Organigrama de empresa: las claves de una estructura organizativa clara y eficaz
Un buen organigrama es como un GPS para su empresa. ¡Tú lo tendrás más claro y tus equipos no se perderán! 🎯
Un organigrama de empresa hace algo más que mostrar "quién hace qué". Es una herramienta estratégica que optimiza la comunicación interna y aumenta la transparencia. Y si crees que solo los grandes grupos como Amazon necesitan uno, piénsalo de nuevo.
Desde las pequeñas empresas de nueva creación hasta los gigantes mundiales, todas las organizaciones tienen mucho que ganar si estructuran adecuadamente sus relaciones. Descubramos cómo puede utilizar esta herramienta para transformar su gestión diaria.
¿Qué es un organigrama de empresa?
Organigrama de empresa: definición
Un organigrama de empresa es una representación visual, en forma gráfica, de la estructura jerárquica y organizativa de una empresa.
Pone de manifiesto las relaciones entre los distintos roles, departamentos y niveles de responsabilidad, facilitando la comprensión de las interacciones internas y, por extensión, la gestión de los recursos humanos.
🔵 Un organigrama se compone de varios elementos clave, cada uno con una función específica:
- Cajas o círculos, en cierto modo "recuadros" que contienen los nombres, cargos y funciones del personal. Ayudan a identificar quién ocupa qué función dentro de la empresa y garantizan una visibilidad clara de las responsabilidades y tareas de cada miembro del personal.
- Las líneas de conexión unen las cajas o círculos para indicar los vínculos jerárquicos o funcionales entre el personal y los departamentos.
- Títulos de funciones y departamentos: cada sección del organigrama suele agruparse bajo un título para segmentar visualmente las unidades organizativas y facilitar su lectura.
- L os niveles jerárquicos se representan mediante la disposición vertical u horizontal de los recuadros. Muestran el reparto de responsabilidades y el peso en la toma de decisiones de los distintos cargos.
¿Para qué sirve el organigrama? En resumen: aclarar funciones y responsabilidades, optimizar la comunicación interna y apoyar la planificación estratégica. Más detalles sobre las ventajas e inconvenientes del organigrama a continuación. ⤵️
¿Para qué sirve un organigrama?
En las empresas, el principal objetivo de un organigrama es proporcionar claridad organizativa: muestra quién hace qué dentro de la empresa. Por ejemplo, los empleados saben inmediatamente quién es el responsable de su departamento o a qué departamento deben dirigirse para resolver un problema concreto. Esta visualización elimina ambigüedades y reduce el solapamiento de funciones, sobre todo en empresas donde varios equipos trabajan en proyectos similares.
💡Otras ventajas del organigrama son:
- mejorar la comunicación interna, al vincular visualmente servicios y departamentos. Ejemplo: un empleado del departamento de marketing quiere obtener información financiera. Sabrá a quién dirigirse directamente en el departamento de contabilidad, sin tener que pasar por varios intermediarios innecesarios.
- mejor integración (onboarding) de los recién llegados, ya que los contratados pueden comprender rápidamente cuál es su posición dentro de la empresa.
- mayor transparencia y confianza: el personal sabe exactamente a quién tiene que rendir cuentas y evita cualquier duda sobre sus tareas. Esto refuerza el sentimiento de pertenencia y cohesión dentro de la empresa.
- apoyo en la toma de decisiones para los directivos: por ejemplo, al identificar duplicidades en determinados departamentos, pueden reestructurar o asignar recursos donde realmente se necesitan, apoyando así el crecimiento de la empresa.
☝️ Pero cuidado, los organigramas también tienen algunas limitaciones:
- No siempre se adaptan a entornos cambiantes. En una start-up, donde las funciones evolucionan rápidamente, una estructura fija puede quedar obsoleta en pocos meses.
- En las grandes empresas, pueden volverse ilegibles rápidamente.
- Hay que actualizarlas periódicamente. Cada cambio en la estructura debe integrarse para evitar confusiones. Si se asciende a un empleado o se fusiona un departamento, el organigrama debe reflejar estos cambios inmediatamente.
¿Es obligatorio elaborar un organigrama?
En Francia, la legislación no obliga a las empresas a crear un organigrama. ✅
Sin embargo, esta herramienta, aunque opcional, ofrece muchas ventajas en términos de comunicación interna y gestión de recursos humanos. Así pues, aunque no exista obligación legal, la adopción de un organigrama es muy recomendable para optimizar la eficacia de la organización.
Los diferentes tipos de organigrama
Organigrama jerárquico
El organigrama jerárquico, a menudo denominado "piramidal", ofrece una estructura clara y estable. Cada empleado sabe exactamente a quién rinde cuentas. Este modelo es ideal para organizaciones que hacen hincapié en la estabilidad, el control de los procesos y las responsabilidades bien definidas.
🎯 Ejemplo de uso: Una empresa industrial como Toyota, en la que cada departamento (producción, calidad, logística) funciona por separado pero está interconectado, se beneficia de este modelo para garantizar un estricto control de los procesos.
☝️ Limitaciones: Esta estructura puede dificultar la comunicación horizontal y limitar la innovación, lo que lleva a algunas empresas a complementarla con modelos más flexibles.
Organigrama matricial
El organigrama matricial fomenta la colaboración interfuncional. Vincula a los empleados con varios responsables, por ejemplo un jefe de proyecto y un responsable funcional, lo que mejora la flexibilidad y la capacidad de respuesta.
🎯 Ejemplo de uso: Una agencia de publicidad, como Publicis, podría utilizar un organigrama matricial para sus equipos creativos. Un diseñador podría responder tanto ante un director artístico por cuestiones de estilo como ante un gestor de proyectos por cuestiones de plazos.
☝️ Limitaciones: La doble jerarquía puede dar lugar a conflictos de prioridades. Es esencial una comunicación clara entre los responsables.
Organigrama plano
Este modelo favorece la comunicación directa y la rapidez en la toma de decisiones. Al eliminar los niveles intermedios, fomenta una cultura de autonomía y agilidad.
🎯 Ejemplo de uso: Una startup tecnológica como Slack al principio de su desarrollo, donde cada miembro del equipo participa activamente en las decisiones.
☝️ Limitaciones: Sin una supervisión formal, pueden surgir solapamientos de responsabilidades. La claridad de funciones es crucial para su eficacia.
Organigramas de trébol y circulares
Estos innovadores organigramas se alejan de las estructuras tradicionales para centrarse en la flexibilidad y el cliente. El modelo de trébol se basa en equipos autónomos, mientras que el modelo circular sitúa al cliente en el centro de la toma de decisiones.
🎯 Ejemplo de uso: Una empresa como Zappos, que valora la autogestión y sitúa al cliente en el centro de su organización, puede beneficiarse de un organigrama circular para reflejar sus prioridades.
☝️ Limitaciones: Estos modelos poco convencionales requieren madurez organizativa para funcionar con eficacia.
Organigrama normalizado
Conforme a las normas internacionales, este organigrama garantiza una presentación rigurosa y uniforme de la estructura organizativa. Es especialmente útil en sectores muy regulados.
🎯 Ejemplo de uso: Una empresa farmacéutica como Pfizer utiliza un diagrama de flujo normalizado para cumplir los requisitos de los organismos reguladores y garantizar una documentación clara y accesible.
☝️ Limitaciones: Aunque es muy claro, este modelo puede carecer de flexibilidad y resultar demasiado rígido para estructuras sometidas a grandes transformaciones.
¿Cómo elaborar un organigrama de empresa en 6 pasos?
1. Enumerar todas las funciones de la empresa
Empiece por enumerar todos los cargos y funciones de su organización. Este paso te asegura que no se te olvida nada -o mejor dicho, que no se te olvida nadie 👥 - y sienta las bases de tu organigrama.
Nuestro consejo: incluye todos los departamentos, equipos y subdivisiones, incluso los que parezcan obvios.
Ejemplo: si estás en una pyme, podrías enumerar funciones como "Responsable de ventas", "Técnico de soporte" o "Asistente de RRHH".
Esta lista exhaustiva garantiza que cada puesto esté justamente representado en tu diagrama.
2. Defina las responsabilidades de cada función
Para cada función identificada, aclare las principales responsabilidades y tareas asociadas. Esto ayuda a evitar solapamientos y refuerza la comprensión de las funciones.
Ejemplo: Un "Director de Marketing" puede ser responsable de la estrategia digital, la gestión de campañas publicitarias y el seguimiento de los KPI.
Ver también: Cómo crear la descripción de puesto perfecta + plantilla y ejemplo
3. Establezca las relaciones jerárquicas
A continuación, establezca las relaciones entre cada función y puesto. ¿Quién informa a quién? ¿Quiénes son los jefes directos e indirectos? Organice las funciones en una pirámide o matriz, en función de su estructura.
Ejemplo: en un departamento informático, un "desarrollador" puede depender de un "jefe de proyecto", que a su vez depende del "director técnico".
Una representación clara de las relaciones jerárquicas evita ambigüedades y mejora la comunicación interna. 🤝
4. Añade relaciones interfuncionales
No olvides representar las relaciones interfuncionales para tener una visión completa. Estas relaciones indican los empleados que dependen de varios directivos o que trabajan conjuntamente con otros departamentos.
Ejemplo: Un "Project Manager" puede trabajar con el departamento de marketing en una campaña y reportar al departamento técnico en otro proyecto.
5. Formatear el organigrama
Una vez recopilados los datos, utiliza una herramienta específica como Canva, Lucidchart, SmartArt o una simple hoja de cálculo de Excel para crear tu organigrama. Adopta un diseño claro y atractivo:
- Utiliza colores para diferenciar los departamentos. 🎨
- Elige formas sencillas y uniformes (rectángulos, círculos).
- Añade leyendas o anotaciones si es necesario para aclarar ciertos puntos.
6. Actualízalo con regularidad
Un organigrama estático pierde rápidamente su pertinencia. Programe revisiones periódicas, sobre todo en caso de cambios organizativos. Establezca una frecuencia de actualización (por ejemplo, trimestral) para que el organigrama se mantenga al día y resulte útil.
Ejemplo: en caso de promoción, nueva contratación o reestructuración, ajuste el organigrama inmediatamente.
Ejemplos de organigramas: Google
El organigrama del gigante tecnológico Google ilustra una compleja estructura jerárquica adaptada a sus numerosas divisiones y departamentos. En la cúspide, el CEO Sundar Pichai supervisa las principales ramas de la empresa, cada una dirigida por un ejecutivo de alto nivel. Por ejemplo:
- Thomas Kurian es responsable de Google Cloud, una división estratégica para la empresa.
- Neal Mohan dirige YouTube, la principal plataforma de vídeo.
- Fiona Cicconi se encarga de los recursos humanos como Chief People Officer.
Este organigrama, que puedes ver a continuación, muestra una organización por funciones y departamentos, con responsables de áreas específicas como búsquedas, publicidad e innovación de productos. Esta estructura permite a Google operar con eficacia a pesar de su tamaño, delegando la gestión de las divisiones en líderes especializados.
¿Cuál es la mejor herramienta para crear un organigrama?
Una plantilla de Excel o Word para una empresa (muy) pequeña
Para una empresa muy pequeña o una PYME, puede bastar con una plantilla de Excel o un documento de Word, muchos de los cuales están disponibles gratuitamente en Internet. Estas herramientas ofimáticas ofrecen funciones básicas para crear organigramas sencillos.
Puedes utilizar las formas y los conectores para representar tu estructura con claridad, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
☝️ Sin embargo, a medida que tu empresa crece, estas herramientas muestran rápidamente sus límites. Cada cambio, como un ascenso, una contratación o un traslado, requiere una actualización manual. Esto es factible para un equipo pequeño, pero con una organización más compleja, resulta lento y poco fiable.
Utilizar un software especializado en organigramas
Para organizaciones medianas y grandes, lo mejor es optar por programas especializados como Lucidchart, Visio o Canva. Estas soluciones especializadas están diseñadas para gestionar la complejidad y ofrecen opciones avanzadas.
Por ejemplo, puedes trabajar en el organigrama al mismo tiempo, con varias personas: ideal para empresas donde los equipos están repartidos a distancia o donde los proyectos evolucionan rápidamente.
Estos programas también ofrecen una biblioteca de plantillas personalizables, adaptadas a las necesidades de los distintos sectores. Y ya no es necesario actualizarlo todo manualmente: algunas de estas soluciones se integran con software de RRHH o de gestión de proyectos, sincronizando los datos para que el organigrama se mantenga actualizado automáticamente. 👏
Si tu empresa ya utiliza la suite de Microsoft, Visio puede ser una gran opción gracias a su fácil integración con Office 365. Para un enfoque más creativo y visual, Canva es ideal y sigue siendo asequible. Si tienes predilección por la automatización, entonces te sentirás más atraído por Lucidchart.
El organigrama de empresa, un activo estratégico para la estructura y la comunicación
Un organigrama de empresa bien diseñado es mucho más que un simple diagrama jerárquico. Aporta claridad, estructura y fluidez a la comunicación interna, ayudando a cada empleado a situar su función y a comprender las interacciones entre departamentos.
Para los recursos humanos, se convierte en una palanca estratégica. Al visualizar las necesidades de competencias y facilitar la planificación de la sucesión, el organigrama favorece una mejor gestión del talento. Ante las frecuentes reorganizaciones, proporciona una base sólida para adaptar la organización al cambio.
En resumen, el organigrama corporativo es una herramienta evolutiva que, bien utilizada, puede transformar la cultura organizativa y reforzar el crecimiento.
Artículo traducido del francés