Organización del trabajo: 12 consejos para ser más eficiente

¿Por dónde comenzar la organización del trabajo en la empresa? A menudo, esta labor va de la mano con la evolución de las prácticas de gestión, así como del desarrollo personal.

Afecta no solo a la organización, sino también a cada uno de sus empleados⋅as, por lo cual hace parte de las funciones que el Departamento de Recursos Humanos tiene a su cargo. La forma en que la empresa organiza el trabajo tiene un impacto en su desarrollo, estabilidad e imagen.

Debido a esto, en este artículo te damos algunas pistas sobre cómo organizar y estructurar mejor el trabajo, de manera que las prioridades puedan manejarse de mejor manera y se asegure la productividad.

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¿Qué es la organización del trabajo?

La organización del trabajo consiste en definir tareas, asignar los recursos necesarios (humanos y materiales) para las mismas y planificar los métodos por medio de los cuales se podrán llevar a cabo.

El concepto puede extenderse si tenemos en cuenta que la organización del trabajo también contempla la definición del clima laboral, las condiciones de trabajo, la jornada laboral, etc. En resumen, todo aquello que se relaciona con la organización de la vida empresarial.

Se habla entonces de dos dimensiones:

• Para la empresa: se trata de conciliar rendimiento individual y colectivo,
• para el/la empleado⋅a: se trata de conciliar vida profesional y personal.

En este sentido, se puede optar por una organización flexible del trabajo según el tipo de liderazgo implementado, los horarios propuestos o la opción de estar en teletrabajo, por ejemplo.

¿Cómo organizar el trabajo en una empresa?

La calidad de la organización del trabajo puede medirse a partir de varios aspectos, entre los cuales:

• El nivel de compromiso de las personas,
• la fluidez en el intercambio de información,
• las relaciones de trabajo entre colegas,
• el ambiente laboral,
• la carga laboral y su justa distribución,
• las condiciones de las instalaciones,
• el grado de autonomía otorgado a los/las empleados⋅as.

Otros indicadores como la tasa de ausentismo o de accidentes laborales y la rotación de personal, también pueden considerarse dentro de esta evaluación.

Veamos ahora algunos consejos prácticos para organizar efectivamente el trabajo en la empresa:

1. Contar con un puesto de trabajo adaptado

Para asegurar organización y eficiencia en el trabajo, así como para controlar los riesgos laborales (físicos y mentales), cuidar el entorno físico es fundamental. Debes asegurar la calidad de los equipos e instalaciones, así como la posición y comodidad de los puestos de trabajo (por ejemplo, la silla de la oficina en la cual se pasarán por lo menos 7 horas al día, la inclinación de la pantalla, etc.

La organización del trabajo no es sólo una cuestión de tiempo, sino también de espacio.

2. Considerar el teletrabajo

Según los análisis de epdata, un total de 3,01 millones de personas teletrabajan de manera habitual en España.

El teletrabajo surge como una nueva forma de organización que puede conllevar beneficios para las personas:

• Organizan su tiempo laboral, de acuerdo con las condiciones establecidas por su empleador,
• ahorran tiempo desplazándose,
• trabajan en un ambiente familiar, cómodo y tranquilo.

Si bien el teletrabajo es ideal en períodos de alta carga laboral, especialmente para personas que trabajan en espacios abiertos, el mismo funciona mejor para ciertos tipos de actividades (redacción, traducción, diseño gráfico, etc.).

☝️ Para mejorar la calidad del trabajo a distancia, una suite de productividad como Google Workspace (incluye Google Meet, Chat, Calendar y la suite suite ofimática de Google) resulta altamente beneficiosa, ya que se convierte en una herramienta potente y eficaz. Esto se debe en gran medida a su capacidad para facilitar la colaboración en tiempo real.

3 ejemplos de beneficios clave:

• Los equipos pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en tiempo real, lo que facilita la cooperación a distancia.
• Comunicación fluida con otros miembros del equipo gracias a videoconferencias y correos electrónicos eficientes.
• Accede y comparte archivos desde cualquier lugar, asegurando la continuidad y flexibilidad del trabajo.

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3. Tener un Open Space

Este tipo de espacios puede ser beneficioso para promover la interacción de los equipos, aunque deben establecerse reglas de convivencia para que no se convierta en un arma de doble filo (destinar espacios para hacer llamadas, para los momentos de descansos, etc.).

Al igual que el teletrabajo, no es adecuado para todos las actividades o cargos, especialmente para aquellos que requieren mucha concentración o confidencialidad.

4. Delegar tareas

Esta es una práctica subestimada: a veces, los/las empleados⋅as se pueden sentir abrumados⋅as con tantas ocupaciones. En este caso, el/la Gerente puede contribuir a una mejor repartición de las tareas y a asegurar una mayor disponibilidad del tiempo.

Es necesario, sin embargo, estar en capacidad de reconocer las dificultades que puedan estar experimentando las personas, confiar en las capacidades del equipo y estar disponible cuando se requiera un remplazo o un apoyo a alguna labor.

5. Trabajar en equipo

Si eres independiente, considera la posibilidad de trabajar en equipo pues:

• Facilita la creación de una red de soporte,
• evita el aislamiento,
• hace que te enriquezcas con la experiencia de otros⋅as profesionales,
• permite descubrir nuevas herramientas y metodologías de trabajo.

Ser independiente no tiene porqué significar trabajar en soledad.

6. Planificar conscientemente

Si quieres sacarle el mayor provecho a tu trabajo, asegúrate de prever tiempo suficiente para todas las actividades que tienes en tu lista de pendientes. Es igualmente importante dejar tiempo libre en la agenda para responder a emergencias, imprevistos, o a tareas que finalmente tomarán más tiempo del estimado.

7. Despedirse del multitasking

Dedícate a hacer una cosa a la vez para evitar desviarte demasiado o emplear más tiempo del necesario haciendo una tarea. Alterna el tipo de tareas que realizas para romper la rutina y estimular tu cerebro.

8. Establecer prioridades

Según Ronan Berthelot, autor del libro Jornada Productiva, es necesario separar las tareas rutinarias de los objetivos estratégicos: "Tendemos a integrar las tareas rutinarias en nuestro horario sin preguntarnos si hay un interés real en realizarlas”.

Las subtareas simplemente se postergan e incluso se vuelven innecesarias.

9. Eliminar fuentes de distracción

Teléfono, chat, bandeja de entrada. ¿Dices que necesitas concentrarte pero miras tu teléfono móvil a cada notificación? Los mensajes pueden esperar hasta el descanso. Las interrupciones constantes hacen perder tiempo valioso y añaden estrés a tu ocupado día.

10. Tomar pausas

Contrario a lo que se puede pensar, estas no son una pérdida de tiempo, sino que le permiten a tu cerebro procesar mejor la información y hacer una transición entre tareas para realizarlas de manera más efectiva. No tomarlas es perder concentración y motivación.

11. Limitar las reuniones

Pasamos entre 3 y 6 semanas al año en reuniones, a veces sin siquiera desempeñar un rol activo en la obtención de resultados. Elimina, siempre que sea posible, reuniones que no sean absolutamente necesarias y organizalas en horarios que fomenten la brevedad (antes del almuerzo o al final del día).

12. Optimizar el trabajo con herramientas adecuadas

Calendario, gestor de tareas, aplicaciones para almacenamiento de documentos, plataformas de trabajo colaborativo, CRM..., implementar las herramientas adecuadas te ahorrará un tiempo valioso.

Lo importante es que las mismas respondan a las necesidades de quienes las utilizan, de forma tanto individual como colectiva.

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Importancia de mejorar la organización del trabajo

Otorgar flexibilidad y autonomía a las personas para estructurar mejor la gestión de sus misiones, contribuye a tener una organización del trabajo más eficaz.

Si bien la gestión del tiempo es fundamental, el ambiente de trabajo es crucial. El objetivo es que las personas no se sientan abrumadas y logren encontrar el equilibrio adecuado entre la carga de trabajo y la calidad del trabajo realizado.

¿Qué es lo que está en juego para el empleador, además de aumentar la productividad de sus equipos? Retener, atraer y movilizar el talento en torno al cumplimiento de los objetivos empresariales.