¿Por qué el cumplimiento de la normativa de RRHH es esencial para los empleados?
En todas las organizaciones, una de las funciones más importantes de los recursos humanos (RRHH ) es la gestión del cumplimiento normativo. Este concepto de RRHH se refiere a la aplicación de las normas y reglamentos legales que rigen la relación entre empresarios y trabajadores. Estas leyes pueden ser promulgadas por órganos legislativos nacionales, regionales o locales, y garantizan la igualdad en el lugar de trabajo y la protección de los derechos de los trabajadores. Desde la prohibición del trabajo infantil hasta el establecimiento de salarios mínimos y la autorización para que los trabajadores se afilien a sindicatos, la legislación laboral ha contribuido de forma significativa a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y familiar de los trabajadores.
Desde la perspectiva del empresario, los responsables de cumplimiento actúan como mediadores que animan continuamente a las organizaciones a alinear las expectativas de sus empleados con la legislación aplicable.
La perspectiva de un analista sobre el cumplimiento de la normativa de RR.HH.
Las normas de cumplimiento se aplican a una amplia gama de comportamientos empresariales y de los empleados. Las organizaciones están sujetas a leyes y reglamentos que regulan diversos ámbitos, como las prácticas empresariales, las normas contables, la salud y la seguridad en el trabajo, las normas medioambientales, la igualdad de oportunidades, el acoso sexual, las relaciones laborales y la confidencialidad.
Muy a menudo, debido a los costes administrativos asociados al cumplimiento de la normativa, el cumplimiento puede percibirse como un obstáculo a los esfuerzos de crecimiento o como algo que repercute negativamente en los objetivos fijados. En última instancia, las medidas de cumplimiento se consideran una carga burocrática y un factor que limita el rendimiento. Como resultado, las organizaciones tienden a ignorar el impacto negativo del incumplimiento en los empleados.
Cuando los empleados llegan al trabajo, deben sentirse seguros sabiendo que existen leyes que protegen sus derechos en relación con el salario, las vacaciones, las pausas, la salud y la seguridad, y la igualdad de oportunidades.
Aunque no todos los empresarios cumplen las leyes y no todos los empleados saben necesariamente dónde acudir si sufren abusos, los trabajadores suelen prestar sus servicios a los empresarios en la creencia de que el mundo laboral se rige por unas normas relativamente justas.
¿Qué implica el cumplimiento de la normativa de RRHH?
El cumplimiento es el primer paso en la creación de normas éticas organizativas: un conjunto de buenas prácticas destinadas a tratar bien a los empleados. De hecho, algunas organizaciones parecen interesadas en implantar normas éticas aplicables a su plantilla para hacer frente a la insatisfacción de los empleados. Según una encuesta Gallup de 2014, casi el 70 % de los trabajadores estadounidenses no se sienten implicados en su trabajo.
Además, muchos perciben un desequilibrio entre el valor que las empresas conceden a sus empleados y el que concede al mantenimiento de la competitividad, el aumento de los beneficios y la maximización del valor para el accionista. Este tipo de sentimiento puede anular la importancia y el valor de la moralidad y el bienestar personal.
En respuesta, conceptos como la responsabilidad social de las empresas(RSE) y el desarrollo sostenible han cobrado cada vez más importancia dentro de la cultura empresarial. Y aunque el cumplimiento es la base de estas iniciativas, no es suficiente por sí solo. Es esencial que las medidas de cumplimiento vayan acompañadas de esfuerzos para estimular y mejorar las prácticas éticas de la organización.
Centrarse en el cumplimiento sin tener en cuenta la subestructura ética puede dar lugar a sentimientos de "¿qué es lo mínimo que debo respetar?" entre empresarios y empleados. Este enfoque anula las consideraciones éticas y consigue poco en términos de mejora de las condiciones de trabajo y del rendimiento laboral. Por ejemplo, será imposible sentirse personalmente eficaz en un entorno laboral en el que el empresario respeta la ley, pero no reconoce la contribución de sus equipos a la consecución de beneficios. Es poco probable que los empleados se sientan cómodos expresándose abierta y transparentemente en una empresa que recompensa el buen rendimiento, pero tiene fama de incumplir la ley e imponer fuertes multas que ponen en peligro al grupo.
Para que una organización se gane la confianza de sus empleados, los directivos también deben comprender la importancia de valores empresariales como la apertura y la transparencia (desde un punto de vista ético). Demostrar que estos valores son importantes hace que los empleados se sientan más a gusto.
En resumen, el compromiso de la dirección con el cumplimiento y la ética empresarial suele ser la base del crecimiento, la productividad y el éxito general de la empresa.
La perspectiva tecnológica
Desde un punto de vista administrativo, el cumplimiento de la normativa exige organizar y archivar un gran número de documentos y formularios de la forma más eficaz posible. Las empresas deben presentar periódicamente estos documentos a los organismos gubernamentales, y deben ser fácilmente recuperables a efectos de auditoría del cumplimiento de la legislación en materia de RRHH.
Para seguir cumpliendo la legislación, las empresas deben ser conscientes de los numerosos cambios que se producen cada año. Por ejemplo, el año pasado en EE.UU., una serie de enmiendas a las leyes aplicables modificaron el salario mínimo, las prestaciones sanitarias y el estado civil de determinados trabajadores. Aunque temidos, los cambios en la legislación reflejan el cambio social. Con estos cambios sociales surgen problemas previstos o imprevistos que exigen que los gobiernos y los responsables de la toma de decisiones tomen medidas.
Está claro que los expertos en RRHH necesitan utilizar la automatización para hacer frente a estos retos de cumplimiento. Los proveedores de software profesional que invierten en la automatización de las funciones de RRHH suelen recurrir a expertos jurídicos para garantizar que la aplicación cumple la legislación. De este modo, los proveedores limitan el riesgo de incumplimiento por parte de sus clientes. Estas aplicaciones suelen ofrecer parámetros predefinidos del proceso de cumplimiento, herramientas de validación de datos y formularios integrados.
Una clara ventaja de las aplicaciones de cumplimiento de RR.HH . es que los expedientes de los empleados suelen redactarse con datos de cumplimiento y tienen requisitos de almacenamiento. En este caso, la información sensible está protegida y es más fácil acceder a ella en caso de auditoría o informe de cumplimiento. Las aplicaciones de cumplimiento cubren áreas como la igualdad de oportunidades, la discriminación positiva, la formación obligatoria, etcétera. Por lo tanto, sus cuadros de mando pueden ofrecer información sobre aspectos de diversidad e igualdad en los equipos que no son visibles de forma inmediata para los gestores del talento.
El punto de vista de los editores de software de RRHH
Los editores de software tienen que adaptar la funcionalidad y las opciones de cumplimiento de su software a las expectativas empresariales de sus clientes, pero también a los requisitos legislativos actuales. Como era de esperar, los proveedores están haciendo todo lo posible para automatizar las funciones de cumplimiento para garantizar la coherencia y la eficiencia en las prácticas de incorporación, en particular en relación con los requisitos de contratación del gobierno.
En palabras de un proveedor: "La coherencia que ofrece la automatización facilita la contratación de empleados, acelera la incorporación y también puede reforzar la protección de los nuevos contratados frente a prácticas de contratación discriminatorias. Por ejemplo, un procedimiento que cumpla la norma I-9 de EE.UU. permite al nuevo contratado aportar el documento que elija de la lista de documentos considerados aceptables por el gobierno, y no impone un documento estándar que deba aportarse".
Los proveedores suelen coincidir en que las funciones de cumplimiento automatizadas, simplificadas y transparentes pueden mejorar la moral de los empleados, así como la de sus superiores jerárquicos. Muchos señalan las ventajas de las herramientas SaaS, para que los empleados entiendan que la normativa se cumple por su propio bien.
Artículo traducido del francés