¿Cómo gestionar con éxito el cambio en el marco de un proyecto SIRH?
Como cualquier proyecto que implique un cambio de herramienta dentro de una empresa, la actualización de un sistema de información de recursos humanos conlleva necesariamente cambios profundos en las prácticas y hábitos de sus usuarios.
Por ello, la gestión del cambio de un SIRH no puede llevarse a cabo sin una estrategia claramente definida, sobre todo porque afecta a la mayoría de los departamentos de la empresa (nóminas, gestión de bajas y ausencias, contratación, formación, etc.).
¿Cómo organizar y acompañar el cambio para garantizar el éxito de la implantación de un SIRH? Si se orquesta correctamente, este enfoque tendrá como objetivo eliminar obstáculos, tranquilizar y preparar la transición a su nueva herramienta, centrándose en particular en las personas.
Desde la comunicación esencial hasta la formación, vamos a explorar todas las etapas clave para conseguir que sus empleados se incorporen y que su proyecto de transformación sea un éxito.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio se refiere a las estrategias y recursos puestos en marcha para resolver los problemas asociados a un cambio importante en los procesos o herramientas utilizados hasta ahora en una empresa.
El objetivo de este enfoque metódico y colaborativo es superar todos los factores que se resisten al cambio, con vistas a animar a los usuarios finales a adoptar la herramienta, en nuestro caso el SIRH.
¿Cómo apoyan el cambio del SIRH?
La gestión del cambio no comienza una vez que se ha producido el cambio: se anticipa, se prepara y se organiza antes del proyecto.
He aquí las diferentes etapas que le ayudarán a facilitar la implantación de su futuro SIRH, antes, durante e incluso después de su introducción.
Etapa 1: estimar el impacto de su proyecto de SIRH
Esta etapa preparatoria es esencial para garantizar la aceptación de los futuros cambios en las prácticas y procesos internos. Para ello, realice una auditoría del sistema existente para identificar los problemas encontrados, las deficiencias y todo aquello que deba mejorarse.
Los resultados pueden utilizarse para redactar las especificaciones del SIRH, que definen con precisión el alcance del proyecto. También debe detallar los cambios positivos que aportará la herramienta (ahorro de tiempo, reducción de costes, mejora de la productividad, etc.), a nivel de toda la empresa.
Realizar un análisis de impacto le permitirá justificar las ventajas de su proyecto más adelante.
Etapa 2: Crear un apoyo estratégico
Reúna a las personas, de dentro o fuera del equipo del proyecto del SIRH, que participarán en la gestión del cambio. Comparta su visión con ellos para que puedan transmitirla a toda la empresa y dar sentido al proyecto.
Por ejemplo, cree un grupo de trabajo específico, en el que designe a un gestor de proyecto (o líder del cambio), para que decida la estrategia y los recursos que se aplicarán para apoyar el cambio y facilitar la aceptación del equipo.
También puede contar con el apoyo de los Directores Financiero e Informático, que pueden ayudarle a presentar su proyecto a la dirección y a obtener su apoyo y los recursos adecuados.
Paso 3: Comunicar ampliamente
La comunicación es la clave del éxito de la gestión del cambio. La falta de información, los malentendidos o incluso las ideas preconcebidas pueden provocar estrés, dudas y rechazo a la introducción de un nuevo SIRH.
Por eso es necesario comunicar lo antes posible el proyecto de cambio del SIRH, incluso si se está empezando a pensar en ello. Esto ayudará a preparar el terreno y a dar rienda suelta a los comentarios iniciales y a cualquier pregunta que pueda surgir, para que los cambios que se avecinan sean mejor aceptados .
Consejos para organizar su comunicación en torno al proyecto SIRH:
- Adopte una comunicación clara y adaptada a todas las personas de la empresa (evitando los términos técnicos menos accesibles);
- Difunda la información no sólo a los equipos de RR.HH., sino también a todos los empleados, al menos de forma resumida;
- Argumente y explique las razones por las que necesita cambiar la herramienta, incluyendo un sentido de urgencia para justificar su prioridad y necesidad;
- Especifique las etapas y fechas clave del proyecto, así como las personas implicadas, sus funciones y responsabilidades;
- Comunique su visión para demostrar que este proyecto forma parte de la estrategia global de la empresa y contribuirá a mejorar la eficacia de toda la organización.
Paso 4: Implicar al personal
Sus empleados, y en particular los usuarios finales, deben sentirse implicados y concernidos desde el principio del proyecto SIRH y a lo largo de toda su duración. ¿El objetivo de este enfoque? Co-construir su futura herramienta, para que esté lo más adaptada posible a sus prácticas.
Consejos para implicar a los equipos durante todo el proyecto y a largo plazo:
- despertar su interés por el proyecto transmitiendo una imagen positiva de su trabajo cotidiano con la nueva herramienta;
- Escuche atentamente sus necesidades : recabe su opinión sobre cómo utilizan actualmente la nueva herramienta y transcríbala desde una perspectiva práctica;
- Implícales en la elección de la herramienta y el editor, afinando los criterios que hayas identificado de forma colaborativa;
- Fomentar la inteligencia colectiva: solicitar sus opiniones, debatir la metodología a adoptar, favorecer la aparición de ideas y propuestas, etc.
Consultar regularmente a los equipos y hacerles participar en el proceso de toma de decisiones facilitará la adhesión del mayor número posible de personas, de modo que cada uno se convierta en padrino del proyecto por derecho propio.
Etapa 5: Organizar la formación
Para ayudar a los equipos a familiarizarse con la nueva herramienta, elabore un plan de formación:
- el calendario de formación
- el contenido, que deberá personalizarse para cada tipo de usuario, en función de los servicios y sus usos específicos,
- el formato y los materiales de formación,
- las personas encargadas de impartir las sesiones: expertos, consultores, miembros de la empresa, o la utilización de la formación en la herramienta ofrecida por el editor del SIRH,
- la creación de un entorno de prueba que permita apropiarse de la herramienta antes de una situación real, etc.
💡También proporcione material de referencia, como guías de usuario que puedan consultarse en cualquier momento, para tranquilizar a los usuarios. Asegúrate de que esta documentación sea fácilmente accesible, exhaustiva y lo más clara posible.
Paso 6: Establecer un sistema de seguimiento
Defina indicadores de rendimiento (KPI) para supervisar su proceso de gestión del cambio, comprobar que funciona correctamente y afinar su enfoque:
- ¿Resulta eficaz el método operativo elegido?
- ¿Son concluyentes las pruebas?
- ¿Qué reacciones han recibido los principales grupos de usuarios? ¿Qué puede cambiarse a partir de sus comentarios?
- ¿La formación es seguida, completa, útil?
Evalúe el impacto real del proyecto y adopte un enfoque de mejora continua. Señale los puntos positivos, lo que no ha funcionado tan bien y haga balance. Este feedback del proyecto puede formalizarse y compartirse, para enriquecer la cultura de proyectos de la empresa.
Gestionar la gestión del cambio como un proyecto
En definitiva, la gestión del cambio es tanto una fase clave del proyecto del SIRH como un enfoque que puede gestionarse como un proyecto en sí mismo.
Para ello, hay que basarse en una auténtica metodología de gestión de proyectos y definir un plan de gestión del cambio, con objetivos, actores, recursos, indicadores y herramientas.
Por último, no olvide que la comunicación interna es la base de su éxito. ¿Cómo organizar el éxito de su proyecto SIRH?
Artículo traducido del francés