[Interview] Los Recursos Humanos y la transformación digital

En 20 años ayudando a las empresas a incorporar herramientas para la administración de los RR.HH., hemos visto cómo ha evolucionado la gestión de los mismos con la democratización de las soluciones en línea. Hoy en día, las generaciones que entran en el mercado laboral tienen una relación diferente con la tecnología, las empresas están en la obligación de adaptar sus procesos. No se trata unicamente de integrar un par de soluciones en línea, existen criterios claves a tener en cuenta para la transformación digital de los recursos humanos.

1. ¿Cómo ha evolucionado la gestión de los recursos humanos con la democratización de las soluciones en línea?

Nosotros llevamos más de 20 años implantando soluciones de gestión de RRHH en tecnología web y es cierto que Internet y el Cloud han abierto y facilitado el uso de estas herramientas, antes sólo accesibles para grandes empresas. También, tenerlo todo en web y accesible mediante cualquier dispositivo, permite la interacción con los empleados en todos los procesos de relación con la empresa; ya no solo los procesos de gestión laboral sino todos los aspectos de la gestión de RRHH:

• comunicación interna,

• procedimientos,

• salud laboral,

• clima laboral,

• desempeño, etc.

2. ¿Cómo pueden las empresas ofrecer un entorno óptimo y sacar provecho de esta tendencia?

Las empresas deben aprovechar ese potencial y crear un canal de comunicación y relación con los empleados que permiten, no solo ahorrar costes directos de administración y logística, sino maximizar los intangibles de mejora de la captación y retención de talento, sensación de pertenencia, rápida resolución de los problemas, fomento de la colaboración entre empleados, etc. Esto lo conseguimos con un Portal del Empleado bien diseñado y volcando los esfuerzos en la optimización de los procesos de relación para potenciar esos intangibles, redistribuyendo todo ese tiempo que se ahorran los departamentos de RRHH en tareas administrativas que se hacen solas con estas soluciones.

3. Una vez que los criterios han sido claramente definidos, ¿cuáles son las trampas a evitar y los factores de éxito para establecer? 

Cuando implantamos una solución de gestión de RRHH el primer paso es cambiar la mentalidad de un departamento administrativo a un departamento al servicio del empleado y con el objetivo de potenciar el talento y maximizar el desempeño de nuestro personal. A partir de ahí pensar en cómo realizar una correcta estructuración de la organización (áreas, departamentos, puestos con sus definiciones, jerarquías...), que nos facilite luego la automatización de los procesos, analizando la tipología de nuestros empleados para dotar de sencillez y usabilidad a nuestro portal. No es lo mismo una organización con empleados que trabajan en oficinas acostumbrados a los ordenadores que una fábrica con operarios que accederán desde su móvil o su casa principalmente.

Es importante evitar plasmar los procesos a los que estamos acostumbrados a gestionar en un nuevo portal sino pensar en cómo vamos a relacionarnos a partir de ahora.

Hay que simplificar, y ser prácticos e ir incorporando procesos en el portal poco a poco para que se vaya adoptando más fácilmente y que el empleado lo vea como el sitio donde puede hacer lo que necesite para la relación con la empresa. 

El empleado empieza usándolo como herramienta para descargarse la nómina o pedir vacaciones pero luego llega allí y ve que puede hacer una nota de gasto, reportar el 145, o una baja médica y ve noticias, pocas, pero segmentadas solo para su interés, y que puede programar su reconocimiento médico, o acceder a la política de la compañía para el teletrabajo, o acceder al registro de presencia, o decargarse (o incluso firmar) su contrato y ver los cursos disponibles y una encuesta para ver qué tal los menús de la cafetería este mes. En ese punto, tenemos garantizado el éxito.