La guía de documentos de RRHH: porque la ley nunca olvida, pero usted sí...
En la familia de los recursos humanos, preguntaría por los documentos de RRHH. Desempeñan un papel esencial, mucho más allá de la simple gestión administrativa. Contratos, nóminas, registros de seguridad... estos documentos reflejan tanto sus obligaciones legales como sus compromisos sociales.
Y en la era de la transformación digital, la desmaterialización se ha convertido en una solución esencial. Facilita el acceso a la información, reduce costes y libera tiempo para tareas de mayor valor añadido. Pero cuidado: una transición digital exitosa requiere una estrategia sólida, en particular para garantizar la seguridad de los datos y un archivado conforme.
Para lograrlo, es esencial adoptar las herramientas y métodos adecuados. Tanto si está al frente de una PYME como si es el director de RR.HH. de una gran organización, ¿está preparado para transformar sus operaciones y procesos de RR.HH.? Concéntrese en los documentos de RRHH, sus obligaciones y consejos para una buena gestión.
¿Qué son los documentos de RRHH?
Los documentos de RRHH incluyen todos los archivos y documentos relacionados con la gestión de los recursos humanos en una empresa. Permiten hacer un seguimiento de los empleados desde el momento de su contratación hasta su cese.
Estos documentos desempeñan una serie de funciones esenciales:
- Cumplimiento de las obligaciones legales: contratos de trabajo, nóminas o registros de accidentes.
- Gesti��n administrativa: control de bajas, ausencias y horas trabajadas.
- Prevención y seguridad: descripciones de puestos de trabajo, certificados de salud laboral o auditorías.
[¿Cuáles son los principales documentos administrativos utilizados en la gestión de recursos humanos?
Enumeramos aquí los principales documentos de RRHH; sus respectivos tiempos de conversación se detallan más abajo en este artículo. 🤓
El contrato de trabajo y el periodo de conservación
Los contratos de trabajo son fundamentales en la gestión de RRHH, ya que sientan las bases de la relación empleador-empleado. Los contratos de trabajo son fundamentales en RRHH, ya que definen los derechos y obligaciones entre empresario y trabajador. Deben conservarse durante al menos cinco años tras la finalización del contrato para evitar litigios. La gestión electrónica de documentos (GED ) facilita su almacenamiento y acceso seguros, garantizando el cumplimiento y la eficacia de los RRHH.
Nóminas y partes de horas
Las nóminas y los partes de horas son la columna vertebral de la gestión de documentos de RRHH. Son esenciales para la regularidad administrativa y el cumplimiento de las obligaciones legales, ya que reflejan la remuneración abonada y verifican las horas trabajadas.
Asegúrese de que contienen toda la información obligatoria, con un periodo de conservación de cinco años.
Para archivarlos y transmitirlos electrónicamente de forma segura, utilice un software de RRHH. Confidencialidad e integridad de los datos garantizadas. 🔐
Documentos de salud y seguridad en el trabajo
Los documentos de salud y seguridad en el trabajo son cruciales para el bienestar de los empleados y el cumplimiento de la empresa. Incluyen:
- fichas de datos de seguridad,
- registros de accidentes
- y certificados de formación.
Estos documentos previenen riesgos y garantizan un entorno seguro. Garantizan el cumplimiento de las normas y una actuación rápida en caso de auditoría. Dominar estos documentos fomenta una cultura de la seguridad y refuerza su eficacia operativa.
Documentos de afiliación a la mutua
Los documentos de afiliación a la mutua son indispensables para garantizar la cobertura sanitaria de los trabajadores por cuenta ajena. Formalizan la afiliación al seguro complementario de enfermedad colectivo, garantizando la cobertura de los gastos médicos no cubiertos por la Seguridad Social. 🩺
Para la empresa, estos documentos acreditan el cumplimiento de la obligación legal de ofrecer a sus empleados un régimen de seguro médico mutuo. Para el trabajador, garantizan el acceso a una asistencia de calidad y a reembolsos adecuados.
Reconocimientos médicos
Los reconocimientos médicos acreditan la aptitud del trabajador para el trabajo. Son el resultado de los exámenes realizados por el médico del trabajo para prevenir los riesgos profesionales y garantizar la salud de los trabajadores.
Para el trabajador, garantizan que su estado de salud es compatible con las exigencias del trabajo. Para el empresario, estos documentos son la prueba del cumplimiento de las obligaciones legales en materia de vigilancia médica.
Notificaciones y sanciones disciplinarias
Es esencial una gestión transparente de las notificaciones y sanciones disciplinarias. Documente cada infracción y medida adoptada con precisión, detallando la naturaleza de la infracción y las pruebas. Esto garantiza la imparcialidad y evita disputas legales. Las integraciones de los sistemas de información de recursos humanos centralizan y protegen estos registros, reforzando el cumplimiento. Una documentación rigurosa favorece una gestión eficaz y transparente de los recursos humanos.
Justificantes de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social de los empleados
Los justificantes de pago de las cotizaciones a la Seguridad Social certifican que el empresario ha abonado las cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social de cada empleado. Estos documentos son cruciales para la empresa, ya que demuestran el cumplimiento de las obligaciones legales y evitan sanciones económicas.
Para el empleado, garantizan el derecho a derechos sociales como la jubilación, el seguro médico o el desempleo.
💡 Atención: ¡estos documentos son cruciales en caso de auditoría o litigio fiscal! Deben conservarse durante 3 años.
Resúmenes de las entrevistas profesionales
Los resúmenes de las entrevistas profesionales sintetizan las conversaciones entre el empresario y el trabajador sobre su trayectoria profesional, sus competencias y sus perspectivas de desarrollo.
- Para el empleado, proporcionan una visión clara del desarrollo profesional y de las oportunidades de carrera.
- Para la empresa, permiten seguir la evolución de las competencias y anticipar las necesidades de formación. Estos documentos son la prueba del cumplimiento de las obligaciones en materia de gestión de la carrera profesional.
Datos de viajes de los empleados
Los datos de seguimiento de los viajes registran las misiones, los viajes de negocios y los desplazamientos profesionales de los empleados.
Para el empleado, garantiza la transparencia sobre las dietas percibidas y el reconocimiento de los esfuerzos realizados en sus desplazamientos.
Para la empresa, esta información es esencial para gestionar los costes, garantizar la seguridad de los empleados en los viajes de negocios y optimizar los recursos.
El expediente personal: un activo estratégico
Aunque no es obligatorio, el expediente personal es una poderosa herramienta estratégica. Centraliza toda la información importante sobre cada empleado, lo que permite tomar decisiones de forma rápida y documentada.
Para un expediente bien estructurado, incluya :
- Información administrativa: nombre, datos de contacto, identidad.
- Documentos contractuales: contratos y modificaciones.
- Historial profesional: evolución y cambios en el puesto.
- Gestión del rendimiento: evaluaciones y objetivos.
- Datos de formación: inscripciones y certificaciones.
- Documentos de salud y seguridad: necesarios para puestos de alto riesgo.
- Expedientes disciplinarios.
- Otros datos como permisos de trabajo.
¿Qué registros son obligatorios u opcionales para las empresas?
1. Registro único de personal
Este registro enumera, por orden de contratación, a todos los trabajadores de la empresa, incluidos los becarios y los trabajadores en comisión de servicios. Debe contener información como
- apellido
- nombre
- nacionalidad
- fecha de nacimiento
- sexo
- puesto de trabajo
- titulación,
- fechas de entrada y salida,
- y el tipo de contrato.
Estos datos deben conservarse durante cinco años tras la baja del trabajador.
2. Documento único de evaluación de riesgos laborales (DUERP)
El DUERP enumera los riesgos a los que están expuestos los trabajadores y propone medidas preventivas. Debe actualizarse al menos una vez al año y siempre que cambien las condiciones de trabajo.
3. Registro de alertas sanitarias y medioambientales
Este registro recoge las alertas emitidas por los trabajadores sobre los riesgos para la salud pública o el medio ambiente relacionados con las actividades de la empresa.
4. Registro de preguntas del Comité Económico y Social (CSE)
Contiene las solicitudes escritas de los miembros del CSE y las respuestas motivadas del empresario. Este registro es obligatorio en las empresas con CSE.
Otros registros
5. Registro de peligro grave e inminente
Este registro se utiliza para informar de las situaciones que presentan un peligro grave e inminente para los trabajadores. Está a disposición de los miembros del CSE y de la Inspección de Trabajo.
6. Registro especial de descanso semanal
Obligatorio para las empresas que no conceden un día de descanso semanal colectivo en domingo, este registro especifica los días de descanso asignados a cada empleado.
7. Registro o cuadro de organización del trabajo a turnos
Para las empresas que operan en turnos sucesivos, este registro detalla la composición de los turnos y las horas de trabajo correspondientes.
8. Registro de controles e inspecciones de seguridad
En este registro se anotan las comprobaciones e inspecciones realizadas en los equipos e instalaciones de la empresa para garantizar la seguridad de los trabajadores.
9. Registro de la contabilidad de los trabajadores a domicilio
Para los empresarios que utilizan trabajadores a domicilio, este registro detalla los suministros y materias primas puestos a su disposición.
10. Registro de actividades de tratamiento de datos personales
De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), este registro enumera el tratamiento de datos personales realizado por la empresa.
11. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos de RRHH?
Documentos relativos a los contratos de trabajo y la remuneración
- Contratos de trabajo, modificaciones y acuerdos: deben conservarse durante 5 años tras la finalización del contrato.
- Nóminas: deben conservarse durante 5 años.
- Documentos relativos a salarios, primas, asignaciones, saldos de todas las cuentas: Deben conservarse durante 5 años.
Documentos relativos a las cotizaciones a la Seguridad Social y los impuestos
- Documentos relativos a las cotizaciones a la Seguridad Social y al impuesto sobre nóminas: conservar durante 3 años.
- Declaraciones recapitulativas de las cotizaciones a la Seguridad Social: conservar durante 3 años.
Documentos relativos a la jornada laboral
- Registro de las horas de trabajo, los tiempos de guardia y las compensaciones de los empleados: conservar durante 1 año.
- Seguimiento de los días trabajados por los empleados en virtud de acuerdos de precio fijo: debe conservarse durante 3 años.
Documentos relativos a la salud y la seguridad
- Declaraciones de accidentes de trabajo a la CPAM: deben conservarse durante 5 años a partir de la fecha del accidente.
- Observaciones y requerimientos de la Inspección de Trabajo: 5 años.
Registros obligatorios
- Registro único de personal: debe conservarse durante 5 años a partir de la fecha de baja del trabajador.
- Documento único de evaluación de riesgos profesionales (DUERP): debe conservarse durante 40 años.
Documentos relativos a la evaluación del rendimiento
- Resumen de las entrevistas profesionales: debe conservarse durante 6 años.
Datos personales de los empleados
De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos ( RGPD) , los datos personales de los empleados deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para el fin para el que se van a tratar. Una vez alcanzada esta finalidad, los datos deben suprimirse o hacerse anónimos.
Documentos de RRHH y desmaterialización: retos para las empresas
La desmaterialización está revolucionando la gestión de los RRHH por la agilidad y eficacia que aporta. Consiste en convertir sus documentos físicos a formato digital, optimizando sus procesos internos.
Entre sus ventajas destacan
- reduce los costes administrativos
- mejora la accesibilidad a la información y favorece su cumplimiento legal,
- centraliza sus documentos en una plataforma digital para realizar búsquedas rápidas, compartir fácilmente y colaborar en tiempo real,
- limita los errores y garantiza la actualización de los datos,
- automatiza las actualizaciones y cambios normativos,
- ahorra en impresión y almacenamiento físico.
🛡️ Atención: la seguridad es crucial a la hora de desmaterializar. Utilice cifrado avanzado, autenticación multifactor y protocolos de acceso estrictos, especialmente para los datos sensibles. Asegúrate de que los datos se archivan de acuerdo con las normas legales, con copias de seguridad periódicas. Automatizar el control de los periodos de conservación reduce los errores humanos.
Y si todo esto no te dice nada... es tu día de suerte: ¡las herramientas de RRHH se encargarán de ello por ti!
Herramientas y consejos para una mejor gestión documental en recursos humanos
Lo primero que se te viene a la cabeza son las soluciones SIRH, que centralizan tus datos de RRHH, mejorando el acceso y la gestión. Integran toda su información en un solo lugar para una mayor colaboración y precisión. Así podrá reducir los tiempos de procesamiento y minimizar los errores.
Pero también puede automatizar la creación de contratos, nóminas y gestión de vacaciones. Esto libera a sus equipos de tareas repetitivas, optimiza sus flujos de trabajo y garantiza el cumplimiento de la legislación. Para que pueda tomar decisiones con conocimiento de causa.
Desde el momento en que se contrata a un empleado hasta que se marcha, los documentos estructuran sus procesos de RR.HH.
La gestión de los recursos humanos se basa en una documentación rigurosa a lo largo de la carrera de cada empleado. Desde el momento de la contratación, documentos como el contrato de trabajo, la declaración previa a la contratación (DPAE ) y los documentos de afiliación a la mutua son esenciales para formalizar la relación contractual y garantizar el cumplimiento de la legislación.
Durante el periodo de contratación, mantener al día las nóminas, las hojas de asistencia, los reconocimientos médicos y los resúmenes de las entrevistas profesionales permite seguir la evolución del trabajador y cumplir las obligaciones legales en materia de salud, seguridad y formación.
Cuando un empleado deja la empresa, ya sea por dimisión, despido o jubilación, es obligatorio presentar documentos como el certificado de trabajo, el certificado Pôle emploi y el recibo de fin de salario. Estos documentos certifican el fin de la relación contractual y facilitan los trámites posteriores del trabajador.
Una gestión eficaz de estos documentos, respetando los plazos legales de conservación, es esencial para garantizar la conformidad de la empresa y optimizar la gestión de los recursos humanos. La desmaterialización de los documentos de RRHH, al tiempo que garantiza su seguridad y accesibilidad, es una solución moderna para cumplir estos requisitos.
Artículo traducido del francés