5 pasos para un teletrabajo eficaz y conforme a las normas
Pocas empresas se han librado de ello en los últimos tiempos, y ha habido que introducir el teletrabajo, a veces por obligación y con prisas.
Pero la tendencia al teletrabajo precedió a la crisis sanitaria, y la legislación se ha adaptado a esta nueva forma de trabajar.
Carta del teletrabajo, rider del teletrabajo, ¿qué condiciones hay que cumplir para organizar su empresa a distancia y de forma inteligente?
No es demasiado tarde para hacerlo bien. Aquí tienes una guía para implantar con éxito y de forma sostenible el teletrabajo en 5 etapas clave.
1 - Consultar a los empleados
🕵️♂️ Recoger sus expectativas, necesidades y preguntas, por ejemplo mediante un cuestionario sobre la introducción del teletrabajo.
Algunos querrán :
- trabajar principalmente desde la oficina y beneficiarse de excepciones para organizar sus horarios personales en caso de huelga o problemas de cuidado de niños;
- Otros querrán un régimen más regular, teletrabajando todos los miércoles,
- Otros, aún más raros según los últimos estudios, querrán teletrabajar al máximo ritmo para convertirse en nómadas digitales.
No podrá responder a todas las peticiones, pero tendrá una idea general de la tendencia, para poder orientarse hacia la fórmula más satisfactoria para todos.
Además, nada le impide tratar las solicitudes y los perfiles excepcionales caso por caso, aunque un cierto grado de coherencia facilita la comunicación y la comprensión de RR.HH.
2 - Reúne a los jefes de equipo, la dirección y el departamento de RR.HH.
🧐 Por el lado de la dirección, también es necesario consultar a los jefes de equipo y a todos los miembros que contribuirán a enmarcar el proyecto de teletrabajo.
Por ejemplo, el departamento informático (departamento de sistemas de información) debe estudiar la conexión a las distintas herramientas de trabajo a distancia, la seguridad de los datos y la adquisición de un software adecuado, en concertación con todos los responsables.
Por su parte, el departamento de Recursos Humanos, de acuerdo con la dirección, elaborará una carta de teletrabajo o un acuerdo de empresa para establecer las buenas prácticas y las obligaciones de cada uno.
3 - Experimentar y comunicar
👌 Se puede llevar a cabo una fase de prueba en paralelo con la consulta a los empleados, los directivos y el CSE (aunque este último no puede oponerse a un proyecto de teletrabajo).
Durante este periodo, cuya duración se determina y comunica, los directivos siguen recabando las opiniones de los empleados, con el fin de ajustar las condiciones en caso necesario.Durante este periodo, cuya duración se determina y comunica, los directivos siguen recabando la opinión de los empleados, a fin de ajustar las condiciones de teletrabajo en caso necesario y compensar circunstancias no previstas en las conversaciones iniciales.
También es importante comunicar sobre la gestión a distancia
- los tipos de controles previstos, como una declaración jurada de cumplimiento del horario laboral, por ejemplo;
- los nuevos procesos que deben seguirse para informar sobre las tareas en curso o finalizadas, dentro de un departamento o en toda la empresa, etc.
4 - Equípate adecuadamente para teletrabajar
🔑 Ya desde la fase de prueba, es vital contar con el equipo adecuado para garantizar la continuidad del rendimiento empresarial. Esta es la clave para una implantación sostenible y exitosa del teletrabajo.
Afortunadamente, puedes empezar con las versiones de evaluación gratuitas del software recomendado por el departamento informático y/o los responsables operativos.
No sólo hay que ser tan eficiente a distancia como cara a cara, sino también garantizar la colaboración y el trabajo en equipo con total seguridad.
No hay ningún secreto: las herramientas de colaboración en línea son la solución:
- redes sociales corporativas
- herramientas de chat y videoconferencia
- gestores de tareas
- compartición de documentos
- gestión de contraseñas y acceso remoto,
- suite ofimática, etc.
Hay muchas de ellas, especializadas o todo en uno, y alojadas en la nube, para poder acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento. 👍
5 - Supervisar periódicamente el bienestar de los empleados
🔎 Los empleados pueden experimentar dificultades debido a la falta de contacto social o a un equipo inadecuado, lo que puede provocar trastornos musculoesqueléticos, por ejemplo.
En general, es vital estar atento e identificar cualquier bajón en el rendimiento, durante las revisiones anuales o incluso mensuales, o a través de encuestas ad hoc.
El bienestar en casa es tan importante y decisivo para la motivación y la productividad como el bienestar en la oficina.
Establecer el teletrabajo: ¿qué dice la ley?
¿Cuáles son las condiciones del teletrabajo?
El Código del Trabajo francés no establece criterios ni condiciones específicas para el teletrabajo. No obstante, conviene recordar que el teletrabajo no es un derecho y que el empresario puede decidir qué categorías de personal pueden beneficiarse de él.
Para fijar las condiciones del teletrabajo, el departamento de RRHH también puede redactar una cláusula de teletrabajo, pero ésta no es obligatoria (sólo lo es el acuerdo del trabajador, aunque sea verbal), y no lo es desde la entrada en vigor de la ley sobre el refuerzo del diálogo social.
No obstante, sea cual sea el documento, carta de teletrabajo o cláusula adicional, el objetivo es especificar
- la frecuencia del teletrabajo
- los lugares de teletrabajo autorizados
- los criterios de autorización (procedimientos de solicitud, días de presencia obligatoria, equipos afectados), etc.
¿Dónde se puede teletrabajar?
La ley no impone ningún lugar específico de teletrabajo, por lo que corresponde al empresario fijar los límites.
Ya sea en casa, en un espacio de coworking, en un telecentro o en un lugar de trabajo ajeno, el único requisito es que el espacio ofrezca condiciones de trabajo satisfactorias, incluida una buena conexión a Internet.
Esto también se aplica a los funcionarios locales. Un decreto, que entró en vigor el 6 de mayo de 2020, les da derecho a trabajar en un lugar privado o de uso profesional.
¿Quién debe proporcionar el equipo para teletrabajar?
La ley estipula que si se impone el teletrabajo, salvo en caso de fuerza mayor (como Covid), es obligación del empresario equipar a sus empleados para que disfruten de las mismas condiciones de trabajo que en la oficina.
¿Qué ocurre con los gastos en que incurren los empleados que teletrabajan? Los empleados pueden reclamar el reembolso, previa presentación de pruebas, si los gastos se han realizado para poder trabajar correctamente, aunque el confinamiento no fuera la intención de la empresa.
La mayoría de las organizaciones que introdujeron el teletrabajo antes de la crisis sanitaria también incluyeron una prima de teletrabajo a tanto alzado en su cláusula o acuerdo de empresa. Piensa en anticiparte a este tipo de cuestiones, ya que es muy probable que se conviertan en la norma 😉
Preparar el teletrabajo para anticiparse al mañana
Esta es la constatación general, nadie esperaba tal aceleración del teletrabajo, y las empresas a las que les ha ido mejor se habían anticipado a esta nueva tendencia.
Incluso la ley de transformación de la función pública introdujo la posibilidad del teletrabajo ocasional.
Tanto si lo adopta de forma permanente como temporal, y tanto si es para un día a la semana como si se trata de trabajo a distancia completo, hasta la contratación a distancia, tiene que pensar cómo va a implantarlo. Piensa en implantar el teletrabajo en tu organización y analiza los pros y los contras, los éxitos y los fracasos.
Tendrás una buena base para establecer tu marco de trabajo y adaptarte a las nuevas organizaciones a largo plazo, con tranquilidad.
Artículo traducido del francés