajar en el día a día, pero los límites serán más claros a medida que su empresa crezca.
Los límites de estas herramientas
Word, Excel: ¿dónde está el valor añadido?
Hablemos de anticipación, ¡es la 1ª limitación! Tienes tus archivos Excel con tus clientes, tus cifras, tus previsiones, tus bonitas tablas... Pero, ¿qué haces con ellos? ¿Qué le aportan en términos de gestión y estrategia, aparte de información en un momento dado? El valor añadido es nulo. Tras muchas horas de clasificación, tratamiento y fusión de celdas, los ficheros no te permiten tomar decisiones a largo plazo. Son datos informativos.
Pongamos un ejemplo concreto: un comercial va a hacer su balance mensual. Necesita listar las empresas con las que está en contacto en 1 fichero Excel, e incluso lo que ha facturado a través de otro fichero y su factura en Word, y hacer el enlace. Introducir todo en 1 fichero Excel, crear reglas de cálculo, elaborar las tablas y esperar no haber cometido ningún error al introducir los datos...
Como ven, la mayor parte del tiempo se dedica a la introducción y el tratamiento de los datos. Luego tienen que hacer todos los análisis. Usted o sus comerciales dedican más tiempo a estas tareas que a su negocio: ¡encontrar nuevas fuentes de ingresos!
¡Errar es humano!
Cometemos más errores de los que queremos admitir. No es posible erradicarlos, pero puedes reducirlos drásticamente evitando Excel y Word a la hora de gestionar tu negocio.
Los errores de cálculo y de celdas son frecuentes. Pueden hacerte perder dinero rápidamente, o incluso llevarte a la quiebra debido a una mala gestión y previsión. Cuando elaboras tablas de previsiones, puede producirse un error muy rápidamente. Puede distorsionar sus previsiones y hacerle tomar decisiones equivocadas.
Hablamos menos de ello, pero el fraude y la mala conducta de ciertas personas también pueden alterar tus documentos. Esto ya ha ocurrido en empresas. Empleados malintencionados han modificado deliberadamente archivos o, peor aún, los han borrado. Sin trazabilidad, es imposible saber quién está detrás de todo esto. Y, sobre todo, no hay forma de hacer una copia de seguridad de los datos que no sea la última vez que se hizo.
Centralizar y compartir la información: una palanca de desarrollo esencial para su empresa
Gestionar su empresa a partir de documentos Excel y Word es extremadamente arriesgado, ¡y lleva mucho tiempo! Es más, ¿cómo puede hacer un seguimiento de sus relaciones con los clientes?
¿Dónde está hoy la información sobre su cartera de clientes? Uno de los errores de gestión más comunes es que cada uno conserve la información de sus clientes y que cada uno sea responsable de sus propios datos. Este tipo de organización suele ser natural, sobre todo cuando cada uno es responsable de un sector concreto (geográfico o empresarial).
Pero, ¿qué ocurre cuando un empleado está de vacaciones? ¿Y cuando cambia de puesto, dentro o fuera de la empresa? Cuando cada uno conserva sus propios datos, éstos no se comparten y se organizan y programan de forma diferente.
En consecuencia, cualquier cambio en la organización de la empresa se topa con un obstáculo muy importante, ya que cada uno tiene su "propia" forma de trabajar y organizarse. En caso de sustitución puntual o a largo plazo, al empleado "sustituido" le interesa estar presente para transmitir los expedientes.
Además, trabajar en un proyecto común sin cometer errores no es tarea fácil: los correos electrónicos van y vienen, pero si se te escapa uno, no estás sincronizado con el cliente.
Y eso sólo hablando del departamento de ventas, pero ¿qué pasa con el resto: tiene el cliente un caso pendiente con el servicio posventa? ¿Nos debe dinero o tiene una nota de crédito pendiente?
Y en caso de mala intención, toda una parte del historial de la empresa podría desaparecer. Las facturas permanecerán, pero los cimientos sobre los que se construyó la relación con el cliente simplemente se perderán.
Por no hablar de la eventual venta de la empresa, en la que la estructuración de la información sobre los clientes desempeñará un papel importante en su valoración...
¿Migrar a una simple herramienta francesa?
Seamos sinceros. Al principio de nuestra aventura empresarial, también pasamos por la fase "Word, Excel".
Como hemos visto más arriba, se trata de 2 herramientas que pueden ayudarte en puntos concretos. Pero no para el día a día de tu negocio. La obsolescencia programada de este método no tardará en hacerse sentir.
Utilizar una herramienta CRM + ERP online francesa le permitirá acompañar el crecimiento de su empresa de forma fiable, segura y evolutiva. Sin duda tiene sus costumbres, pero el tiempo y la energía que pierde utilizando Excel y Word para gestionar su empresa son perjudiciales.
¡Por eso hemos desarrollado Axonaut! Combina la potencia de CRM + ERP con una tecnología moderna y escalable. Todo empresario necesita poder acceder a todos los datos de su empresa en cualquier momento.
Las ventajas de SaaS CRM + ERP
En primer lugar, entendamos lo básico:
- El objetivo de un CRM (Customer Relationship Management) es centralizar y gestionar más eficazmente la relación entre su empresa y sus clientes potenciales. En general, se trata de un conjunto de herramientas que permiten intercambiar, captar, tratar y analizar los datos de los clientes. El objetivo es conocer mejor a los clientes para ofrecerles los productos y servicios adecuados.
- Un ERP (Enterprise Resource Planning) o paquete de software de gestión integrada se define más por el back office. Es decir, herramientas que le permiten controlar la gestión de su empresa: facturación, existencias, recursos humanos y gestión de proyectos.
Rápido y fácil de instalar y poner en marcha
Uno de los primeros temores de las empresas que desean adquirir un software en línea es la migración de datos, la instalación, la formación, etc. A diferencia de las herramientas físicas, no necesita consultores ni servidores.
En un solo clic, puede probar una solución de forma gratuita. Eso significa que necesita menos recursos humanos. Eso significa que puede planificar con más facilidad. Además, la mayoría ofrece formación, seminarios web y asistencia telefónica.
Modelo SaaS: libertad y seguridad
El software físico no le permite :
- disfrutar de su software y sus datos en cualquier momento y lugar,
- obtener actualizaciones y mejoras.
En la era digital, la movilidad es esencial. Por eso, acceder a sus datos tiene que ser rápido y sencillo. Con un software CRM + ERP en línea, puede encontrar toda la información que necesita sobre sus clientes potenciales: correo electrónico, números de teléfono, contactos, etc. Antes de una reunión, puede ver las últimas conversaciones con su cliente en su smartphone/tableta, por ejemplo.
Una herramienta en línea también le dará acceso instantáneo a todas las últimas noticias sobre su cliente. Se acabaron las actualizaciones intempestivas e interminables. Además, la seguridad de sus datos está garantizada por múltiples copias de seguridad.
Centralizar y compartir la información
El uso de una herramienta SaaS permitirá a todo su equipo acceder a la información que necesita. Esto mejorará la calidad de la comunicación interna y los intercambios.
Además, la doble entrada redundante será cosa del pasado. Todas las fuentes de errores cotidianos entre departamentos y personas derivadas de información incorrecta y antigua se reducirán considerablemente.
Compartir información será mucho más fácil. Cada empleado tendrá un espacio de usuario (incluso podrá elegir los derechos a los que tendrá acceso) y dispondrá de información completa y actualizada. También dispondrá de la función "Trazabilidad". En cualquier momento, podrás ver quién ha hecho qué (crear, modificar o eliminar información).
Conclusión
Encontramos todas estas limitaciones en el uso de Excel y Word a diario con nuestros clientes. Sus comentarios nos ayudan a comprender las necesidades de los empresarios, para poder ofrecerles una herramienta sencilla y completa.
Por ello, aconsejamos a las empresas que migren a soluciones CRM + ERP en línea. Las herramientas disponibles en el mercado le permitirán ahorrar tiempo en la gestión diaria de su negocio.
El objetivo es que pueda concentrarse en lo realmente importante: ¡su negocio, su facturación!
Artículo traducido del francés