¿Por qué utilizar un programa de nóminas?
No hay margen para el error cuando se trata de elaborar nóminas o hacer declaraciones a organismos oficiales. Para su PYME o VSE, es vital utilizar un software de gestión de nóminas para evitar escollos y beneficiarse de una asistencia fiable.
Controlar el proceso de nóminas
Elegir un software de gestión de nóminas es una solución real para su empresa. Elimina la necesidad de contratar a un proveedor de servicios externo a su empresa, o de emplear a alguien dedicado a esta tarea. Le facilitará la emisión de nóminas, así como el cálculo de las declaraciones obligatorias. Ya no tendrá que preocuparse de deducir la paga de vacaciones. Todo se hace automáticamente. Puede gestionar el proceso desde la salida hasta la llegada sin intermediarios externos. También le ayuda a evitar los errores que podría cometer si gestionara la nómina usted mismo sin ningún apoyo. El programa le avisa de cualquier error para que pueda corregirlo rápidamente.
Ayuda para familiarizarse con el programa
Si recurre a un proveedor de soluciones de gestión, puede contar con una formación rápida sobre el software de gestión de nóminas. Es fundamental que pueda hacer preguntas y comprender todas las funciones del software para evitar cometer errores más adelante. Para asegurarte de que no te metes en problemas, pide a uno o dos de tus compañeros que asistan a la formación. De este modo, varios de vosotros podréis utilizar el programa de nóminas y, si uno de vosotros está ausente o enfermo, la empresa no se verá perjudicada por tener que esperar a que se emitan las nóminas. Muchos proveedores de software ofrecen asistencia telefónica para ayudarle o resolver algún problema.
¿A qué hay que prestar atención?
- El software de gestión de nóminas debe actualizarse con mucha regularidad para mantener el marco legal de fijación de salarios. Es esencial que el proveedor le ofrezca estas actualizaciones. De lo contrario, el software quedará rápidamente obsoleto. En el ámbito contable, hay cambios muy regulares que pueden ser fundamentales. Así que no sólo hay que actualizar el software cada vez que se produce un cambio importante, sino que la persona que lo va a utilizar en su empresa debe recibir formación continua y estar al día de la legislación. Al elegir un software de nóminas en línea, puede estar seguro de que su software estará completamente actualizado en todo momento y de que cumplirá con todas las obligaciones legales.
- El coste del software de escritorio puede parecer razonable al principio. Debe contar con pagar entre 1.000 y 3.000 euros por un paquete realmente completo. Sin embargo, también hay que presupuestar las numerosas actualizaciones que serán imprescindibles. Cuando se adquiere un software de nóminas en línea, se paga una cuota de suscripción mensual y no hay que pagar por las actualizaciones.
- El software de nóminas debe ser intuitivo y fácil de usar. No es necesario invertir en una fábrica de gas. Tienes que poder integrar tus datos fácilmente y editar tus nóminas con facilidad.
¿Software de escritorio o SaaS?
Puedes elegir entre un software instalado en una o varias estaciones de trabajo o, si lo prefieres, un software como servicio (SaaS). La ventaja de tener un software de escritorio es que eres totalmente independiente y no dependes de ningún proveedor de servicios. Sin embargo, tiene que mantener el software actualizado, tiene que configurarlo usted mismo, lo que requiere buenos conocimientos de nóminas, y tiene que ser capaz de gestionar sus propias nóminas.También tiene que asegurarse de hacer copias de seguridad de sus datos con regularidad, para estar preparado ante cualquier problema que pueda surgir.
La ventaja de SaaS es que te da acceso remoto a todos tus datos desde cualquier ordenador. Así, si estás de viaje, puedes conectarte a un ordenador conectado a Internet para consultar tu información o introducir datos. Y no menos importante, las actualizaciones se realizan automáticamente. No es necesario dar ningún paso, el software remoto integra los cambios. Además, ofrece un alto nivel de seguridad para toda la información inherente a su establecimiento y está preconfigurado para que pueda utilizarlo con un alto nivel de conocimientos de gestión de nóminas.
Artículo traducido del francés