6 pasos para preparar una respuesta a una licitación
Numerosas empresas se preguntan cuál es la mejor manera de preparar una respuesta a una licitación con el fin de obtener nuevos contratos y aumentar así sus ventas.
Pero cuidado: este procedimiento requiere un rigor particular y el cumplimiento de ciertas obligaciones legales. De hecho, desde el 1 de octubre de 2018, la desmaterialización de los contratos públicos es obligatoria en la mayoría de los casos y a menudo implica el uso de firmas electrónicas.
Por otra parte, es un ejercicio que requiere cierta habilidad para conseguir reunir un expediente de candidatura y un expediente de licitación que sean a la vez completos y vendibles.
¿Cómo responder eficazmente a una licitación privada o pública? ¿Cuáles son las diferentes etapas que hay que seguir para hacerlo correctamente?
Etapa 1: Encontrar las licitaciones
La primera etapa consiste en encontrar los anuncios de licitación, o más exactamente los Notices d'Appel à la Concurrence (AAC) publicados por los compradores públicos o privados.
Para encontrar los anuncios adecuados, le recomendamos que se registre en sitios web especializados. Para la contratación pública, existen plataformas como :
- el BOAMP, o Bulletin officiel des marchés publics,
- el DOUE, o Diario Oficial de la Unión Europea,
- PLACE, la plataforma francesa de contratación pública.
También hay periódicos especializados (journaux d'annonces légales, o JAL).
Consejo: afine su búsqueda para encontrar la licitación pública que más le convenga. Por ejemplo, en BOAMP, puede seleccionar criterios específicos y configurar un sistema de alertas para recibir los anuncios de licitación más relevantes en función de sus competencias y habilidades:
- palabras presentes en el anuncio
- palabras descriptivas,
- zona geográfica,
- umbrales de mercado, etc.
También existen plataformas en línea para responder a licitaciones privadas. Un ejemplo es MarchésOnline.com, que dispone de un sistema de clasificación para dirigirse a proyectos de obras privadas.
💡 Conviene saber: los contratos públicos negociados inferiores a 25.000 euros no necesitan necesariamente publicidad ni licitación. Si no quieres perder ninguna oportunidad, te sugerimos que te des a conocer a los departamentos con poder de decisión, como los ayuntamientos o las comunidades de municipios. Así podrán pensar en tu empresa si surge la necesidad.
Paso 2: descargar el pliego de condiciones
El Dossier de Consultation des Entreprises (o DCE), que se aplica a los contratos públicos, es puesto a disposición de los operadores económicos por la autoridad o entidad contratante.
Generalmente puede consultarse a partir del anuncio, e incluye toda la información necesaria para comprender lo que espera el comprador, tanto desde el punto de vista administrativo como técnico.
También contiene una serie de documentos que pueden descargarse. Aunque pueden variar de un expediente a otro, en la mayoría de los casos incluyen
- las normas de consulta (RC): completan el CAA y establecen las normas de consulta de los candidatos;
- el acta de compromiso (Æ): se trata de un documento que debe firmar el operador económico como prueba de que acepta las cláusulas de los documentos o partes del contrato público;
- el pliego de cláusulas administrativas particulares (CCAP): contiene las distintas disposiciones administrativas específicas de este contrato público, y se compone de diversas cláusulas como:
- la lista de documentos contractuales,
- la adjudicación
- cláusulas medioambientales
- condiciones de pago, etc;
- el pliego de prescripciones técnicas particulares (CCTP): detalla los requisitos para la realización de la prestación. Puede estar dividido en lotes si la consulta está sujeta a adjudicación;
- el desglose del precio total y fijo (DPGF ): este documento detalla el desglose del precio en el caso de un contrato sujeto a precios fijos;
- la lista de precios unitarios (BPU ): este documento se utiliza en el caso de un contrato público basado en precios unitarios. Enumera los productos o elementos de la obra, especificando el precio unitario de cada uno de ellos.
- El Desglose de Cantidades Estimadas (DCE): siempre en el contexto de los contratos públicos con precios unitarios, este documento puede definirse como una simulación (teniendo en cuenta la suma de las cantidades estimadas por los precios unitarios) para comparar precios.
Etapa 3: analizar el Dossier de Consultation des Entreprises (documentos de licitación)
Una vez que disponga de todos estos documentos, deberá analizar detalladamente el Dossier de Consultation des Entreprises.
Esta etapa es fundamental. Sólo así podrá decidir si le conviene o no responder a esta licitación.
Este trabajo requiere mucho tiempo, por lo que sería una lástima gastar recursos y energía si la operación no parece rentable para su empresa (un contrato que no es suficientemente caro en relación con los desplazamientos que implica, por ejemplo).
Por otro lado, este análisis sirve para estudiar el pliego de condiciones y todos los elementos que hay que suministrar para responder correctamente a la licitación y no correr el riesgo de ver rechazada su candidatura.
En concreto, se trata de estudiar las capacidades necesarias (mano de obra, volumen de negocios, cualificaciones, etc.) y los criterios de selección.
También le aconsejamos que preste mucha atención a la fecha límite de presentación de candidaturas, para asegurarse de que se toma el tiempo necesario para elaborar un expediente sólido, conforme y orientado a la venta.
Etapa 4: Redactar su respuesta a la licitación - expediente de candidatura y expediente de licitación
Ahora que ya tiene toda la información y las limitaciones en mente, es el momento de redactar su respuesta a la licitación.
Se compone de dos elementos: el expediente de candidatura y el expediente de licitación.
El expediente de candidatura
Con este expediente, usted garantiza al comprador que cumple todos los criterios esperados, en términos financieros, económicos, técnicos y profesionales.
Para empezar, incluye una declaración jurada del candidato (artículos R2143-1 a R2143-4 del CCP) que demuestra que no se encuentra en ninguna de las situaciones que le impedirían licitar en contratos públicos.
Este expediente contiene a continuación cualquier otro documento que permita evaluar las capacidades financieras, técnicas y profesionales del operador económico. La información que debe facilitarse debe figurar en una lista establecida por reglamento. Se trata, por ejemplo, de
- Para la evaluación de la capacidad económica y financiera
- balances o extractos de balances de los 3 últimos años,
- volumen de negocios de los 3 últimos ejercicios,
- extractos bancarios, etc.
- Para evaluar la capacidad técnica y profesional
- referencias de trabajos realizados en los últimos 5 años,
- títulos académicos o profesionales,
- detalles de las herramientas que se utilizarán para ejecutar el contrato, etc.
El expediente de licitación
El expediente de licitación es el documento que más interesa al comprador. Por lo tanto, debe redactarse cuidadosamente y adaptarse a la información contenida en el CCTP.
En otras palabras, es la fase en la que realmente "se vende".
El expediente de licitación incluye :
- Una oferta financiera, incluidos todos los documentos relativos a los precios (DPGF, BPU, DQE, etc.).
☝️ ¡Recuerde que es muy probable que el comprador favorezca una propuesta económicamente ventajosa! - Una oferta técnica. Aquí es donde explicas al comprador los medios y metodologías utilizados para alcanzar el objetivo definido en el proyecto.
Por eso consiste principalmente en un resumen técnico.
☝️ La reseña técnica es uno de los elementos más importantes de la respuesta a una licitación. Con este documento, usted demuestra sus puntos fuertes y los recursos desplegados para satisfacer al comprador. Por eso te aconsejamos que lo redactes con cuidado y lo personalices para cada oferta, sobre todo porque puede diferenciarte de algunos competidores más atractivos en términos de precio.
💡 Nota: para ahorrar tiempo y facilitar la respuesta a las licitaciones, algunos expertos recomiendan elaborar un expediente de candidatura estándar, que puede modificarse para reflejar los elementos específicos de cada oferta (especialmente para el expediente técnico).
Paso 5: Envíe su respuesta a la licitación
Una vez que su expediente de candidatura esté completo, envíelo al comprador antes de la fecha límite indicada en el anuncio.
Nota: desde el 1 de octubre de 2018, el proceso se realiza mediante respuesta desmaterializada para las licitaciones de un valor igual o superior a 25.000 euros. Este umbral se elevó a 40.000 euros en enero de 2020.
Cómo responder a una licitación desmaterializada?
En este caso, los documentos de la licitación se envían a través de una plataforma electrónica especializada denominada perfil de comprador. Su dirección se indica generalmente en el anuncio de contrato.
💡 Conviene saberlo: le recomendamos que envíe también una copia de seguridad (en papel, llave USB, etc.), en el mismo plazo que la versión en línea, para compensar cualquier posible fallo de funcionamiento (virus informático, por ejemplo) que impidiera al comprador acceder a tu candidatura.
Por último, cabe señalar que la cuestión de la firma electrónica se plantea regularmente en este contexto. Aunque no sea un requisito reglamentario, a menudo el comprador la solicita para firmar los documentos del expediente de respuesta. Es más, se convierte en obligatoria en cuanto se presenta la oferta definitiva.
De ahí la importancia de dotarse de una solución de firma electrónica, como la que ofrece Lex Persona. Con una de estas soluciones, puede instalar un software de firma electrónica en su puesto de trabajo, vincularlo a su certificado personal y, a continuación, firmar sus documentos de forma sencilla y totalmente conforme.
Paso 6: Aprenda de sus fracasos
Su solicitud ha sido presentada... pero lamentablemente su oferta ha sido rechazada. Pero su trabajo no acaba aquí.
Si el operador económico lo solicita, debe ser capaz de comunicarle los motivos de su rechazo, así como las características y ventajas de la propuesta seleccionada.
De este modo, podrá identificar sus áreas de mejora (precios inadecuados, resumen técnico que no vende lo suficiente, etc.) para poder mejorar sus futuras respuestas a las licitaciones. Al fin y al cabo, conseguir contratos no es fácil. A través de la experiencia podrá identificar las ofertas más adecuadas, elaborar ofertas más pulidas y pertinentes... ¡y hacer despegar su crecimiento!
Artículo traducido del francés