Hacer una descripción de puestos de trabajo ¡eficaz y sin vericuetos!

La descripción de puestos de trabajo es una actividad previa a la organización de los procesos de reclutamiento, la cual reviste gran importancia, puesto que constituye la hoja de ruta a seguir para definir las características del candidato y del perfil adecuado para ocupar determinado puesto.

Dentro de los procesos de los que se encarga el Departamento de Recursos Humanos de una empresa, la selección de personal ocupa una gran parte del tiempo y los recursos, puesto que su objetivo consiste en escoger al candidato o candidata ideal.

Conscientes de la importancia que tiene esta actividad para las empresas, en este artículo Appvizer te cuenta cómo hacer una descripción de actividades laborales eficaz y te proporciona elementos que te serán útiles para asegurar la calidad de tu reclutamiento. 🔥

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¿Qué es una descripción de puestos de trabajo?

Una descripción de puesto de trabajo cumple una función sencilla pero esencial en nuestra empresa. Sirve para resumir las:

• responsabilidades,
• actividades,
• calificaciones,
• habilidades,
• y competencias,

que un candidato necesita para cubrir un puesto laboral. También se conoce como "job description" o JD en inglés, y es una tarea clave en el proceso de búsqueda o headhunting de empleados.

La descripción del puesto de trabajo forma parte del anuncio de oferta laboral y, en la mayoría de las ocasiones, es el primer punto de contacto entre un candidato y tu empresa/marca.

Por lo tanto, hay que ser especialmente cuidadosos al confeccionarla, ya que esto afectará a tu employer branding.

Análisis vs. descripción de puestos de trabajo

Al desarrollar una descripción de tareas de un puesto laboral, existe otro concepto que a menudo se confunde con la descripción: el análisis de puesto de trabajo.

Este se puede entender como el proceso de recopilación de información relacionada con el puesto específico, que se realiza previamente a la descripción y sin la cual esta última no sería posible.

La información incluye:

• datos y competencias del rol que el candidato debe poseer para realizar el trabajo de manera eficaz,
• y una evaluación de las implicancias del rol dentro de un equipo de trabajo exitoso y en la obtención de los objetivos de la empresa.

El análisis del trabajo es un examen y una evaluación detallada del rol, que permite a reclutadores y candidatos comprender en profundidad la naturaleza del trabajo. Este estudio exhaustivo parte de la observación, con el fin de poder condensar en una descripción de puesto de trabajo los aspectos esenciales del mismo.

Por lo tanto, no son términos intercambiables sino interconectados, ya que uno depende del otro. No puede existir una descripción de empleo sin un análisis previo del rol a cubrir.

Objetivos de la descripción de puestos de trabajo

Una ficha de puesto de trabajo es una herramienta empresarial para la definición de un puesto de trabajo, la cual detalla las funciones y responsabilidades que tendrá la persona que aspira a ocuparlo.

• El objetivo de este formato de descripción de puestos es ser lo suficientemente claro y detallado, de manera que quien lo lee, obtenga toda la información referente a la definición del puesto de trabajo.
• Asimismo, la empresa puede definir claramente sus necesidades en RR.HH. y atraer a los candidatos ideales. Si deseas atraer a los mejores candidatos, debes redactar una descripción de puestos digna de ellos.

En este sentido, la descripción de un puesto de trabajo debe incluir:

• los objetivos del puesto,
• la descripción de actividades laborales y responsabilidades de la persona,
• los beneficios asociados al puesto,
• y otras disposiciones que se consideren pertinentes, como el riesgo de accidentes para algunos cargos técnicos y operativos.

¿Cómo hacer una buena descripción de puestos de trabajo? 6 características clave

Puesto que lo que buscas en una primera etapa es atraer al/la candidato/a idóneo/a para la vacante que tienes, es muy importante que incluyas la información de la manera más clara posible y que no olvides detallar los siguientes aspectos fundamentales.

1. Generalidades del puesto

En esta categoría vas a querer incluir la información general del puesto de trabajo como:

• título del puesto,
• perfil deseado (diplomas, capacidades técnicas y habilidades interpersonales),
• departamento al que pertenece,
• quién será el/la supervisor/a,
• y si se tendrá personal a cargo.

2. Objetivos del puesto

La idea es definir los roles de la persona que desempeñará el cargo, así como la finalidad de dicho puesto. Es por eso que es importante diferenciar:

• los objetivos personales,
• los objetivos de la empresa.

3. Misiones

Acá será necesario detallar con precisión:

• tareas y responsabilidades,
• repartición del tiempo, según la importancia de las misiones,
• productos y resultados al final del periodo de evaluación,
• y herramientas y recursos materiales con los que se cuentan.

4. Condiciones de trabajo

Es posible que lo primero que busquen los/las candidatos/as al ver una ficha de puesto de trabajo, sea este apartado, por lo que no está demás intentar resaltarlo o hacer énfasis en él, precisando:

• salario,
• carga laboral,
• horarios,
• beneficios asociados al cargo,
• vacaciones,
• disposiciones en materia de seguridad social,
• descripción del ambiente de trabajo.

5. Ambiente de trabajo

Es importante destacar las condiciones ambientales en las cuales se realizará el trabajo.

👉 Por ejemplo:

• si será en exterior o en interior,
• si se necesitará material especial,
• si hay la posibilidad del teletrabajo,
• si hay viajes de negocios, etc.

6. Otros

El resto de información que consideres importante mencionar o especificar para cada cargo, podrá ser incluida en esta sección.

Puedes mencionar informaciones como:

• riesgos asociados al cargo,
• exigencias del puesto como realizar cierto número de desplazamientos al mes,
• y formaciones y capacitaciones previstas.

Descripción de puestos: ejemplo de una empresa

Hacer una descripción de puestos de trabajo, también pasa por la descripción de la empresa:

• sus valores,
• su misión,
• y su visión, etc.

Si bien no es necesario que incluyas como tal, dentro de la ficha de descripción, quién es tu empresa, sí lo puedes hacer al momento de compartir la oferta en redes sociales.

A continuación, te dejamos un ejemplo de descripción y análisis para el puesto de redactor/a web.

Ten en cuenta que, según las necesidades propias de tu empresa y los elementos en los que te quieres enfocar, debes considerar incluir más o menos información:

Plantilla gratis de perfil de puesto en Word: ficha de puesto de trabajo para rellenar

Una vez identificados los elementos básicos que debes incluir en tu descripción y habiéndote proporcionado un ejemplo práctico, no nos queda más que invitarte a descargar nuestra plantilla de perfil de puesto en Word. Personaliza la descripción de puestos de trabajo y asegúrate de atraer al mejor talento.

Con esta plantilla podrás diligenciarla y disponer de ella para publicarla en plataformas de reclutamiento o enviarla directamente por correo electrónico a quienes hayan llegado a tu anuncio por otro medio y requieran de más detalles.

Ahora, si tu empresa busca ser realmente efectiva, piensa en digitalizar tus procesos de recursos humanos y en apoyarte en todas las ventajas que te ofrece un software como Personio. Gracias a las funcionalidades de ATS de la herramienta, la redacción y edición de puestos vacantes se hace en cuestión de segundos.

Gracias a la publicación masiva en diferentes portales a la vez, aseguras un proceso de reclutamiento sin contratiempos.

¿Por qué hacer la descripción de actividades laborales?

Si bien contar con plantillas o fichas de puesto de trabajo que especifiquen los elementos antes mencionados no constituye una obligación para las empresas, disponer de ellas aporta:

• formalización y normalización en los procedimientos internos de la empresa,
• mejor preparación para la llegada e integración del nuevo talento,
• cumplimiento de la gestión de calidad en los procesos de recursos humanos.

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Transparencia y claridad: la base resumida para hacer una descripción de puestos de trabajo eficaz

Aprendimos que la descripción de puestos de trabajo es una herramienta que permite no solo establecer un intercambio de información transparente y claro entre empleador/a y futuro/a empleado/a, sino también evaluar las competencias y necesidades del talento humano de una empresa.

Asimismo, este documento contribuye a delimitar el campo de acción de las personas, valorizando así su experiencia. De ahí la importancia de implementarlo como una etapa fundamental dentro de tu proceso de reclutamiento. Además, la empresa se beneficia al poder aumentar su base de datos de candidatos. 💯

Ahora que el asunto está claro como el agua, ¿te animas a detallar las características de tus puestos de trabajo vacantes disponibles?