Recoger necesidades de formación ¡permite cultivar equipos de calidad!

Para cosechar el éxito, primero hay que sembrar las buenas semillas.

En términos empresariales, para que tu negocio sea exitoso, debes apostarle a la evolución de las competencias de las y los trabajadores. Dicho proceso requiere de la elaboración de un diagnóstico de necesidades de formación.

En un mundo profesional en constante evolución, sobre todo en términos de tecnología, el desarrollo de nuevas competencias digitales, por ejemplo, es cada vez más importante.

Si te estás preguntando cómo recopilar las necesidades de formación de tu plantilla, en qué momento y quién en la organización debe hacerlo, te guiamos paso a paso en tan estratégica tarea.

🧑‍🌾  De una buena semilla, ¡una buena cosecha!

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¿Qué es el diagnóstico de necesidades de formación?

Las necesidades de formación describen la diferencia que hay entre las competencias ya adquiridas y las que hay que adquirir o desarrollar para alcanzar determinados objetivos. La formación de las y los trabajadores permite el desarrollo de competencias dentro de la empresa con el objetivo de reducir o eliminar estas carencias.

La evaluación de necesidades de formación de las y los trabajadores de una empresa consiste en llevar a cabo un análisis que se compone de etapas de:

• Identificación,
• recopilación,
• calificación.

Por lo tanto, la identificación de las necesidades de formación de una empresa es la etapa preliminar y uno de los pasos esencial para definir un plan de formación.

¿Quién hace el análisis de necesidades de una empresa?

Según el tipo y el tamaño de la organización, la recopilación de las necesidades de formación de los empleados puede realizarse mediante:

• La Dirección,
• el Departamento de Recursos Humanos,
• las y los diferentes mánagers de la organización,
• las y los trabajadores.

¿Cuándo deben identificarse las necesidades de formación?

Antes de identificar las necesidades de formación, ten en cuenta que tendrás que presentar el plan de formación a la junta directiva de la empresa en diciembre. Esto significa que tendrás que determinar las necesidades a más tardar a finales de noviembre.

Por lo tanto, en función del tamaño de tu empresa, puedes hacer una retroplanificación a partir de ese momento. Hay varias estrategias posibles:

• Anticipar la recopilación de necesidades a lo largo del año hasta octubre, aunque existe el riesgo de que algunas de ellas dejen de ser pertinentes.
• Esperar hasta "el último momento", durante septiembre y octubre, para asegurarte de estar lo más cerca posible de las necesidades actuales.
• Entre junio y septiembre para anticiparte lo suficiente y garantizar que la mayor parte del trabajo siga siendo relevante,
• Anticipar las necesidades con un tiempo intermedio de ajuste.

Además, tienes la opción de ir recogiendo necesidades sobre la marcha. Esto es especialmente fácil si cuentas con una herramienta automatizada.

Ejemplos de los tipos necesidades de formación

Al hablar de tipos de necesidades de formación, podemos identificar dos categorías diferentes:

1. Las necesidades de formación colectiva: estas afectan a todos o a un grupo de trabajadores. Estas surgen, en la mayoría de los casos, debido a:
   1. Los cambios tecnológicos o jurídicos que afectan a la organización y a su mercado.
   2. La formación obligatoria, sobre todo en determinados sectores, como en el ámbito de la salud y la seguridad.
   3. Una o varias aplicaciones informáticas nuevas que se van a utilizar a gran escala.
   4. Una nueva estrategia empresarial adoptada que requiere formación para su pleno despliegue.
2. Las necesidades de formación individuales: estas están vinculadas al puesto de trabajo o a los planes de desarrollo propio de las y los profesionales y pueden ser:
   1. Genéricas (ejemplo de una necesidad de formación genérica: "mejorar las habilidades de desarrollo de TI").
   2. Específico (en lugar de "mejorar las habilidades de desarrollo de la información", diríamos "aprender a codificar en Java").

Técnicas de recopilación de necesidades de formación

Existen diferentes métodos a emplear para la detección de necesidades de formación en la empresa, entre las cuales, algunas de las más efectivas son:

Detección "Top down"

Este enfoque descendente parte de la iniciativa de La Dirección. Por lo tanto, es especialmente adecuado para las necesidades de formación colectiva, por las razones que hemos expuesto anteriormente.

En consecuencia, se trata de discutir con La Dirección la formación colectiva que se va a implantar en la empresa, ya sea obligatoria o específicamente recomendada por razones de competitividad y adecuación a la estrategia empresarial.

Detección "Bottom up”

Este enfoque ascendente comienza con la intención de formación de las y los trabajadores. Por lo tanto, permite una mayor precisión y consideración de las necesidades y deseos individuales de cada persona para desarrollar sus habilidades.

Hay que tener en cuenta que las necesidades colectivas no identificadas previamente pueden surgir individualmente.

¿Cómo detectar las necesidades de formación en la empresa?

1. Preparar el proceso de diagnóstico

Para maximizar el éxito de la evaluación de las necesidades de formación, es importante tomarse el tiempo necesario para la preparación del proceso.

Aunque puede ser tentador lanzarse de cabeza a ejecutar la tarea puesto que la misma puede llevar mucho tiempo, no olvides que el éxito del plan de formación depende de la recopilación adecuada de las necesidades de formación.

2. Realizar un análisis externo

Como hemos visto con respecto a las necesidades de formación colectiva, muchos acontecimientos externos a la empresa pueden repercutir en un proceso de capacitación, como:

• Los cambios en la legislación,
• los avances tecnológicos,
• una crisis sanitaria o económica, etc.

Por tanto, la formación es una forma eficaz de adaptarse a cambios constantes. Tu responsabilidad, entonces, consiste en anticipar dichos acontecimientos en la medida de lo posible y que los mismos no impacten la actividad normal de la organización, teniendo en cuenta que un proceso de formación conlleva tiempo y recursos.

Así, hacer un seguimiento del mercado es esencial para tener estos acontecimientos en el radar y evitar que tengan un impacto negativo en tu actividad. Por supuesto, como Director·a, puedes delegar esta responsabilidad internamente y pedir que se te mantenga informado·a de cualquier cambio que pueda afectar el plan de formación empresarial.

3. Analizar el sector

Comprender el trabajo cotidiano y la labor de las y los trabajadores es esencial y sumamente importante para identificar sus necesidades de formación.

Esto puede hacerse llevando a cabo un análisis a partir de:

• Las descripciones de los puestos de trabajo,
• los conocimientos técnicos y habilidades interpersonales,
• la realización de tareas directamente “en el terreno”,
• las evaluaciones individuales de desempeño para identificar áreas de mejora.

💡 También es importante observar el comportamiento de los propios trabajadores. ¿Se sienten cómodos con lo digital? ¿Serán más receptivos a la formación online o presencial? Preguntas a tener en cuenta durante el análisis y posterior diagnóstico.

4. Organizar entrevistas individuales

Para completar tu evaluación de la situación, nada mejor que pedir la opinión de las y los principales interesados·as.

Tanto si el equipo cuenta con un·a mánager, como si tu lo diriges directamente, las entrevistas individuales permiten que surjan ideas que no se habían considerado antes. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

• Aprovechar la entrevista anual para plantear las necesidades de formación,
• planificar entrevistas específicas sobre este tema.

En cuanto al formato de la entrevista, tienes la opción de elegir un formato:

• Formal o informal,
• cara a cara o a distancia,
• con o sin soporte, etc.

💡 Ten en cuenta que: aunque la entrevista individual lleva tiempo antes, durante y después, su formato "confidencial" permite un discurso más completo y espontáneo que si tuvieras que llevarla a cabo delante de otras personas.

5. Facilitar una sesión de brainstorming en grupo

La idea es formar un grupo de discusión para reunir a personas con perfiles diferentes y hacer que interactúen, comparen sus puntos de vista y encuentren, conjuntamente, soluciones y formas de avanzar.

Guiando hábilmente los intercambios, es probable que la inteligencia colectiva haga surgir nuevas ideas. También da una fuerte impresión de proactividad.

Herramientas para la identificación de necesidades de formación

El formulario de identificación de necesidades de formación

El objetivo de este tipo de formulario de evaluación de las necesidades individuales de formación es recoger toda la información pertinente de forma muy sencilla.

Puedes hacerlo de diferentes maneras, ya sea formulando preguntas cerradas o abiertas. En el primer caso, puede ser más fácil procesar los resultados. En el segundo caso, es probable que recibas una respuesta más profunda que puede abrirte nuevas perspectivas. Cada método tiene sus ventajas.

Como cada empresa es única en cuanto a su sector de actividad, su funcionamiento, su cultura y su tamaño, es importante elegir las preguntas adecuadas que puedan responderse de forma pertinente.

Como ejemplo, te invitamos a descargar nuestra plantilla gratuita de formulario de identificación de necesidades de formación. Puedes personalizarlo con los estatutos de tu empresa y añadir o modificar elementos, para después descargar tu diagnóstico de necesidades de formación en PDF:

Descarga el formato

Los software especializados

Queramos o no, el proceso de recopilación de necesidades de formación puede convertirse rápidamente en un proceso largo, entre la creación del material (formularios de recopilación, cuestionarios, etc.), el envío a las y los interesados, el recordatorio de rellenar los formularios, los talleres de grupo, las entrevistas individuales… ¡La lista sigue! ¿Cómo hacer entonces?

El uso de un software especializado como Personio puede ahorrarte mucho tiempo durante la fase de recopilación de necesidades. Las diferentes personas del equipo pueden consultar una lista de cursos (pasados y próximos a comenzar), inscribirse a aquellos que les interesen y responsabilizarse de su propio desarrollo.

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En resumen…

• Las necesidades de formación en una empresa proporcionan una idea de la diferencia que hay entre las capacidades con las que se cuentan y las necesidades que se requieren para desarrollar el negocio.
• El proceso de recopilación de necesidades de formación tiene por objetivo, por tanto, paliar el problema entre lo que se requiere y lo que actualmente se tiene en términos de capacidades técnicas y habilidades interpersonales.
• Llevar a cabo un diagnóstico de necesidades de formación es un proceso formativo que:
  • Conlleva una serie de etapas,
  • puede realizarse por medio de diferentes técnicas,
  • se agiliza con la ayuda de diferentes instrumentos y herramientas que recopilan datos a lo largo del año y proporciona soluciones adaptadas.

¿Y tú? ¿Cómo se recogen las necesidades de formación en tu organización? ¿Qué software utilizas? Comparte con nosotros tus ideas y mejores prácticas en los comentarios.