¿Cómo ha democratizado el teletrabajo la descentralización de la gestión de compras de las empresas?
La crisis sanitaria y económica ha obligado a las empresas a cuestionar su modelo organizativo.
La generalización del teletrabajo en las empresas de servicios ha puesto de manifiesto la necesidad de contar con procesos y herramientas eficaces que permitan a los empleados seguir siendo productivos y tener acceso a toda la información que necesitan, a pesar de la distancia. Se revisaron los hábitos y rutinas de los equipos financieros y operativos para evitar fricciones y frustraciones.
En este contexto, ¿cuál es la mejor manera de gestionar los gastos de la empresa? ¿Cómo dar autonomía a los equipos operativos sin perder el control de sus compras? ¿Cómo hacer un seguimiento de quién gasta qué y recuperar todos los comprobantes de pago?
Voy a compartir con ustedes algunas de las tendencias que he observado en mis conversaciones con equipos financieros, fundadores de empresas y nuestros clientes.
Digitalización y automatización del proceso de compra
En estos tiempos de gran incertidumbre, la gestión de la tesorería es crucial ("el efectivo es el rey"). De hecho, según un estudio de PWC, será la prioridad número 2 para los directores financieros en 2021, solo superada por la gestión del rendimiento.
La clave para controlar la tesorería es tener una idea muy clara de cuánto dinero entra y sale. Aunque en general la actividad empresarial se ha ralentizado considerablemente, las empresas han seguido realizando compras.Y no siempre les ha sido fácil tener visibilidad en tiempo real de lo que gastaban. Los equipos de marketing seguían haciendo publicidad online, los desarrolladores seguían utilizando sus herramientas de software y, en general, todos los empleados necesitaban equiparse para trabajar eficazmente desde casa.
Así que tuvimos que adaptarnos y replantearnos el proceso de gestión de las compras a distancia para evitar ralentizaciones o posibles fallos de seguridad. Aquí es exactamente donde entra en juego la digitalización de herramientas y procesos.
Para las compras en línea, era impensable transmitir los datos de la tarjeta bancaria de la empresa por teléfono o, peor aún, por correo electrónico. Pero eso no significaba poder bloquear todos los gastos de los empleados. Por ello, algunas empresas decidieron implantar Spendesk en este punto para agilizar y digitalizar el proceso de validación y pago: los equipos operativos introducen sus necesidades en Spendesk y envían una solicitud de compra, el departamento financiero o el director de departamento la valida, el empleado tiene entonces acceso a un método de pago seguro y de un solo uso, y el departamento financiero visualiza los pagos en tiempo real.
| Spendesk ofrece a las PYMES control y visibilidad sobre todas las compras de su empresa. Tanto si estás en la oficina como si trabajas desde casa, facilitamos la gestión de los gastos empresariales: los validas, pagas, concilias y contabilizas, todo en un mismo lugar. |
En términos prácticos, cuando "desmaterializa" (o digitaliza) su proceso de gestión de compras, pasa de un formato físico (por ejemplo, declaraciones de gastos en papel, una tarjeta física que pasa de mano en mano, recibos archivados en archivadores, etc.) o híbrido (correo electrónico combinado con una tarjeta física y Excel) a un formato totalmente digital (declaración de gastos desmaterializada, tarjetas virtuales y archivo digital de recibos archivados en archivadores, etc.).) o formato híbrido (correo electrónico combinado con una tarjeta física y Excel) a un formato totalmente digital (declaración de gastos desmaterializada, tarjetas virtuales y archivo digital de recibos).
La automatización del proceso de compra es el siguiente paso. Se trata de crear reglas inteligentes entre las distintas etapas del proceso o de automatizar la introducción manual de datos para eliminar acciones que consumen mucho tiempo y aportan poco valor añadido (como la introducción de asientos contables o la validación manual de los gastos por correo electrónico).
Pero cuidado: la automatización no puede lograrse sin la digitalización previa.
Si nos fijamos más concretamente en la gestión de las compras de las empresas, es posible desmaterializar las declaraciones de gastos, digitalizar la validación y el seguimiento de las facturas de los proveedores, archivar digitalmente los recibos de pago e incluso generar tarjetas de pago virtuales.
Nada de esto es realmente nuevo. Lo que es nuevo es la capacidad de automatizar todo el proceso de compra integrando todas las etapas del proceso (desde la validación hasta la contabilización), para todo tipo de gastos, en una única solución.
En la práctica, digitalizar y automatizar todo el proceso de compra significa :
- Crear políticas de gasto y reglas de validación directamente vinculadas a los medios de pago y a su interfaz de gestión, para tener el control sin trabajo manual;
- Automatizar el cobro de los recibos de pago y la conciliación contable;
- Enriquecer los datos de pago en tiempo real (datos analíticos, datos de proveedores, datos de equipos, etc.);
- Recopilar todas las facturas de proveedores pendientes de pago y automatizar el seguimiento del calendario de pagos;
- Automatizar los asientos contables mediante reglas predefinidas, etc.
Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de un gran número de tareas. Ya no tendrá que buscar recibos al cerrar las cuentas ni esperar a que sus empleados presenten sus declaraciones de gastos a final de mes. Ahorrará tiempo y reducirá el riesgo de errores inherente al procesamiento manual.
La desmaterialización y la automatización permiten a las empresas realizar verdaderos ahorros. Sencillamente porque se reduce el tiempo dedicado a las tareas que consumen tiempo para todos los equipos. El ROI (Return On Investment) es el resultado del tiempo ahorrado y de los ahorros realizados (IVA no recuperado en el pasado, gestión subóptima de los gastos, fraudes internos o externos, etc.).
Además de ahorrar tiempo, la automatización le quita una importante carga mental de encima.
Digitalización y automatización de la contabilidad
Hoy en día, las empresas también pueden automatizar muchas tareas contables gracias a programas informáticos cada vez más intuitivos. Gestionar las reclamaciones de gastos, procesar las facturas de los proveedores, conciliar y supervisar las cuentas bancarias... todas ellas tareas que consumen mucho tiempo pero que son necesarias. Los contables y directores financieros, a menudo sobrecargados de trabajo, pueden ahora dedicar más tiempo a las decisiones estratégicas que a la introducción de datos.
En aras de la eficacia, es esencial disponer de las herramientas adecuadas para gestionar cada etapa del proceso de gestión contable de las compras profesionales.
Concretamente:
- Controlar las compras, con una política de gastos clara, presupuestos definidos de antemano y una forma inteligente de validar las solicitudes y protegerse contra el fraude.
- Pagar, con acceso a métodos de pago seguros, cobro fácil de las facturas de los proveedores y la posibilidad de reembolsar las solicitudes de reembolso de gastos en unos pocos clics.
- Contabilidad, con una recogida sencilla de recibos, conciliación de pagos, seguimiento del historial de transacciones y asignación de sus códigos contables.
Al digitalizar y automatizar estos pasos, ahorrará tiempo (generación automática de asientos, utilización de datos presentes en las facturas, preparación de declaraciones del IVA) y fiabilidad de los datos con un riesgo mínimo de error humano.
Digitalización y automatización de los informes financieros
La integración automática de los gastos en el programa de contabilidad, la categorización de los pagos y la centralización de todos los datos financieros facilitan la elaboración de auditorías estructuradas y rigurosas.
En particular, estos datos ayudan a mejorar el rendimiento de la empresa, a controlar los cambios en el rendimiento en tiempo real, a anticipar cambios en su ciclo de ventas y crecimiento, y adaptar sus estrategias de compra a las nuevas realidades del mercado.
La elaboración de informes de inteligencia empresarial nunca ha sido tan fácil, lo que permite a los directores financieros construir una visión del futuro de su empresa y convertirse en un socio estratégico.
El director financiero y su equipo se consideran ahora los verdaderos socios comerciales de la empresa.Un buen socio necesita tener la máxima visibilidad de la salud de la empresa para tomar las decisiones correctas y asesorar a sus interlocutores.
Para ello, necesitan dos cosas:
- Asegurarse de que los datos con los que trabajan son precisos.
- Disponer de tiempo suficiente para dedicar al análisis de esos datos.
Y, una vez más, ¡ahí es donde entra en juego la automatización!
Si automatiza sus informes financieros, podrá traspasar todas las tareas que le consumen tiempo y le resultan poco gratificantes a un paquete de software especializado y más fiable, y ahorrar tiempo en el proceso. Este informe centralizará, procesará y formateará todos los datos clave de su empresa. Además, podrá distribuirlos más fácilmente a todos sus empleados.
En conclusión, diría que el teletrabajo favorece que nuestras organizaciones se basen en buenos procesos y herramientas que permitan a cada empleado ser autónomo en su trabajo. Dar vida con serenidad a una organización descentralizada es una baza importante en términos de rendimiento y atractivo.
Eso es en lo que creemos en Spendesk, y así es como apoyamos a nuestros clientes, todos los días.
Si desea obtener más información sobre nuestra solución, póngase en contacto con nuestro equipo. Estaremos encantados de responder a todas sus preguntas.
Artículo traducido del francés