Equilibrar la oferta y la demanda es más fácil gracias al proceso S&OP

El éxito de una empresa es el resultado de una alquimia perfecta entre la propuesta de valor de su oferta, las expectativas de los consumidores, una buena gestión financiera y la eficacia de sus departamentos de ventas/marketing.

La buena noticia es que es posible lograr esta sinergia y (¡por fin!) romper los silos gracias a un enfoque saludable: el proceso S&OP.

Al alinear la demanda, la oferta y los recursos, la Planificación de Ventas y Operaciones optimiza el rendimiento de las organizaciones, al tiempo que garantiza su rentabilidad. Suena bastante interesante, ¿verdad?

Pero aún hay que entender los entresijos de este procedimiento y saber cómo desplegarlo de forma inteligente.

Este artículo te lo explica todo 😉 .

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¿Qué es la planificación de ventas y operaciones (S&OP)?

El proceso S&OP: definición

La planificación de ventas y operaciones, o S&OP por sus siglas en inglés, define un proceso integrado de toma de decisiones, que generalmente se lleva a cabo mensualmente. Consiste en anticiparse a las necesidades de los clientes, con el objetivo de gestionar mejor la cadena de suministro y los recursos, manteniendo al mismo tiempo las finanzas bajo control.

En resumen, se trata de equilibrar la oferta y la demanda.

El S&OP se basa en varias etapas

• revisión del producto ;
• previsión de la demanda ;
• planificación de la oferta
• conciliación de planes
• validación por parte de la dirección.

👉 Volveremos sobre estas diferentes etapas en detalle más adelante en el artículo.

Quiénes son los actores del S&OP?

Dado su enfoque holístico, el proceso S&OP implica naturalmente a muchos departamentos de la empresa.

En resumen

• Ventas y marketing realizan previsiones de ventas, basándose en particular en el análisis de tendencias;
• la cadena de suministro y operaciones ajustan la producción y las existencias;
• Finanzas supervisa la rentabilidad;
• La Dirección General toma decisiones y establece la dirección estratégica de la empresa.

¿Qué importancia tiene el proceso S&OP? Los 5 beneficios clave

• ✅ Mejora de la toma de decisiones. El objetivo principal de la planificación de ventas y operaciones? Proporcionar una visión global de las operaciones, a través, entre otras cosas, de la realización de diversos escenarios. Esto permite a la empresa desarrollar planes de acción realmente relevantes.
  
  
• Aprovechar las oportunidades de negocio. El proceso S&OP le permite tener en cuenta el comportamiento del mercado en tiempo real. De este modo, puede responder con agilidad a la demanda de los consumidores, sin dejar que sus competidores le roben el protagonismo.
  
  
• Mitigar el riesgo. Con su enfoque proactivo, S&OP ayuda a identificar los problemas antes de que afecten a la cadena de suministro. Esto reduce el riesgo de interrupciones y mejora la resistencia de la empresa ante las incertidumbres del mercado. Es más, ¡satisfacer la demanda de los clientes en cualquier circunstancia también te convierte en un actor con el que pueden contar!
  
  
• ✅ Alcanzar la rentabilidad. Su objetivo: responder diligentemente a la demanda... ¡sin perder dinero (por exceso de existencias, mermas, etc.)! La Planificación de Ventas y Operaciones le ayuda a lograr este equilibrio.
  
  
• ✅ Colabore más. S&OP es uno de esos procesos que implican romper silos. Al fomentar una estrecha colaboración entre los distintos departamentos, crea sinergia entre los empleados, que así están más dispuestos a trabajar juntos para alcanzar los objetivos comunes de la empresa.

El proceso S&OP: un ejemplo de las etapas que hay que seguir para garantizar su buen funcionamiento

Etapa 1: Revisión del producto

Esta primera etapa implica un análisis en profundidad de la cartera de productos, para asegurarse de que sigue estando en línea con las necesidades de los consumidores.

Para ello, el equipo de producto, y a veces también I+D, examina el comportamiento del mercado.

• ¿Cuál es el rendimiento actual de su oferta de productos?
• ¿Están algunos productos llegando al final de su ciclo de vida?
• ¿Debe planificar la introducción de nuevos artículos o la retirada de otros?

☝️ Esta fase es una oportunidad para potenciar su capacidad de innovación, siempre en línea con sus necesidades estratégicas.

Fase 2: planificación de la demanda

Lo siguiente es recopilar muchos datos.

Sin embargo, debe adoptar un enfoque descendente y ascendente, con un planteamiento global de la previsión.

En otras palabras

• base sus previsiones en datos sobre el terreno, en particular de los departamentos de ventas y marketing (ventas pasadas, previsiones futuras basadas en acciones planificadas, etc.) ;
• así como en análisis internos y externos del comportamiento del mercado y modelos estadísticos.

☝️ Esta operación debe realizarse a nivel de toda la oferta, así como a nivel de producto.

Etapa 3: planificación de la oferta

Ahora que se tiene una idea clara de la demanda, es el momento de planificar la oferta.

Más concretamente, esta fase consiste en evaluar si la capacidad de producción y los recursos disponibles en la empresa pueden satisfacer la demanda prevista.

Sin embargo, es importante tener en cuenta las limitaciones externas, que a veces son más difíciles de prever (escasez de materias primas, problemas con los proveedores, etc.).

Etapa 4: Conciliación de los planes

En esta fase, hay que consolidar los planes de oferta y demanda para identificar las posibles discrepancias y los ajustes necesarios.

El departamento financiero desempeña aquí un papel clave:

• Garantiza que los planes operativos se ajusten a los objetivos financieros de la organización;
• evalúa las implicaciones de las posibles desviaciones en los ingresos, los costes y la rentabilidad.

Etapa 5: el Comité Ejecutivo

El Comité Ejecutivo S&OP es la fase final del proceso. En esta fase, la alta dirección examina y aprueba (o no) los planes consolidados.

Este control final garantiza que las estrategias planificadas se ajustan a los objetivos generales de la empresa y que los recursos se asignan correctamente.

Las herramientas del proceso S&OP

Aunque el S&OP lleva mucho tiempo aplicándose en las empresas, el proceso ha dado un nuevo giro en los últimos años: el de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

Donde antes los directivos operaban utilizando hojas de cálculo estáticas, ahora utilizan herramientas capaces de :

• simular diversos escenarios;
• integrar grandes cantidades de datos, en tiempo real (procedentes de los distintos departamentos, pero también relativos al mercado).

☝️ Este último punto subraya la importancia de utilizar herramientas que se integren con sus otros sistemas, en particular sus sistemas ERP y CRM, para garantizar que la información fluya de forma fluida y fiable.

🛠️ Ejemplo de software :

La solución S&OP flexible de Ganacos, dirigida a PYMEs y grandes grupos, le ayuda a gestionar su Planificación de Ventas y Operaciones de forma colaborativa y ágil. Conectado a todos sus datos, este software le permite elaborar previsiones fiables, en favor de un mejor equilibrio entre la oferta y la demanda. Cree varios escenarios y anticipe los cambios en su negocio de la forma más eficaz posible.

5 mejores prácticas para optimizar su proceso S&OP

#1 Organizar eficazmente el proceso

El proceso S&OP debe implicar a todos los miembros de la empresa si se quiere obtener una visión global de las operaciones. Pero también a las distintas partes interesadas aguas arriba (proveedores, por ejemplo) y aguas abajo (clientes finales).

💡 Sin embargo, dadas las diversas funciones implicadas, es aconsejable designar a una sola persona para que dirija las reuniones y coordine las acciones.

#2 Basarse en datos fiables

Trabajar sobre la base de datos correctos y exhaustivos es, en cierta medida, la condición sine qua non para el éxito del proceso. Por eso es necesario utilizar una herramienta que pueda recopilar todos estos datos y hacerlos fiables.

También debe utilizar los indicadores más relevantes para los retos de S&OP. Por ejemplo

• OTIF (capacidad de entregar los pedidos a tiempo y en su totalidad) ;
• Nivel de servicio al cliente (¿cumple la empresa las expectativas de los clientes en cuanto a disponibilidad de productos y plazos de entrega), etc.

#3 Comunicar con eficacia

Una buena comunicación es otra de las claves del éxito.

Por ello, organice reuniones periódicas y utilice herramientas que simplifiquen los intercambios y la colaboración entre los distintos departamentos implicados.

Recuerde que el proceso S&OP va de la mano de una visión holística de los procedimientos.

#4 Facilite la comprensión de la información

Le recomendamos que utilice ayudas visuales dinámicas durante las reuniones. De este modo, será mucho más fácil para todos los implicados dirigir los debates, comparar diferentes escenarios y visualizar las operaciones.

Comprender la información es el primer paso para tomar decisiones con conocimiento de causa. 💡

#5 Adaptar el proceso continuamente

El proceso S&OP debe ser flexible para responder a los distintos cambios que puedan afectarlo, ya sean desarrollos internos o fluctuaciones del mercado.

Al reevaluar periódicamente las previsiones y las capacidades, puede identificar rápidamente cualquier discrepancia y ajustar los planes en tiempo real.

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El proceso S&OP en pocas palabras

A medida que el mercado se vuelve más complejo, las empresas se enfrentan a nuevos retos. Alinear la oferta y la demanda, sin perder dinero, es uno de estos retos.

Esto es lo que llamamos el proceso S&OP. Gracias al proceso S&OP, los silos que comprometen la inteligencia colectiva son cosa del pasado: ventas, marketing, gestión, cadena de suministro y operaciones trabajan codo con codo para desarrollar los planes más adecuados en función de sus limitaciones.

Pero este trabajo a veces puede parecer complejo, sobre todo para las grandes organizaciones. Afortunadamente, existen programas informáticos en los que se puede confiar. A menudo enriquecidos con IA, recopilan los (¡muchos!) datos necesarios para el análisis, anticipan todas las situaciones y sugieren el plan de acción subsiguiente.

El resultado es una planificación de la producción más afinada, que le garantiza marcar la diferencia con sus clientes... ¡sin perder ninguna pluma!