Analizar el presente para preparar mejor el futuro con la cartografía de competencias
No es ningún secreto: las empresas de éxito son las que aprovechan al máximo las capacidades de sus empleados. Asegurarse de contar con el perfil adecuado para el puesto adecuado aumenta las posibilidades de alcanzar los objetivos empresariales.
Al mismo tiempo, los empleados temen cada vez más aburrirse en el trabajo. Por eso quieren que se explote al máximo su potencial.
Ante estos retos, los departamentos de RRHH evolucionan e integran cada vez más la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) en sus procesos cotidianos. Una de las tareas resultantes es el mapeo de competencias.
Este método facilita a los recursos humanos la identificación y comprensión de las competencias de los empleados, para luego desplegar estrategias en consecuencia.
Lee nuestro artículo para saber qué es, qué está en juego, qué implica y cómo llevarlo a cabo. 🚀
Definición del mapa de competencias
¿Qué es un mapa de competencias?
El mapa de competencias es un método estructurado para identificar, evaluar y enumerar todas las competencias presentes en una empresa.
Lo que surge de este trabajo es un "mapa de competencias ", que adopta la forma de una tabla estructurada (modelo al final del artículo 👇), también conocida como cuadrícula o matriz. Sin embargo, algunos departamentos de RRHH prefieren el formato de mapa mental.
El mapeo de competencias forma parte tradicionalmente de un enfoque GPEC, que evoluciona cada vez más hacia el GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels). El objetivo de este último es ayudar a los empleados a progresar :
- garantizar su desarrollo profesional ;
- al tiempo que se palian las necesidades de la organización.
💡 Nota: el mapa de competencias incluye tanto las competencias duras como las blandas. En cambio, se incluyen con menos frecuencia las competencias locas, competencias atípicas, a menudo creativas, que atraen cada vez más el interés de los reclutadores.
¿Quién utiliza el mapa de competencias?
Cuando pensamos en "cartografía de competencias", pensamos inmediatamente en "recursos humanos ", ya que esta herramienta es de utilidad directa para la estrategia de RRHH y el enfoque GPEC. En particular, puede utilizarse para anticipar las necesidades de contratación y gestionar la movilidad interna.
Sin embargo, este método también promete numerosas ventajas
- para los responsables de formación, que tienen una mayor visibilidad de las necesidades futuras ;
- los directivos, que conocen mejor a sus equipos y saben exactamente quién puede hacer qué;
- los empleados, que toman conciencia de sus puntos fuertes, así como de sus áreas de mejora.
Mapeo de competencias y repositorio de competencias: ¿cuáles son las diferencias?
Un repositorio de competencias es un documento que define el conjunto de competencias necesarias para cubrir cada puesto en una organización.
Ambos conceptos son, por tanto, muy similares y, sobre todo, complementarios. 🤝
La cartografía de competencias se basa a menudo en el repositorio de competencias para comparar las competencias existentes con las que deben desarrollarse o adquirirse. Juntos, garantizan que la situación real coincida con las necesidades estratégicas de la empresa.
Retos y objetivos de la cartografía de competencias
El objetivo principal de la cartografía de competencias es elaborar un inventario preciso de las competencias actuales, por individuo, equipo o departamento. Esta instantánea en un momento dado de los activos de la empresa revela simplemente las diferencias entre las competencias requeridas para un puesto y las que posee realmente el empleado encargado de ese puesto.
Esta comparación revelará algunos datos interesantes:
- ¿Está el empleado poco cualificado? Si es así, lo mejor es planificar un programa de formación.
- ¿Está sobrecualificado? En ese caso, le interesa movilizar sus competencias para un puesto en el que aporten más valor.
Y si es imposible prever un aumento de las competencias o una movilidad interna, no hay problema, el mapa de competencias también ayuda a anticipar las necesidades de contratación.
💡 A saber: el mapeo de competencias sirve para reconocer, de forma muy concreta, el saber hacer y las competencias interpersonales de los equipos. Por lo tanto, actúa como una poderosa herramienta para motivar y comprometer a los empleados. Este reconocimiento de su trabajo y sus cualidades inicia el diálogo en torno a posibles oportunidades de desarrollo profesional.
¿Cuáles son los beneficios para la empresa y sus empleados?
Ventajas del mapa de competencias para la empresa
Gracias a la cartografía de competencias (¡sobre todo si está digitalizada!), los directivos disponen de toda esta información centralizada en un solo lugar. Se trata, por tanto, de una herramienta de toma de decisiones, muy útil para preparar la futura estrategia de asignación de recursos.
Al mismo tiempo, presenta otra serie de ventajas:
- esta visualización de las competencias contribuye a romper los silos y, por tanto, fomenta la colaboración entre equipos ;
- al favorecer la movilidad interna y el desarrollo de las competencias existentes, la cartografía limita la necesidad de contratación externa, que suele ser costosa;
- Este método permite reaccionar rápidamente ante imprevistos, como la salida de personal o la puesta en marcha de nuevos proyectos;
- Usted reduce los riesgos asociados a la dependencia, al identificar las competencias críticas que posee una sola persona;
- mejora su marca de empleador, porque una organización que destaca sus esfuerzos por desarrollar las competencias de sus empleados se hace más atractiva para las personas con talento.
Ventajas del mapa de competencias para los empleados
Cuando llevan algún tiempo en su puesto, los empleados a veces se olvidan de hacer balance de lo que han conseguido y de lo que les queda por hacer hasta el final de su carrera. El mapa de competencias les ayuda a hacerlo, revelándoles las habilidades que necesitan desarrollar para llegar aún más lejos en su trabajo.
☝️ Así pues, se trata claramente de una forma de promover el bienestar en el lugar de trabajo.
Además, el mapeo ayuda a construir una base común, de modo que todos los empleados tengan el mismo nivel de conocimientos y utilicen un vocabulario similar cuando hablen de competencias. Y eso es mucho más práctico cuando se trata de llevar a cabo proyectos conjuntos.
Por último, el mapeo de competencias refuerza la interacción entre compañeros al identificar áreas de especialización complementarias. Esto nos lleva de nuevo al deseo de romper los silos, tan importante para las empresas que desean capitalizar la innovación y la inteligencia colectiva.
Las 7 etapas del mapeo de competencias
#1 Determinar los objetivos y el ámbito de actuación
El mapeo de competencias puede servir para diversos propósitos, como :
- Identificar las carencias de competencias de la empresa ;
- Determinar las necesidades de contratación para el próximo periodo;
- elaborar un plan de formación
- establecer un proceso de movilidad interna.
Así que empieza por preguntarte cuál es tu objetivo, analizando los principales retos que tienes por delante.
👉 Por ejemplo, si la organización quiere preparar a sus equipos para la integración de una nueva tecnología, tratará de identificar las competencias digitales que faltan .
Por supuesto, este trabajo implica una estrecha colaboración con las partes interesadas pertinentes, aquellas que trabajan lo suficientemente cerca del terreno como para anticipar con precisión las necesidades futuras.
💡 Consejo: en esta fase, también debes definir el alcance de tu mapeo. Dependiendo del tamaño de la empresa, realizarás el mapeo por departamentos o para la organización en su conjunto.
#2. Identificar las competencias que necesita la empresa
A continuación, debe enumerar las competencias duras y blandas necesarias para los distintos puestos, estableciendo el vínculo con las misiones y los objetivos estratégicos de la empresa.
☝️ También aquí es importante trabajar en estrecha colaboración con las personas adecuadas, en este caso los directivos, que tienen una visión afinada de los equipos bajo su responsabilidad.
💡 Consejo: ¿por qué no elaborar el famoso marco de competencias mencionado anteriormente?
#3 Haz un inventario de las competencias actuales de los empleados
Una vez que sepas qué necesita la empresa, es hora de determinar qué competencias tiene en realidad.
Hay varias formas de hacerlo:
- Pida a los empleados que se evalúen a sí mismos (¡cuidado con los prejuicios personales!);
- Invite a los directivos a identificar las competencias de sus equipos, basándose en criterios definidos;
- celebrar entrevistas individuales, que brindan la oportunidad de hablar de las competencias del empleado... ¡y no sólo!
- realizar pruebas de competencias (ejercicios prácticos, simulaciones, etc.);
- consultar la documentación, en particular los CV. Los CV contienen a menudo información sobre competencias desarrolladas en puestos anteriores que la empresa aún no ha tenido la oportunidad de explotar.
#4 Analizar las diferencias entre las competencias actuales y las competencias requeridas
En esta fase, dispone de todos los datos necesarios para comparar las competencias existentes con las que se requieren para satisfacer las necesidades futuras.
Sin embargo, este trabajo puede revelar bastantes "agujeros que tapar". En este caso, priorice las carencias más críticas, de modo que pueda centrar sus acciones en las carencias de competencias más estratégicas en primer lugar.
#5 Representar los resultados visualmente
Como recordatorio, el mapeo de competencias debe ser ante todo práctico y simplificar el análisis de los datos asociados a las competencias de sus empleados.
Por lo tanto, toda esta información debe agruparse en un único documento, en la forma que usted elija. Tenga en cuenta, no obstante, que los formatos más habituales son :
- matrices, es decir, tablas de Excel ;
- Mapas mentales, estas estructuras de árbol que organizan y vinculan las competencias de un individuo a categorías u objetivos específicos.
Consejo: utilizar un código de colores te ayudará a detectar más rápidamente cualquier discrepancia importante.
#6 Elabore un plan de acción
Una vez establecida la relación entre :
- las necesidades de la organización ;
- y las competencias existentes ;
determinará las soluciones necesarias para colmar las lagunas.
Estas soluciones suelen girar en torno a los siguientes ámbitos
- la formación y la tutoría, que refuerzan el compromiso de los empleados a través del desarrollo profesional ;
- la contratación, la respuesta rápida para integrar las competencias que faltan
- la movilidad interna, que también es muy bien recibida por los empleados, ya que mejora sus carreras.
💡 Vale la pena saberlo: como en cualquier puesta en marcha de un proyecto, la aplicación de estos planes de acción implica:
- planificar las distintas actividades relacionadas ;
- Asignar los presupuestos y recursos necesarios;
- establecer objetivos mensurables para controlar los progresos.
#7 Evalúe el éxito de sus acciones
Por último, es importante medir los progresos que ha realizado gracias a los KPI que ha establecido. De este modo, mantendrás la pertinencia de tu mapa de competencias frente a los cambios internos y externos.
👉 Por ejemplo, debes asegurarte de que los planes de formación han dado sus frutos y han suplido las carencias de competencias. O que se han contratado los perfiles adecuados.
En todos los casos, solo un seguimiento periódico revelará posibles áreas de mejora y, por tanto, las medidas correctoras necesarias.
Ejemplo gratuito de mapa de competencias en Excel
¿Necesita un poco de ayuda? Appvizer puede ayudarte con esta plantilla gratuita de mapa de competencias, que puedes descargar en formato Excel.
Sólo le queda realizar una encuesta para completarla con los datos de sus propios empleados. 🕵️
¿Qué herramienta debe utilizar para cartografiar sus competencias?
Herramientas tradicionales
Si estás empezando, es perfectamente posible elaborar tu mapa de competencias utilizando una hoja de cálculo tipo Excel, sobre todo si no tienes recursos para invertir en un software más avanzado. Las hojas de cálculo son perfectamente capaces de estructurar y analizar la información.
Y para representaciones más claras y visuales, también puedes utilizar soluciones de mapas mentales.
☝️ No obstante, ten en cuenta que estas herramientas sirven esencialmente para organizar y visualizar tu mapa de competencias. En otras palabras, en este contexto, todo el trabajo preparatorio de identificación de necesidades y enumeración de competencias debe hacerse a mano. Lo mismo ocurre con el seguimiento del rendimiento, ya que Excel, al igual que los programas de mapas mentales, permanece relativamente estático. Poco práctico para las grandes organizaciones...
Software especializado
Por eso, las empresas con grandes necesidades no tardan en darse cuenta de las ventajas de utilizar software especializado, ya sea una plataforma GPEC o un SIRH que incluya un componente de gestión de competencias.
He aquí algunos ejemplos de lo que prometen estas soluciones:
- automatización de los procesos de recopilación, análisis y seguimiento de competencias ;
- la centralización de toda la información en un único lugar; y
- la circulación de los datos hacia las funcionalidades de implementación de la formación, con el fin de racionalizar las operaciones;
- seguimiento y actualización continua de los datos.
🛠️ Skeely, por ejemplo, es una solución diseñada para entrevistas (anuales, profesionales, de seguimiento, etc.) y GPEC. Gestiona sus entrevistas de evaluación de la A a la Z. Todos los datos obtenidos durante estas entrevistas se centralizan en el software, lo que facilita la elaboración de su mapa de competencias. También puede utilizar este mapa para establecer su plan de formación, de nuevo directamente en Skeely.
Por último, 5 errores que debes evitar al mapear tus habilidades
Ya está, ya tienes las habilidades que necesitas para dominar nuestro tema del día 😉 .
Antes de dejarte, aquí van algunos errores que debes evitar para no comprometer el proceso:
- No involucrar a los empleados de principio a fin. Es importante explicarles el valor del proyecto y los beneficios tangibles que obtendrán de él.
- No ser regular. La vida de un empleado en una empresa no es estática: ¡sus competencias evolucionan constantemente! Sería una pena perder competencias clave...
- Basarse únicamente en la autoevaluación de los empleados o en las percepciones subjetivas de los directivos. Es absolutamente necesario cruzar todos los datos de que disponga (por eso es buena idea utilizar programas informáticos).
- Crear un mapa de competencias difícil de leer. Elabore un documento que todos puedan utilizar.
- Concentrarse únicamente en las competencias duras y descuidar las blandas, que son esenciales porque reflejan las capacidades interpersonales, de comportamiento y de adaptación de los empleados.
Más que un inventario, el mapa de competencias es una apuesta real por una organización más ágil y centrada en el desarrollo del talento. ¡No se lo pierda!
Artículo traducido del francés