Digitalizar los RRHH: estas herramientas y prácticas que le ahorrarán tiempo
La digitalización de los RRHH está en todas partes: nóminas en línea, gestión en línea de las solicitudes de vacaciones y teletrabajo, almacenamiento y firma en línea de los contratos de trabajo, contratación en línea, formación en línea... como puede ver, estas nuevas prácticas son tan vastas como la web.
La tecnología digital no sólo ha revolucionado nuestra forma de trabajar, sino también la función y los procesos de RRHH. Pero, ¿cuáles son los problemas que plantea la digitalización de los recursos humanos?
En este artículo, los responsables de RRHH también conocerán las herramientas esenciales para la empresa del futuro (incluido el SIRH). Estás preparado para facilitar tus tareas recurrentes y añadir más calidad a tus asignaciones de alto valor añadido? 💯
Qué es la digitalización de los recursos humanos?
La digitalización de los RRHH se define como el conjunto de procesos que permiten desmaterializar las prácticas de RRHH, utilizando herramientas digitales especializadas.
Ha surgido en el contexto de la transformación digital de las empresas, que no ha perdonado al departamento de recursos humanos.
Al mismo tiempo, las misiones de los departamentos de RRHH se han diversificado y, con el paso de los años, se han situado en el centro de la estrategia global de las empresas:
- el desarrollo de las políticas de RSE y de la marca empleador;
- la mejora de las condiciones de trabajo
- gestión de competencias y carreras profesionales
- despliegue de programas de e-learning
- seguimiento del rendimiento de los RRHH, etc.
De hecho, según un estudio de la APEC, entre 2005 y 2015 se invitó a un 7% más de mujeres a formar parte de los comités de dirección.
Los 5 retos de la digitalización de los RRHH
#1 Automatizar los procesos de RR.HH.
"Automatizar procesos " es un poco pastel cuando se trata de transformación digital. Y, sin embargo, eliminar de la rutina diaria tareas que consumen mucho tiempo ahorra una cantidad increíble de tiempo y libera ancho de banda para ocuparse de cuestiones sustanciales (mejorar el bienestar en el trabajo, por ejemplo), que a menudo quedan relegadas a un segundo plano por falta de tiempo.
💡 Ejemplo de digitalización de RRHH:
- Se acerca la campaña anual de entrevistas: una vez configurada, tu herramienta envía automáticamente correos electrónicos a empleados y directivos para decirles que preparen la entrevista y les comunica una fecha.
- Un empleado envía una solicitud de vacaciones: con un solo clic, su gestor la aprueba, se avisa a RRHH y el saldo de vacaciones se actualiza automáticamente.
#2 Nuevos métodos de contratación
La contratación electrónica permite realizar campañas más rápidas y mejor orientadas, gracias a la publicación múltiple de ofertas de empleo en unos pocos clics en una amplia variedad de plataformas, como bolsas de trabajo y redes sociales profesionales.
Por otra parte, las técnicas de contratación evolucionan constantemente: los empleados participan puntuando a sus futuros compañeros (lo que se conoce como contratación colaborativa), y las entrevistas de trabajo pueden realizarse a través de aplicaciones de vídeo en diferido.
Lo digital también facilita la explotación de datos, la creación de reservas de talentos y la explotación de una biblioteca de CV mediante etiquetas, etiquetas de palabras clave.
💡 Ejemplo de digitalización de RRHH: el gestor de contratación supervisa el estado de las candidaturas en tiempo real y envía correos electrónicos automáticos y personalizables a los candidatos seleccionados o rechazados, así como invitaciones para realizar pruebas en línea.
#3 Digitalización de los recursos de formación y enseñanza
El e-learning también está en consonancia con la nueva organización de las empresas, en las que los empleados trabajan desde casa o desde distintos lugares. Puede adoptar diversas formas:
- un MOOC, un curso en línea para un gran número de participantes ;
- un SPOC, un MOOC en pequeños grupos para un desarrollo más preciso y rápido de las competencias;
- un COOC (Corporate Online Open Course): la empresa crea su propio curso de formación en línea.
Por no hablar de las plataformas de e-learning dedicadas a compartir conocimientos, ¡para fomentar la inteligencia colectiva!
💡 Un ejemplo de digitalización de los RRHH: el responsable de formación puede acceder en línea al calendario de las formaciones obligatorias y enviar invitaciones en unos pocos clics.
#4 Desarrollar la calidad de vida en el trabajo (QWL)
El bienestar en el trabajo está en el centro de muchas cuestiones. Para ello :
- se recaba la opinión de los empleados
- se mide el clima mediante barómetros y encuestas anónimas en línea;
- también se felicita abiertamente a los empleados cuando alcanzan sus objetivos.
Toda la experiencia de los empleados está en el centro de atención, con el objetivo de fidelizarlos y comprometerlos.
La gestión participativa y la descompartimentación de los departamentos también implican una comunicación horizontal de RRHH. Las redes sociales corporativas están ayudando a conseguirlo.
#5 La inteligencia artificial al servicio de la comunicación de RRHH
Los chatbots ya no están reservados únicamente a los visitantes de un sitio de comercio electrónico o de una plataforma corporativa.
Los departamentos de recursos humanos a veces utilizan estas herramientas digitales para guiar a los empleados a través del portal de RRHH, como lo hicieron en 2019 durante el cambio a la retención fiscal.
Las preguntas sencillas son tratadas por el robot, y las que quedan por resolver son objeto de una cita propuesta automáticamente, gracias a una conexión con la agenda del equipo de RRHH.
Sea como fuere, la transformación digital en el ámbito de los RRHH es difícil de resumir y evoluciona rápidamente, pero ya se trate de la administración del personal, la gestión de nóminas o la gestión del talento, implica el uso de software profesional.
En algunos casos, los departamentos de RRHH necesitan apoyo para adoptar e implementar nuevas herramientas y procesos digitales.
Infografía de Obea sobre los 7 pilares del éxito de la transformación digital de los departamentos de RRHH:
Ventajas y riesgos de la digitalización de los RRHH
Un estudio de Infopro Digital Études, realizado para Sopra HR Software y L'Usine Digitale (2020), destaca que las empresas constatan que la digitalización de los RRHH les ofrece :
- simplificación de la recogida de información (65%) ;
- optimización de los procesos de RRHH (54%)
- facilitar el control y la supervisión de la información (41%).
Las 10 ventajas de la digitalización de RRHH
- Los responsables y directores de RRHH ahorran tiempo en tareas recurrentes mediante la automatización de los procesos de RRHH ;
- el tiempo ahorrado puede emplearse en tareas más estratégicas, como la gestión del talento o de las competencias (GPEC)
- gestión documental más sencilla gracias a la reducción del papel y a un archivado digital más intuitivo;
- mejor seguimiento global de cada empleado gracias a :
- información centralizada
- mejor visibilidad de los indicadores de RRHH en un cuadro de mandos claro y fácil de usar;
- Comunicación de RRHH y promoción de la marca empleador, atrayendo y reteniendo el talento;
- Cumplimiento de la normativa gracias a :
- la integración de convenios colectivos y obligaciones legales actualizados
- la transmisión electrónica de las declaraciones, para una gestión fluida sin riesgo de sanciones;
- la seguridad de los datos confidenciales de RRHH, almacenados en espacios digitales encriptados;
- apoyar a los empleados, su productividad y su bienestar, facilitando las solicitudes de vacaciones, teletrabajo, reembolso de gastos profesionales, etc. ;
- adaptarse a las nuevas formas de trabajo, más móviles, sin papel y colaborativas;
- analizar los datos de RR.HH. mediante informes personalizados, para mejorar el funcionamiento del departamento de RR.HH. y la experiencia de los empleados.
Los riesgos de la digitalización de los RRHH
- Según Parlons RH, muchos profesionales de RRHH están preocupados por la protección y la seguridad de los datos de RRHH (59% y 44% respectivamente).
- Para algunos, también está deshumanizando la función de RRHH. Las herramientas deben servir de apoyo, no sustituir al diálogo y a la inteligencia emocional.
- Requiere inversión, sobre todo en formación, para :
- evitar crear una brecha entre las distintas generaciones en el puesto (una preocupación para el 47% de los encuestados) ;
- fomentar la adopción de nuevas herramientas
- establecer claramente los nuevos procesos de RRHH.
Cómo implantar la digitalización de los RRHH. ¿Nuestros 7 consejos?
1. Realizar una auditoría de los procesos de RR.HH. existentes
Antes de lanzarse de cabeza a la digitalización, tómese su tiempo para hacer un balance de sus prácticas actuales. Identifique
- las tareas que le ralentizan
- las que generan frustración
- las oportunidades de mejora;
Este diagnóstico es esencial para sentar las bases de su transformación digital y definir objetivos claros y alcanzables.
Piense como un arquitecto: antes de renovar una casa, necesita comprender su estructura. Del mismo modo, esta auditoría le permitirá comprender mejor sus necesidades y le ayudará a evitar las trampas de una digitalización precipitada.
2. Implicar a las partes interesadas
La digitalización de los RRHH debe ser un proyecto de colaboración.
Por eso es necesario implicar a todas las partes interesadas desde el principio: la dirección, los directivos, los empleados y el equipo de RRHH. Su participación y sus comentarios son esenciales para garantizar que todos acepten y adopten las nuevas tecnologías. 🤝
Además, comunique periódicamente a sus equipos los avances del proyecto de digitalización.
Recuerda que fomentar el feedback y destacar los beneficios observados es crucial para el éxito a largo plazo de la digitalización de RRHH.
3. Elija las herramientas adecuadas
Dado que la digitalización de los RRHH está inextricablemente ligada al uso de la tecnología, debe seleccionar el software adecuado, es decir, el que se adapte perfectamente a sus necesidades específicas.
He aquí algunas categorías de soluciones esenciales:
- HRIS (Human Resources Information Systems), para centralizar y automatizar la gestión de los procesos de RRHH.
- Software de gestión de nóminas, diseñado para simplificar y asegurar el proceso de nóminas.
- Plataformas de contratación, o ATS, que gestionan y automatizan todo el proceso de contratación.
- Soluciones de e-learning, que proporcionan formación y desarrollo de habilidades a los empleados.
Y hay muchas más. Pero no te preocupes, te las contamos todas a continuación. 👇
4. Planificar la formación y el apoyo a los empleados
El éxito de la digitalización de los RRHH depende de que los usuarios acepten las herramientas, que es la única forma de vencer la resistencia al cambio.
Por ello, te aconsejamos que organices sesiones de formación para todos los empleados afectados para que se familiaricen con los nuevos sistemas.
También debes ofrecer un apoyo continuo para responder a sus preguntas y resolver rápidamente cualquier problema.
5. Despliegue su proyecto de digitalización de RR.HH. gradualmente
La digitalización de los RR.HH. no tiene por qué ser una revolución de la noche a la mañana.
En su lugar, adopte un enfoque gradual para minimizar las interrupciones. Empieza digitalizando los procesos más críticos o los más fáciles de implantar y, a continuación, extiéndelos gradualmente a todas las funciones de RR.HH.
😀 Este método te permite probar, ajustar y perfeccionar tus herramientas y prácticas, al tiempo que limitas el riesgo de errores. Al avanzar paso a paso, construyes una transformación sólida a largo plazo.
6. Supervisar y medir el rendimiento
¿Cómo puede juzgar la eficacia de sus nuevas herramientas y procesos? Estableciendo indicadores de rendimiento.
La clave está en centrarse en resultados concretos y ajustar las prácticas en consecuencia, para que la digitalización de RRHH sea una auténtica palanca de transformación.
7. Garantizar la seguridad y el cumplimiento
La digitalización implica la gestión de muchos datos sensibles.
Así que asegúrate de que las soluciones que elijas cumplen con la normativa vigente (como el RGPD) y ofrecen garantías sólidas en términos de seguridad de los datos. 🔐
Herramientas para digitalizar la función de RRHH
Un buen soporte y las herramientas adecuadas mitigan los riesgos asociados a la digitalización de los RRHH.
Por ejemplo, con Kizeo Forms, prescinde del papel y centraliza tus documentos desmaterializando tus procesos de RRHH, como la solicitud de vacaciones, la gestión de ausencias, la reclamación de gastos o el control horario. Esta herramienta 100% personalizable puede adaptarse para ahorrarle un tiempo precioso, convirtiendo sus smartphones en verdaderas herramientas de trabajo.
O Dokmee, software de gestión electrónica de documentos (GED) para pymes. Esta solución le ofrece un control total de su base documental con total seguridad. Su interfaz intuitiva y ergonómica es ideal para que tus empleados se familiaricen con la digitalización de todos tus documentos de RRHH (búsqueda rápida y avanzada, firma electrónica, correos electrónicos automatizados, etc.).
👉 ¿Buscas algo más? El software en línea de alto rendimiento está dedicado a cada área de la función de RRHH, incluyendo:
- software de nóminas online, para elaborar nóminas, pagar salarios, gestionar beneficios y bonificaciones, y gestionar ausencias y reclamaciones de gastos;
- software de gestión de vacaciones y ausencias, para gestionar los saldos de vacaciones, las solicitudes de ausencia, su circuito de validación, etc. ;
- software de gestión del tiempo, que permite olvidarse de Excel a la hora de controlar el tiempo de los empleados, facilitando el pago de nóminas o la facturación a un proveedor de servicios;
- software de gestión del talento o software GPEC, para poner en marcha una estrategia destinada a reclutar y desarrollar internamente las competencias de los perfiles de alto potencial, en particular a través de la formación, las bonificaciones y la gestión de la carrera profesional;
- software para una mejor gestión de los empleados, como Lumio, que automatiza los procedimientos de legislación laboral y alivia la carga de RRHH mediante flujos de trabajo y generación automática de documentos (contratos, acuerdos, enmiendas, etc.);
- la herramienta de contratación y seguimiento de candidatos (ATS), como Softy, para gestionar las candidaturas, publicar varias vacantes, realizar pruebas de contratación y entrevistas en vídeo, y crear un sitio profesional personalizado;
- la plataforma de e-learning, para la creación y el seguimiento de cursos de formación en línea, la elaboración de planes de formación, el seguimiento de los gastos, etc. ;
- la plataforma de reconocimiento de los empleados, para fomentar el feedback en forma de encuestas o sondeos, el coaching para directivos, la colaboración interfuncional y la valorización de los recursos humanos.
También existe un software HRIS, que reúne todos o algunos de estos módulos, disponible como paquete o a la carta.
👉 Por ejemplo:
- Eurécia es una solución SIRH completa y modular. Permite digitalizar todos los procesos de RRHH, desde la gestión de los datos de los empleados hasta la organización de los horarios de trabajo, pasando por la gestión del talento, la formación y el bienestar corporativo.
- Lucca HRIS Essential Suite incluye la gestión de personal, la gestión de bajas y ausencias (Figgo), así como entrevistas y objetivos.
- Silae RH Suite cubre todas las necesidades de una empresa que desee desmaterializar sus procesos, desde la administración de personal hasta el marketing de RRHH, pasando por las nóminas y la formación, entre un centenar de funcionalidades.
✅ Todas estas herramientas digitales están diseñadas para apoyar la digitalización de los RRHH, pero también para mejorar la experiencia del candidato y del empleado y potenciar la marca empleador.
Más digital, más productividad, más personas
Teletrabajo, coworking, flexoffice, el tiempo y el lugar de trabajo ya no son los mismos que antes, y se gestionan de forma diferente.
Para una mayor comodidad, transparencia, capacidad de respuesta y flexibilidad, ya sea por parte de la dirección de recursos humanos o de los empleados, la digitalización de los RRHH es imprescindible. ✨
Qué obstáculos ha encontrado en sus nuevos usos? Y cómo los ha sorteado?