Elegir su programa de gestión de nóminas
No siempre es fácil elegir su programa de nóminas o confiar en un editor si no está acostumbrado a utilizar este tipo de servicios. Por eso es fundamental hacer los deberes, informarse y, sobre todo, comparar las distintas ofertas para poder elegir la que más le convenga.
Defina sus necesidades y evalúe las ofertas
Para elegir un paquete de software de gestión, primero tiene que tener claros los requisitos de su empresa y saber lo que realmente necesita. No es necesario invertir mucho dinero en un software de alto rendimiento si no necesita todas las funciones. También debe definir quién necesitará utilizar el software, para saber si va a optar por un software monousuario, multiusuario o SaaS. Una vez definidas sus necesidades, establezca el presupuesto disponible para adquirir el software y saque a concurso a los distintos proveedores de soluciones de gestión.
Compruebe las funciones que ofrece
Su software de gestión de nóminas debe producir nóminas, ofrecerle la posibilidad de confeccionar recibos para declarar las cotizaciones a la Seguridad Social y facilitar la presentación de declaraciones electrónicas. A usted le corresponde definir las funciones que necesita. Algunos programas integran las nóminas directamente en la contabilidad de la empresa. También puede elaborar diversos documentos, como certificados de Pôle Emploi, contratos de trabajo y libros de nóminas.
Un programa que se adapta a usted
No elija un programa demasiado rígido al que no pueda acostumbrarse. Tiene que poder configurarlo para que se adapte a su forma de trabajar y le facilite el trabajo. La gestión de nóminas ya es bastante compleja de por sí, así que no la complique más añadiendo funciones demasiado difíciles de utilizar. Compruebe que puede personalizar el programa y que la ergonomía es la adecuada. El programa debe ser fácil de leer y la interfaz agradable. Es probable que pases mucho tiempo con este software, así que opta por un soporte legible. Algunos soportes pueden probarse durante un mes antes de comprometerse. Tómese su tiempo para familiarizarse con el software y comprobar que es adecuado para su empresa.
Actualizaciones periódicas
Esta comprobación es imprescindible. En el ámbito de la gestión de nóminas, los cambios en la legislación, las tarifas y las cotizaciones a la Seguridad Social evolucionan constantemente. Hay que informarse bien de las actualizaciones que se ofrecen para poner al día los datos del programa. En el caso de los programas informáticos basados en puestos de trabajo, a menudo hay que pagar por ello, así que no pase por alto este coste, que puede suponer una carga adicional para su presupuesto y que no podrá reducir si no quiere correr el riesgo de que su programa se quede obsoleto muy rápidamente.
Proteger los datos
Asegúrese de que el proveedor del software de gestión ofrece un auténtico sistema de seguridad de su información para no tener que preocuparse por la pérdida de datos o la piratería de su sistema de gestión de nóminas. Contrariamente a la creencia popular, el software SaaS ofrece un sólido sistema de seguridad y se interesa activamente por proteger toda la información que usted confía a la plataforma remota.
Artículo traducido del francés