¡Construye un plan de reclutamiento infalible siguiendo estos 10 pasos!

En un contexto de reclutamiento cada vez más complejo y competitivo, ¿por dónde empezar para asegurarse de contratar a la persona adecuada para un puesto, y hacerlo dentro de los plazos establecidos?

La respuesta: dominando al detalle los mecanismos del plan de reclutamiento 😉.

Este documento es como tu hoja de ruta, donde formalizas las necesidades de la empresa y defines las acciones a realizar para satisfacerlas, conforme a los procesos y políticas vigentes.

Hoy, descubre todo lo que necesitas saber sobre el plan de reclutamiento.

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Definición del plan de reclutamiento

¿Qué es un plan de contratación?

El plan de reclutamiento, también conocido como plan de contratación o planificación de reclutamiento, es el plan de acción que se sigue en materia de reclutamiento, en línea con:

• las necesidades de la empresa en cuanto a competencias y los puestos a cubrir;
• la política de contratación establecida;
• las limitaciones de plazos, presupuesto y recursos.

Por lo tanto, detalla todos los pasos a seguir y los criterios a considerar para ser eficientes en las contrataciones actuales y futuras.

☝️ Como documento de referencia para todos los implicados en el proceso de reclutamiento, debe ajustarse constantemente para evolucionar según las necesidades de la organización y el mercado.

¿Por qué hacer un plan de reclutamiento?

Implementar un plan de reclutamiento permite:

• ✅ identificar y anticipar más fácilmente las necesidades de personal de la empresa;
• ✅ estructurar mejor tu proceso de contratación y la distribución de tareas entre los equipos;
• ✅ equilibrar las competencias existentes y las nuevas necesarias;
• ✅ reforzar la marca empleadora y así atraer a los mejores talentos;
• ✅ asegurarte de evaluar y seleccionar a los mejores perfiles, ofreciéndoles una experiencia positiva como candidatos.

¿Qué diferencias hay con el proceso de reclutamiento?

El proceso de reclutamiento define simplemente los pasos a seguir para cubrir un puesto vacante, desde la identificación de los requisitos hasta la integración del nuevo empleado.

Puede parecer similar al plan de reclutamiento 🤔.

Sin embargo, hay una diferencia: el plan de reclutamiento se refiere más a una estrategia global desarrollada previamente, para responder a las necesidades de personal a medio y largo plazo.

El plan de reclutamiento abarca entonces:

• el análisis de la plantilla actual y futura;
• la definición de los perfiles de los puestos;
• la identificación de los canales de búsqueda de candidatos;
• y la asignación de los recursos y presupuestos necesarios para cumplir con los objetivos de contratación.

¿Cómo elaborar un plan de reclutamiento? Los 10 pasos clave

Paso 1: Anticipa las necesidades de contratación

Para organizar bien tu estrategia, necesitas anticipar al máximo las necesidades de reclutamiento de la empresa en los próximos meses o incluso años.

Por eso se habla también de un plan de contratación previsional.

¿Cómo hacerlo? Creando un cuadro de mando previsional a partir de estos tres pasos:

• contabiliza la plantilla actual, con el detalle de la organización por departamento (cuántos empleados para qué tareas, cuántos gerentes, etc.);
• identifica los movimientos futuros, teniendo en cuenta todos los factores:
  • bajas voluntarias;
  • jubilaciones;
  • despidos;
  • movilidad interna;
  • posibles contrataciones debido a nuevos proyectos o a cambios en la estrategia de la empresa, etc.;
• planificación de necesidades futuras. Para cuantificar los posibles reclutamientos, considera también otras alternativas, como la externalización de ciertas funciones.

Paso 2: Define los roles y responsabilidades

Cada empresa tiene su propia forma de gestionar las contrataciones, ¡y es importante conocer la tuya!

Por ejemplo:

• ¿Quién está a cargo de reclutar?
• ¿Cómo se distribuyen las tareas a lo largo del proceso, especialmente entre el departamento de RR. HH. y los gerentes?

En otras palabras, identifica claramente los roles y responsabilidades de cada parte involucrada para evitar malentendidos que podrían hacerte perder tiempo y dañar tu imagen frente a los candidatos.

Paso 3: Establece el presupuesto de contratación

Para cada contratación, es importante conocer cuál será el presupuesto asignado para evitar sobrecostes.

☝️ Este presupuesto debe incluir la remuneración asociada al puesto, así como los costes del propio proceso de contratación.

Por ejemplo, algunos portales de empleo son de pago. También ocurre con la participación en eventos relacionados con el empleo. Y no olvides el tiempo de los colaboradores implicados, como los gerentes.

Considera todos los factores para cumplir con tu presupuesto y mantener la rentabilidad del proceso.

Paso 4: Identifica las expectativas para cada puesto

En cada campaña de reclutamiento, debes identificar claramente las expectativas del puesto, especialmente en cuanto a:

• las competencias clave, ya sean soft skills o hard skills;
• las cualidades esperadas del candidato;
• el entorno de trabajo (horarios, estructura del equipo, jerarquía, etc.);
• las formalidades del puesto (tipo de contrato, fecha de incorporación, remuneración, etc.).

Si no dominas estos elementos, podrías simplemente no contratar al perfil adecuado.

💡 Tu plan de reclutamiento debe incluir momentos de intercambio con el gerente y las demás partes involucradas (incluyendo el equipo del futuro colaborador), donde se hagan todas las preguntas necesarias para comprender los requisitos específicos.

Paso 5: Redacta la oferta de empleo

Las reflexiones realizadas en el paso anterior te llevarán a la redacción de una oferta de empleo adecuada, lo suficientemente detallada para que los candidatos puedan visualizarse en el puesto.

Pon especial cuidado, ya que esta suele ser la primera impresión que tendrá el candidato de tu empresa.

Aquí, tus palabras clave son "transparencia", "claridad" y "exhaustividad".

Es decir, proporciona todos los detalles esperados por los candidatos... y evita el error que cometen algunos reclutadores de "olvidar" mencionar la franja salarial propuesta 🙄.

Paso 6: Determina tus métodos de búsqueda de candidatos

Gracias al paso anterior, ya tienes una mejor idea del tipo de perfil que buscas. Esto te ayudará a elegir los canales adecuados para encontrar a los candidatos ideales.

De hecho, no se utilizan las mismas técnicas de búsqueda para contratar a un desarrollador o a un albañil.

Para el primero, se recomienda recurrir a consultoras de informática o a sitios especializados como GitHub. Para el segundo, es mejor acudir a agencias de trabajo temporal especializadas o a portales de empleo.

👉 Entre las diferentes herramientas de búsqueda, podemos mencionar:

• la movilidad interna;
• el sitio de empleo de la empresa;
• los portales de empleo;
• las redes sociales;
• la cooptación;
• los eventos profesionales, etc.

Paso 7: Selecciona a los candidatos

En esta etapa, es importante definir un proceso bien estructurado, ya que es crucial.

El objetivo es doble:

• asegurarte de contratar a la persona que mejor se ajuste a las expectativas del puesto y a la cultura de la empresa;
• al mismo tiempo, ofrecerle la mejor experiencia posible en tu empresa... para evitar que se marche.

Por lo tanto, utiliza tu plan de reclutamiento para especificar:

• los criterios de selección que utilizarás para filtrar las candidaturas;
• el número de perfiles que contactarás para cada puesto;
• el número de entrevistas a realizar, especificando las personas involucradas en cada una;
• los posibles tests técnicos o de comportamiento que aplicarás;
• los medios de comunicación que usarás para contactar a los candidatos durante el proceso de selección y la información que les proporcionarás en cada etapa;
• las herramientas que podrían ayudarte.

☝️ Este último punto es clave, ya que el uso de software específico aumentará considerablemente tu eficiencia. En particular, se recomienda el uso de ATS (sistemas de seguimiento de candidatos), plataformas diseñadas para optimizar todo el proceso de reclutamiento.

Paso 8: Formaliza la contratación

¡Ya has encontrado al candidato ideal! Es momento de darle la buena noticia 😀.

Formula una propuesta de contratación que sea satisfactoria para ambas partes.

Al igual que con la oferta de empleo, sé transparente y presenta el puesto con total honestidad, describiendo las oportunidades de crecimiento y las expectativas reales en cuanto a desempeño. No olvides que, en este punto, el futuro empleado aún puede cambiar de opinión.

Paso 9: Integra al nuevo colaborador en la empresa

Al igual que en el paso anterior, aún no está todo decidido 🎲.

Si insistimos en este punto es porque, hoy en día, el equilibrio de poder ha cambiado en algunos sectores. Por lo tanto, un nuevo empleado no dudará en buscar otras oportunidades si la empresa no cumple con sus expectativas durante el periodo de prueba.

No descuides su proceso de onboarding.

💡 Algunos consejos:

• establece un plan de integración claro y bien estructurado;
• asigna un mentor o tutor al nuevo colaborador para ofrecerle un apoyo personalizado desde el primer día;
• proporciona todas las herramientas, recursos y formación necesarios para que pueda comenzar rápidamente;
• fomenta una comunicación abierta y constante para resolver cualquier duda o problema en cuanto surja.

Paso 10: Optimiza tu plan de reclutamiento

Es fundamental que tu plan de reclutamiento esté en un proceso de mejora continua.

Te recomendamos analizar regularmente su efectividad. Para ello, define de antemano los KPIs a tener en cuenta. Por ejemplo:

• el nivel de satisfacción de los candidatos;
• el tiempo promedio de contratación;
• el coste por contratación;
• la tasa de retención a los 6 o 12 meses, etc.

💡 Otra forma de evaluar el valor de tus métodos es preguntar a los principales interesados, es decir, a los candidatos. No dudes en hablar con tu nueva incorporación para preguntar qué ha funcionado y qué no ha funcionado en tu plan de reclutamiento.

Ejemplo de plan de reclutamiento

👉 Para entender mejor el tema de hoy, aquí tienes un ejemplo de plan de acción en reclutamiento:

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Plan de reclutamiento: ¿qué recordar?

Con toda esta información, ya estás perfectamente preparado para establecer un plan de reclutamiento estratégico y eficaz. Gracias a él, no pasarás por alto ninguna de las etapas clave del proceso de contratación, y lo más importante, sabrás qué acciones tomar en cada una de ellas.

¿El resultado? La promesa de contratar el perfil adecuado, mientras mantienes un control total sobre tus plazos y tu presupuesto. Interesante, ¿verdad 😉?

Y, como cereza del pastel 🍒, existen software que pueden ayudarte en este proceso, aumentando aún más tu eficiencia.

Con todos estos consejos, no dejes escapar a los mejores talentos, ¡aquellos que ayudarán a tu empresa a alcanzar grandes éxitos!