Acogida de los empleados: los secretos de una buena incorporación
Integrar a un nuevo empleado en su equipo es una de las cuestiones clave en recursos humanos.
¿Creía que el proceso de contratación terminaba una vez firmado el contrato de trabajo? ¡Te equivocarías! 🧐
De hecho, la integración de un empleado es una etapa esencial del proceso de recursos humanos. Y es mejor no descuidarla, ¡o te arriesgas a que tus últimos reclutas abandonen el barco!
Para ayudarte en esta etapa crucial, aquí tienes una guía de las mejores prácticas que debes adoptar para integrar con éxito a tus empleados.
Veamos los principios básicos de la incorporación de empleados
El principio de la integración
La iniciación del empleado, también conocida como onboarding, es la fase final del proceso de contratación.
A menudo olvidada o precipitada, esta etapa es crucial para ayudar al nuevo empleado a familiarizarse con el trabajo, el equipo, el jefe y la cultura de la empresa. Sin ella, el esfuerzo realizado durante la fase de contratación puede quedar anulado por la salida precipitada del nuevo empleado. ☝️
¿Cómo funciona? El onboarding consiste en acoger al nuevo empleado para crear un vínculo y fidelizarlo.
A primera vista, puede parecer sencillo, pero la incorporación de un empleado implica una serie de etapas bien diferenciadas:
- el preembarque, que, como su nombre indica, es el periodo que precede a los primeros pasos del empleado en la empresa, tras la confirmación de la contratación,
- los días de acogida, que corresponden a la fase de bienvenida al nuevo empleado
- el seguimiento durante el período de integración, que incorpora la formación del empleado.
💡Una buena inducción es la continuación lógica de una experiencia exitosa del candidato.
¿Cuál es la duración adecuada del periodo de acogida de un empleado?
Como te habrás dado cuenta, la iniciación de un empleado es mucho más que una simple bienvenida, por lo que debes considerar un periodo más largo que una semana.
En general, se acepta que un periodo de iniciación eficaz no debería ser inferior a un mes.
Este periodo permite a los nuevos contratados familiarizarse con su función y el entorno de la empresa, al tiempo que establecen conexiones sociales.
Para que la incorporación sea completa y eficaz, se recomienda que el proceso de inducción comience antes de que el nuevo empleado se incorpore a la empresa y se prolongue más allá del periodo de prueba.
Esto significa que la incorporación puede durar hasta seis meses, e incluso extenderse hasta la primera entrevista de evaluación anual.
Esto puede parecer mucho tiempo para algunos, pero garantiza que los nuevos empleados se sientan apoyados y comprometidos durante su transición a la empresa.
La importancia de una buena incorporación de empleados en 4 puntos
La acogida de los empleados no es una moda de gestión que sólo afecta a las estructuras innovadoras y a las empresas de nueva creación. Este proceso de acogida de los empleados está en el centro de las prioridades de RRHH.
Aquí tienes una mirada más cercana a lo que está en juego. 🔎
#1 Mejora de las tasas de retención
Uno de los efectos positivos de una buena inducción es la mejora de la tasa de retención de empleados.
En efecto, al sentirse acogidos y valorados desde el principio, los nuevos empleados son más propensos a comprometerse a largo plazo.
Esto reduce el riesgo de rotación y de bajas -con dimisiones anticipadas- y los costes asociados a la contratación.
💡 Según la empresa de contratación Deloitte, una mala contratación costaría una media de 50.000 euros (o incluso mucho más para determinadas funciones directivas o estratégicas). Ahora entiendes la importancia de una inducción exitosa de los empleados.
Cabinet Deloitte à l’occasion de l’évènement Future of HR
#2 Aumento de la productividad
Numerosos estudios lo demuestran: un empleado feliz es un empleado de alto rendimiento.
Pero integrar a los nuevos empleados no consiste sólo en conseguir que se queden en la empresa. Aquí es donde entran en juego los departamentos de RRHH a la hora de realizar el onboarding: mejorar la productividad de los empleados.
👉 De hecho, hemos visto que la implementación de una inducción estructurada aumenta la productividad de un empleado.
Al tomarse el tiempo necesario para integrar adecuadamente al nuevo empleado en su empresa, puede alcanzar más rápidamente el famoso punto de equilibrio para un empleado. En otras palabras, el punto en el que los beneficios que aportan compensan los costes de su contratación.
#3 Reforzar el compromiso
Un proceso de incorporación estructurado es también una oportunidad para crear un fuerte compromiso desde el principio.
La incorporación no debe verse como un coste, sino como una inversión.
#4 Crear un entorno de trabajo positivo
Una iniciación bien preparada garantiza que el empleado se sienta como en casa en la empresa, fomentando un clima positivo y un entorno propicio para el bienestar en el trabajo.
También contribuye a mejorar su marca de empleador y a hacer más atractiva su empresa. Es una verdadera ventaja competitiva que puede ayudarle a destacar en la guerra por el talento. ⚔️
¿Cómo integrar a un empleado? Buenas prácticas en 5 etapas
Primera etapa: preparación
La pre-integración es la fase que sigue a la firma y aceptación de la oferta de empleo por parte del candidato.
Este periodo dura hasta que el candidato se incorpora oficialmente a la empresa. Pero es en este momento cuando el candidato corre el riesgo de ser perseguido por otra empresa...
Para evitar ser "fantasma", es esencial mantener un vínculo con el empleado hasta que ocupe el puesto.
¿Cómo hacerlo? 🧐 ¡Comunicándote!
Mantente disponible para el candidato y no dudes en compartir información por correo electrónico o mensaje de texto. Incluso puedes invitar al recién contratado a participar en determinados eventos de la empresa. Es una oportunidad para presentarse y hablar con sus futuros colegas.
También puede aprovechar la oportunidad para transmitir información sobre el proceso de incorporación, para que el candidato pueda familiarizarse con su organización lo mejor posible.
De este modo, maximizará sus posibilidades de asegurar la contratación. Un candidato que ya tiene un pie en la empresa tiene menos probabilidades de decepcionarte.
💡El fenómeno del ghosting se produce cuando un candidato desaparece durante el proceso de contratación y nunca más se vuelve a saber de él. Una práctica que se ha generalizado en los últimos años.
Segunda etapa: la bienvenida del primer día
Ya está, ¡ha llegado la llegada oficial del empleado a la empresa!
Para darle la mejor bienvenida posible, la jornada de acogida debe organizarse en torno a cuatro puntos básicos:
- visita de las instalaciones
- conversaciones iniciales con el director
- encuentro con el personal,
- entrega del material y de los documentos administrativos.
Esta fase de acogida es crucial.
El primer día suele ser fuente de estrés y de muchas preguntas. El objetivo es guiar al empleado a través de su nuevo entorno de trabajo y tranquilizarlo en el momento de asumir su nuevo puesto.
Al final del día, el recién contratado debe tener una visión positiva de su empresa, pero también ser capaz de ponerse manos a la obra.
Por ejemplo, puede organizar un almuerzo o proporcionar un paquete de bienvenida para ayudar al empleado a adaptarse.
Tercera etapa: formación y desarrollo
Dependiendo de la organización y del puesto de trabajo, puede ser una buena idea ofrecer formación cuando llegue el nuevo empleado.
En ella se le presentarán los procesos, herramientas y métodos de la organización. Es una fase que les ayudará a comprender las misiones y expectativas de su empresa.
Cuarta etapa: seguimiento y feedback
Una vez transcurridos los primeros días, no es raro que muchos empleados de RR.HH. pongan fin a la incorporación.
Pero su trabajo no termina ahí.
En la práctica, puede pedir feedback u organizar un seguimiento regular con el nuevo empleado a intervalos variables en función del perfil.
Al dar a su nuevo empleado la oportunidad de dar su opinión después de la primera semana, puede medir lo bien que se ha integrado en el equipo.
A este respecto, un informe de evaluación es una buena manera de identificar rápidamente cualquier dificultad y hacer ajustes si es necesario.
💡 Según un estudio de Cadremploi, casi 7 de cada 10 directivos dimiten a los 6 meses de ser contratados.
Cadremploi
Etapa final: evaluar la integración de los empleados
Por último, tras los primeros meses, puede organizar una evaluación más exhaustiva.
Es una oportunidad para poner las cosas en su sitio, por ambas partes, y hacer balance del periodo de prueba.
Por supuesto, esta fase no significa necesariamente el final del proceso de integración del empleado. ☝️
Puede servir para confirmar la contratación, pero también para adaptar determinados procesos y, por qué no, para mejorar la estrategia de incorporación.
Ejemplo de proceso de incorporación de un empleado
En términos prácticos, he aquí un ejemplo de acogida de empleados basado en las mejores prácticas y en las etapas esenciales:
- Anticipar la llegada del nuevo empleado preparándolo, en particular adaptando el acceso a las herramientas necesarias.
- Preparar al equipo para la llegada de un nuevo miembro, tras la marcha de un empleado, por ejemplo.
- Dé la bienvenida al recién llegado.
- Preséntele a los empleados clave y familiarícelo con los valores y la cultura de la empresa, por ejemplo, mediante un folleto de bienvenida.
- Establezca un programa de formación para los nuevos empleados para que puedan ponerse al día rápidamente.
- Programe revisiones periódicas con el departamento de RRHH para asegurarse de que la integración del candidato va bien y recoger sus primeras impresiones.
- Designe un mentor o padrino que guíe al nuevo empleado durante las primeras semanas y le proporcione apoyo personalizado.
Una iniciación exitosa con las herramientas adecuadas
Ninguna empresa puede prescindir de un proceso de acogida de empleados.
Sin embargo, cada nave es diferente y, para optimizar la incorporación, tiene sentido apoyarse en un ATS, o sistema de seguimiento de candidatos, u otro software de RR.HH. más completo. ☝️
Los mejores programas de incorporación tienen la ventaja de parecerse a la empresa y adaptarse a los nuevos contratados.
El resultado es un proceso de iniciación más fluido y personalizado.
Incluso se puede adaptar a la incorporación a distancia en el contexto del trabajo híbrido que implica el teletrabajo.
⚒️ Este es el caso de GIRH Remote, por ejemplo. Tanto si contrata en Francia como en el extranjero, este servicio actúa como un EOR, ayudándole con todos sus procedimientos de RRHH en más de 60 países.
Con un proceso de incorporación en 5 etapas, puede ofrecer a sus nuevos contratados una incorporación rápida, segura y conforme a las normas:
- Registro sencillo del nuevo empleado;
- Un sistema de autoinscripción para que los empleados añadan sus datos administrativos e importen los documentos justificativos necesarios;
- Comprobación de visados y permisos de trabajo para la contratación en el extranjero;
- Envío del contrato de trabajo para su firma oficial;
- Activación automática del estatus con inscripción en los programas de nóminas y prestaciones.
Los gestores y RRHH tienen una visibilidad total y clara de todo el proceso, y los empleados reciben alertas automáticas de las medidas que deben tomar y del progreso de la integración.
Inducción de empleados: depende de usted
El proceso de iniciación de los empleados es una parte integral de las prácticas de RR.HH. de una empresa.
En la era de la Gran Dimisión y del abandono consciente, los departamentos de RR.HH. se han dado cuenta de que la experiencia del empleado no es una opción.
Sin embargo, antes de convencer a los futuros empleados para que se queden, tienen que conseguir que quieran incorporarse.