Gestión de las vacaciones en la era del trabajo sin papeles
El departamento de RRHH está en contacto con todos los empleados para gestionar las modalidades de trabajo. La cuestión de las vacaciones puede dar lugar a muchas idas y venidas, aunque existen soluciones sencillas para gestionarlas de forma más eficaz. Descubre todos nuestros consejos sobre la gestión de las vacaciones.
Pedir vacaciones: una carrera de obstáculos
Averigua cuántas CP (vacaciones pagadas) tienes en tu haber
¿Quieres coger vacaciones? Pongámonos en marcha. Lo primero que tienes que hacer es conseguir tu última nómina. En ella, debe encontrar la cifra que indica las vacaciones que le quedan por disfrutar.
Una solicitud en dos etapas
Una vez comprobado el saldo, pasa a la siguiente etapa: presentar la solicitud a su jefe. Esto puede adoptar la forma de un documento en papel con un esquema determinado, en el que indique las fechas en cuestión, o más sencillamente enviar un correo electrónico para hacer la solicitud. Una vez cumplimentado este trámite, su gestor transmitirá su solicitud al departamento de RRHH o al responsable de nóminas.
Validación a introducir dos veces
Por su parte, RRHH comprueba los derechos de vacaciones para validar la solicitud e introduce los detalles en su archivo de seguimiento: fechas, horas, etc. Cuando llega el momento de preparar la nómina, el responsable resume las distintas formas de vacaciones disfrutadas y las introduce en el programa informático de nóminas. A continuación, se incrementa la línea de vacaciones disfrut adas y se actualiza el saldo de vacaciones restantes.
Este proceso tradicional de gestión de las vacaciones requiere varios intercambios y entradas manuales. Esto hace que el proceso sea aún más laborioso y aumenta el riesgo de error de gestión.
Un portal sin papeles para centralizar la información
Hoy en día existen varios paquetes de software de RR.HH. que pueden simplificar la gestión de las vacaciones, especialmente para las empresas con empleados que trabajan en distintas sedes.
Una solución inteligente para no olvidar nada
Los empleados envían sus solicitudes de ausencia a través del software de gestión. El departamento de RR.HH. recibe entonces la solicitud en forma de formulario contextualizado, que muestra el motivo de la solicitud, la cuota de ausencia del solicitante, el CP ya disfrutado y el CP solicitado. De un vistazo, todos los elementos se reúnen en la solución de gestión Zéphir para validar o rechazar la ausencia. Ya no es necesario buscar la información y cotejarla, lo que supone un ahorro de tiempo considerable.
Además, la herramienta automatiza los flujos: una vez validada, la ausencia se carga directamente en el programa de nóminas. También se pueden configurar otros elementos específicos, como abonos de transporte, cheques restaurante y primas. Se introducen una vez y, a continuación, la herramienta los propone o recuerda. Conectada al calendario, la solución también tiene en cuenta los días festivos. Todas estas garantías reducen considerablemente el número de descuidos o errores en la introducción de datos.
Compartir información para una mejor organización
Existe un vínculo interesante entre su software de RR.HH. y la gestión de proyectos de sus equipos. Cuando se valida una solicitud de ausencia, se indica en el calendario de actividades.
- Los demás miembros del equipo pueden anticiparse y organizarse en consecuencia. Si otro miembro del equipo también tenía previsto tomarse un día libre, dispondrá de la información para evitar cualquier solapamiento.
- El jefe de proyecto tiene visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de todos y de los recursos asignados. Puede organizar su trabajo de forma más eficaz.
Un muro de intercambio de información
Algunos programas de gestión o ERP ofrecen un espacio de recepción personalizado. Este espacio, por el que pasan todos los usuarios cuando se conectan, puede convertirse en un lugar de intercambios. Con Zéphir, la personalización es individual. Cada miembro del personal puede mostrar en su "muro" la información o el diseño que desee. Por ejemplo, un comercial que utilice muy a menudo el módulo de reclamaciones de gastos puede crear un acceso directo para él, como lo haría en su puesto de trabajo informático.
Este espacio también es ideal para facilitar la comunicación interna en la empresa. De una manera más informal y muy eficaz, puede publicar en la aplicación mensajes que estén relacionados de cerca o de lejos con su negocio. Por ejemplo, si tiene previsto cerrar la empresa el 14 de julio, puede utilizar el "muro" para recordar a todos que se tomen el día libre el día 15.
Una gestión más sencilla y eficaz
Utilizar una interfaz común
Lo primero es proporcionar a los empleados, a sus jefes y al departamento de RRHH la misma interfaz. De este modo
- los intercambios son más sencillos
- el proceso de aprobación es más rápido
- la información compartida es más clara.
Compartir la misma información
Además de la gestión electrónica de los permisos retribuidos, esto implica toda la trayectoria profesional del empleado. Con un software de gestión como Zéphir, también se pueden introducir las declaraciones de gastos en la solución. De este modo, RRHH o la persona encargada de la contabilidad tiene acceso directo a ellas para que puedan reembolsártelas.
Dentro de la misma interfaz, puede gestionar las revisiones anuales. Se informa a los empleados, a los responsables y a RRHH de la fecha de la entrevista. La interfaz también puede proporcionar un historial de entrevistas anteriores. También existe la posibilidad de enviar correos electrónicos recordatorios antes de la fecha.
Acceda a la solución desde cualquier lugar
El software de RRHH SaaS (Software as a Service) permite compartir información en la nube. Esto tiene un valor incalculable, sobre todo para las empresas cuyos equipos tienen su sede en el extranjero. A pesar de la distancia geográfica, el empleado tiene acceso a la misma información actualizada que el resto del equipo.
Una empresa, aunque sea pequeña, tiene que gestionar rápidamente muchas cuestiones de RRHH. La utilización de herramientas específicas permite gestionar mejor las vacaciones, tanto en lo que se refiere a su solicitud y validación como a la información a los compañeros de proyecto. Atrás queda la hoja de vacaciones, sustituida por la desmaterialización y el ahorro de tiempo y eficacia que aporta.
Artículo traducido del francés