Facilite a los empleados su incorporación a la empresa con un folleto de bienvenida
El folleto de introducción a la empresa es un documento valioso para todo nuevo empleado. Les guía a través de su nuevo entorno de trabajo, proporcionándoles toda la información que necesitan para integrarse con éxito: gestión de la empresa, normativa interna, seguridad, formación, herramientas, etc.
Para garantizar el éxito de la incorporación , a todas las empresas les interesa disponer de un folleto de acogida. Esta herramienta de RR.HH. es un punto de referencia tanto para los recién llegados como para el personal que ya se ha incorporado a la empresa.
¿Qué contiene el folleto de bienvenida? ¿Cómo puede convertirlo en una ventaja para la integración de sus empleados? Descúbralo en este artículo.
Folleto de bienvenida: definición
¿Qué es un folleto de acogida?
Un folleto de acogida es un documento que se entrega a cada nuevo empleado en el momento de su incorporación.
Es una herramienta de RR.HH. utilizada para facilitar la integración de un empleado (conocida como onboarding) y para apoyarle desde su primer día en la empresa. Esta caja de herramientas está diseñada para responder a las preguntas de los nuevos contratados.
En resumen, es una guía de bienvenida para los nuevos empleados.
Ahora que las empresas van a prescindir del papel , piense en ofrecer a sus empleados un folleto de bienvenida digital. Tiene varias ventajas
- la información se actualiza regularmente y en tiempo real para todos;
- el folleto es accesible a todos los empleados, en cualquier momento, estén donde estén: si su empresa tiene varias sedes, esto significa que todos tienen el mismo nivel de información.
¿Por qué no dar un paso más y ofrecer un folleto de bienvenida digital en forma de vídeo ? Más entretenido, este formato ayuda a transmitir la información más rápidamente, si el vídeo está bien producido.
Ventajas del folleto de bienvenida
El folleto de bienvenida es útil para :
- los nuevos empleados, que son guiados a través de su nuevo entorno de trabajo,
- los directivos, que se benefician de tener empleados operativos más rápidamente,
- Recursos Humanos, que ya habrá respondido a algunas preguntas de RRHH en el folleto de bienvenida,
- el Departamento de Sistemas de Información, por la misma razón que RRHH, pero desde un punto de vista técnico y de herramientas,
- la empresa en su conjunto, que, gracias a una gestión de RRHH mejor controlada, es capaz de retener el talento.
¿Para qué sirve? Objetivos del folleto de bienvenida
La creación de un cuaderno de bienvenida a la empresa cumple una serie de objetivos:
- Para la empresa :
- formalizar la cultura de la empresa: valores, funcionamiento, relaciones interpersonales, etc. ;
- fidelizar a los empleados, retener las competencias en la empresa y reducir la rotación de personal
- simplificar los procesos para ahorrar tiempo, sobre todo en los trámites administrativos;
- facilitar la adhesión de los empleados al proyecto de empresa.
- Para los nuevos empleados :
- familiarizarse con las normas internas de la empresa: se conocen los derechos y deberes del empleado ;
- adaptarse más rápidamente, orientarse y encontrar automatismos, comprender el entorno en el que trabaja el nuevo empleado;
- ponerse en marcha lo antes posible, lo que es bueno tanto para la empresa como para el nuevo empleado;
- hacer que el entorno de trabajo sea agradable
- desarrollar un sentimiento de apego a la empresa.
¿Qué contiene el folleto de acogida?
A excepción de los establecimientos sanitarios, las empresas no están sujetas a ninguna legislación o normativa en relación con el folleto de bienvenida a la empresa.
El contenido del cuadernillo de bienvenida incluye:
👉 Lo más habitual, unas palabras de la dirección presentando el cuadernillo de bienvenida.
👉 Una presentación de la empresa:
- su proyecto, modelo de negocio, estrategia y ambiciones,
- sus actividades
- su historia,
- un organigrama que te ayude a identificar claramente a tus contactos dentro de la empresa:
- los departamentos que componen la empresa
- los miembros de la dirección
- a quién dirigirse para preguntas concretas, etc.
👉 Una presentación de la sede de la empresa y sus alrededores:
- cómo llegar: transporte público, sala de bicicletas, aparcamiento,
- dónde almorzar: comedor de empresa, comedor, tiendas cercanas, etc,
- dónde hacer una pausa: sala de descanso, zona exterior, juegos o actividades disponibles,
- dónde está permitido fumar, etc.
👉 Normas que rigen la vida en la empresa :
- normas internas,
- horario de trabajo
- normas de seguridad en el lugar de trabajo,
- política de RSC, si procede.
👉 Cultura de empresa:
- sus valores,
- buenas prácticas, una vida empresarial tranquila y feliz.
👉 Detalles de los beneficios relacionados con el puesto:
- cheques restaurante,
- posible reembolso de gastos de transporte,
- seguro médico,
- plan de ahorro de la empresa, etc.
👉 Normalización de los procesos para :
- permisos retribuidos y otras ausencias,
- gestión del tiempo
- gestión de cuentas de gastos,
- comunicación interna,
- gestión de documentos,
- ... y todas las herramientas utilizadas para optimizar cada uno de estos procesos.
ℹ️ Este artículo contiene una lista de herramientas.
👉 Información práctica para el día a día:
- código de acceso al aparcamiento o al edificio,
- mapa del sitio,
- información de contacto.
👉 Una presentación del plan de formación vigente en la empresa, o al menos las perspectivas de posibles cursos de formación.
👉 Una presentación de los órganos de representación del personal (IRL), en su caso:
- su papel en la empresa
- sus ámbitos de actuación,
- los nombres y datos de contacto de los representantes del personal en la empresa.
En Internet encontrarás muchos ejemplos de folletos de bienvenida a la empresa o welcome packs, desde los más clásicos a los más originales.
3 secretos para que su folleto de bienvenida sea bien recibido por sus empleados
El folleto es un documento útil: no está destinado a permanecer en un archivo en el ordenador del empleado o en el fondo de un cajón. Tiene que ser leído y asumido por sus equipos. Cómo puede conseguirlo?
Cuide la presentación visual.
Tienes que hacer que la gente quiera leer el folleto de bienvenida. Al fin y al cabo, se trata nada menos que de una herramienta de comunicación de RRHH. Aplica la carta gráfica de tu empresa: así garantizarás la coherencia entre todos los documentos que recibe un nuevo empleado a su llegada y mejorarás tu imagen de empleador.
✅ El folleto de bienvenida debe ser exhaustivo, pero no demasiado largo ni desalentador: esto desalentaría la lectura.
✅ Una imagen vale más que mil palabras: utilice imágenes, diagramas o vídeos para ilustrar su folleto de bienvenida. ¡Seguro que resulta una lectura agradable!
Facilite la integración con herramientas sencillas
Las herramientas pueden cambiar tu vida (profesional): cuando todo funciona, no prestas mucha atención; pero cuando hay un problema, pierdes tiempo y te fastidias.
💡 De ahí la importancia de implantar herramientas que agilicen los procesos y simplifiquen el día a día de los empleados. Incluye una descripción del software utilizado en tu empresa en el folleto de bienvenida y transmite a los recién llegados la imagen de una empresa moderna y bien equipada.
He aquí una lista de distintos tipos de herramientas que le ayudarán a integrar a sus empleados:
- herramientas para impulsar el compromiso de los empleados: Briq, Kudify ;
- herramientas para gestionar fácilmente las bajas y ausencias: Figgo, Notys Congés et Absences ;
- herramientas para simplificar la gestión de las reclamaciones de gastos: Philéas Gestion, SAP Concur;
- herramientas para gestionar el tiempo y las actividades: véase software ;
- herramientas de gestión de tareas mediante plantillas: Asana, Trello ;
- herramientas de colaboración para intercambiar información internamente (redes sociales corporativas): véase el software ;
- herramientas para comunicarse : véase el software
- herramientas para la gestión de proyectos: véase el software ;
- herramientas para la gestión de documentos electrónicos: véase el software ;
- herramientas para compartir archivos: véase el software.
🎯 Atención: existen herramientas dedicadas a la integración de nuevos empleados en la empresa. Por ejemplo, Eurécia Gestion des Talents, MonPortailRH y Payfit incluyen cuestiones de onboarding en sus soluciones.
El cuaderno de acogida, una de las muchas herramientas de integración
El folleto de bienvenida es una de las herramientas de RR.HH. que facilitan la integración de los nuevos empleados. Transmite una marca de empleador positiva al demostrar la atención que se presta a los empleados y la voluntad de integrarlos rápidamente en el equipo.
Algunos consejos finales
- el día de acogida de los nuevos empleados puede ser un buen momento para entregar el folleto de acogida;
- en realidad, la incorporación comienza antes de que el empleado llegue a sus instalaciones, con la preparación de su puesto de trabajo, acceso, herramientas, etc.
- el folleto de bienvenida puede formar parte de un paquete de bienvenida: accesorios de oficina, golosinas, tentempiés, buenas direcciones... en resumen, todo lo necesario para que el nuevo empleado se sienta a gusto desde el primer día.
¿Ha adoptado el folleto de bienvenida en su empresa? ¿Qué reacción han tenido sus empleados?
Artículo traducido del francés