La oficina flexible facilita la vuelta al trabajo de los empleados
Desde hace varios meses, el mundo del trabajo está en plena ebullición. Las empresas se enfrentan a nuevos retos, con una mayor atención al bienestar y la seguridad de los empleados.
Todavía poco desarrollado en Francia antes de 2020, el trabajo a domicilio se ha integrado claramente en nuestra vida cotidiana desde el inicio de la crisis sanitaria. Los directivos también han cambiado su forma de gestionar, volviéndose más flexibles y más atentos a las necesidades de su personal. Esto también se refleja en una mayor flexibilidad dentro de los propios edificios.
Para optimizar el uso del espacio de trabajo y mejorar la experiencia de los empleados, muchas grandes empresas están recurriendo a una organización más flexible, conocida como oficina flexible. Aunque esta necesidad ya existía antes de 2020, la crisis ha acelerado enormemente este cambio, que ahora es prioritario para muchas empresas.
¿Qué es una oficina flexible?
La oficina flexible es la ausencia de un despacho específico en el lugar de trabajo. Así, cada mañana, los empleados comienzan su jornada laboral en el espacio más adecuado para sus tareas del día. Puede ser :
- en los locales de la empresa
- en un tercer lugar, como un espacio de coworking
- o en casa, en una oficina doméstica.
La oficina flexible es una forma flexible de organizar el trabajo por excelencia, con muchas ventajas tanto para los directivos como para los empleados. Se basa en un elemento fundamental: las necesidades de los empleados.
Los empleados pueden tener necesidades diferentes en cuanto a lugares de trabajo, en función de sus misiones, sus horarios y su vida personal.
El aspecto personal se tiene muy en cuenta en las empresas que implantan la oficina flexible. Los empleados pueden disfrutar de un mayor equilibrio entre su vida profesional y personal. Este equilibrio es muy importante en términos de bienestar en el trabajo. Como resultado, los empleados se :
- se sienten más realizados
- más implicados
- y más eficaces en su trabajo.
Este es el objetivo de todo directivo: hacer que los empleados sean felices en el trabajo al tiempo que maximizan su eficacia. Para conseguirlo, la oficina flexible es la organización ideal.
Un entorno de trabajo híbrido para adaptarse a las necesidades de los empleados
Como hemos visto antes, la oficina flexible ofrece a los empleados un entorno de trabajo híbrido que se adapta perfectamente a sus necesidades. Pueden trabajar regularmente in situ, desde casa, en la oficina doméstica o en espacios de coworking, para lograr el mejor equilibrio posible entre trabajo y vida privada.
Una oficina en casa más accesible
Gracias a las fórmulas de trabajo flexibles, el despacho a domicilio es fácil de instalar y está al alcance de los empleados. En función de las condiciones definidas por la dirección, pueden elegir fácilmente trabajar uno o varios días a la semana desde casa.
Un empleado que trabaja desde casa suele ser más eficaz en su trabajo. Según las estadísticas del Institut Sapiens, la generalización del teletrabajo ha aumentado la productividad de los empleados en un 22% de aquí a 2020. Por supuesto, para ello es necesario crear un entorno adecuado, sin distracciones potenciales. Con este ambiente propicio para el trabajo, los empleados verán aumentar su productividad.
La alternativa del coworking
El concepto de espacios de coworking nació de la necesidad de los autónomos y empresarios de trabajar juntos en un espacio estimulante y acogedor, sin competencia ni jerarquías. Así, trabajar solo ya no es sinónimo de soledad y aislamiento.
En una organización de oficina flexible, los espacios de coworking son una gran alternativa a la oficina en casa. Esta forma de trabajar te permite cambiar de entorno, descubrir uno nuevo, diferente al de la oficina habitual y que, por lo general, favorece la productividad.
El coworking va de la mano de un espíritu colaborativo y social: hay intercambios constantes entre personas de diferentes edades, experiencias y procedencias. Trabajar en un espacio de coworking también aumenta tus posibilidades de desarrollar tu red de contactos, conocer a futuros socios y, quién sabe, ¿a clientes potenciales?
Gestionar los flujos internos con la oficina flexible
La oficina flexible es una forma muy eficaz de limitar los riesgos para la salud en la oficina. Hoy en día existen muchas técnicas en las organizaciones flexibles. A largo plazo, la aplicación de estas medidas para gestionar los flujos ent rantes podría suponer una vuelta más rápida y fácil a la oficina.
Limitar el acceso a la oficina para una vuelta progresiva
Probablemente no habrá milagro: la vuelta a la oficina será un proceso gradual. Lo primero que hay que hacer para gestionar el flujo de personas en los edificios es establecer límites.
En las grandes empresas, puede merecer la pena limitar el acceso a determinadas plantas, imponiendo proporciones máximas para respetar al máximo la distancia social. Por ejemplo, muchas empresas imponen una ocupación máxima del 40% por planta.
En el caso de los espacios de trabajo compartidos, es posible cerrar un puesto de trabajo en dos y mantener así una distancia para limitar el contacto entre empleados.
Durante el cierre inicial, muchas personas se sintieron aisladas y no suficientemente apoyadas cuando teletrabajaban. Esta organización flexible permite hacer frente a esta exclusión ayudando a los empleados a volver progresivamente a la oficina y mantener así un vínculo social.
Una visión global de la ocupación de sus edificios
Es un hecho que la oficina flexible optimiza el uso del espacio de trabajo. Como ocurre con cualquier cambio estratégico en una empresa, es vital medir su impacto.
En el marco de una gestión precisa de los flujos, también es esencial fijar límites en términos de ocupación, que luego habrá que analizar. Por tanto, hay que medir la oficina flexible para evitar, por ejemplo, que todos los empleados acudan a la oficina el mismo día.
Aunque esta situación parece poco probable, es posible y debe gestionarse. Por lo tanto, es necesaria una visibilidad global de todas las reservas y declaraciones de home office para gestionar los flujos con facilidad.
Facilitar la colaboración en equipo
Aunque muchos empleados teletrabajen, es muy importante mantener un vínculo social entre todos.
Esto puede lograrse mediante :
- estando in situ uno o dos días a la semana,
- o facilitando el acceso a espacios de coworking y otros terceros lugares.
De este modo, los empleados pueden trabajar fuera de los locales de la empresa en condiciones ideales, seguras y productivas.
Los empleados son la esencia misma de una empresa, y garantizar su bienestar y realización es de vital importancia, especialmente en estos tiempos difíciles.
¿Cómo se instala una oficina flexible?
La creación de una oficina flexible requiere una serie de requisitos previos. Para que sea eficaz, la organización debe estar preparada de antemano. Esto se aplica tanto a los locales de la empresa como a sus empleados.
Pasos a seguir
El primer paso consiste en adaptar sutilmente los locales para que se adapten perfectamente a la transición a una oficina flexible. No olvide prever
- salas de reuniones suficientes,
- cabinas telefónicas para reuniones
- espacios creativos,
- o espacios abiertos.
La diversidad de sus espacios será la fuerza de su edificio.
También es importante educar a tus empleados. Muchos de ellos tienen sus propias costumbres y aprecian tener su propio espacio personal. Por eso es importante ser amable con ellos, explicándoles concretamente las razones del paso a una oficina flexible y, sobre todo, tener en cuenta sus comentarios.
Por último, el paso a una oficina flexible será más eficaz y rápido si se utiliza una herramienta específica. Contar con apoyo profesional es la mejor manera de que el cambio sea un éxito. En MOFFI ayudamos actualmente a más de 40 empresas a introducir el trabajo de oficina flexible en sus edificios.
¿Con qué herramientas?
MOFFI es una completa herramienta de oficina flexible. Facilitamos a las empresas la gestión y optimización de sus espacios de trabajo.
Gracias a nuestra solución web y móvil, los empleados pueden :
- reservar una plaza en un espacio de trabajo compartido o en una sala de reuniones de su(s) edificio(s) de forma rápida y sencilla,
- reservar fácilmente un día de oficina en casa.
Las empresas pueden gestionar fácilmente los flujos de trabajo internos y mejorar la experiencia de los empleados dentro o fuera de sus instalaciones.
Fácil de usar, nuestra solución puede sincronizarse con una amplia gama de herramientas, para una experiencia cada vez más completa. Hoy en día, puede vincular MOFFI a Slack, Google Workspace, Teams, Office 360 y todas sus otras herramientas favoritas. Estas herramientas digitales han pasado a formar parte de nuestra vida cotidiana y nos permiten comunicarnos fácilmente con todos nuestros colegas. Con vistas a la flexibilidad, integrarlas con MOFFI es una forma extremadamente útil de centralizar todas sus comunicaciones.
Las organizaciones del trabajo cambian sin cesar, ¡y no hay fin a la vista! Las empresas se enfrentan a nuevos retos en los que se cuestiona el principio mismo de la oficina individual. ¿Es la oficina flexible el futuro del trabajo? Solo el tiempo lo dirá, pero en MOFFI... estamos convencidos.
Creamos MOFFI en 2015 con mi hermano, que también es mi socio. Nuestro deseo era hacer que los espacios de trabajo fueran accesibles para todos los empleados, en todas partes y, sobre todo, todo el tiempo. Así que creamos MOFFI, contracción de Mobile Office, para facilitar el acceso a 4 tipos de ubicación:
- El edificio de la empresa (oficina, espacio compartido, sala de reuniones)
- Las sucursales y filiales de la empresa
- La oficina en casa y las ausencias
- Espacios de terceros (coworking, hoteles, centros de negocios)
Artículo traducido del francés