Cree un repositorio eficaz de competencias y profesiones en sólo 6 pasos
Un marco de competencias es una lista de competencias elaborada en función de las cuestiones estratégicas de una organización. No se trata de un aprendizaje o de un curso escolar en el que un profesor actúa como consejero de un alumno, sino de la creación de una herramienta esencial de RRHH, una mina de información que contribuye al éxito de una empresa.
Como profesional o directivo de recursos humanos, tiene a su disposición esta herramienta para gestionar las carreras, los talentos y las competencias estratégicas de su empresa o equipo, con el fin de alcanzar sus objetivos de rendimiento.
¿Para qué sirve exactamente un repositorio de competencias? ¿Y cómo se construye? Este artículo le guiará a través del proceso, para que este soporte contribuya a una gestión óptima de su capital humano.
¿Qué es un marco de competencias?
Definición de un marco de competencias
El marco de competencias es una lista exhaustiva y descriptiva de las competencias que necesita una empresa. En forma de tabla, establece todas las competencias necesarias para desempeñar cada puesto de trabajo en una organización, junto con el grado de competencia esperado.
También conocido como repositorio de competencias, proporciona una base común para todos los miembros de una organización. Utilizando un lenguaje compartido por todos, proporciona puntos de referencia en un contexto profesional exigente y en constante evolución, y armoniza las prácticas de RRHH y de gestión.
Esta herramienta proporciona una visión global y detallada de las competencias necesarias a nivel de :
- un puesto o familia de puestos,
- una función
- departamento, etc.
De este modo, identifica todos los aspectos en términos de conocimientos, cualidades personales y saber hacer necesarios para sobresalir en el desempeño de las propias funciones y responder a las necesidades estratégicas de la empresa.
Marco de competencias: ejemplo
A modo de ejemplo, he aquí un extracto de un marco de referencia de competencias para un responsable operativo:
Diferenciación entre depósito de competencias y mapa de competencias
Aunque estos dos términos son similares, el repositorio de competencias y el mapa de competencias difieren. Un repositorio de competencias es diferente de un mapa de competencias, que es una instantánea fija de todas las competencias que poseen los empleados de una empresa en un momento dado.
Esta representación visual y evolutiva puede crearse a partir de un repositorio de competencias y debe mantenerse actualizada. Estas dos herramientas no son en absoluto equivalentes, sino complementarias.
¿Por qué crear un marco de competencias?
¿Cuándo debe utilizarse un marco de competencias?
Este documento se utiliza generalmente como paso previo a la puesta en marcha de un enfoque prospectivo de la gestión de empleos y competencias (GPEC ). En este contexto, es una herramienta clave para :
- enumerar e identificar las competencias necesarias para el funcionamiento eficaz de una empresa, un departamento o una sociedad ;
- evaluar las diferencias entre las competencias requeridas y las que realmente dominan los empleados.
Esta herramienta de gestión de competencias puede servir de base para crear un plan de acción destinado a dirigir los recursos humanos de la organización, así como de guía operativa para los directivos que supervisan a un equipo.
¿Cuáles son los diferentes objetivos de un marco de competencias?
El objetivo principal del referencial de competencias es poner en relación las competencias requeridas con las de los empleados, para adaptarlas a las necesidades de la estrategia global de la empresa, tanto a corto como a largo plazo.
Entre sus diversos usos, el marco de referencia sirve para :
- elaborar un plan de formación para colmar la brecha entre las competencias disponibles y las necesarias para alcanzar el éxito ;
- anticipar las necesidades de formación profesional
- elaborar descripciones de puestos
- gestionar el talento y la rotación del personal para limitar la rotación de personal
- gestionar las oportunidades de movilidad interna y promoción
- calcular la remuneración ;
- certificar el progreso de los empleados, validando su dominio de las competencias clave para tener éxito en sus misiones, durante la entrevista anual; etc.
💡 Al hablar de la entrevista anual, ten en cuenta que se trata de un ejercicio importante para RRHH, ya que permiteidentificar, evaluar y desarrollar las competencias clave para satisfacer las necesidades actuales y futuras de la empresa.
Aprende por qué necesitas construir un marco de competencias en pocos minutos con este vídeo :
¿Cómo se construye un marco de referencia de competencias?
Paso 1: Fijar un objetivo
Al igual que ocurre con el lanzamiento de cualquier proyecto, debe determinar qué desea obtener de un referencial de competencias:
- ¿Para qué se pretende utilizar el documento?
- ¿Cómo se utilizarán los resultados?
- ¿Quién y cómo utilizará el marco de competencias?
Esta primera etapa proporciona un marco para el proceso y le permite elaborar un documento que sea útil, responda a sus expectativas y, en definitiva, sea utilizable, porque su contenido será pertinente para todos sus usuarios.
Etapa 2: Definir el ámbito de aplicación
Las preguntas previas le servirán también de guía para definir el alcance de su repositorio y determinar la escala a la que va a trabajar:
- la de un puesto
- de un departamento
- de un centro
- ¿de una empresa, en el caso de una pequeña organización?
Todo depende del uso que hayas definido en tus objetivos. Tenga en cuenta que el enfoque debe ser realista y relativamente específico para que no resulte tedioso o demasiado complejo de aplicar.
Etapa 3: Implicar a las personas interesadas
Si decide llevar a cabo este proceso en forma de proyecto, tendrá que crear un equipo o grupo de trabajo dedicado a su aplicación.
Este equipo puede incluir personal de RRHH, pero también directivos o cualquier persona competente implicada en la parte operativa de la empresa. Esto le permitirá recabar opiniones concretas y precisas sobre las tareas y los puestos considerados.
Etapa 4: Elaborar un inventario de competencias
Puedes agruparlas por actividad o por área (organizativa, interpersonal, de gestión, técnica, etc.). También puedes clasificarlas por categorías :
- conocimientos: conocimientos teóricos;
- know-how: prácticas operativas en un campo o puesto específico, y el nivel de dominio y experiencia esperado;
- competencias interpersonales: cualidades personales e interpersonales, habilidades interpersonales y de comportamiento.
Para que su inventario de competencias sea lo más representativo posible, estructúrelo de forma que tenga sentido para su organización, y sea riguroso y claro en el vocabulario que utilice.
Paso 5: Priorizar las competencias
Utilice indicadores o una representación por niveles para indicar el grado de dominio necesario para cada una de las competencias enumeradas.
Estos niveles deben debatirse y validarse previamente, de modo que sirvan de referencia para construir indicadores de evaluación sólidos, y que pueda medirse su consecución.
Etapa 6: Formatear el documento
Una vez recogidos y definidos estos elementos por el equipo, el marco de referencia puede formalizarse en un cuadro que enumere :
- todas las competencias
- las expectativas para cada nivel de competencia
- y los requisitos de nivel para cada una.
Una vez formateado, el documento puede someterse a validación.
💡 Para que este documento se utilice correctamente, asegúrate de compartirlo con todos los interesados y de comunicarles cómo acceder a él en caso necesario.
Puede almacenarse en un documento compartido o en una herramienta colaborativa accesible para todos en cualquier momento.
Se enumeran otras tareas principales, como "Desarrollar y mantener las competencias del equipo" o "Apoyar el cambio", y cada competencia se clasifica según 4 niveles :
- principiante
- dominio
- confirmado
- experto.
Paso extra: utilizar una herramienta para crear un marco de competencias
El repositorio de competencias puede crearse directamente en una aplicación HRIS o LMS (Learning Management System). Esto lo hace más flexible y menos lento de mantener que un archivo Excel.
Esta agilidad es muy bienvenida en un contexto en el que los puestos de trabajo cambian rápidamente y deben adaptarse al crecimiento de una organización.
Hay muchas herramientas disponibles en el mercado para ayudarle. ⚒️
360Learning
360Learning transforma la gestión de competencias para ayudarle a ser más competitivo y reducir las diferencias en sus equipos mediante el aprendizaje colaborativo. ¿Cómo lo consigue? La herramienta automatiza varios procesos:
- genera listados de las competencias requeridas en la empresa para preparar los cursos de formación necesarios,
- establece tablas de evaluación
- y evalúa la criticidad de las competencias para cada sector.
La asistencia de la IA reduce el esfuerzo manual, lo que le permite centrarse en la innovación y el desarrollo estratégico del talento. Al mismo tiempo, la optimización del desarrollo de competencias prepara a los equipos para las necesidades futuras.
Factorial
Factorial destaca por su gran funcionalidad y facilidad de uso. Este completo e innovador SIRH ofrece un repositorio de competencias y profesiones, útil para crear y gestionar una base de datos completa y personalizada dentro de tu empresa.
- Puedes asociar fácilmente estas competencias y profesiones a los diferentes empleados de la empresa, para crear un mapa preciso de competencias y necesidades de formación.
- Cuando se contrata a un empleado para este puesto, el administrador sólo tiene que asignarle las competencias específicas.
[FAQ] Marco de referencia de las competencias: respondemos a sus preguntas
¿Cuáles son los 4 tipos de competencias?
Las competencias pueden agruparse en 4 categorías principales:
- conductuales
- cognitivas
- técnicas
- sectoriales.
Competencias de comportamiento
Estas competencias, también conocidas como "competencias interpersonales", hacen referencia a todas las cualidades personales y relacionales que te permiten adaptarte a diferentes situaciones.
👉 Por ejemplo: saber expresarse con claridad, trabajar en equipo, gestionar el estrés, etc.
Capacidades cognitivas
Se refieren a las capacidades intelectuales que te permiten razonar, analizar y aprender.
👉 Por ejemplo: resolver problemas, tomar decisiones, analizar información objetivamente, etc.
Competencias técnicas
Estas competencias se refieren a tus conocimientos y saber hacer específicos de una profesión concreta.
👉Por ejemplo: para un trabajo de informático, esto significa dominar programas ofimáticos, navegar por Internet, analizar datos, etc.
Competencias sectoriales
Se refieren a todos tus conocimientos y competencias específicos de un sector de actividad.
👉 Por ejemplo: en un sector concreto, conocer los retos y tendencias, normas y reglamentos, etc.
Dónde puedo encontrar un marco de referencia de competencias?
Hay muchos recursos disponibles para ayudarle a encontrar un marco de referencia de competencias que se ajuste a sus necesidades. He aquí algunos consejos que le ayudarán:
- Los recursos en línea son una mina de información. Numerosos sitios web ofrecen información detallada sobre las distintas profesiones y las competencias requeridas.
- Organismos de contratación y formación. A menudo utilizan marcos de referencia de competencias, así que no dudes en ponerte en contacto con ellos para que los compartan contigo.
👉 Por ejemplo, el sitio web oficial del gobierno francés ofrece abundante información sobre los puestos de trabajo y las competencias requeridas.
Cómo puede medirse la eficacia de un marco de competencias una vez implantado?
Hay una serie de indicadores que puede utilizar para evaluar la eficacia de su marco de competencias:
- El impacto en el rendimiento de los empleados, los cambios en la productividad y la calidad de sus servicios.
- El nivel de utilización del repositorio, el número de empleados que lo consultan, el número de cursos de formación que se han impartido basados en el repositorio.
- El grado de satisfacción de sus empleados con la pertinencia y utilidad de su marco de competencias.
- El impacto de este marco en el desarrollo profesional dentro de su empresa, el número de ascensos, cambios de puesto, etc.
La herramienta de RRHH indispensable para la gestión de competencias
Diseñado principalmente para un uso operativo, el repositorio de competencias puede ampliarse para cubrir prácticas de RR.HH. más generales. Permite establecer una visión compartida de las competencias necesarias para el éxito de una función, una actividad o una empresa, estableciendo requisitos y retos compartidos y comprendidos por todos.
Facilita y estructura la gestión de las competencias a todos los niveles, y se convertirá en una herramienta de éxito una vez alcanzado su objetivo último: establecer el vínculo entre la base de competencias dentro de la empresa y su estrategia global.
¿Ha implantado un repositorio de competencias en su organización? ¿Cuáles son sus principales usos?
Artículo traducido del francés