Absentismo: calcular la tasa para combatir mejor esta lacra
Ah... ¡el absentismo! La bestia negra de los RRHH y la administración de personal. Y lo menos que podemos decir es que la crisis sanitaria ha agravado el problema, ya que el absentismo ha aumentado un 20% con respecto al año anterior.
Calcular la tasa de absentismo es una buena manera de evaluar el alcance del problema en su empresa. Si nunca lo has hecho, quizá te preguntes qué tipos de absentismo hay que tener en cuenta, cómo calcularlo y, sobre todo, cómo analizarlo para sacar conclusiones y poner en marcha un plan de acción para reducirlo.
La buena noticia es que existe un archivo Excel gratuito que puede descargar para ayudarle a calcular este indicador de RR.HH. de forma automática y realizar un seguimiento a lo largo del año. ¿O es más fácil hacerlo con un software HRIS? Averigüémoslo.
¿Qué es el índice de absentismo?
Definición
La tasa de absentismo es un indicador utilizado por el departamento de recursos humanos para medir y controlar el absentismo de los empleados en la empresa. Muestra la proporción de empleados absentistas respecto al total de la plantilla.
➡️ Pero, ¿qué es exactamente el absentismo? El absentismo se refiere a ausencias repetidas de larga duración.
Más que una simple tasa, el absentismo se considera un auténtico indicador del clima social de una empresa, o un indicador de disfunción. De hecho, al igual que no hay humo sin fuego, no hay absentismo sin causa.
👉 Anécdota: los días con mayor tasa de absentismo son los lunes y los viernes 😉
Qué hay que tener en cuenta para calcular el absentismo
Los tipos de absentismo que se tienen en cuenta en el cálculo varían de una empresa a otra. La clave está en comparar la tasa de absentismo N con la tasa N-1. Así que no cambie la fórmula sobre la marcha, o los resultados se verán distorsionados.
Sin embargo, en general se acepta que las ausencias planificadas o programadas deben excluirse del cálculo. Esto significa que:
- los permisos de maternidad y paternidad,
- los permisos retribuidos y las RTT,
- las ausencias por formación
- y las ausencias por huelga.
He aquí las ausencias "imprevistas" que puede tener en cuenta (o no):
- enfermedad de corta o larga duración,
- enfermedades profesionales
- baja por hijo enfermo
- accidentes laborales,
- ausencias injustificadas
- ausencias mal justificadas, etc.
¿Qué es un buen índice de absentismo?
Una buena tasa de absentismo es aquella que tiende a cero, pero se acepta comúnmente que está bajo control siempre que no supere el 5%.
Si se acerca al 10%, empieza a ser preocupante, pero nada es irreversible y siempre se puede hacer algo analizando las causas y atajándolas de raíz.
¿Cómo calcular el índice de absentismo?
Fórmula para calcular el índice de absentismo
He aquí la fórmula más utilizada por las empresas para calcular la tasa de absentismo:
| (Número de días de ausencia durante el periodo / Número teórico de días trabajados durante el periodo) x 100 |
Este indicador puede calcularse a lo largo de una semana, un mes o un año, por ejemplo.
Ejemplo de aplicación
Su empresa emplea a 29 personas. En diciembre de 2021, con 23 días laborables teóricos, registró 7 días de ausencia.
(7/[23 x 29]) x 100
= 1,05 %
Por tanto, el índice de absentismo es del 1,05 %.
Calcule su tasa de absentismo con nuestra plantilla Excel
¿Lo había soñado? ¡Lo hemos conseguido! Descubra nuestra ficha de seguimiento y cálculo del absentismo.
Cada mes, registre las ausencias (en el día a día o antes de pasar al mes siguiente) y deje que nuestro fichero haga los cálculos por usted. Descárguelo gratis.
Aquí tiene una vista previa del fichero:
Puede personalizar el fichero con el número de empleados afectados y el nombre. Siga atentamente las instrucciones: ¡todo está explicado! Puede :
- añadir o eliminar empleados ;
- rellenar las ausencias que desea que se tengan en cuenta en el cálculo del absentismo añadiendo una cruz delante del interesado por cada día de ausencia;
- ver de un vistazo qué empleados son más asiduos (en verde) y cuáles empiezan a decaer seriamente (en rojo).
➡️ ¡Una pestaña específica le permite seguir su tasa de absentismo a lo largo del año!
Seguimiento del absentismo: aún mejor con software
Utilizar un archivo Excel para realizar el seguimiento del absentismo suele ser el primer reflejo: gratuito, fácil de usar, infinitas posibilidades (siempre que se tenga un nivel avanzado con las fórmulas).
Sin embargo, rápidamente se topará con ciertas limitaciones, porque :
- hay que introducir todo a mano, lo que lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores;
- es difícil trabajar conjuntamente en un archivo Excel sin tener miedo a cometer un error y borrar el trabajo de tu compañero;
- Excel no es el formato que ofrece mayor visibilidad de los datos, a pesar de que éstos son cada vez más importantes para tomar decisiones estratégicas;
- puedes encontrarte con ralentizaciones o fallos si tienes muchos empleados a los que seguir la pista y, por tanto, muchos datos (poniendo a prueba tus nervios y tu paciencia 🤯);
- los datos no están seguros, lo que es un problema si son confidenciales;
- carece de contexto, ya que sólo puedes hacer un seguimiento de este indicador sin compararlo con otros indicadores de RRHH.
Utilizando un software, ¡te haces la vida más fácil y puedes ir mucho más lejos en tus análisis!
🛠 El software GrafiQ, del editor QuickMS, es una solución de gestión social en línea que ayuda a las VSE, PYME y SMI a gestionar y automatizar sus recursos humanos. Su misión es hacer que tus datos hablen, calculando automáticamente más de 1.000 indicadores y personalizando cuadros de mando. Además del índice de absentismo, puede, por ejemplo, realizar un seguimiento de las ausencias por motivo, analizar los costes que conllevan o utilizar además otros indicadores, como el índice de frecuencia de accidentes laborales.
¿Por qué medir y analizar el absentismo?
He aquí algunas buenas razones para controlar el absentismo:
- El absentismo cuesta mucho dinero a las empresas. Según cálculos del Instituto Sapiens, el absentismo cuesta a Francia 108.000 millones de euros al año, de los cuales 60.000 millones corresponden a costes directos. Esto representa un coste de más de 4.000 euros por empleado y año.
➡️ Hacer un seguimiento de los índices de absentismo puede reducir la pérdida de ingresos .
- Evita el efecto dominó negativo en otras partes de la empresa: retrasos en los proyectos, aumento de la carga de trabajo para otros empleados, etc. Si el absentismo se vuelve demasiado frecuente, puede tener consecuencias realmente perjudiciales y debilitar a la empresa.
➡️ El seguimiento de la tasa de absentismo ayuda a controlar los daños colaterales .
- El absentismo puede evitarse en muchos casos, por lo que es importante identificar las causas para poder actuar en la raíz del problema. He aquí las principales causas de absentismo:
- el entorno de trabajo (inseguridad, ruido, calor, etc.),
- el estilo de dirección (objetivos poco claros, falta de visión o estrategia, etc.)
- el ambiente de trabajo (malas relaciones entre compañeros, un jefe tirano, una carga de trabajo demasiado pesada, etc.).
➡️ El seguimiento de la tasa de absentismo le ayuda a comprender los factores desencadenantes del absentismo para que pueda encontrar soluciones eficaces para reducirlo .
Si bien es cierto que no eres responsable de todos los problemas de tus empleados, hay un buen número de causas sobre las que puedes actuar (como hemos visto antes). Por eso es importante realizar un análisis en profundidad para identificar estas causas y tomar medidas.
La tasa de absentismo es un buen indicador que hay que analizar a lo largo del tiempo para comprobar que las medidas aplicadas tienen un efecto tangible sobre la tasa. ¿Su objetivo? Reducirlo.
El absentismo: un enemigo al que no vigilamos lo suficiente
¿Está el absentismo en su radar? Así es, pero tenga cuidado con el otro enemigo, igual de peligroso, que a menudo acecha en el ángulo muerto: el presentismo.
El presentismo se refiere a los empleados que están presentes en el lugar de trabajo pero no pueden desempeñar sus funciones al nivel de productividad habitual. Puede deberse a razones psicológicas (sobrecarga mental, falta de motivación, pérdida de sentido, etc.) o físicas. Algunas personas no paran a descansar cuando están enfermas, y ven cómo empeora su situación, o contaminan a compañeros sanos.
El presentismo es más frecuente de lo que se cree, y suele ser la fase final antes del absentismo. Un estudio de Malakoff Médéric reveló que el 70% de los empleados afirma acudir al trabajo a pesar de una enfermedad comprobada. ¿Ha cambiado Covid las cosas en este sentido desde entonces? Probablemente, lo que podría reducir parte del problema.
Garantizar el bienestar profesional de sus empleados es, por tanto, un área de mejora eficaz en la lucha contra el absentismo y el presentismo.