El arte de convertirse en un genio de los informes de RRHH (sin haber hecho Sup de Matemáticas)
Lejos de ser algo exclusivo de los colegas del departamento financiero, en los últimos años el reporting se ha extendido a otros departamentos de la empresa.
Hay que decir que, dada la necesidad de seguir siendo competitivos frente a la competencia, controlar asiduamente el rendimiento de cada función es una forma eficaz de dirigir la empresa y tomar las mejores decisiones posibles.
Pero como responsable de RR.HH., las cifras y usted son dos cosas distintas, y elaborar un informe de RR.HH. en una hoja de cálculo Excel puede hacerle sudar frío (sin exagerar). La buena noticia es que el Business Intelligence y la Inteligencia Artificial se unen cada vez más a la fiesta para facilitarte la tarea de gestión de RRHH.
Pero primero, volvamos a lo básico: ¿qué es el reporting de RRHH y cuáles son sus objetivos? A continuación, te daremos nuestros consejos y herramientas para crear informes de RR.HH. de alta calidad.
¿Qué son los informes de RRHH?
Definición de informe de RR.HH.
El informe de RR.HH. es una herramienta de comunicación que incluye varios indicadores de rendimiento durante un periodo definido, para ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
Proporciona una visión clara y concisa de la situación en un momento dado, facilitando la identificación de los distintos puntos fuertes del departamento de RRHH de un vistazo, así como de los cuellos de botella o áreas de mejora.
👉Con la elección adecuada de los indicadores y una cuidada presentación visual, los informes de RR.HH. permiten tomar decisiones más precisas e informadas basadas en hechos.
Los objetivos de los informes de RRHH
Hablemos con más detalle de los diferentes objetivos de los informes de RRHH. Los informes de RR.HH. ayudan a mejorar la gestión del rendimiento general del departamento:
- identificando los puntos fuertes
- destacando lo que ya funciona para que funcione aún mejor
- y señalando las áreas en las que las cosas no van tan bien, para poder identificar la causa y tomar medidas para rectificar la situación.
De este modo, estará en mejores condiciones de
- ser más eficaz en el proceso de contratación
- identificar oportunidades de desarrollo,
- promover tus acciones entre todos los empleados,
- demostrar a la dirección tu contribución al rendimiento general de la empresa.
🦸♀️Votre misión, si la aceptas: contribuir al buen rendimiento de la empresa facilitando la toma de decisiones estratégicas.
El informe de RR.HH. es diferente del cuadro de mando de RR.HH.
Informe de RR.HH. o cuadro de mando de RR.HH.: ¿la misma batalla? Aunque puedan parecer similares, no deben confundirse. Pero, ¿por qué? Te lo explicamos:
- En primer lugar , su función. No sirven exactamente para lo mismo, porque :
- el cuadro de mandos de RR.HH. lo utiliza todo el equipo en el día a día para comprobar que sus tareas (campañas de contratación, por ejemplo) avanzan en tiempo real y que se cumplen los objetivos;
- mientras que los informes se utilizan para resumir el rendimiento del departamento para la dirección y para presentar un análisis que pueda utilizarse para tomar decisiones (por ejemplo, revisar los objetivos o contratar las competencias que faltan).
- La finalidad del cuadro de mando es, por tanto, operativa, mientras que la del reporting es estratégica.
- En segundo lugar, el contenido difiere. En primer lugar
- el cuadro de mando es sintético y dinámico, se actualiza automáticamente a medida que se producen avances. Se compone de indicadores de RRHH (KPI), tablas y gráficos;
- El reporting presenta resultados fijos y resume los resultados de un periodo determinado. Contiene datos, puede incluir gráficos, pero sobre todo incluye una sección escrita en la que se comentan los resultados presentados y, a veces, recomendaciones de mejora. Su formato es más largo que el del cuadro de mandos, y a veces ocupa varias páginas.
Las diferencias entre las 2 herramientas se resumen en la siguiente tabla:
| Informes de RR.HH. | Cuadro de mandos de RR.HH. |
| Para la dirección | Para el equipo |
| Datos fijos | Datos dinámicos |
| Nivel estratégico | Nivel operativo |
| Formato largo | Formato sintético |
💡 Tenga en cuenta, no obstante, que estas dos herramientas son complementarias a la hora de gestionar sus recursos humanos, ¡y no se trata de utilizar una en beneficio de la otra!
Cómo crear informes de recursos humanos de alta calidad? Nuestros consejos
1. Asegúrate de que los datos que utilizas son creíbles
Todo empieza con los datos. Si los datos no son fiables, es probable que tu informe suene falso (o hueco) y poco convincente. Quien no haya pasado ya horas comprobando errores o eliminando duplicados, que levante la mano 🙋♀️.
A continuación, a partir de los datos, debe seleccionar los indicadores o KPI más relevantes para su informe.
Así que asegúrate de que los datos de RRHH que utilizas son :
- ✅ proceden de fuentes fiables
- ✅ armonizados,
- ✅ sin duplicaciones,
- ✅ actualizados.
2. Automatizar el proceso de creación de informes
Algunas empresas llevan a cabo su gestión de RRHH recopilando los datos manualmente y realizando ellas mismas todos los cálculos. Por desgracia, esto plantea una serie de problemas:
- es tedioso
- puede llevar mucho tiempo, dependiendo del volumen de datos que haya que procesar
- y existe riesgo de error.
Para gestionar realmente sus recursos humanos sin pasarse todo el día en ello, necesita automatizar sus informes. ¿La clave? Grandes ventajas:
- ✅ datos fiables, centralizados, seguros y completos, que podrá utilizar sin ninguna duda;
- ✅ explotación automática de los datos mediante business intelligence (clasificación, filtros, referencias cruzadas, creación automática de gráficos, etc.);
- ✅ generación de informes preformateados en pocos minutos, que luego podrás personalizar.
Volveremos más adelante en el artículo sobre las diferentes herramientas para automatizar la creación de informes.
3. Adapta tus informes al objetivo y al destinatario
Antes de lanzarte de cabeza a la elaboración de tu informe, hazte la siguiente pregunta: ¿quién va a leer mi informe y por qué?
Tener las respuestas a estas preguntas le facilitará :
- seleccionar los indicadores que va a presentar
- y en la forma de comentar los resultados o proyecciones, para que cada dato sea de interés para el destinatario.
4. Una presentación cuidadosa
Como herramienta para la toma de decisiones, los informes de RR.HH. deben presentarse de forma que el destinatario comprenda rápidamente el contexto y la situación para decidir qué medidas tomar. Y una presentación cuidada ayuda.
He aquí algunos consejos para una presentación profesional y atractiva:
- Resalte con color. No se trata sólo de que quede bonita, sino sobre todo de resaltar la información esencial. Lo ideal es elegir los colores de la carta gráfica de su empresa y utilizarlos con moderación (¡demasiado color mata el color!).
- Inserte elementos visuales. Ya sean ilustraciones, fotos (o incluso emojis, por qué no), los elementos visuales ayudan a aligerar la lectura creando micropausas. Son ideales para mantener la atención del público durante la lectura.
- Utilice gráficos. Añaden otra dimensión a los datos y otros indicadores, y suelen ser más fáciles de entender que una tabla. Pueden adoptar distintas formas: curvas, gráficos circulares, diagramas de barras, etc.
Ejemplos y herramientas para ayudarle a crear sus informes de RR.HH.
Ejemplos de aplicaciones de informes
He aquí algunos ejemplos de informes de RR.HH. que puede necesitar elaborar:
- informes mensuales a la dirección para supervisar el rendimiento del departamento,
- informes puntuales para los accionistas que necesitan conocer las proyecciones financieras,
- informes sobre el absentismo en la empresa,
- informes sobre los costes operativos del departamento si necesita reducir los costes de la empresa.
Plantilla de cuadro de mando de RR.HH.
Para dar más contexto a tus informes, no dudes en ponerlos en perspectiva con un cuadro de mando de RRHH.
Consulta nuestro artículo dedicado al cuadro de mando de RR.HH. con varios ejemplos para inspirarte.
¿Qué herramientas pueden facilitar la elaboración de informes?
Vale, ya lo tienes, intentamos evitar hacer nuestros informes en Excel para no perder el tiempo, a menos que seas un genio de las hojas de cálculo, en cuyo caso, date el gusto (y respeto 🙌).
He aquí algunos ejemplos de herramientas a utilizar:
- Software de gestión de datos de RRHH,
- software de inteligencia empresarial,
- algunos SIRH también tienen los módulos necesarios.
Los informes de RRHH en pocas palabras
- Los informes de RR.HH. son una herramienta de comunicación utilizada para informar sobre el rendimiento del departamento de RR.HH. con el fin de ayudar a tomar las decisiones más rápidas y relevantes posibles.
- No debe confundirse con el cuadro de mandos de RR.HH., que tiene una finalidad más operativa y es útil para la gestión diaria del equipo.
- Para crear un informe de RRHH adecuado, asegúrate de que :
- disponer de datos propios
- automatizar los procesos
- adaptar el contenido al interlocutor y al objetivo a alcanzar
- cuidar la presentación.
- Existen herramientas para automatizar tus informes de RRHH, ahorrar tiempo y hacerlos más relevantes.