Obligaciones, procedimientos, ventajas... Todo lo que debe saber sobre la gestión de las bajas anticipadas
Contrariamente a la creencia popular, gestionar las vacaciones por adelantado no es necesariamente sinónimo de desorganización para un empleador.
Reguladas por la Ley Laboral conocida como El Khomri desde 2017, son conocidas principalmente por ofrecer a los nuevos empleados una mayor flexibilidad a la hora de coger vacaciones tras su llegada a la empresa.
¡Te contamos más! 👇
Bajas anticipadas: ¿qué son y cómo funcionan?
El principio de las bajas anticipadas siempre ha existido más o menos en las empresas. Pero fue la Ley Laboral promulgada en enero de 2017 la que realmente definió sus contornos.
Vacaciones anticipadas: definición
Las vacaciones anticipadas son vacaciones pagadas que un empleado toma antes de que finalice el periodo de carencia, generalmente fijado el 31 de mayo de cada año.
En otras palabras, las vacaciones anticipadas permiten a un nuevo empleado disfrutar de vacaciones pagadas desde su incorporación a la empresa, a medida que acumula el derecho a vacaciones (2,5 días laborables al mes).
El Derecho Laboral: normas que deben respetarse
La Ley del Trabajo -también conocida como Ley El Khomri- ha contribuido mucho a democratizar las vacaciones anticipadas.
- Antes de su promulgación el 1 de enero de 2017, un nuevo empleado en una empresa podía encontrarse en la poco envidiable situación de tener que esperar mucho tiempo antes de tomar sus primeras vacaciones, normalmente todo un año de referencia. ⏲️
👉 Así, si tu contrato empezaba el 1 de junio, tenías que esperar todo un año para tener derecho a tus primeros días de vacaciones, ya que el final del periodo de devengo solía fijarse el 31 de mayo.
Desde la entrada en vigor de la Ley del Trabajo, todos los trabajadores pueden disfrutar de vacaciones anticipadas desde el primer año de su contratación. No obstante, deben tener un saldo suficiente de vacaciones acumuladas.
Si no es así, deberán acogerse a lo que se conoce como permiso no retribuido (periodo durante el cual no se cobra) 💸.
Conviene saber: las condiciones relativas a las vacaciones anticipadas pueden variar de una empresa a otra en función de los convenios colectivos vigentes.
Las normas que rigen las vacaciones anticipadas retribuidas no difieren de las de una solicitud tradicional. En otras palabras, es necesario :
- obtener el acuerdo del empresario;
- respetar los plazos y prácticas vigentes en la empresa (por ejemplo, una solicitud realizada a través de una aplicación informática interna 2 meses antes del disfrute efectivo de las vacaciones).
Para evitar cualquier confusión, se recomienda encarecidamente llevar un diario actualizado de las solicitudes y aceptaciones de vacaciones retribuidas, que permita dejar constancia escrita.
💡 Es bueno saberlo: la entrada en vigor de la Ley del Trabajo también otorga a los empresarios el derecho a imponer permisos retribuidos a sus empleados en caso de cierre temporal o cualquier otra circunstancia excepcional.
Obligaciones del empresario
En materia de permisos retribuidos, los empresarios están obligados a respetar ciertas normas. Debe
- notificar a todos los trabajadores el periodo de vacaciones al menos 2 meses antes del inicio del mismo (del 1 de mayo al 31 de octubre en la mayoría de los casos, pero puede ampliarse en función de los acuerdos de la empresa);
- comunicar el orden de disfrute de las vacaciones (prioridad según situación familiar, antigüedad, etc.) con al menos 1 mes de antelación.
Hay que tener en cuenta que el periodo de vacaciones y el orden de disfrute pueden establecerse de dos maneras:
- por el convenio colectivo o por un acuerdo de empresa;
- directamente por el empresario, previa consulta al Comité Económico y Social (CSE) si no existe convenio colectivo o acuerdo de empresa.
Ventajas e inconvenientes para el empresario
Desde el punto de vista del empresario, autorizar a los trabajadores a tomar sus vacaciones anticipadamente presenta una serie de ventajas. Por ejemplo
- aumentar el atractivo de la empresa para los nuevos trabajadores;
- una gestión más fluida del calendario de vacaciones (los trabajadores pueden disfrutar de sus vacaciones de forma más regular, lo que evita los cuellos de botella en los que todo el mundo quiere disfrutar de sus vacaciones al mismo tiempo);
- mayor adaptabilidad en caso de vacaciones impuestas.
Sin embargo, para una empresa mal equipada u organizada, la democratización de las vacaciones anticipadas puede acarrear dificultades a la hora de controlar los días libres de los empleados.
¿Cómo simplificar la gestión de las vacaciones anticipadas?
Además de comunicar la posición de la empresa al respecto y recordar periódicamente a los empleados su derecho a vacaciones anticipadas, los empresarios deben encontrar un sistema fiable y práctico para gestionar los calendarios de vacaciones de sus empleados.
En este caso, es aconsejable optar por un software especializado, dadas las limitaciones que impone una simple hoja de cálculo 💻.
Implantar la solución informática adecuada puede reportarle una serie de ventajas:
- ahorro de tiempo para los equipos de RRHH
- capacitación de los empleados
- accesibilidad en cualquier momento (los empleados pueden solicitar la baja anticipada cuando no están en el trabajo, o cuando están de viaje de negocios);
- centralización de documentos e información en una única plataforma
- seguimiento en tiempo real de las vacaciones de cada empleado
- eliminación de errores humanos en la tramitación de las vacaciones
- acceso al historial de solicitudes para evitar conflictos o malentendidos;
- mayor transparencia tanto para los empleados como para los empleadores, etc.
En otras palabras, utilizar un software de procesamiento de vacaciones es una verdadera ventaja para una empresa. Ayuda a agilizar el tratamiento de las solicitudes y proporciona una mayor visibilidad en términos de seguimiento de las vacaciones tomadas por todos los empleados.
⚒️ My Silae, una solución de gestión de vacaciones y ausencias integrada directamente en el sistema de nóminas, permite procesar todo tipo de solicitudes de vacaciones desde una única plataforma, automatizando todo el proceso. Los empleados envían sus solicitudes directamente desde el software, los gestores las validan y todos los datos se transmiten a continuación a la nómina. Así se ahorra tiempo y se minimiza el riesgo de error: ¿se puede pedir algo mejor?
FAQ: todo lo que necesita saber sobre las vacaciones anticipadas
¿Tiene alguna pregunta sobre las vacaciones anticipadas y desea saber más? ¡Las siguientes preguntas frecuentes están aquí para ayudarte! 👇
Es posible coger vacaciones pagadas el primer año?
Es perfectamente posible coger vacaciones retribuidas en tu primer año en la empresa. De hecho, ¡esa es la gracia de pedir vacaciones retribuidas por adelantado!
Sin embargo, debe tener en cuenta que para poder disfrutar de las vacaciones debe tener un saldo suficiente. Por ejemplo, si su contrato empieza el 1 de junio, dispondrá de 2,5 días laborables a partir del 1 de julio.
Si su saldo es cero o insuficiente, deberá solicitar vacaciones no retribuidas.
¿Pueden denegarse las solicitudes de vacaciones anticipadas?
Las vacaciones anticipadas son un derecho del trabajador. Como tal, el empresario tiene derecho a denegarlas. No obstante, toda denegación debe justificarse ante el trabajador afectado. Es esencial precisar que el criterio de anticipación no se reconoce como motivo válido de denegación.
Entre los criterios que pueden justificar la no aceptación de las solicitudes de vacaciones anticipadas figuran un periodo de gran afluencia (temporada turística, por ejemplo), la necesidad de garantizar la continuidad del servicio o, más sencillamente, el cumplimiento del orden de salidas ✈️.
¿Puede el trabajador solicitar la acumulación de vacaciones de un año a otro?
Si el trabajador no está sujeto a la anualización de la jornada laboral (el caso general), es posible trasladar las vacaciones de un año al siguiente. No obstante, la aceptación está sujeta a la decisión del empresario, salvo que exista un acuerdo o convenio habitual.
Si se deniega la solicitud del trabajador de transferir las vacaciones, éstas no se pierden. El empresario puede abonarlas de conformidad con lo dispuesto en el convenio colectivo.
En el caso de los trabajadores con jornada anualizada, la situación es algo diferente. De hecho, sólo una modificación de la duración de la jornada laboral puede dar lugar a la aceptación del aplazamiento de las vacaciones retribuidas hasta el 31 de diciembre, en su defecto hasta el 31 de octubre.
Hay que tener en cuenta que este aplazamiento debe estar previsto en el convenio colectivo de la empresa 📖.
Vacaciones anticipadas: puntos clave que conviene recordar
En resumen, la democratización de las vacaciones anticipadas contribuye a satisfacer tanto a los trabajadores como a los empresarios. Basándose en un modelo más flexible, las empresas ganan mayor fluidez en la gestión de las ausencias de los empleados.
Pero para garantizar una organización óptima, ¡el despliegue de un software de gestión de las vacaciones sigue siendo la solución esencial!
Artículo traducido del francés