Desk sharing o el fin de la oficina individual: una revolución en el espacio de trabajo
El mundo empresarial ha cambiado mucho en los últimos años, obligando a adaptar los espacios de trabajo, sobre todo con el uso compartido de escritorios.
Esta nueva forma de organizar el trabajo está reinventando la manera de utilizar el espacio de oficina, respondiendo mejor a la necesidad de agilidad y colaboración, y a la creciente movilidad de los empleados, que cada vez pasan menos tiempo en ella.
Veamos la tendencia de los escritorios compartidos, su definición, la diferencia con la oficina flexible y sus ventajas e inconvenientes. Como bonus, nuestros consejos sobre cómo implantarla con éxito en su empresa.
¿Qué es el escritorio compartido? Definición
El desk sharing es una práctica que consiste en definir una nueva organización del espacio de trabajo, basada en el uso compartido de las mesas. Esto significa que los empleados ya no tienen su propio puesto de trabajo, sino que cada uno se instala en el escritorio o espacio de trabajo de su elección cuando llega por la mañana, con una regla principal: asegurarse de que todo está ordenado cuando se va.
Para los empleados, es una excelente manera de romper la rutina diaria, estimular la creatividad y fomentar los intercambios y la interacción con otros equipos.
El escritorio compartido es ideal cuando en la empresa hay un alto nivel de teletrabajo, o cuando una parte importante de los empleados se desplaza regularmente por motivos de trabajo o por misiones con clientes.
Los escritorios compartidos permiten
- optimizar el espacio en función de las necesidades reales;
- acelerar la transición digital
- tener en cuenta la dimensión medioambiental (cero papel).
¿Por qué el desk sharing?
El uso compartido de escritorios se considera cada vez más como una forma de organizar el trabajo, porque
- el aumento del precio de la vivienda
- combinado con la crisis sanitaria y financiera
- y la generalización del teletrabajo
ha puesto a las empresas en la difícil situación de tener que pagar un alto precio por oficinas vacías.
Así pues, el uso compartido de escritorios se adapta especialmente bien a la coyuntura actual, que ha llevado a las empresas a reorganizarse hasta en la distribución de sus locales.
El índice de ocupación de las oficinas en la Región de París oscila entre el 50% y el 60%.
source : JDN
Flex office, desk sharing: ¿cuál es la diferencia?
Cuando hablamos de escritorio compartido, también oímos hablar mucho de oficina flexible. Pero, ¿cuál es la diferencia entre estas dos formas de organizar el espacio de trabajo?
Al igual que el desk sharing, el flex office consiste en compartir oficinas, pero va un paso más allá al disponer diferentes tipos de espacios que cada persona puede utilizar según sus necesidades.
Lo interesante para los empleados es que pueden elegir el lugar de trabajo más adecuado para las tareas que tienen que realizar:
- un espacio tranquilo para todos aquellos momentos en los que se necesita concentración, para tareas de producción (escribir un artículo, escribir código, etc.) ;
- un espacio de convivencia con colores y mobiliario adecuados para los momentos creativos y de brainstorming con los compañeros;
- una zona aislada e insonorizada para las llamadas telefónicas, para no molestar ni ser molestado, etc.
La oficina flexible también hace referencia al hecho de trabajar en diferentes lugares (coworking, teletrabajo en casa, en un café, en la oficina, etc.).
Descubra otras nuevas formas de organizar el trabajo:
- administración autónoma,
- y el corpoworking.
Ventajas del desk sharing
Como hemos visto, el desk sharing se adapta especialmente bien a las necesidades actuales de las empresas y de sus trabajadores. Estas son sus ventajas
- Ahorro de costes gracias al ahorro de espacio (alquiler, mobiliario, electricidad, etc.),
- mayor espíritu de equipo gracias a trabajar con personas de otros equipos
- aumento de la productividad gracias a los cambios regulares de ubicación y entorno,
- fomento del trabajo colaborativo y la creatividad,
- mejora de la marca empleador,
- contribuir al bienestar laboral de los empleados, etc.
💡 Consejo: para facilitar la implantación del Desk Sharing, ¡una solución de gestión de espacios compartidos como Sharvy puede ser de gran ayuda! Gracias a ella, soporta nuevas formas de trabajo como el Desk Sharing o la Flex office y optimiza la ocupación de los espacios compartidos en tan solo unos clics.
Inconvenientes del Desk Sharing
El Desk Sharing tiene algunos inconvenientes
- la pérdida de puntos de referencia es difícil de asimilar para algunos empleados;
- la dificultad de localizar a los miembros del equipo para trabajar juntos;
- la imposibilidad de personalizar la oficina puede reducir el sentimiento de pertenencia a la empresa;
- la mala organización puede provocar disfunciones (dificultad para encontrar un lugar de trabajo)
- el riesgo de rotura, robo o pérdida de material informático durante el transporte (si no hay consigna), etc.
Ejemplos de puestos compartidos en Francia
Aunque la pandemia y la generalización del teletrabajo pueden haber animado a algunas empresas a dar el paso, el uso compartido de escritorios todavía no está muy extendido en Francia, a diferencia de lo que ocurre en Estados Unidos o en algunos países europeos.
He aquí algunos ejemplos de empresas francesas que han adoptado el desk sharing:
- Adidas,
- AirBnb
- Axa
- LeBoncoin
- Philips,
- SNCF.
9 consejos para implantar el reparto de puestos
- Haga balance de la situación actual (y futura) para organizar la reorganización y el número de plazas necesarias de la forma más eficaz posible: ¿cuál es la tasa máxima de ocupación de las oficinas? ¿Cuáles son las necesidades de contratación para los próximos años?
- Apueste más por los espacios colectivos y menos por las mesas individuales instalando grandes mesas donde puedan sentarse varias personas juntas.
- Implique a los empleados en la planificación del espacio, la elección del mobiliario, etc., para animarles a apoyar el proyecto.
- Invierte en equipos y mobiliario adecuados (mesas minimalistas, ordenadores portátiles, etc.).
- Equípate con programas informáticos adaptados a este tipo de organización, por ejemplo para :
- desmaterializar documentos
- la colaboración cotidiana
- comunicación instantánea.
- Establezca un turno de días pres enciales para los equipos, con un sistema en el que cada persona indique con antelación sus días presenciales.
- Facilitar taquillas con candado para evitar el transporte de equipos a quienes lo deseen.
- Establezca normas de funcionamiento y asegúrese de que se respetan.
- Apoye a los empleados y directivos durante el cambio para que la transición sea lo más fluida posible.
Del escritorio compartido a la oficina flexible
Hoy en día, con la generalización del teletrabajo y la aparición de nuevas formas de trabajo (cada vez más reuniones, trabajo por proyectos y trabajo ágil, etc.), se está adoptando progresivamente el escritorio compartido.), el uso compartido de escritorios está siendo adoptado gradualmente por las empresas, a medida que la tasa de ocupación de los locales disminuye de año en año.
La evolución natural del desk sharing es hacia la oficina flexible, con espacios adaptados a las diferentes necesidades que puede tener un empleado en una semana típica, para favorecer las condiciones de trabajo y el bienestar.
Artículo traducido del francés