Maximiza tu alcance internacional con un Employer of Record (EOR)

Si eres responsable de Recursos Humanos y buscas soluciones eficientes para optimizar la expansión internacional de tu empresa, estás en el lugar adecuado.

En este artículo, te explicamos con claridad:

• qué es un Employer of Record (EOR);
• cuáles son sus principales responsabilidades y ventajas,
• cómo funciona y qué criterios tener en cuenta al elegir uno.

Tu rol es clave para impulsar la internacionalización de tu business. ¡Y eso merece un reconocimiento!

Hoy exploraremos una estrategia fundamental para gestionar equipos globales de manera eficiente: el Employer of Record. ¡Empecemos! 🚀

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¿Qué es un employer of record?

Definición de un employer of record

Un Employer of Record (EOR) es una organización intermediaria que facilita la contratación de empleados en el extranjero, actuando en nombre de una empresa. Esta entidad jurídica se encarga de todas las formalidades administrativas, garantizando el cumplimiento de las leyes laborales locales y liberando a la compañía de las complejidades relacionadas con la gestión de empleados internacionales.

Los EORs son especialmente útiles en un contexto global, pero también dentro de un mismo país cuando la legislación varía entre regiones, como ocurre en Estados Unidos.

🧐 Por ejemplo: Una empresa estadounidense que desea contratar en Colombia puede recurrir a un EOR. Los nuevos empleados son legalmente contratados por el Employer of Record, pero trabajan directamente para la compañía estadounidense. En este caso, el EOR actúa como un intermediario estratégico, facilitando la expansión internacional sin que la empresa deba establecer una entidad jurídica en el país de destino.

El resultado es un ahorro significativo de tiempo, recursos y costos, permitiendo a la empresa enfocarse en su crecimiento global sin obstáculos administrativos ni legales. 🚀

Marco legal para el EOR en España

El marco legal español establece una serie de normativas claras que un Employer of Record (EOR) debe cumplir para garantizar una relación laboral transparente y en conformidad con la ley.

✅ Normativa laboral española:
El EOR debe cumplir con el Estatuto de los Trabajadores y otras regulaciones laborales, incluidas las disposiciones específicas de los convenios colectivos aplicables. Esto implica respetar los contratos de trabajo, los salarios mínimos, las horas laborales, las vacaciones y los procedimientos legales en caso de despido.

✅ Responsabilidad del empleador registrado:
El Employer of Record actúa como el empleador legal, encargándose de la gestión de nóminas, impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social y otras obligaciones laborales. Aunque el EOR formaliza la relación contractual, la empresa cliente mantiene el control operativo sobre las tareas diarias y objetivos de los empleados.

✅ Relación tripartita:
El funcionamiento del EOR en España se basa en un acuerdo claro y transparente entre tres partes: el EOR, la empresa cliente y el empleado. Este acuerdo debe cumplir estrictamente con las obligaciones fiscales y laborales, garantizando claridad y protección para todas las partes involucradas.

✅ Diferencia con las ETT (Empresas de Trabajo Temporal):
En España, las Empresas de Trabajo Temporal (ETT) están específicamente reguladas para la cesión temporal de trabajadores. Un Employer of Record, en cambio, facilita la contratación para relaciones a largo plazo entre la empresa y el empleado, diferenciándose claramente de una ETT en su naturaleza y objetivos.

Marco legal para el EOR en Latinoamérica

El funcionamiento de un Employer of Record (EOR) en Latinoamérica está regido por un conjunto diverso de normativas legales, fiscales y laborales que varían según cada país. Sin embargo, existen principios comunes que guían su operación en la región.

✅ Cumplimiento de las leyes locales:
El EOR debe respetar estrictamente las leyes laborales, fiscales y de seguridad social de cada país. Esto incluye garantizar derechos fundamentales de los empleados, como el salario mínimo, días de vacaciones, indemnizaciones por despido y contribuciones obligatorias a la seguridad social.

✅ Prohibición de la cesión ilegal de trabajadores:
En muchos países latinoamericanos, está prohibida la cesión ilegal de trabajadores o cualquier forma de intermediación que busque eludir las responsabilidades legales del empleador. Para evitar conflictos, el EOR debe poder demostrar claramente que actúa como el empleador formal, asumiendo sus obligaciones legales y fiscales.

✅ Responsabilidad fiscal y legal:
El Employer of Record es responsable de la correcta declaración y pago de impuestos laborales, así como de las contribuciones a los sistemas de seguridad social y otros beneficios obligatorios para los empleados. Además, los contratos laborales emitidos deben ser válidos y cumplir con la normativa local de cada país.

✅ Acuerdos claros entre las partes:
La relación entre el EOR, la empresa cliente y el empleado debe formalizarse mediante un contrato transparente y detallado. Este acuerdo debe especificar con precisión las responsabilidades y límites de cada parte involucrada, asegurando que la relación laboral sea clara y cumpla con la normativa local para evitar riesgos legales.

Las 6 responsabilidades que lleva

Cumplimiento legal

El EOR garantiza que todas las contrataciones y prácticas laborales legales cumplen con las leyes locales del país donde se encuentran los empleados.

Esto incluye el cumplimiento de normativas relacionadas con:

• Horarios de trabajo. 🕜
• Salarios mínimos y pagos justos.
• Normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Legislación sobre despidos y contrataciones.

Gestión de nóminas 👌

El EOR (como una Global Payroll) administra todos los aspectos de la nómina de los empleados, asegurándose de que:

• Los pagos se realicen puntual y correctamente.
• Se realicen las deducciones apropiadas por impuestos y seguros sociales.
• Se manejen correctamente las contribuciones a pensiones y otros beneficios legales.

Administración de beneficios 🔥

Además de la nómina, el EOR a menudo gestiona los beneficios que reciben los empleados, tales como:

• Seguro de salud.
• Planes de jubilación.
• Vacaciones pagadas y licencias.

Relaciones laborales 🤝

El employer of record actúa como punto de contacto entre el empleado y la empresa cliente en cuestiones relacionadas con el empleo. Esto incluye:

• Resolución de conflictos laborales.
• Gestión de evaluaciones de desempeño y revisión de contratos.
• Facilitar la comunicación entre ambas partes.

Gestión de contratos 📃

El EOR se encarga de la redacción y gestión de contratos laborales que estén en conformidad con las leyes locales, asegurando que ambos, empleador y empleado, entiendan sus derechos y obligaciones.

Movilidad internacional 🪪

En el caso de traslados internacionales, el employer of record puede también asistir con:

• La obtención de visas y permisos de trabajo.
• El asesoramiento sobre requisitos legales y regulaciones de inmigración.

Ventajas y desventajas del EOR

Las 4 ventajas del employer of record para tu empresa

1. Establecerse en el extranjero sin tener que crear una entidad jurídica

Expandir una empresa a nivel internacional suele implicar la creación de una entidad jurídica en el país de destino, un proceso complejo que exige un profundo conocimiento del mercado local, las leyes laborales, los requisitos fiscales y un presupuesto considerable.

Cada país tiene regulaciones específicas y cometer errores en este ámbito puede resultar extremadamente costoso. Además, las normativas sobre empleo, payroll, compliance y benefits varían significativamente de una región a otra, lo que añade más capas de complejidad.

Aquí es donde un Employer of Record (EOR) se convierte en una solución estratégica. Un EOR permite a tu empresa operar en un nuevo mercado sin necesidad de establecer una entidad jurídica local. Ya sea para contratar empleados o para iniciar operaciones, el Employer of Record facilita el proceso de forma eficiente y segura. 🎯

El resultado es un proceso:

• Más rápido: Porque no necesitas gestionar interminables trámites administrativos ni enfrentar procesos burocráticos complejos. 😉
• Menos costoso: Al evitar la inversión inicial que supone establecer una entidad local.
• Más flexible: Te permite centrarte en la operación y crecimiento de tu business sin las restricciones que implica ser una entidad jurídica extranjera.

👉 Por ejemplo, Remote propone todos los servicios de un EOR, desde la gestión administrativa de recursos humanos hasta la conformidad con las leyes laborales locales. Te cubre de principio a fin para asegurar tu complimiento legal, la protección de tu propiedad intelectual y el bienestar de tus empleados. También ofrece un servicio al cliente disponible 24/7 y en varios idiomas.

1. Facilitar la contratación internacional

El Employer of Record (EOR) no solo simplifica los procesos administrativos, sino que acelera tu entrada en un nuevo mercado al eliminar barreras legales y burocráticas.

🦘 Si deseas contratar a un candidato en Australia, puedes hacerlo sin necesidad de establecer una entidad jurídica en territorio australiano. El EOR local se encarga de cumplir con las regulaciones locales y el derecho laboral, permitiéndote centrarte en lo esencial: atraer y retener el mejor talento disponible. ¡Práctico!

Gracias a esta flexibilidad, tienes acceso a un abanico de talentos mucho más amplio, sin preocuparte por las limitaciones geográficas ni las complejidades legales. Si el perfil perfecto aparece en el otro extremo del mundo, puedes contratarlo con rapidez y sin obstáculos. 🌎

1. Transición hacia el teletrabajo completo para más flexibilidad

El teletrabajo se ha convertido en una práctica cada vez más común, y muchas empresas han decidido adoptar modalidades completamente remotas. Esta tendencia no solo responde a las demandas de mayor flexibilidad por parte de los empleados, sino también a la oportunidad de optimizar recursos y atraer un abanico de talentos mucho más amplio.

Con la posibilidad de contratar en el extranjero o en diferentes regiones dentro de un mismo país, no solo disfrutas de una mayor diversidad de talento, sino que también fomentas una cultura de trabajo a distancia más inclusiva y efectiva.

Si algunos de tus empleados pueden realizar sus tareas desde otro país, ¿por qué los miembros de tu equipo local no podrían hacerlo desde sus propias casas? 💻

La gran ventaja de un Employer of Record es que puede ayudarte a establecer políticas y prácticas claras que respalden una cultura empresarial cohesiva y efectiva, incluso en entornos completamente remotos. Con su apoyo, tu Global Team Work puede operar con eficiencia, manteniendo el compliance necesario en cada jurisdicción y garantizando una experiencia fluida tanto para la empresa como para los empleados. 🌍

1. Transformar tus freelancers en empleados

Para muchas empresas, recurrir a freelancers es una solución rápida y flexible para cubrir necesidades específicas. Sin embargo, ciertos roles y colaboradores clave pueden ser ventajosamente transformados en puestos fijos, lo que aporta mayor estabilidad y compromiso tanto para la empresa como para el propio freelancer.

Esta transformación no solo fortalece la estructura de la empresa, sino que también la hace más atractiva para el talento global. Al mismo tiempo, los freelancers se benefician de la seguridad del empleo, acceso a beneficios sociales y una relación laboral más estable y duradera.

✅ En este contexto, un Employer of Record (EOR) facilita esta transición al encargarse de los aspectos legales y administrativos. El EOR redacta contratos de empleo conformes a la legislación local, sin importar en qué país se encuentre tu nuevo empleado. Además, se ocupa de:

• La nómina (payroll)
• Los beneficios sociales (benefits)
• Los impuestos (tax)
• Los seguros laborales

3 desventajas de usar un EOR

1. Tamaño de la empresa

Un Employer of Record (EOR) en España puede no ser la solución más adecuada para grandes corporaciones que planean establecer operaciones a gran escala en un nuevo país. En estos casos, suele ser más eficiente crear una entidad jurídica propia y contratar expertos internos en nómina, compliance y gestión administrativa para asegurar un control más directo y personalizado sobre las operaciones locales.

Por otro lado, un EOR resulta especialmente útil para PYMEs o grandes empresas que desean establecer una oficina de tamaño moderado en un mercado extranjero. Gracias a su estructura flexible, el Employer of Record facilita una entrada más ágil y menos costosa, evitando la complejidad de crear una entidad jurídica desde cero.

2. Menos control sobre asuntos relacionados con los empleados

Bajo un contrato con un Employer of Record (EOR), el empleado se registra legalmente como parte del EOR y no directamente como un empleado de la empresa matriz. Esto implica que, en caso de surgir reclamaciones legales o conflictos laborales, la empresa cliente no puede actuar directamente contra el empleado.

En su lugar, la empresa debe confiar en el EOR para gestionar el conflicto conforme al acuerdo firmado entre el empleado y el Employer of Record, respetando las leyes laborales locales y los términos contractuales establecidos.

Por esta razón, es fundamental seleccionar un EOR con una sólida reputación, experiencia comprobada en la gestión de equipos globales y un historial transparente en la resolución de conflictos laborales.

Un EOR confiable no solo asegura el cumplimiento legal y la protección de los derechos tanto de la empresa como del empleado, sino que también actúa como un mediador eficaz en situaciones delicadas. 🤝

3. Comprensión del proceso

Algunas empresas pueden no comprender completamente cómo funciona un Employer of Record (EOR) y, por lo tanto, mostrarse dudosas a adoptar este modelo para su expansión internacional.

El hecho de que otra entidad actúe como el empleador legal puede parecer un concepto extraño o incluso preocupante al principio. Sin embargo, es importante recordar que esta figura es principalmente administrativa. El EOR se encarga de gestionar aspectos clave como nóminas, impuestos y el cumplimiento legal, mientras que la empresa matriz conserva el control total sobre las actividades diarias, objetivos y desempeño de sus empleados.

Las 7 etapas del proceso de contratación a través de los ojos de un employer of record

Aquí se detallan las 7 etapas clave:

1. Identificación de la necesidad de contratación

El primer paso en el proceso con un Employer of Record (EOR) comienza cuando la empresa cliente identifica la necesidad de contratación en un país específico. Esta fase es crucial, ya que sienta las bases para una contratación efectiva y alineada con los objetivos del negocio.

En esta etapa, la empresa se comunica con el EOR para definir claramente los aspectos clave de la posición, tales como:

• Los roles y responsabilidades del empleado.
• Las habilidades requeridas para el puesto.
• Criterios esenciales, como experiencia previa, competencias específicas o disponibilidad.

2. Reclutamiento y selección

En esta fase, el Employer of Record (EOR) puede asumir directamente el proceso de reclutamiento o colaborar con agencias locales especializadas para identificar a los mejores candidatos que cumplan con los requisitos establecidos por la empresa cliente.

Este proceso incluye varias etapas clave:

• La publicación de ofertas de trabajo en plataformas adecuadas y relevantes para el mercado local.
• La revisión de currículums, asegurando que los candidatos cumplan con las habilidades y experiencia requeridas.
• La realización de entrevistas, ya sea directamente por el EOR o facilitando el contacto entre la empresa cliente y los candidatos.
• La selección de candidatos, basada en criterios previamente acordados.

3. Verificación y cumplimiento legal

Una vez seleccionado el candidato, el Employer of Record (EOR) lleva a cabo un riguroso proceso de verificación de antecedentes y garantiza que toda la contratación cumpla con las leyes laborales y regulaciones locales del país donde se realizará la contratación.

Este paso es fundamental para asegurar que tanto la empresa cliente como el empleado operen dentro de un marco legal sólido y transparente.

El EOR verifica:

• La elegibilidad para trabajar del candidato, incluyendo permisos, visados y documentación requerida.
• El cumplimiento de las leyes locales relacionadas con contratos, salarios mínimos, horas laborales y otros derechos laborales.
• La protección de los derechos del empleado, garantizando que el acuerdo respete las normativas vigentes en el país correspondiente.

4. Formalización del contrato de trabajo

En esta etapa, el Employer of Record (EOR) se encarga de preparar y gestionar la firma del contrato de trabajo, garantizando que cumpla tanto con las necesidades de la empresa cliente como con las normativas laborales del país donde se contratará al empleado.

El contrato es un documento clave y debe reflejar con precisión los acuerdos establecidos entre las partes. Esto incluye detalles como:

• El salario, especificando la estructura de pago y frecuencia.
• Los beneficios, incluyendo seguros, aportaciones a la seguridad social y otras compensaciones adicionales.
• Las condiciones de trabajo, como horario, modalidad (remota o presencial) y responsabilidades del puesto.
• Los términos de terminación, describiendo los procedimientos legales y las condiciones para la finalización del contrato.

5. Onboarding y integración

Una vez firmado el contrato, el Employer of Record (EOR) organiza el onboarding del empleado, un proceso clave para garantizar una integración exitosa tanto a nivel operativo como cultural dentro de la empresa cliente.

Este proceso va mucho más allá de la simple incorporación administrativa. El EOR se asegura de que el empleado reciba:

• Información sobre la cultura empresarial, sus valores y su misión.
• Formación sobre políticas internas, procedimientos y herramientas necesarias para su día a día.
• Claridad sobre los derechos y responsabilidades laborales que le corresponden.
• Capacitación específica para desarrollar sus funciones con éxito desde el primer día.

6. Gestión continua y soporte

Una vez que el empleado está plenamente integrado, el Employer of Record (EOR) asume un papel activo en la gestión continua de los aspectos relacionados con su empleo. Esto incluye la administración regular de nóminas, el cumplimiento de las normativas locales y la supervisión de los beneficios acordados en el contrato.

Además, el EOR actúa como un mediador eficaz en cualquier situación laboral que requiera atención, ya sea para resolver conflictos, aclarar dudas sobre políticas o gestionar ajustes contractuales.

7. Finalización del contrato o renovación

Cuando se aproxima el final de un contrato laboral, el EOR gestiona este proceso de manera estructurada y en conformidad con las leyes laborales locales.

El EOR puede:

• Coordinar la finalización del contrato, asegurándose de que todos los procedimientos legales, como indemnizaciones o avisos previos, se cumplan correctamente.
• Discutir una posible renovación, evaluando las necesidades de la empresa cliente y el desempeño del empleado durante el período contractual.
• Facilitar una transición ordenada, ya sea para concluir la relación laboral o para extenderla en términos claros y transparentes.

3 casos concretos en los que se ve relevante tomar un employer of record

✅ Expansión rápida en nuevos mercados:
Cuando una empresa desea entrar en un nuevo mercado internacional sin la carga administrativa de crear una entidad jurídica, un EOR facilita la contratación local de forma ágil. Esto permite que la empresa comience a operar en ese país casi de inmediato, ahorrando tiempo y recursos valiosos.

✅ Necesidad de talento especializado:
En sectores altamente competitivos, encontrar el talento adecuado localmente puede ser un desafío. Un Employer of Record permite a las empresas acceder a un abanico de talentos global, contratando a los mejores profesionales sin importar su ubicación geográfica. Además, el EOR se encarga de manejar todas las complicaciones legales y administrativas que conlleva la contratación internacional.

✅ Gestión de empleados remotos:
Para las empresas que adoptan modelos de trabajo remoto o distribuidos, un Employer of Record resulta clave para gestionar empleados en varios países. El EOR asegura el cumplimiento legal en términos de nómina, beneficios y condiciones laborales, proporcionando estabilidad tanto a la empresa como a sus empleados.

¿Qué employer of record elegir? 7 criterios

1. 🎓 Conocimiento legal:
   Selecciona un EOR que tenga un profundo dominio de las leyes laborales y fiscales del país objetivo. Confirma su experiencia y su historial de cumplimiento normativo para evitar inconvenientes futuros y garantizar que todas las operaciones estén alineadas con la legislación local.
2. 🗺️ Cobertura internacional:
   Es fundamental optar por un Employer of Record con una red amplia que permita contratar empleados en múltiples ubicaciones. Asegúrate de que su cobertura geográfica se alinee con tus planes de expansión y tus objetivos de crecimiento.
3. 💯 Reputación y experiencia:
   Da prioridad a un EOR con una sólida reputación y experiencia demostrable en tu sector de actividad. Revisa testimonios, estudios de caso y opiniones de otras empresas para validar su fiabilidad y su capacidad para gestionar equipos globales.
4. ✨ Variedad de servicios:
   No todos los EOR ofrecen los mismos servicios. Asegúrate de que el proveedor seleccionado pueda adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. Algunos EOR van más allá de los servicios estándar y ofrecen soluciones personalizadas que se ajustan mejor a tus requerimientos.
5. ⏩ Soporte al cliente:
   Un servicio de soporte eficaz y multilingüe es clave, especialmente cuando se gestionan equipos distribuidos en varias regiones. Verifica que el EOR ofrezca asistencia rápida y efectiva para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir.
6. 🧑‍💻 Tecnología avanzada:
   La tecnología juega un papel crucial en la gestión eficiente de un Employer of Record. Asegúrate de que utilicen herramientas modernas y plataformas seguras para la administración de nóminas, el seguimiento de empleados y la protección de datos confidenciales.
7. 💸 Costo:
   Finalmente, evalúa cuidadosamente la estructura de costos del EOR. Asegúrate de comprender su modelo de tarifas y busca una relación calidad-precio adecuada para tu presupuesto. Evita sorpresas revisando si existen costos ocultos.

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Employer of Record, una solución estratégica para crecer sin fronteras

El Employer of Record (EOR) es mucho más que un intermediario en la contratación internacional: es un aliado estratégico que facilita la expansión global de las empresas. Al encargarse del cumplimiento legal, la gestión de nóminas y los procesos administrativos, permite a las organizaciones centrarse en su crecimiento y objetivos comerciales sin distracciones.

Contratar talento en cualquier parte del mundo, adaptarse a las regulaciones locales y reducir los riesgos legales ya no es un obstáculo, sino una oportunidad clara para ampliar horizontes con agilidad y confianza.

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