El cuadro de mandos de RRHH para una gestión eficaz de sus recursos humanos

En la gestión de recursos humanos, los cuadros de mando de RRHH (o cuadros de mando sociales) son una de las herramientas esenciales para analizar, visualizar y tomar decisiones que tengan un impacto positivo en su organización, gracias a indicadores precisos.

Al igual que otras herramientas complementarias de RR.HH., permiten responder a las nuevas preocupaciones de los responsables de RR.HH. y les ayudan a convertirse en líderes ágiles del cambio dentro de la empresa.

En este artículo, escrito en coautoría con la consultora de recursos humanosLaure Guérin-Taquet, examinamos más de cercael cuadro de mando, sus objetivos y su uso. Y, por supuesto, también veremos cómo elaborarlo.

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¿Qué es un cuadro de mando de recursos humanos?

Definición del cuadro de mando de recursos humanos

El cuadro de mando de recursos humanos es una herramienta de gestión que permite supervisar todas las actividades del departamento de recursos humanos. Su objetivo es resumir las actividades y los resultados de los recursos humanos, tales como :

• número de empleados,
• rotación de personal
• tasas de absentismo, por ejemplo.

Esta presentación, en forma de tablas y gráficos, se basa en indicadores de resultados (véase más abajo) que se han definido previamente en función deltamaño, el sector y la estrategia de la empresa.

Ventajas del cuadro de mandos de RR.HH.

A primera vista, el cuadro de mandos ofrece una serie de ventajas:

• una visión rápida y concisa de:
  • la eficacia de los recursos humanos
  • las disfunciones sociales (observadas o previstas);
• una excelente herramienta de comunicación interna con los empleados y los directivos de la empresa
• un análisis preciso basado en datos cuantificados;
• un apoyo para la elaboración de otros documentos de RR.HH:
  • el BDES,
  • el informe social
  • Informes de RRHH.

En definitiva, el cuadro de mandos de RRHH es una valiosa herramienta para la toma de decisiones. Gracias a la visión de conjunto que proporciona de la situación de la empresa en un momento dado, los responsables de RRHH, así como la alta dirección y los gerentes, están en mejores condiciones de tomar las medidas adecuadas.

Los objetivos del cuadro de mando social

Para el departamento de recursos humanos, los objetivos son múltiples:

• ayudar al departamento de RRHH a tomar decisiones;
• diagnosticar la situación y comprender
  • la evolución y distribución de la plantilla
  • la tasa de absentismo (véase el ejemplo de seguimiento del absentismo más abajo)
  • la rotación del personal,
  • la gestión de la remuneración
  • la gestión de la formación
  • la eficacia del proceso de contratación;
    
• Fijación de objetivos;
• evaluar el rendimiento y comprobar si se han alcanzado los objetivos;
• comunicar y facilitar información dentro del departamento, e incluso a la dirección.

Unas palabras del experto

Más allá de las funcionalidades tradicionales de los cuadros de mando de RRHH que realizan un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, una tendencia emergente es la integración del análisis predictivo para anticipar las necesidades futuras de recursos humanos.

Mediante la explotación de modelos estadísticos y algoritmos de aprendizaje automático, las organizaciones pueden ahora prever tendencias como la rotación de personal, las necesidades de formación o los riesgos de incumplimiento.

Este enfoque predictivo no sólo mejora la planificación estratégica, sino que también ayuda a alinear de forma proactiva los recursos humanos con los objetivos empresariales a largo plazo. La adopción de esta dimensión predictiva transforma los cuadros de mando de RRHH en herramientas no solo de supervisión, sino también de dirección activa, ofreciendo una visión más dinámica y anticipatoria de los futuros retos de RRHH.

Laure Guérin Taquet,

¿Cuáles son los indicadores de rendimiento de un cuadro de mando de RRHH?

💡 A saber: datos actualizados en tiempo real, cuadros de mando gráficos, dinámicos y personalizables... el seguimiento de sus indicadores de RRHH es mucho más eficaz gracias al uso de programas de visualización de datos. Estos garantizan un mejor análisis y toma de decisiones.

¿Cuáles son los indicadores de resultados de RRHH?

Hay muchos entre los que elegir, en función de sus objetivos. Por ejemplo

• indicadores de contratación :
  • el número de contrataciones al año
  • el número de candidaturas por puesto
  • coste medio de la contratación, etc;
    
    
• indicadores de absentismo :
  • la tasa media de absentismo
  • el desglose por motivo de ausencia,
  • duración media de las ausencias, etc;
    
    
• indicadores de clima social :
  • tasa de rotación de los empleados,
  • antigüedad media
  • número de incidentes de incivilidad, etc.

👉 ¿No está seguro de qué indicadores elegir para gestionar sus recursos humanos? Consulta nuestra lista completa de indicadores de RRHH.

Por qué establecer indicadores de RRHH?

La elección de los indicadores es crucial. Están directamente relacionados con la actividad, los objetivos, los problemas, en tiempo real o a corto plazo.

Por lo tanto, a la hora de elaborar un cuadro de mandos de RR.HH., es esencial definir los factores clave que desea medir y que resultarán decisivos para el éxito de su estrategia de RR.HH ..

Ya se trate de medir las tasas de contratación o de absentismo, o incluso el clima social, todos deben responder a los mismos imperativos. Deben ser :

• pertinentes: responder a las necesidades de la empresa y a las preguntas del responsable,
• fieles: reflejar el sentido y la importancia de la cuestión,
• contingentes: responder a la situación actual y a las expectativas,
• cuantificados, pero no monetarios: no se miden los resultados financieros, sino el grado de consecución de un factor clave del éxito,
• claros y sencillos de entender y analizar,
• no manipulable,
• obtenerse rápidamente para poder tomar medidas correctoras, etc.

4 ejemplos de cuadros de mando de RRHH

Ejemplo 1: Seguimiento del absentismo

Para controlar el absentismo en una empresa, he aquí los tipos de gráficos a los que puede acceder el departamento de recursos humanos. Esta presentación ofrece una visión clara y concisa de las tendencias del absentismo.

Ejemplo de cuadro de mando para el seguimiento del absentismo

Ejemplo 2: Índice de igualdad de género

Cuando se trata de controlar la igualdad o las disparidades entre hombres y mujeres, por ejemplo en los puestos directivos o en la retribución, puede poner de relieve estos indicadores:

• diferencias salariales
• diferencias en los aumentos salariales
• diferencias de promoción
• número de aumentos salariales, etc.

Ejemplo de cuadro de mando para el índice de igualdad entre hombres y mujeres :

Ejemplo 3: Seguimiento de los indicadores de contratación

Vigilar :

• tasa de contratación
• coste por contratación
• desglose por departamento, etc.

Ejemplo de cuadro de mando para el seguimiento de la contratación :

Ejemplo 4: Rotación de personal en relación con el número de empleados

Este cuadro de mandos, o esta parte del cuadro de mandos de RR.HH., da una idea de la magnitud de la rotación de personal en relación con la plantilla global y del desequilibrio en relación con la tasa de contratación, si existe. Puede revelar un problema de clima social en la empresa.

Ejemplo de cuadro de mando para controlar la rotación de personal:

¿Cómo crear un cuadro de mando en 3 pasos?

Antes de ponerte a diseñar tu cuadro de mando de RR.HH., conviene que te hagas algunas preguntas:

• ¿Por qué es esencial para su empresa gestionar mejor sus funciones de RRHH?
• ¿Qué funciones desea controlar exactamente?
• ¿Con qué frecuencia se actualizarán los datos?
• Quiénes serán los usuarios de este cuadro de mando de RRHH?

1. Seleccionar el soporte

Tanto si utilizas Excel como un software dedicado a la gestión de recursos humanos, tienes que decidir qué herramienta utilizar en función de tus necesidades.

Una vez más, la herramienta debe cumplir una serie de requisitos

• presentar una interfaz agradable y fácil de usar ;
• ofrecer funcionalidades que respondan a sus expectativas
• un aspecto visual comprensible para el mayor número posible de personas.

2. Identificar las fuentes de datos

¿De dónde proceden los datos que desea utilizar? ¿Y cómo alimentar su cuadro de mandos de RR.HH. con los datos adecuados?

La elección de los datos depende de los KPI y de los objetivos que se hayan fijado. Puede recopilarlos de :

• tu CRM
• su programa de contabilidad
• software ERP, etc.

A la hora de realimentar estos datos en tu tabla de RRHH, todo depende del soporte utilizado.

👉 Para una hoja de cálculo Excel, puedes importar un archivo.

👉 Con un software dedicado, puedes establecer un enlace entre tu herramienta y las bases de datos seleccionadas.

3. Diseña tu cuadro de mando de RRHH

¡Ahora solo te queda diseñar el cuadro de mandos de tu empresa!

Para ello, primero tienes que decidir cómo quieres organizar tus datos.

Tienes tres opciones:

• ✅ Ordenación por grupos de indicadores. Por ejemplo, en el caso de los datos sobre absentismo, puedes dividir tus datos según los departamentos de tu empresa: marketing, ventas, gestión, contabilidad, etc.
  
  
• ✅ Clasificación por nivel de detalle. De nuevo en el caso de los datos de absentismo, puedes dividir la plantilla según los tramos de antigüedad en la empresa, por ejemplo.
  
  
• ✅ Ordenar por causalidad. Por ejemplo, ¿influye la época del año en la tasa de absentismo?

En segundo lugar, debes elegir los gráficos que mejor representen tus datos. Opta por :

• curvas para mostrar tendencias ;
• Gráficos circulares para representar una proporción de la plantilla;
• gráficos de barras para comparar niveles.

¿Qué herramienta debo utilizar para crear un cuadro de mando de RRHH?

Cuadro de mandos de RRHH en Excel

Aunque existe una gran cantidad de programas informáticos de cuadros de mando de RR.HH., debes saber que es perfectamente posible crear tu cuadro de mando en Excel.

La hoja de cálculo tiene una serie de ventajas

• bajo coste
• cuadro maleable que puede modificarse para adaptarlo a sus necesidades.

Por otro lado, también tiene algunas desventajas, y no son las menores. Un cuadro de mando de RRHH basado en Excel requiere

• un buen dominio del programa,
• tiempo para modificar los datos.

¿Qué software para su cuadro de mando de RRHH?

El software HRIS (Human Resources Management Information System) automatiza los procesos de gestión de recursos humanos, desde la contratación y la formación hasta el análisis.

Las soluciones de Business Intelligence también son adecuadas para generar su cuadro de mando de RRHH.

Aquí tienes algunas aplicaciones de software que pueden satisfacer tus necesidades, ya sean globales o específicas:

👉 Software HRIS

• Bizneo HR Suite: un SIRH completo, modular y escalable, está dirigido a todo tipo de empresas. Incluye un potente cuadro de mando de RRHH personalizable.
• Genera tus propios informes de RRHH, incluyendo más de 100 indicadores clave para un seguimiento preciso y en tiempo real de tu gestión y desarrollo de RRHH.
• La información se resume para que pueda analizar los datos de un vistazo y anticiparse a los cambios.

• Eurécia: SIRH todo en uno y personalizable, Eurécia se adapta tanto a las PYMES como a las grandes empresas.
• Configure sus distintos cuadros de mando de RRHH en función de sus necesidades y gestione su plantilla de forma más eficaz, basándose en datos fiables y actualizados.
• Gracias a una mejor visibilidad de sus indicadores, le resultará más fácil alcanzar sus objetivos y reaccionar rápidamente si surge algún problema.

• Factorial: software de RRHH completo y escalable que automatiza, simplifica y agiliza los procesos administrativos de las VSEs y PYMES, a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Podrá mejorar la gestión de sus equipos y tomar decisiones informadas mediante tablas visuales de RRHH actualizadas en tiempo real con indicadores personalizados.
• Optimice la gestión de su tiempo y obtenga resúmenes mensuales y anuales de las ausencias y bajas en su empresa.

• kiwiHR: software de RRHH todo en uno para PYMES, esta herramienta automatiza la creación de numerosos cuadros de mando de RRHH.
• Obtendrá datos en tiempo real gracias a una amplia gama de indicadores (sobre demografía, horas de trabajo, absentismo, contratación, remuneración, etc.).
• Obtendrá informes gráficos fáciles de entender y utilizar por los departamentos de RRHH y la dirección.

• monday.com HR: un conjunto de herramientas de RR.HH. para ayudarle a atraer talento de forma más eficaz, supervisar el proceso de contratación y garantizar la correcta integración de los candidatos.
• Construya de forma sencilla cuadros de mando modernos y dinámicos y personalícelos según sus necesidades.
• Benefíciese de análisis integrados que utilizan sus datos para proporcionarle indicadores relevantes.

• Personio: una suite de RR.HH. flexible que es especialmente popular entre los directores y responsables de RR.HH. de VSE y PYMES:
• Acceda a una base de datos de RRHH precisa para tomar decisiones informadas.
• Optimice los procesos de RRHH y la gestión de la plantilla a partir de análisis macro o precisos, según sus necesidades.

• A distancia: la forma más flexible y segura de beneficiarse de servicios globales de RRHH que cumplen con la legislación laboral y fiscal de más de 60 países.
• El cuadro de mandos del empleador centraliza toda tu actividad, combinando en un único entorno tu lista de tareas más importantes con datos relevantes sobre tu equipo, como el seguimiento de las guardias o los periodos de prueba.
• Remote se encarga de todos los procedimientos, desde la incorporación y el pago de salarios hasta la gestión de fin de contrato y las prestaciones, todo ello conforme a la normativa local.

👉 Software de RRHH para la gestión social

• Emalti-RH (SaaS u on premise): el software es adecuado para empresas de todos los tamaños.
• Ofrece herramientas preconfiguradas de informes sociales con más de 150 indicadores disponibles, para un balance social descargable en formato Excel.
• El software también admite la BDES, la BSI, cuadros de mando, análisis individuales o consolidados, etc.

• GrafiQ: una completa herramienta de control de la gestión social y de elaboración de informes de RRHH.
• Utiliza Business Intelligence para gestionar datos como la BDES y los cuadros de mando.
• Ofrece un módulo de Informes totalmente personalizable para ayudar a las empresas a configurar la BDES, basándose en sus DSN (declaraciones sociales nominativas).

Software de BI para RRHH

• MyReport: esta solución de Business Intelligence está dirigida a las pymes e incluye funciones dedicadas a la gestión de datos de RRHH.
• Conecta tus fuentes de datos (tu HRIS, por ejemplo) a MyReport, que los limpia y califica por ti.
• A continuación, en unos pocos clics, podrá generar cuadros de mando personalizados e interactivos para supervisar sus indicadores de RR.HH. y compartir la información con la dirección y sus empleados.
• Nicoka HR: este software utiliza Business Intelligence para combinar datos y crear informes personalizables.
• Nicoka HR ofrece herramientas para analizar la disponibilidad y la productividad.
• El software también le permite mantener los presupuestos bajo control, gracias a los gráficos de consumo presupuestario.

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Detección precoz para una reacción rápida

En los últimos años, la modernización y la digitalización de las prácticas de RRHH han obligado a utilizar herramientas cada vez más eficaces, ya sea para el análisis, la supervisión o el seguimiento.

Los responsables de la toma de decisiones que detectan rápidamente los cambios en el mercado y sus propias disfunciones pueden reaccionar con mayor rapidez.

Controlan mejor sus presupuestos, ahorran tiempo, atraen talentos y fidelizan a sus empleados.