Mantenga su registro único de personal en plena conformidad (+modelo)
¿Qué es el registro único de personal y para qué sirve?
El registro es uno de los documentos necesarios para la gestión de los recursos humanos y, más concretamente, para la administración del personal. Contiene una serie de inscripciones obligatorias y normas que deben cumplirse.
¿Cómo debe llevarse y cuáles son las obligaciones de la empresa? Respuestas en ⤵️
¿Qué es el registro único de personal?
Registro único de personal: definición y contenido
El registro único de personal es un documento en el que se resumen los siguientes datos obligatorios de cada trabajador desde el momento en que se contrata al primer empleado o se incorpora un trabajador en prácticas a una empresa.
🎫 Identificación de la persona contratada
- apellidos, nombre
- fecha de nacimiento
- número de la seguridad social
- sexo
- nacionalidad
💼 Información sobre su trayectoria profesional en la empresa
- puesto de trabajo (cargo)
- clasificación (empleado/ejecutivo)
- fecha de incorporación a la empresa
- fecha de cese en la empresa
📄. Tipo de contrato
En función del tipo de contrato, determinadas informaciones y anexos son obligatorios:
- la mención " contrato de duración determinada " o " contrato indefinido " (en este caso, ya no estás obligado a cumplimentar el BIAF),
- la mención "trabajador temporal " y el nombre y la dirección de la empresa de trabajo temporal,
- la mención " puesto a disposición ", así como el nombre y la dirección de la agrupación patronal,
- la mención " asalariado a tiempo parcial ", en su caso,
- las palabras " aprendiz " o " contrato de profesionalización ",
- la autorización de contratación o de despido en su caso.
🤓 Para los trabajadores extranjeros, se dedica una columna a rellenar el documento equivalente al permiso de trabajo, por ejemplo la declaración de desplazamiento (mencionada en los artículos R. 1263-3, R. 1263-4 y R. 1263-6 del Código de Trabajo francés).
Es necesario :
- indicar el tipo y el número de serie del documento,
- adjuntar una copia del documento.
☝️ Para los contratos sucesivos, se añade una línea cada vez, con una nueva fecha de inicio y fin.
Información relativa a los becarios
Se introduce en una sección específica, con :
- apellidos y nombre del becario
- fecha de inicio de las prácticas (o de la formación en el puesto de trabajo),
- fecha de finalización de las prácticas,
- identificación del tutor,
- lugar de las prácticas.
Todos estos datos son esenciales para el DPAE.
Finalidad del registro y personal afectado
Todos los trabajadores aparecen en el registro, incluidos :
- los voluntarios del servicio cívico, en la sección dedicada a los becarios,
- los empleados que teletrabajan.
Según el Ministerio francés de Trabajo, Empleo e Integración, la finalidaddel registro es garantizar la transparencia del empleo en cada uno de los establecimientos de la empresa.
¿Quién puede consultar el registro único del personal?
El registro está a disposición de:
- el CSE, que representa al personal y es consultado sobre la transferencia del registro del formato papel al formato informático. El empresario debe poder presentar el dictamen resultante de esta consulta a petición de las autoridades;
- los inspectores encargados de velar por el cumplimiento de :
- el Código de Trabajo (en particular, la Inspección de Trabajo),
- el Código de la Seguridad Social.
Obligaciones y sanciones de la empresa
En el Código del Trabajo francés, el registro único del personal se rige por la subsección 2: Registro único del personal. (Artículos L1221-13 a L1221-15-1).
📌 Es uno de los documentos obligatorios que debe conservar el empresario, junto con :
- los registros relativos a las condiciones de trabajo,
- el registro del comité social y económico (CSE),
- el documento único de evaluación de riesgos laborales.
Se aplica a todas las empresas excepto a :
- las asociaciones que se acojan al régimen de "chèque emploi associatif",
- los empresarios individuales.
🕵️♂️ En caso de inspección por parte de la Inspección de Trabajo, si se constata alguno de los siguientes hechos
- no llevar el registro
- falta de actualización del mismo,
- información incorrecta,
- omisión de información obligatoria,
la empresa se arriesga a una multa de hasta 3.750 euros (persona jurídica) o 750 euros (persona física) por trabajador afectado.
📍 La empresa también debe
- conservar los datos durante 5 años después de la salida del empleado o becario ;
- llevar un registro por cada establecimiento
- enumerar al personal por orden cronológico de contratación.
Cómo debe llevarse un registro único de personal?
Los empresarios no están obligados a llevar unregistro único del personal en un formato determinado . El registro puede llevarse en papel o en formato digital (Excel, Word, etc.).
Sin embargo, las entradas deben ser indelebles y los formatos digitales ofrecen las mismas garantías de control que el papel.
Por ejemplo, en caso de corrección, es obligatorio indicar las correcciones junto a las entradas originales, sin borrarlas.
Registro único de personal: ejemplo de formato en papel
☝️ La desmaterialización del registro único de personal está exenta de declaración a la CNIL si cumple las condiciones fijadas por la organización (información limitada a los datos obligatorios y respeto del plazo máximo de conservación).
Descargar un modelo de registro de personal
Para ilustrar este artículo, aquí tiene un modelo de registro único de personal en formato xls, gratuito y exportable en formato PDF.
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Artículo traducido del francés