Adopción digital: la clave para la transformación digital de su empresa

En su estudio publicado a finales de 2020, Gartner describe cómo, en 2025, el 70% de las organizaciones utilizarán plataformas de adopción digital para superar las dificultades de los usuarios.

Hay que decir que la adopción digital de herramientas es uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en su transición digital. Tiene un impacto demostrado en el rendimiento y la productividad, y es aún más crucial si se tiene en cuenta que más de un tercio del software instalado no se utiliza (informe 1E).

Pero, ¿qué son estas plataformas de adopción digital? ¿Permiten realmente a los usuarios familiarizarse con su nuevo entorno de forma más rápida y fluida? ¿Qué tipo de SPOC ofrecen?

Todas las respuestas a sus preguntas están en este artículo.

La adopción digital: un gran reto

La crisis sanitaria de 2020 enfrentó de la noche a la mañana a las empresas al reto de mantener su actividad con todo el mundo teletrabajando.

Este contexto sin precedentes ha aumentado considerablemente la cantidad de programas informáticos utilizados en las empresas, para mantener la productividad, el desarrollo de las reuniones y el compromiso de los empleados.

Desgraciadamente, en su precipitación, algunas empresas con poco equipamiento previo no supieron ofrecer a sus empleados la formación y el apoyo suficientes para que pudieran adoptar esta panoplia de nuevas herramientas, a veces poco intuitivas.

¿El resultado? Empleados con dificultades :

• se desmotivan
• se desvinculan
• y su productividad disminuye, a veces con graves consecuencias financieras.

Para evitar encontrarse en esta situación, han surgido plataformas dedicadas a maximizar la tasa de adopción de software, que ayudan a paliar muchas de las dificultades que pueden encontrar los usuarios.

Plataformas de adopción digital

Definición

Una plataforma de adopción digital (PAD) es un programa informático que ayuda a los usuarios a familiarizarse con una herramienta de forma contextualizada, directamente en la interfaz correspondiente. Suelen denominarse GPS de aplicación, ya que guían a los usuarios de forma interactiva.

Con un enfoque práctico, este tipo de plataforma puede complementar la formación o la documentación sobre software o, en algunos casos, incluso sustituirlas por completo. Es lo que se conoce como aprendizaje 100% práctico.

Las PCD se utilizan en las empresas para diversos fines:

• incorporación de nuevos empleados,
• cambios de trabajo que requieren el aprendizaje de nuevas herramientas,
• incorporación de un nuevo cliente.

¿Te acuerdas de Clippy, el clip de Microsoft? Es algo así como el antepasado de los actuales PCD, y sus indicaciones han ayudado a generaciones enteras a familiarizarse con el paquete Office.

Cómo funciona

La tecnología DAP actúa como una "superposición" sobre el software y las aplicaciones, sin ningún desarrollo específico. Puede ser configurada por la empresa, que puede crear rutas de usuario personalizadas, sensibles al contexto y adaptadas a las necesidades específicas de :

• la empresa
• un departamento
• un equipo
• un tipo de perfil concreto, etc.

El aprendizaje y el uso en tiempo real son simultáneos, ya que la ayuda se ofrece en el lugar y el momento adecuados. Cuando los usuarios están en la aplicación, pueden ver :

• campos resaltados para rellenar
• mensajes emergentes e instrucciones en puntos clave del recorrido,
• enlaces a documentación completa sobre un requisito específico,
• nuevas funciones destacadas y presentadas,
• consejos sobre cómo utilizar el sistema para mejorar el rendimiento y ahorrar tiempo.

Las DAP se basan a veces en inteligencia artificial, que puede adaptarse al comportamiento del usuario, para ofrecer una formación aún más precisa y exacta.

👉 Algunas de ellas ofrecen también un módulo de análisis del uso por parte de los usuarios, que permite generar indicadores (tiempo medio empleado, consecución de objetivos, adquisición de competencias, etc.), y un módulo de recogida de opiniones de los usuarios para identificar las áreas del curso que no funcionan correctamente y mejorarlas.

¿Por qué utilizar una plataforma de adopción digital?

Rápida y fácil de implantar

La instalación de este tipo de soluciones requiere muy poco desarrollo, con el objetivo de que sea rápido e intuitivo crear contenidos y establecer reglas de negocio.

Si el software cambia, no es necesario realizar nuevas capturas de pantalla y empezar de cero: las adaptaciones y modificaciones pueden realizarse rápidamente.

Hace más eficaz el aprendizaje

Estas plataformas proporcionan acceso a la información en el momento y lugar adecuados, lo que la hace mucho más pertinente y fácil de asimilar. Las necesidades del usuario se satisfacen rápidamente, y el aprendizaje es inmediato y simplificado.

Además, no todos los usuarios tienen la misma facilidad para manejar una herramienta, en función de su edad, experiencia o tipo de trabajo. DAP permite adaptarse realmente a cada tipo de perfil, desde los que necesitan una asistencia casi completa hasta los que se encuentran a gusto y desean algunos consejos suplementarios.

Por último, el contenido creado está diseñado para ser interactivo y atractivo, lo que también fomenta el aprendizaje.

Aumenta la tasa de adopción

La facilidad de aprendizaje tiene un impacto positivo en la tasa de adopción de las herramientas digitales.

A modo de comparación :

sólo el 5% de los usuarios consultan vídeos o documentación; este porcentaje rondaría el 85% con una herramienta DAP

Acxias

Aumentar el rendimiento del equipo y el bienestar de los empleados

Un aprendizaje más eficaz unido a un aumento de la tasa de adopción no deja de repercutir en su productividad, ya que son :

• más rápidamente operativos
• conscientes de cómo la herramienta puede hacerles más eficientes,
• gratamente sorprendidos por la fluidez de su trabajo,
• mejor apoyados: sus necesidades son escuchadas y atendidas,
• por lo que están más contentos y motivados para mejorar su rendimiento.

Reducir costes

El ahorro que supone la integración de una plataforma de adopción digital puede apreciarse a distintos niveles:

• Reducción del tiempo de formación (multiplicado por el número de usuarios, puede representar sumas considerables),
• reducción del tiempo de adopción del software
• menos solicitudes de asistencia y, por tanto, menos tiempo dedicado al servicio posventa,
• Mayor fidelidad de los clientes gracias a una mayor tasa de adopción, lo que supone un ahorro, dado que retener a un cliente cuesta 5 veces menos que adquirir uno nuevo.

Contribuye a la mejora continua

Gracias a un módulo de recogida de comentarios y análisis de la experiencia del usuario, la empresa puede identificar en cada etapa del proceso las dificultades que un empleado haya podido encontrar en algún momento del proceso.

¿Faltaban instrucciones? ¿No eran suficientemente claras? Llegar al fondo de estos problemas le permite mejorar continuamente la funcionalidad o su apoyo de forma continua, y hacer que el viaje sea un poco más suave cada vez.

💡 También es más fácil identificar a los usuarios que necesitan un apoyo más profundo para adoptar plenamente la solución.

Ejemplo de plataforma de adopción digital

Tanto si tu proyecto consiste en implantar un nuevo software como en formar a nuevos empleados o actualizar a una nueva versión, existen algunos actores en el mercado que pueden ayudarte. Por ejemplo:

Más información sobre plataformas de adopción digital y sistemas de gestión del aprendizaje (LMS).

No pase por alto el apoyo a la gestión del cambio

Como hemos visto, la adopción de plataformas digitales es cada vez más esencial para las empresas, ya que los beneficios son muy numerosos.

Sin embargo, cuidado con dormirse totalmente en los laureles con la esperanza de que la adopción digital se haga por sí sola. Muchas empresas han experimentado fracasos en el despliegue de herramientas, a menudo debido a un apoyo al cambio descuidado o incluso ignorado. Y sin embargo, para que la adopción tenga éxito, las personas deben ser la prioridad.

Así que, para tener las mayores posibilidades de éxito, elabore una estrategia de gestión del cambio adaptada a su empresa y a sus empleados.

Combinada con el poder de las plataformas de adopción digital, no hay duda de que la transición será un éxito.

¿Y usted? ¿Utilizas este tipo de plataformas? Si no es así, ¿qué haces para maximizar el éxito de tus implantaciones de software?