Sistema de gestión del aprendizaje (LMS): ¿qué ventajas tiene para su empresa y la formación de sus empleados?

La formación de los empleados es un tema importante para las empresas. Los beneficios son muchos, tanto para la empresa como para los empleados que se benefician de ella.

Y si quiere estar al tanto de los progresos de todos y ofrecer contenidos de aprendizaje de alta calidad adaptados a las necesidades específicas de su empresa, el Sistema de Gestión del Aprendizaje (SGA ) es la mejor solución. Formación exprés sobre el tema. 📖

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Qué es un sistema de gestión del aprendizaje?

El Sistema de Gestión del Aprendizaje (SGA) adopta la forma de una plataforma diseñada para la formación pedagógica de los alumnos. Esta herramienta, que puede traducirse como "sistema de gestión del aprendizaje", se utiliza principalmente en las empresas, pero también puede utilizarse como software de formación a distancia.

Se cree que el LMS hizo su debut a principios de la década de 2000, al mismo tiempo que la democratización de las herramientas digitales. Un ejemplo es la famosísima plataforma Moodle, lanzada en 2002 y aún activa en la actualidad. Con el paso de los años, el mundo empresarial ha integrado rápidamente el sistema de gestión del aprendizaje como un engranaje esencial de su organización interna.

💡 A modo de ejemplo, un estudio realizado por Seira Formation muestra que el 87% de las empresas francesas utilizan soluciones de e-learning.

Cuál es el objetivo de un LMS?

Como era de esperar, el objetivo principal de un sistema de gestión del aprendizaje es promover el aprendizaje. Mediante la creación y distribución de módulos educativos, esta herramienta de formación pretende situar a los alumnos en la mejor posición posible.

👉 Para los empleados, el uso de una plataforma LMS les permite :

• mejorar sus competencias y optar a un puesto de mayor responsabilidad ;
• identificar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora;
• descubrir nuevas áreas de interés y desarrollar sus misiones;
• sentirse valorados y reconocidos por los progresos realizados.

👉 Por el lado de la gestión, la creación de una plataforma Learning Management System también está resultando muy útil. En concreto, permite definir una estrategia de formación personalizada y realizar un seguimiento lo más eficaz posible del desarrollo de las competencias de los empleados. Los cursos integrados en el software pueden ser :

• desarrollados internamente
• o encargarlos a organismos de formación.

Del mismo modo, es extremadamente fácil para los equipos de gestión supervisar el progreso de los empleados día a día, a la vez que se les orienta hacia los cursos de formación más adecuados para su desarrollo profesional. 📈

¿Cómo funciona?

En términos generales, existen dos formas de integrar una herramienta Learning Management System en tu empresa:

• en modo SaaS (software como servicio) : los datos (módulos didácticos, recursos digitales, respuestas de los alumnos, etc.) se almacenan en la nube y se puede acceder a ellos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, mediante un nombre de usuario y una contraseña. Flexible y asequible, es el tipo de integración preferido por las empresas;

• Modo on -premise: los datos se alojan en un servidor local, lo que presenta ciertas desventajas, sobre todo en el caso de la formación a distancia. Aunque el modo on-premise ofrece en última instancia una mayor libertad, implica un coste más elevado, pero también, y sobre todo, un equipo técnico dedicado a su mantenimiento.

🔎 En términos prácticos, el software LMS sigue una arquitectura relativamente sencilla. Por lo general, existen dos interfaces :

• una para los usuarios: el alumno navega por los distintos módulos de aprendizaje, elige los cursos que desea realizar, participa en las evaluaciones, consulta su curva de progreso, etc. ;
• una reservada a los administradores: los formadores crean o integran los contenidos de aprendizaje, eligen los métodos y criterios de evaluación, supervisan los progresos de los empleados, asignan módulos de aprendizaje específicos en función de las necesidades del momento, etc.

Además, la mayoría de las plataformas de sistemas de gestión del aprendizaje ofrecen un modelo basado en el principio de escalabilidad. Cuando el software se integra por primera vez, los usuarios y formadores sólo disponen de las opciones básicas. Pero a medida que los interesados se van aclimatando a las distintas herramientas, se pueden integrar nuevos módulos paso a paso.

Principales características del Sistema de Gestión del Aprendizaje

Diversificación de los contenidos de aprendizaje

La experiencia del usuario es crucial para motivar a los empleados. Por lo tanto, es esencial ofrecerles una variedad de módulos, tanto en términos de contenido como de forma. Es decir, se trata de evitar en la medida de lo posible los cursos largos y soporíferos 😴 centrándose en contenidos originales y divertidos. Esto podría incluir

• vídeos ;
• presentaciones de diapositivas interactivas ;
• seminarios web ;
• trabajo colaborativo; etc.

Por supuesto, lo mismo se aplica a los módulos de evaluación. Cuanto más variado y original sea el contenido, más motivados estarán los alumnos ante la idea de practicar.

Libertad y facilidad de construcción de módulos de aprendizaje

La gran mayoría de los software LMS permiten integrar cursos diseñados por formadores profesionales. Basta con descargarlos, de forma gratuita o no en función del proveedor de servicios y de la suscripción elegida, y ya está.

Pero a veces las empresas quieren desarrollar sus propios contenidos de aprendizaje. En este caso, hay que utilizar un software diseñado para simplificar la creación de cursos y evaluaciones. La integración de gráficos, vídeos y pistas de audio son funciones básicas, pero de un valor incalculable para los formadores.

Integrar la inteligencia artificial

La IA ofrece innumerables posibilidades. Integrada en el software Learning Management System, se utiliza en particular para crear cursos y evaluaciones a partir de documentos compartidos por los administradores.

🤖 Pero la inteligencia artificial también puede utilizarse para identificar las áreas de mejora de cada empleado y dirigirlo hacia módulos adecuados y específicos que le ayuden a progresar.

Acceso a un sistema de informes y análisis

Otra funcionalidad básica de una plataforma LMS es la elaboración de informes y análisis de los cursos en línea.

• Lo primero que viene a la mente es el seguimiento del progreso de los alumnos. Un sistema de informes permite controlar el ritmo de aprendizaje de cada alumno y evaluar la calidad del trabajo realizado.
• También puede servir para detectar posibles deficiencias de los formadores. Por ejemplo, un módulo con un índice de finalización muy bajo puede alertar a los administradores. Puede ser que el curso esté mal construido, sea demasiado largo o simplemente no sea lo suficientemente atractivo, lo que llevará al equipo docente a reelaborarlo en consecuencia.

Compatibilidad móvil

Es cierto que hoy en día es muy raro ver aplicaciones que no respondan. Pero siempre es una buena idea asegurarse de que el software del Sistema de Gestión del Aprendizaje ha sido transpuesto a una versión móvil.

De hecho, la interfaz a veces puede sufrir en comparación y desanimar a los usuarios aficionados a la formación a distancia a través de su smartphone. La imposibilidad de reproducir vídeos, las ralentizaciones, los textos mal encuadrados... son sólo algunos de los pequeños inconvenientes que pueden perjudicar a los alumnos e incitarles a desviarse hacia otros sitios.Todos estos son pequeños inconvenientes que pueden perjudicar al alumno y animarle a divagar hacia apps que no tienen nada que ver con el e-learning (aunque haya un montón de tutoriales chulos en YouTube e Insta 😁 ). 🎥

Gamificación

Como su nombre indica, la gamificación consiste en aportar una dimensión lúdica a las sesiones de aprendizaje. Teniendo esto en cuenta, hay varias soluciones posibles. Entre ellas se encuentran

• sistemas de puntos y trofeos para desbloquear ;
• retos colaborativos, que pueden adoptar la forma de juegos de escape o juegos serios, por ejemplo;
• retos competitivos entre empleados para animarles a superarse a sí mismos, con una posible recompensa al final de la jornada (cuidado con los pobres perdedores...);
• concursos interactivos;
• etc.

¿Sabías que...? Un estudio realizado por TalentLMS sugiere que el 61% de los empleados encuestados dijeron que estarían más inclinados a seguir un curso que incorpore gamificación.

Integración con su software existente

Para que una herramienta LMS sea lo más fácil de utilizar posible, los desarrolladores intentan generalmente favorecer la integración con las soluciones utilizadas actualmente por las empresas. Por ejemplo, determinadas funciones de los programas informáticos especializados en RRHH, creación de vídeos o seguimiento de ventas pueden integrarse en la plataforma del sistema de gestión del aprendizaje.

Certificación de determinados módulos

Para formalizar la adquisición y el dominio de determinadas competencias, a veces es necesario obtener una certificación reconocida. En este sentido, algunos software LMS ofrecen a los usuarios la posibilidad de obtener una cualificación certificada tras completar un curso.

Tener en cuenta las necesidades específicas de la empresa

En función del sector de actividad de la empresa, un LMS puede ofrecer contenidos y formación más o menos adaptados. Existen softwares especializados para los sectores sanitario, hotelero, comercial e inmobiliario.

Las ventajas del LMS

Ventajas para la empresa

Mejora del bienestar de los empleados

En primer lugar, podemos fijarnos en los efectos positivos para la empresa. Al ofrecer a los empleados la oportunidad de formarse y, por extensión, de aspirar a puestos de mayor responsabilidad, está contribuyendo a mejorar su bienestar en el trabajo.

Un empleado que se siente reconocido, valorado y desafiado es muy beneficioso para una empresa. Por tanto, la introducción de un software de sistema de gestión del aprendizaje en su organización contribuye indirectamente a :

• animar a sus empleados a desarrollar todo su potencial
• aumentar la productividad y la motivación
• fidelizar a los empleados y evitar una elevada rotación de personal
• reforzar el espíritu de equipo, etc.

Optimizar los costes de formación

Gracias al Sistema de Gestión del Aprendizaje, las empresas tienen el control sobre el contenido que distribuyen a sus empleados. Si disponen de recursos internos, pueden delegar la creación de cursos a un equipo de formadores especializado.

Además, todos los contenidos creados permanecen accesibles para todos los alumnos, año tras año. Aunque, por supuesto, es necesario actualizar algunos cursos, el contenido básico sigue siendo el mismo. Está claro que la inversión en el LMS representa un coste importante en la fase de lanzamiento, pero suele ser una fuente de retorno positivo de la inversión.

Perfeccionar los contenidos de aprendizaje

• Gracias a las herramientas de elaboración de informes integradas en el software LMS, los formadores pueden identificar los cursos que generan más interés y mejores resultados.
• Y, a la inversa, pueden detectar aquellos que están siendo descuidados por los alumnos o que tienen un bajo índice de retención.

✅ Entonces les resulta fácil reelaborar los contenidos y tratar de hacerlos más atractivos y eficaces.

Facilitar la integración de los nuevos empleados

Cuando uno se incorpora a una nueva empresa, a veces resulta difícil integrar los códigos con la rapidez deseada. Con un software desconocido que hay que dominar y una nueva organización del trabajo con la que hay que familiarizarse, es normal sentirse un poco desorientado.

Así que la incorporación es una etapa crucial para la empresa, y el Sistema de Gestión del Aprendizaje es una ayuda inestimable. Al preparar un programa de formación adaptado al nuevo empleado, la empresa puede contribuir en gran medida a facilitar su integración. Los nuevos empleados pueden familiarizarse con su nuevo entorno a su propio ritmo, mientras los equipos directivos observan sus progresos y les ayudan a asumir su nuevo puesto de la mejor manera posible 😀 .

Mejorar la imagen y el atractivo de la empresa

Puede parecer obvio, pero integrar una solución Learning Management System ayuda a modernizar y dar una imagen positiva de la empresa, sobre todo a la hora de reclutar nuevos talentos.

En efecto, las personas que buscan un nuevo empleo preguntan muy a menudo por la cultura de la empresa. Y la presencia del Sistema de Gestión del Aprendizaje dentro de la organización es un argumento a esgrimir ante los candidatos que desean unirse a una empresa que se preocupa por el bienestar de sus empleados.

Ventajas para los alumnos

Dominar su plan de carrera

A muchos empleados les resulta difícil determinar exactamente lo que quieren en términos de desarrollo profesional. La falta de visión a largo plazo puede ser perjudicial para la motivación y el bienestar en el trabajo.

Mediante ejercicios regulares de formación y la realización de cursos de formación y certificaciones, es más fácil definir mejor los contornos del propio proyecto de futuro y desarrollar las competencias clave necesarias para alcanzar este objetivo.

Progresar con total autonomía

Este es uno de los grandes puntos fuertes de las herramientas LMS. Como empleado, a veces es difícil gestionar los horarios como uno desea. Entre periodos de prisas e imprevistos, podemos tender a descuidar el tiempo dedicado a la formación, más aún si estas son únicamente presenciales. 😬

Con una plataforma Learning Management System, la cuestión ya no se plantea. Se invita a cada empleado a progresar a su ritmo, en función de su carga de trabajo. Si el software está integrado en modo SaaS, es incluso posible que los empleados se formen en línea y a distancia. Una ventaja muy práctica, sobre todo para los empleados que trabajan desde casa o tienen que viajar mucho.

Aumentar la retención de conocimientos

Varios estudios lo han demostrado. El e-learning ofrece una tasa de retención de conocimientos mucho mayor que la formación presencial. Según una encuesta realizada por el Research Institute of America, la tasa de retención del e-learning se sitúa entre el 25% y el 60%, frente al 8% y el 10% de la formación presencial.

Acceso ilimitado a todos los contenidos de aprendizaje en un espacio centralizado

Gracias al sistema de gestión del aprendizaje, ya no es necesario recorrer una carrera de obstáculos para encontrar tal o cual contenido perdido en las oficinas de la empresa. Todos los cursos y documentos esenciales para la formación de los empleados están centralizados en una única biblioteca compartida a la que se puede acceder en cualquier momento.

Algunos casos de uso del sistema de gestión del aprendizaje

Ahora que sabemos más sobre las oportunidades que ofrece una herramienta LMS, es el momento de examinar más de cerca los casos de uso en los que resulta más útil.

Ejemplo 1: aumentar el índice de ventas de su marca

Tras analizar sus resultados, observa que el índice de ventas en tienda ha disminuido ligeramente durante el último año, pero el tráfico sigue siendo el mismo. Quizás tus vendedores no están rindiendo lo suficiente y necesitas encontrar una solución para que las cifras vuelvan a subir. 💪

Por ejemplo, puedes diseñar o descargar una serie de cursos de formación basados en las ventas y el acercamiento al cliente.

• En cuanto este contenido formativo se ponga en línea, podrás hacer un seguimiento de los progresos de cada empleado en este ámbito.
• Una vez validada la formación, es hora de medir los resultados sobre el terreno.
• Un aumento de la tasa de ventas puede reflejar una mejora en el acercamiento del personal de ventas a los clientes, lo que simboliza la utilidad de la formación que han recibido.

Ejemplo 2: Sensibilizar a los empleados sobre problemas graves

Acoso en el lugar de trabajo, comportamiento inadecuado, primeros auxilios... Hay toda una serie de temas que merecen toda la atención de sus empleados. Y en lugar de obligarles a asistir a sesiones de formación que no siempre son bien recibidas, es posible sensibilizarles sobre estos temas importantes para la empresa ofreciéndoles la oportunidad de validar certificaciones de forma independiente a través de una plataforma Learning Management System.

Con el auge de la inteligencia artificial, la forma en que se organiza el trabajo en muchas empresas ya está experimentando un profundo cambio. Pero es necesario anticiparse a esta necesaria adaptación a unas herramientas tecnológicas cada vez más presentes y potentes. En este sentido, la formación de sus empleados para dominar las nuevas herramientas informáticas a través de cursos diseñados a tal efecto se convertirá rápidamente en una prioridad.

A través del Sistema de Gestión del Aprendizaje, los empleados están naturalmente más predispuestos a aprender. Se desarrollan y progresan a su propio ritmo, y les resulta más fácil dominar herramientas complejas.

Reforzar el espíritu de equipo

El contenido integrado en el software del Sistema de Gestión del Aprendizaje es cada vez más variado. Aunque sigue habiendo vídeos interactivos, cuestionarios y presentaciones de PowerPoint, en los últimos años hemos asistido a la aparición de contenidos educativos cada vez más emocionantes para los empleados, sobre todo a través de la gamificación.

Si ofrece regularmente a sus equipos la posibilidad de participar en juegos colaborativos como Escape o Serious Games, contribuirá a reforzar el espíritu de equipo entre sus empleados. Los momentos de formación ya no se ven como una tarea, sino como momentos de convivencia y refrescantes.

Trabajar las competencias interpersonales

Cuando pensamos en formación en el lugar de trabajo, inevitablemente pensamos en mejorar los conocimientos técnicos. Pero no hay que descuidar las competencias interpersonales. Para ayudar y animar a los empleados a desarrollar sus habilidades interpersonales, el software LMS es más que bienvenido.

Gestión de conflictos, gestión del estrés, confianza en uno mismo... Todos estos son puntos en los que los empleados pueden trabajar para mejorar tanto profesional como personalmente.

En este sentido, podemos imaginar a algunos empleados realizando estos cursos de formación fuera de la oficina, lo que justifica una vez más la pertinencia de integrar una plataforma Learning Management System para el bienestar y la realización de los empleados.

¿Cómo elegir el sistema de gestión del aprendizaje adecuado?

Hay una serie de criterios a tener en cuenta a la hora de elegir la mejor plataforma de Sistema de Gestión del Aprendizaje para su organización. Algunos de los puntos clave a tener en cuenta son

• capacidad de respuesta del servicio posventa: de vez en cuando pueden producirse averías y otros problemas técnicos con el software LMS. Esto no es un fin en sí mismo. Sin embargo, es esencial poder contar con un servicio de atención al cliente receptivo y competente para resolver cualquier problema;

• sencillez y rapidez de uso: para evitar reticencias por parte de los empleados, la plataforma LMS debe ofrecer una experiencia de usuario óptima. Esto significa que la interfaz debe ser intuitiva y accesible para todos, incluidos los empleados más alejados de la esfera digital;

• libertad en el diseño de los módulos: cuanto más puedan los formadores crear cursos divertidos y originales, más responderán positivamente los alumnos a los objetivos de formación fijados por la empresa;

• la integración de un sistema de informes: para supervisar el progreso de los alumnos y adaptar los cursos en consecuencia, es esencial poder seguir el progreso de cada alumno en tiempo real;

• la presencia de una herramienta de feedback: es importante que los alumnos puedan dar su opinión sobre los cursos que han seguido. ¿Les ha parecido el contenido suficientemente claro y comprensible? ¿Han sido pertinentes los métodos de evaluación? Este feedback es muy útil y permite a los formadores revisar los cursos si es necesario, con el fin de ofrecer a los empleados el mejor contenido posible;

• Alojamiento en modo SaaS: aunque el almacenamiento en una red local puede tener ciertas ventajas, hay que decir que el alojamiento en la nube es actualmente la solución que ofrece más flexibilidad y comodidad para una empresa. Basta con que los empleados creen un nombre de usuario y una contraseña para acceder a la plataforma LMS a distancia y en cualquier momento;

• los precios aplicados: los paquetes ofrecidos por los editores de plataformas LMS pueden adoptar diferentes formas. En general, se basan en suscripciones y los precios varían en función del número de alumnos.

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El Sistema de Gestión del Aprendizaje en pocas palabras

Como se habrá dado cuenta, el Sistema de Gestión del Aprendizaje adopta la forma de una plataforma de aprendizaje dedicada que resulta especialmente útil para las empresas.

• Por una parte, permite a los administradores seguir la evolución de sus equipos y orientarlos hacia las formaciones más adecuadas.
• Por otro, los alumnos pueden progresar a su propio ritmo, beneficiándose de contenidos de aprendizaje variados y atractivos.

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