Comprenda y reduzca el coste de la contratación para aumentar el valor de su empresa

En las empresas, cuando se trata de conseguir rentabilidad, todo debe medirse: salarios y cotizaciones sociales, gastos generales, suministros, producción, presupuesto de marketing, etc. Pero sigue habiendo una partida de gastos que algunas organizaciones subestiman a veces: el coste de la contratación.

Y, sin embargo, puede costar fácilmente varios miles de euros. Y esta cifra aumenta cuando se comete un error de casting y el nuevo empleado se marcha antes de tiempo.

Por tanto , contratar bien, es decir, contratar a un candidato que esté alineado con el puesto y la empresa... ¡que, en definitiva, quiera quedarse con usted!

¿Cuánto cuesta contratar a alguien? ¿Cuáles son los distintos costes directos e indirectos que hay que tener en cuenta? Y, sobre todo, ¿cómo reducir estos gastos?

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Costes de contratación: definición

El coste de contratación se refiere al presupuesto dedicado a la contratación de un nuevo empleado. Este presupuesto cubre todos los gastos necesarios para completar todo el proceso:

• definir las necesidades ;
• elaboración y difusión del anuncio de empleo ;
• búsqueda de candidatos ;
• selección de CV
• coste de las entrevistas y pruebas de aptitud;
• incorporación del nuevo empleado.

La principal ventaja de calcular el coste de la contratación es que le ayuda a optimizar sus gastos y, por tanto, a perfeccionar su estrategia de RRHH. Si no tomas la medida de tu situación real, ¿cómo puedes mejorarla?

💡 Para que se haga una idea: según Le Figaro, el coste medio de la contratación en Francia oscila entre 3.000 y 10.000 euros. Una buena suma, ¡seguro que está de acuerdo!

¿Cómo calcular el coste de una contratación?

Para saber cuánto cuesta una contratación, hay que tener en cuenta todos los costes directos e indirectos. De hecho, basta con sumarlos.

Y si quiere calcular el coste medio de todas sus contrataciones durante un periodo determinado, aplique la siguiente fórmula:

Cálculo de los costes directos

Los costes directos de contratación representan los gastos inmediatamente asociados al proceso de búsqueda de candidatos.

👉 Son fácilmente identificables y abarcan varios aspectos esenciales:

• La publicación de anuncios de empleo en sitios web especializados o redes sociales profesionales;
• El coste de la búsqueda activa de perfiles en plataformas como LinkedIn, o el sondeo de bases de datos, representa una partida importante, con un presupuesto que puede variar entre 500 y 2.000 euros en función de la duración y la complejidad del puesto;
• pruebas de evaluación técnica o psicométrica, que a menudo hay que pagar
• participación en ferias de empleo (alquiler de locales, costes logísticos, etc.)
• suscripciones o licencias de programas informáticos, como ATS;
• la logística necesaria para las entrevistas cara a cara, etc.

Calcular los costes indirectos

Los costes indirectos de la contratación son menos visibles que los directos, pero igual de importantes.

Se refieren al impacto financiero sobre el tiempo, la organización interna y la productividad. Incluyen los salarios de los empleados que participan en el proceso de contratación.

👉 He aquí los principales costes indirectos:

• el tiempo invertido por los equipos y responsables de RRHH (análisis de CV, organización de entrevistas, debriefings, etc.) ;
• el coste de la vacante, ya que una ausencia prolongada suele suponer una mayor carga de trabajo para el equipo, o incluso una caída de las ventas;
• la disminución temporal de la productividad mientras el nuevo empleado alcanza su pleno potencial, etc.

A veces se subestiman estos costes, pero su impacto real en el presupuesto puede ser considerable. Si no los prevés, corres el riesgo de acabar teniendo gastos inesperados.

💡 Atención: no hay que olvidar un elemento importante: el lucro cesante resultante de la movilización de un empleado (un directivo, por ejemplo) para su contratación. Durante este periodo, dedicarán menos tiempo a sus tareas principales, las que generan valor.

Tener en cuenta los costes de contratación a través de una agencia externa

En algunos casos, las empresas recurren a una agencia de contratación externa

• para contratar perfiles poco frecuentes o muy especializados
• para contrataciones a gran escala
• cuando no hay recursos internos para realizar el trabajo, etc.

☝️ Estos gastos se contabilizan como costes directos.

Pero, ¿cuánto cuesta una agencia de contratación?

Por término medio, representa entre el 15% y el 25% del salario bruto anual del nuevo contratado, si el puesto es de mando intermedio. Esta cifra se eleva a un nivel superior cuando la tarea se complica, como en el caso de la contratación de perfiles penosos, por ejemplo, o para puestos directivos.

Añadir los costes de incorporación

El coste de contratación también incluye el coste de incorporación del empleado, una etapa clave en el proceso de contratación.

La incorporación va mucho más allá de la simple entrega de las llaves de la oficina. Su objetivo es ayudar al empleado a adaptarse rápidamente al puesto de trabajo y a comprender la cultura de la empresa... para evitar que empiece con mal pie.

Y, sobre todo, es un proceso que hay que repetir cada vez, así que es algo a tener en cuenta si tienes pensado contratar a muchos en los próximos meses.

👉 La incorporación de un nuevo empleado incluye los siguientes costes:

• la formación (sesiones introductorias, e-learning, coaching personalizado, etc.) ;
• el tiempo de RRHH necesario para gestionar la parte administrativa y el de los directivos para apoyar al nuevo contratado;
• el coste de las herramientas y equipos que el empleado necesita para ser productivo, etc.

Anticipar los costes de un fracaso de contratación

Por último, la mejor manera de anticipar los gastos futuros es tener en cuenta los costes asociados a un posible fracaso en la contratación (incluso si vas a hacer todo lo posible para asegurarte de que eso no ocurra, por supuesto 😉 ).

¿Cuál es el coste de una mala contratación?

Dependiendo del trabajo, a veces puede ser hasta 2-3 veces el coste inicial.

Y hay una buena razón para ello: existen otros costes además de los inevitables, que son esenciales si se quiere retomar el proceso de contratación:

• gestión administrativa de la salida del empleado
• los costes legales y las posibles indemnizaciones
• la pérdida potencial de productividad si el nuevo contratado no tiene las competencias o la motivación necesarias;
• la pérdida de moral del equipo afectado (la rotación de personal tiene un gran impacto en la dinámica del grupo).

Coste de la contratación: ejemplo

💡 Para tener una idea más concreta de cuánto puede costar la contratación, he aquí un ejemplo concreto, relativo a un puesto de nivel medio con un salario bruto anual de 50.000 euros.

En este ejemplo, el coste de contratación es de 8.300 euros.

Si no tiene éxito, el coste asciende a 18.300 euros.

¿Cómo puede reducir el coste de la contratación?

Controle sus gastos

La tarea de calcular el coste de contratación que acaba de realizar gracias a nuestro artículo... ¡no tiene por qué hacerse una sola vez!

Es importante hacerlo a lo largo del tiempo, con vistas a una mejora continua. De hecho, es probable que varias partidas de gastos cambien en función de la situación, las condiciones del mercado, etc.

🔎 Si sigues de cerca estos gastos, podrás hacer ajustes continuos para mejorar la rentabilidad de tu departamento de RRHH.

Piensa en la contratación interna

Según Factorial, el coste de la contratación interna es, de media, entre un 25% y un 50% inferior al coste de la contratación externa.

Esto se debe a que simplemente se eliminan ciertos costes, como los asociados a la publicación de varios anuncios o al uso de una agencia de contratación.

Otra ventaja es la reducción de los costes de incorporación, puesto que el empleado ya está familiarizado con la cultura de la empresa. Además, ya dispone de su propio equipo.

Optar por la cooptación

La cooptación es otra solución comúnmente considerada por las organizaciones para reducir los costes de contratación.

También en este caso puede decir adiós a los costes de publicidad. Además, el proceso de contratación se acelera (y eso ahorra gastos generales).

☝️ Por otro lado, este sistema suele ir acompañado de una recompensa económica para el empleado que encuentre la perla rara. Téngalo en cuenta en sus cálculos.

Utilizar programas informáticos de contratación

Este artículo demuestra que el tiempo es oro. Así que, ¿qué mejor manera de ahorrar tiempo que con un software de contratación que automatice las tareas?

Por supuesto, el precio de la herramienta también entra en la ecuación, y más concretamente en sus costes directos. Pero bien utilizada, promete un excelente retorno de la inversión.

💡 Por ejemplo, Softy es una solución informática que se encarga del proceso de contratación de la A a la Z, gracias a su amplia cobertura funcional: multipublicación de anuncios, gestión de candidaturas, pruebas, gestión de la cooptación y de la movilidad interna, onboarding, etc. Todas estas operaciones están centralizadas, y la plataforma cuenta con una interfaz intuitiva para hacerlas más fluidas y rápidas. Además, gracias a las últimas tecnologías inteligentes, podrá evitar en la medida de lo posible los costosos errores de contratación.

Desarrollar su marca de empleador

Por último, está la cuestión de su marca de empleador.

Cuando su marca de empleador brilla, las candidaturas llegan a raudales, sobre todo de candidatos de calidad que a veces son difíciles de detectar.

Esto reduce inexorablemente :

• ciertos costes, en particular de búsqueda de personal y de contacto con las agencias de contratación;
• la rotación, costosa a largo plazo.

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¿Qué hay que tener en cuenta sobre el coste de la contratación?

No se tome a la ligera el coste de la contratación: ¡puede ascender a miles de euros!

Para tener una visión completa, hay que tener en cuenta toda una serie de gastos: costes directos e indirectos, costes de incorporación, etc. Por no hablar de que, en caso de error en el casting, la "factura" sube aún más.

En vista de ello, calcular el coste de la contratación está muy bien, pero intentar reducirlo está aún mejor. La buena noticia es que las palancas que puede utilizar para ello (utilización de programas informáticos específicos, movilidad interna, cooptación, etc.) le permitirán contratar de forma más barata y eficaz .

Porque cuando encuentras esa joya rara, estás generando valor a largo plazo para el crecimiento de tu empresa.