¿Cómo gestiona su equipo a distancia? Errores a evitar y buenas prácticas a aplicar

Gestión a distancia: ¿es lo mismo que la gestión tradicional? Aunque ciertos principios son comunes, la gestión a distancia conlleva su propio conjunto de problemas, escollos que evitar y retos que superar.

La distancia reorganiza la baraja, y aunque las empresas internacionales con equipos dispersos por distintos países son muy conscientes de ello, muchas empresas lo han descubierto a raíz del uso masivo del teletrabajo desde la pandemia.

¿Cuáles son los retos de la gestión a distancia y qué errores hay que evitar? ¿Cómo se gestiona a distancia? En este artículo lo analizamos más a fondo.

Los retos de la telegestión para la empresa

Desafío nº 1: gestionar sus equipos

¿Cómo gestionar un equipo sin estar en el mismo lugar de trabajo?

El directivo tiene que :

• distribuir la carga de trabajo
• supervisar el progreso de las tareas
• fijar objetivos
• establecer prioridades, etc.

Además, ¿cómo puede evaluar el rendimiento de cada uno si no puede verlos?

Además de las herramientas, es fundamental establecer métodos para seguir gestionando eficazmente el equipo.

Para mantener el contacto y supervisar los progresos, una rápida revisión diaria del equipo es un buen comienzo, así como una revisión semanal más profunda con los jefes de departamento.

Reto nº 2: familiarizarse con las herramientas

Trabajar a distancia implica necesariamente implantar herramientas digitales que garanticen la continuidad de las actividades, estén donde estén los empleados o los directivos.

Se están convirtiendo en imprescindibles para :

• comunicar
• participar en reuniones
• acceder a la información
• trabajar en modo colaborativo
• gestionar las tareas cotidianas, etc.

Elegir las herramientas adecuadas y ponerlas en marcha está muy bien, pero es imperativo asegurarse de que los equipos las adoptan plenamente en el plano digital, es decir, que las dominan. Un mal dominio del software puede repercutir negativamente en la productividad y el rendimiento.

💡La adopción de las herramientas por parte de tus equipos es, por tanto, un punto importante a vigilar, y no debes dudar en poner en marcha medidas de apoyo para optimizarla.

Cuestión nº 3: mantener el espíritu de equipo

Es un verdadero reto mantener o crear vínculos entre personas que rara vez o nunca se encuentran.

Nos referimos a :

• la relación entre los miembros del equipo
• y de la relación del directivo con el equipo.

El espíritu de equipo surge de forma bastante natural en las oficinas de la empresa, como resultado de las numerosas interacciones en el espacio abierto, en las reuniones, durante el almuerzo o en la máquina de café. ¿Cómo crearlo o mantenerlo cuando estas interacciones se reducen y ya no es posible crear equipos?

Encontrar otra forma de mantener el vínculo y mantener vivo el equipo es una de las tareas de la dirección. Esto es tanto más importante cuanto que un buen espíritu de equipo favorece :

• la productividad
• la motivación
• y el bienestar de los empleados.

Gestión a distancia: 5 errores fatales que hay que evitar

Cuando se trata de gestionar a distancia, existen numerosos escollos. Para ayudarle a evitarlos, aquí tiene los 5 errores fatales más comunes que debe evitar.

Más adelante en el artículo, le revelaremos nuestras mejores prácticas para una buena gestión a distancia.

Error nº 1: caer en la tentación de controlarlo todo

Debido a la relación de subordinación que la une a sus empleados, la empresa tiene derecho a controlar su tiempo y su trabajo.

Con el paso masivo al teletrabajo durante la pandemia, la cuestión del control y la vigilancia a distancia se ha planteado mucho. La prueba está en esta figura:

Desde la pandemia, las intenciones de compra de software de supervisión remota de empleados se han multiplicado por 530 en 6 semanas.

Score d’intention d’Aberdeen, 2020 par ISG research

Al mismo tiempo, la crisis sanitaria y económica está repercutiendo en los directivos, con :

• una mayor presión para que obtengan resultados,
• el recurso forzoso al trabajo a distancia, que implica una falta de control.

En este contexto concreto, hemos asistido a la aparición de comportamientos de microgestión excesivos, con una necesidad de controlarlo todo, a veces más que en un entorno presencial.

➡️ ¿Por qué es un error?

• tus equipos pueden sentirse "espiados" o incluso espiados, y esto puede crear una mala relación,
• el contexto de teletrabajo hace aún más intrusiva la microgestión, que puede pisotear los límites de la vida profesional,
• El aumento de la vigilancia requiere mucho tiempo,
• el retorno de la inversión no es atractivo.

💡 Hay que replantearse la gestión para adaptarse al teletrabajo o trabajo a distancia.

Error nº 2: no adaptar su gestión a cada individuo

Que no quieras vigilar de cerca a tus empleados no significa que no debas adaptar tu estilo de gestión a cada individuo, especialmente en el clima actual.

➡️ ¿Por qué es un error?

La generalización del teletrabajo implica que no se desea sistemáticamente. Es una forma de trabajar que no se adapta a todos los perfiles de empleados.

Algunas personas necesitan un marco que separe su vida profesional de la personal. Otras no saben cómo gestionar su tiempo y pueden distraerse con cosas que hacer en casa.

Marianne Auriac, coach en management interrogée par Cadremploi.

El papel del directivo es garantizar que todo el mundo trabaje en condiciones óptimas, haciendo balance de cada situación y proponiendo a continuación las soluciones más adecuadas.

Ejemplos de soluciones

• Fijar objetivos a corto o largo plazo,
• ofrecer formación a quienes consideren que la necesitan,
• realizar controles más regulares si la persona lo considera necesario o, por el contrario, dejar más libertad de organización,
• adaptar los horarios incorporando más flexibilidad si la persona tiene imperativos personales (hacer deporte, recoger a sus hijos del colegio), etc.

💡 La idea es crear un acuerdo ideal de teletrabajo que se adapte a cada persona.

Error nº 3: falta de organización

Embarcarse en un acuerdo de teletrabajo sin organizarse a nivel directivo puede ser arriesgado para el buen funcionamiento de la empresa.

➡️ ¿Por qué es un error?

El teletrabajo no deja lugar a la improvisación ni a la aproximación. Requiere un cierto rigor organizativo que, si no se aplica, puede ralentizar la actividad de la empresa debido a :

• roles mal definidos
• prioridades poco claras
• procesos complicados u obsoletos
• imposibilidad de acceder a documentos o información
• dificultad para llegar a determinados contactos, etc.

Error nº 4: descuidar la comunicación

¿Confías en tus compañeros y ellos confían en ti? Eso está muy bien. Pero eso no significa que no debáis comunicaros con regularidad.

➡️ ¿Por qué es un error?

A distancia, los intercambios y las interacciones son muy limitados, por lo que el papel del manager adquiere una dimensión esencial para :

• evitar malentendidos e interpretaciones,
• garantizar un mismo nivel de información para cada individuo,
• transmitir la información esencial de la empresa (nuevas contrataciones, salidas, cambios importantes, novedades, etc.),
• mantener un sentimiento de pertenencia, etc.

💡Ojo: la comunicación también debe fluir en el otro sentido. No cometas el error de apostarlo todo a la comunicación descendente, y mantente abierto a escuchar a tus empleados.

Error nº 5: subestimar la importancia del bienestar

Según el Código del Trabajo, "el empresario adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad y proteger la salud física y mental de los trabajadores".

Por tanto, es responsabilidad de la empresa velar por el bienestar de sus trabajadores, incluso cuando trabajan fuera de los locales de la empresa.

➡️ ¿Por qué es un error?

Más allá de la responsabilidad de la empresa, descuidar el bienestar de sus empleados supone perderse una mejora global del rendimiento. Según un estudio de Harvard/MIT de 2018, ser feliz en el trabajo hace que los empleados sean:

• 31% más productivos,
• 2 veces menos enfermos
• 6 veces menos ausentes
• 9 veces más leales
• y un 55% más creativos.

Cuando se teletrabaja, vigilar de cerca el bienestar se convierte incluso en una necesidad para evitar los riesgos de :

• abandono
• exceso de trabajo, ya que los empleados tienden a trabajar más tiempo cuando están en casa
• malestar debido a la sensación de aislamiento, etc.

¿Cómo se gestiona a distancia? 6 buenas prácticas

Fórmese en telegestión

Si este tipo de gestión es nuevo para ti y para tu organización, y te resulta difícil gestionar a distancia, ¿por qué no pides a tus jefes que te formen en telegestión?

Así aprenderá y dominará los conceptos básicos para poder aplicarlos con éxito en el día a día.

Haz de la confianza un pilar de tu gestión

La confianza es la piedra angular de cualquier relación a distancia. Más allá de la simple constatación de que no se puede controlar todo, la confianza incita a los colaboradores a asumir responsabilidades. Y la autonomía es un valor especialmente importante en condiciones de teletrabajo.

¿Por qué no empezar dando ejemplo? Por ejemplo

• siendo honesto en todas las circunstancias
• siendo transparente sobre las situaciones que se le presentan
• transmitiendo la información de que disponga
• comunicando al sujeto las cosas que funcionan y las que no.

👉 Acepta la idea de que no puedes controlarlo todo, y que esto es perjudicial para tu organización. Concede tu confianza y deja que tus equipos sean flexibles con sus horarios y se organicen como quieran, sin dejar de estar disponible para ayudarles a alcanzar sus objetivos.

Establezca una cultura orientada a los resultados

Controlar la presencia de su personal a distancia lleva mucho tiempo, es ineficaz en última instancia y además puede socavar el clima de confianza que desea establecer.

Trabajar a distancia es una oportunidad para que la empresa evolucione hacia una cultura de resultados en lugar de una cultura de presencia, si es que aún no es el caso. Esto significa evaluar a sus empleados en función del trabajo que realizan, y no del tiempo que pasan allí.

Para ello, es importante organizarse bien. Empiece por :

• fijar objetivos SMART, idealmente junto con sus equipos para poder evaluarlos lo más cerca posible de la realidad sobre el terreno (por ejemplo, aumentar un 5% al mes el tráfico del sitio web escribiendo 5 artículos a la semana para el blog),
• defina los procesos de trabajo más eficaces que todos puedan aplicar para mejorar la eficiencia,
• Recopile información de sus equipos como parte de un proceso de mejora continua.

Mantener el espíritu de equipo

Trabajar a distancia significa que prácticamente no hay interacción entre compañeros ni con la dirección. Sigue habiendo reuniones, pero no son el tipo de ocasiones sociales que cabría esperar.

Y sin embargo, el sentimiento de pertenencia a un equipo es un motor de crecimiento para una empresa, y aumenta el compromiso y la motivación. Así que tenemos que evitar que todo el mundo se sienta aislado, y asegurarnos de recrear virtualmente los momentos cotidianos de la vida en la empresa. No es fácil hacerlo a distancia, y a menudo requiere tiempo y esfuerzos suplementarios.

El objetivo no es imponer todos estos momentos, sino proporcionar espacios de encuentro en los que todos se sientan bienvenidos y quieran participar.

💡 He aquí algunas ideas:

• organizar un almuerzo de equipo por videoconferencia,
• pausas de café virtuales para recrear estos momentos alrededor de la máquina,
• planificar una breve reunión de equipo diaria de unos 15 minutos, en la línea de un scrum diario,
• poner a disposición programas de comunicación instantánea para recrear los intercambios informales entre compañeros.

Fomentar el equilibrio entre trabajo y vida privada

El equilibrio entre la vida profesional y personal tiende a verse comprometido cuando un empleado teletrabaja.

La libertad de organización puede dificultar la fijación de este límite, y los empleados se ven naturalmente tentados a alargar su jornada, ya que no tienen que desplazarse.

Por tanto, el papel del directivo puede consistir en ayudar a reforzar este equilibrio mediante :

• sensibilizando sobre el derecho a desconectar;
• a yudando a los que lo deseen a planificar su semana en , con una hora de desconexión que les anime a terminar la jornada;
• invitando a los empleados a guardar sus equipos de trabajo al final de la jornada, sobre todo si no disponen de una sala específica en casa;
• dar ejemplo desconectándose a una hora razonable;
• no ponerse en contacto con los empleados fuera del horario laboral.

Elegir las herramientas adecuadas

Las herramientas digitales son esenciales para mantener la actividad, pero también el vínculo entre los individuos de la empresa.

🛠 He aquí un ejemplo de caja de herramientas:

• software de videoconferencia para reuniones, RRHH o revisiones de rendimiento, pero también para citas con clientes ;
• software de gestión documental para centralizar y compartir documentos con tus equipos;
• software de mensajería instantánea para comunicaciones informales y espontáneas, o cuando necesite resolver rápidamente una situación;
• software de gestión de proyectos para controlar el progreso de los proyectos, las tareas del equipo y la consecución de objetivos.

👉 Y para garantizar una adopción digital eficaz, no olvides prestar la atención necesaria a la formación y el seguimiento de todos a medida que aprenden.

La gestión remota: ¿la nueva norma?

La reciente extensión del teletrabajo ha obligado a las empresas a adaptarse a la gestión remota, a menudo sin estar debidamente preparadas.

Este cambio de paradigma ha revelado a menudo disfunciones en la empresa, incluso a nivel directivo.

Las empresas que supieron afrontar la crisis con más calma fueron las que ya sabían cómo operar a distancia y las que no dudaron en cuestionar su modelo para hacer avanzar las cosas.

¿Y usted? ¿Está acostumbrado a gestionar a distancia? ¿Qué lecciones has aprendido? ¡Compártalas con nosotros en la sección de comentarios!