3 estrategias imprescindibles para gestionar la política de vacaciones en una empresa

La gestión de la política de vacaciones en una empresa, es una cuestión clave en el Departamento de Recursos Humanos. Aunque a algunos les parezca una tarea o un proceso que solo consume tiempo, en realidad puede convertirse en un motor de rendimiento para su empresa.

¿Cómo puedes hacer que la gestión de las vacaciones sea más fluida para ti y para tus empleados? Aprovecha la oportunidad de la transformación digital para sacar provecho de las herramientas de gestión de vacaciones sencillas, prácticas y asequibles.

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Política de vacaciones: legislación

Las políticas de vacaciones de una empresa están regidas, en España, por el Estatuto de los Trabajadores. Este comprende, en su artículo 38, todo lo relacionado a las regulaciones por parte de las empresas y sindicatos.

Éstas son algunas de las principales consideraciones en dicha legislación:

1. El disfrute de las vacaciones tendrá una duración mínima de 30 días naturales por año. Esto se calculará según el tiempo laborado (2,5 días naturales por mes trabajado).

💡 Días naturales incluyen días festivos, sábados y domingos. Días laborables comprenden aquellos entre lunes y viernes o lunes y sábado, sin tomar en cuenta domingos y feriados.

2. Los empleados podrán tomar sus vacaciones en dos períodos de dos semanas consecutivas.

3. Si por razones de ruptura de la relación laboral, el trabajador no ha disfrutado de sus vacaciones, estas deberán ser retribuidas con una compensación económica.

4. La ley permite al empleado y a la empresa pactar de mutuo acuerdo el periodo de vacaciones que mejor les convenga a ambas partes. Para esto se realiza el calendario de vacaciones anual para favorecer la negociación de los periodos vacacionales.

5. La empresa deberá remunerar al trabajador durante las vacaciones de igual forma que durante su período de productividad.

6. Si las vacaciones coinciden con una baja laboral (incapacidad temporal, embarazo, etc.) las vacaciones quedarán suspendidas hasta que se termine el periodo de baja o hasta que se pacte una nueva fecha de vacaciones.

7. Es posible, mas no recomendable, acumular las vacaciones de un año y disfrutarlas posteriormente. Claro está, previo acuerdo de ambas partes.

8. El calendario laboral se debe dar a conocer dos meses antes de la fecha de disfrute.

☝ Las regulaciones referentes a la política de vacaciones de una organización también se encuentran regidas por lo establecido en el Convenio Colectivo e, incluso, en lo establecido en el contrato individual de cada trabajador.

Ahora bien, teniendo en cuenta la legislación concerniente a la política de vacaciones de una empresa, veamos de qué se trata la gestión de vacaciones del personal y cómo beneficia a las empresas. 👇

Los 5 objetivos de gestionar correctamente una política de vacaciones y los 3 retos de los empleados

El objetivo de la gestión de las vacaciones y las ausencias es:

• Simplificar el proceso de solicitud de permiso y validación de vacaciones.
• Dar a los empleados más visibilidad sobre sus vacaciones.
• Garantizar la fiabilidad de la información transmitida a los empleados.
• Compartir un calendario de vacaciones a disposición de todos.
• Evitar errores (autorizar a un empleado a tomar tiempo libre cuando su saldo es cero), etc.

Para los empleados, el principal reto de la gestión de las vacaciones es el acceso a la información:

• ¿Cuáles son los períodos de disfrute que se me permiten?
• ¿Dónde puedo saber cuántas jornadas de vacaciones he tomado y cuántas me corresponden?
• ¿Cómo se solicitan las vacaciones?

¿Cómo llevar el control de vacaciones en una empresa? 2 consideraciones

A pesar de no ser una tarea fácil, aquí tenemos algunos consejos para controlar las vacaciones y permisos de tus empleados:

1. Tener en cuenta todo tipo de ausencias del personal

En primer lugar, es necesario ser capaz de gestionar todos los tipos de ausencia:

• permisos remunerados;
• permisos sin sueldo;
• bajas por enfermedad o incapacidad;
• permiso de maternidad y paternidad;
• ausencias por matrimonio, nacimiento o fallecimiento de un familiar;
• ausencias por situaciones personales;
• recuperación de horas extras; etc.

2. Digitalizar los RR. HH.

La gestión de las vacaciones del personal es uno de los procedimientos que se ven más beneficiados por la digitalización.

¡Piensa en los proyectos que puede establecer para tus empleados si ya no tienes que gestionar las solicitudes de vacaciones en papel!

Todo el mundo ahorra tiempo y lo reinvierte en tareas que hacen avanzar su negocio.

¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados en 3 pasos?

Ahora bien, la gestión de una política de vacaciones adecuada para tu organización le conviene tanto a tus empleados como a tu negocio. Por esta razón, destacamos algunos aspectos fundamentales a los cuales es necesario poner atención para así gestionar eficazmente las vacaciones de tus empleados:

1. Planificación y gestión de las vacaciones

Las empresas necesitan conocer las ausencias de los empleados por razones organizativas: el horario de un equipo no es el mismo en función del número de días de trabajo disponibles (día/hombre). Es importante poder anticipar las ausencias para asegurar la rotación del personal.

Por lo tanto, es responsabilidad de los encargados de cada equipo centralizar las solicitudes de vacaciones de cada empleado y organizar las ausencias de cada uno de ellos de forma que se garantice la continuidad de la actividad. Para ello, es inevitable un calendario de permisos y de vacaciones.

2. Gestión de bajas laborales en Excel [plantilla gratis]

Muchas empresas recurren naturalmente a Excel para gestionar las vacaciones de su personal. Es una herramienta muy popular, que muchos usuarios encuentran fácil de usar y aparentemente fácil de dominar para gestionar las vacaciones.

Appvizer te ofrece una plantilla de planificación de vacaciones descargable gratuitamente en formato Excel.

💡 También encontrarás un calendario con todos los días festivos en España.

Cuidado con los límites de Excel

Si bien Excel parece ser la herramienta obvia para gestionar las vacaciones del personal, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, es necesario recordar sus limitaciones y los desafíos de confiar únicamente en esta herramienta:

• Duplicación de documentos.
• Envío de múltiples mensajes entre los empleados, los directivos y los recursos humanos para hacer una solicitud.
• Largo proceso de validación.
• Riesgo de errores debido a las múltiples entradas.
• Fallas en la planificación de las vacaciones debido a información no actualizada.

No te preocupes: un software de control de vacaciones sencillo y cómodo elimina hoy en día los inconvenientes mencionados y apoya a las empresas en su transformación digital. Los empleados demandan herramientas adecuadas que ahorren tiempo a todos los implicados en el proceso de gestión de las vacaciones. ¿Por qué esperar?

3. Software de gestión de permisos y ausencias para automatizarlo todo

La desmaterialización de la gestión de las vacaciones y las ausencias gracias a un software en línea permite:

• Acceso a un calendario de permisos y ausencias compartido por recursos humanos y empleados.
• Actualización de los datos en tiempo real para todos los usuarios; así te aseguras de que la información visible en la herramienta es la misma para todos.
• Autonomía a los usuarios. Una simple conexión al programa informático en línea permite consultar el calendario de vacaciones de una persona, de un departamento, etc. (según sus derechos de acceso).
• Simplificación del trabajo del departamento de contabilidad a la hora de emitir las nóminas (exportación de datos).
• Ahorro de tiempo a todos los usuarios.
• Validación de las vacaciones de forma rápida y sencilla.
• Disminución del papeleo.

[Bonus] Política de vacaciones flexible

Hoy en día, son cada vez más los empleados que buscan obtener un equilibrio entre sus vidas privadas y sus vidas laborales. Es por esto que las empresas, en aras de mantener a sus empleados felices y con mayor productividad, han decidido optar por una política de vacaciones flexible. Pero, ¿de qué se trata?

Este tipo de política se basa en darle más libertad a los empleados para decidir cuándo tomar días libres a cambio de objetivos alcanzados sin tener que pasar por engorrosos procesos de solicitudes de vacaciones.

Este tipo de política se ha mostrado como una palanca en la productividad de los equipos puesto que, por una parte, el empleado se siente digno de la confianza de su empleador, lo que potencia el compromiso hacia la empresa. Y por otra parte, el empleado logra recargar energía tras haber trabajado para alcanzar un objetivo específico.

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Al final, simplifica tu gestión de las vacaciones en una empresa

Todos los años es lo mismo: ¿quién se va de vacaciones cuándo?, ¿te vas a quedar sin recursos por una mala previsión de las ausencias de tus empleados? Por no hablar de las ausencias imprevistas.

La digitalización de los recursos humanos impulsa tu negocio y facilita la gestión global de tu empresa.

Consigue una herramienta de gestión de permisos, simplifica tus solicitudes de permisos y gana visibilidad sobre tus horarios. Ahora tú y tus empleados pueden disfrutar de unas vacaciones con tranquilidad. 😌