Los 3 grandes retos del teletrabajo y sus soluciones
Reto nº 1: gestionar la colaboración entre colegas
Para las empresas de todos los tamaños y todos los profesionales, la organización y coordinación de proyectos conjuntos está siendo puesta a prueba durante este periodo pandémico.
El trabajo en equipo se ha reconfigurado por completo, sobre todo gracias a la digitalización acelerada de las herramientas y los procesos de trabajo, por no hablar de las relaciones humanas cara a cara, que a su vez se han visto gravemente afectadas.
Garantizar una buena colaboración entre compañeros que teletrabajan es un verdadero reto en este nuevo entorno profesional. Un equipo de trabajo pequeño depende de unas pocas personas, y la comunicación directa entre ellas es vital para el buen funcionamiento de la empresa. A pesar de la distancia física, el equipo de trabajo debe permanecer unido.
Hoy en día, existen muchas soluciones para crear un nuevo "espacio abierto" virtual: plataformas comunes de gestión de proyectos fáciles de usar (no todos los empleados se convierten en frikis en unos meses de encierro). En vcita, reconocimos las nuevas necesidades de gestión colaborativa de las pequeñas organizaciones mucho antes de que estallara la bomba COVID-19.
Así que, hace unos años, creamos un cuadro de mandos común en nuestra plataforma de gestión empresarial, que todos los miembros de la empresa pueden actualizar automáticamente. Esta visión de conjunto incluye toda la información añadida sobre los clientes (CRM, fichas de clientes), y es visible en tiempo real para todo el equipo: ¡ideal para que todos estén en fase y participen en la dinámica común de la empresa! Enumera las citas del día, de la semana o del mes con los clientes, para que el personal sepa exactamente qué hay en la agenda.
Adoptar las herramientas adecuadas para garantizar la sinergia también es esencial para ofrecer un trabajo de calidad a los clientes y evitar errores debidos a lagunas de información entre compañeros.
Asistir a sesiones conjuntas de formación en línea con los colegas a través de seminarios web también puede proporcionar una gran cantidad de "consejos" para los empleados y directivos de la empresa, y fortalecer el equipo a través de momentos profesionales pasados juntos, como habría sido el caso en la oficina.
Por último, la distancia física no significa necesariamente aislamiento: usted y su equipo merecen al menos un momento social al mes, aunque sea por poco tiempo, sin mencionar nunca el trabajo. Hay muchas maneras de crear este momento de compartir y convivencia.
Reto 2: Garantizar el acceso a la información y las herramientas
Disponer de una solución de colaboración eficaz no es el único requisito para seguir trabajando en las mejores condiciones posibles en este nuevo contexto profesional. Naturalmente, utilizamos muchos programas informáticos a lo largo de nuestra jornada laboral. Es difícil reunir toda la información de estas diferentes herramientas, sin correr el riesgo de dispersar o perder datos. Afortunadamente, ahora existe una palabra mágica que puede reducir considerablemente este riesgo: ¡integración!
Por ejemplo: ¿están trabajando juntos en un nuevo proyecto? No es fácil cuando estás físicamente lejos de tus colegas. Ahí es donde entra en juego el concepto de integración: se trata de reunir, mediante una sencilla maniobra, otras herramientas de trabajo utilizadas a diario en la empresa en su plataforma de gestión común. Hay varias razones para hacerlo, pero la principal es reunir los datos recogidos en diferentes herramientas de trabajo y evitar olvidarse de sincronizarlos. Todos sabemos lo importante que es una buena gestión de los datos para el crecimiento de las pequeñas empresas... La integración le permite estar conectado e informado de las acciones procedentes de las distintas aplicaciones informáticas necesarias para su negocio. Y, como resultado, ¡impulsar la cooperación entre compañeros!
¡La plataforma vcita puede conectar más de 3.000 aplicaciones a su plataforma! Algunas de las más populares son: Gmail, Google Calendar, Mail Chimp, Active Campaign, Squarespace, Zoho CRM, Shopify, Microsoft Outlook, Zoom, Survey Monkey, Dropbox, Paypal, Monday.com, Wix Automations, Formstack.
Reto nº 3: gestionar el tiempo de trabajo en casa
Uno de los principales retos de este periodo de crisis sanitaria es encontrar un nuevo equilibrio profesional mientras se trabaja desde casa. No siempre es fácil cuando no existe una transición física entre el hogar y el lugar de trabajo. La transición entre estos dos "mundos" puede resultar difícil.
En los últimos meses, la prensa se ha hecho eco de numerosos casos de empleados y directivos incapaces de tomarse un respiro tras su jornada laboral, o de organizar racionalmente sus días. Se trata de mantener un equilibrio y no dejarse abrumar por las tareas pendientes. ¿La solución? Automatizar ciertas tareas de gestión para ahorrar tiempo y aligerar su carga mental.
Muchas tareas de gestión que consumen mucho tiempo pueden automatizarse. Esto ahorra una cantidad considerable de tiempo durante la jornada laboral. He aquí algunos ejemplos de actividades que pueden automatizarse desde una única plataforma de gestión, y que le harán olvidarse de su hoja de cálculo Excel:
- citas en línea reservadas directamente por los clientes en un portal dedicado a ellos,
- facturación,
- y recordatorios automáticos antes de las citas con los clientes (para reducir las ausencias).
Con este tiempo ahorrado, puede dedicarse a su actividad principal, y elegir hacer con este nuevo tiempo libre lo que le plazca: concertar más citas con clientes, desarrollar sus competencias o dedicarse tiempo a sí mismo.
Para hacer frente a los nuevos retos del teletrabajo, deje que la tecnología funcione por sí sola y facilítese el trabajo diario.
Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de Appvizer. Sus comentarios y posturas son propios. Este artículo ha sido traducido del inglés al francés.
Artículo traducido del francés