15 preguntas para una entrevista mensual individual ultraeficaz
¿Qué preguntas debo hacer en la entrevista mensual con los empleados?
Como directivo, sabe que es un momento especial. Es una oportunidad de oro para hacer balance de los objetivos de sus empleados, mostrarles su agradecimiento por el trabajo realizado y comentar cualquier problema que hayan tenido.
Pero si quiere llevar a cabo esta reunión con eficacia, necesita utilizar un formato bien estructurado que incluya preguntas operativas, revisiones del rendimiento y comentarios.
No busque más. Este artículo te ofrece un ejemplo de formato de revisión mensual del rendimiento, además de 7 ingeniosos consejos para que sea un éxito.
¿Qué es una evaluación mensual del rendimiento?
Definición y objetivo de la revisión mensual individual del empleado
La evaluación personal mensual es una reunión periódica entre un directivo y un empleado para repasar el mes pasado y preparar el siguiente.
¿El objetivo principal? Examinar de cerca el trabajo realizado por el empleado, con el fin de detectar cualquier dificultad en una fase temprana y ajustar los objetivos en caso necesario.
Pero es también (¡y sobre todo!) un momento para compartir opiniones, algo esencial para mantener motivado al empleado.
En resumen, la entrevista individual mensual contribuye en gran medida al bienestar en el lugar de trabajo.
¿Cuáles son las diferencias con la entrevista de evaluación anual?
Estas dos prácticas de gestión de recursos humanos responden a objetivos diferentes y tienen lugar a intervalos distintos.
Más concretamente, la evaluación individual anual es una evaluación más global que tiene lugar una vez al año. Por tanto, hace más hincapié en las ambiciones a largo plazo del empleado.
☝️ También es el momento oportuno para identificar las necesidades de formación y desarrollo del empleado, e incluso para plantear la cuestión de la remuneración.
Ejemplo de 15 preguntas para la entrevista personal mensual
Dicho esto, vamos a centrarnos en la plantilla para la entrevista personal mensual, con un ejemplo de 15 preguntas que te servirán de inspiración.
Por supuesto, puede adaptarlas a sus necesidades y a las características específicas de su organización.
Pregunta 1: ¿Cómo se ha sentido en el trabajo este mes?
Es importante empezar esta entrevista hablando de cómo se siente en el trabajo. Hay una buena razón para ello: la posible "infelicidad" de un empleado repercute inevitablemente en la forma en que desempeña sus funciones.
Hay una serie de aspectos que pueden tenerse en cuenta, y no dudes en indagar en ellos durante tus conversaciones:
- el ambiente general del equipo y de la empresa en su conjunto,
- las satisfacciones y dificultades encontradas durante el último mes,
- el volumen de trabajo, etc.
Nuestro consejo: si es necesario, evalúa el nivel de estrés del empleado pidiéndole que se puntúe a sí mismo en una escala del 1 al 10.
Pregunta 2: ¿Cuáles son sus éxitos?
Al identificar los éxitos del empleado , valoras el trabajo realizado y refuerzas su sensación de logro.
Hay varias formas de abordar este punto:
- Logros concretos: ¿Qué proyectos o tareas ha realizado este mes? ¿Ha conseguido resolver algún problema concreto o alcanzar algún objetivo fijado?
- Progreso y desarrollo: ¿Cómo ha progresado en su trabajo este mes? ¿Has desarrollado nuevas habilidades o mejorado las que ya tenías?
- Contribuciones positivas: ¿Cómo han repercutido positivamente tus acciones en tu equipo o en la empresa en general?
☝️ No olvide preguntar al empleado por los factores que han contribuido a estos éxitos. Esto proporcionará información valiosa para el rendimiento de la empresa.
Pregunta 3: ¿Cuáles eran sus objetivos para el mes pasado y cómo los alcanzó?
Aunque esta pregunta es similar a la anterior, se centra más en analizar los objetivos fijados el mes pasado.
Para entrar en más detalles, puedes preguntar al empleado:
- ¿Cuáles fueron sus principales objetivos durante el mes pasado? Esto te dará una idea más clara de las tareas o proyectos en los que se centraron.
- ¿Cómo mide su progreso hacia esos objetivos? Esta pregunta te ayudará a identificar los indicadores de rendimiento utilizados.
- ¿Ha alcanzado estos objetivos? ¿Por qué sí o por qué no? Si comprendes las razones por las que se han alcanzado determinados objetivos, podrás capitalizar mejor los factores de éxito.
💡 Nuestro consejo: céntrate en la mejora continua y no simplemente en si se han alcanzado o no los objetivos. La empresa saldrá más ganando si valora el esfuerzo del empleado, que así sentirá un mayor afán de superación 💪.
Pregunta 4: ¿Qué le ha impedido alcanzar sus objetivos?
A veces, a pesar de los mejores esfuerzos de un empleado, ciertos obstáculos se interponen en su camino hacia el éxito, ya sean:
- Obstáculos internos: falta de confianza, dificultades de gestión del tiempo o de organización, competencias o conocimientos insuficientes, etc.
- Obstáculos externos: problemas relacionados con el entorno laboral, como la falta de recursos, la carga excesiva de trabajo o las limitaciones de tiempo.
Por último, no olvide que la falta de comunicación o los conflictos dentro de un equipo pueden frenar el progreso de los empleados.
Pregunta 5: ¿Cómo han contribuido tus acciones del último mes a la estrategia global de la empresa?
Una empresa es una entidad única, en la que cada elemento debe contribuir a su manera a su visión a largo plazo.
Por tanto, le recomendamos que apoye a sus empleados en esta reflexión, animándoles a preguntarse cómo se alinean concretamente sus acciones con la estrategia global. Y, por supuesto, pídales ejemplos concretos para ilustrar lo que dicen.
☝️ ¡La contribución del empleado va más allá de la consecución de los objetivos operativos! Por ejemplo, algunas personas, con su comportamiento y sus iniciativas, refuerzan la cohesión del equipo... ¡en beneficio de la cultura de la empresa!
Pregunta 6: ¿Cuál es su carga de trabajo?
Uno de sus objetivos como directivo es asegurarse de que sus equipos no se sientan sobrecargados de trabajo o, por el contrario, infracargados.
Para ayudar a su entrevistado a expresar su opinión al respecto, formule, por ejemplo, las siguientes preguntas:
- ¿Se ha sentido bajo una presión constante para completar sus tareas?
- ¿Siente que tiene demasiado tiempo libre?
La información recabada le permitirá ajustar la asignación de tareas de forma que se mantenga la productividad de los empleados... ¡al tiempo que se evita que exploten en el aire!
Pregunta 7: ¿Ha identificado alguna habilidad que le gustaría seguir desarrollando?
¿Por qué esperar a la evaluación anual del rendimiento para hablar de formación y competencias, sobre todo en un contexto en el que el mercado cambia constantemente?
Como parte del desarrollo profesional continuo del empleado, y para mantener la competitividad de la empresa, es relevante plantear estas cuestiones con regularidad.
💡 Nuestro consejo : no dudes en hablar de la formación relacionada con las habilidades blandas, cada vez más valoradas en el mundo laboral: gestión del tiempo, comunicación interpersonal, liderazgo, etc.
Pregunta 8: ¿Cuáles son sus aspiraciones de desarrollo profesional a largo plazo?
A diferencia de la pregunta anterior, aquí debemos considerar el desarrollo profesional del empleado en un sentido más amplio, desde una perspectiva a largo plazo.
Básicamente, ayúdele a mirar a 5-10 años vista para comprender sus ambiciones más amplias:
- ¿Cómo ve el desarrollo de su carrera dentro de la empresa?
- ¿Qué función o puesto le gustaría ocupar dentro de cinco años?
- ¿Qué cualificaciones necesita para conseguirlo?
☝️ Es probable que estas aspiraciones cambien con el tiempo. Por lo tanto, es importante reevaluarlas periódicamente.
Pregunta 9: ¿Ha identificado algún proyecto al que le gustaría contribuir?
Una vez identificadas las aspiraciones profesionales del empleado, el siguiente paso es definir los proyectos a los que le gustaría contribuir, ya estén relacionados con su función actual o con áreas en las que tiene previsto desarrollarse.
Fomente también la iniciativa
- Aceptando las ideas de los empleados para nuevos proyectos;
- trabajando con ellos para determinar cómo encajan en los objetivos más amplios de la empresa.
Pregunta 10: ¿Cómo calificaría la comunicación y la colaboración dentro de su equipo?
Nunca se dice lo suficiente, pero la comunicación y la colaboración son los pilares en los que se basa el buen funcionamiento de un equipo.
Por eso es vital que evalúes estos dos aspectos, para que puedas poner de manifiesto posibles áreas de mejora.
✅ Ejemplos de preguntas:
Comunicación:
- ¿Cómo se sintió al interactuar con sus compañeros?
- Le resultó difícil compartir sus ideas o preocupaciones?
- Recibió comentarios constructivos de su equipo?
Colaboración:
- ¿Ha tenido la oportunidad de trabajar en equipo en algún proyecto?
- ¿Cómo calificaría su contribución al departamento?
- ¿Cree que se lleva bien con sus compañeros?
Pregunta 11: ¿Tiene algún comentario o preocupación sobre el departamento?
Es el momento de obtener la opinión del entrevistado sobre la gestión de la empresa, ya sea estratégica, operativa o relacional:
- ¿Comprende y apoya los objetivos y valores de la empresa?
- ¿Cómo calificaría la comunicación y la transparencia de la dirección?
- ¿Tiene alguna sugerencia para mejorar el enfoque de liderazgo? Y así sucesivamente.
Al fin y al cabo, nadie es infalible, ni siquiera los niveles más altos de la organización. Sin embargo, ¿cómo podemos mejorar si no somos conscientes de lo que realmente piensan los empleados?
💡 Nuestro consejo: por miedo, algunos empleados siguen siendo reticentes a compartir sus sentimientos sobre sus "jefes". Por eso, RRHH y los directivos a veces prefieren operar a través de cuestionarios anónimos.
Pregunta 12: ¿Tiene algún comentario o sugerencia para su jefe?
Ahora le toca recibir el feedback de su equipo 😬.
Aunque nunca es un proceso fácil, ten en cuenta que , en última instancia, refuerza el buen entendimiento dentro del equipo.
Es más, te permite ajustar tu estilo de gestión para ajustarte mejor a las necesidades de cada empleado, que, no lo olvidemos, ¡es único!
Pregunta 13: ¿Tiene alguna idea para mejorar los procesos o métodos de trabajo de la empresa?
Decir lo que va mal está bien. Pero trabajar juntos para encontrar formas de mejorar es aún mejor. Recuerda que antes hablábamos de la mejora continua 😉 .
Así que invita a la persona con la que estás hablando a que comparta contigo sus ideas:
- ¿Tienes alguna idea para mejorar los procesos?
- ¿Crees que hay pasos redundantes que podríamos eliminar?
- ¿Hay algún obstáculo operativo que le gustaría ver resuelto?
- ¿Tiene alguna sugerencia para agilizar nuestros métodos de trabajo? etc.
☝️ ¡Mostrar a los empleados que su opinión cuenta también refuerza su compromiso!
Pregunta 14: ¿Cuáles son sus objetivos y prioridades para el próximo mes?
La entrevista individual mensual también sirve para planificar el mes siguiente.
En consecuencia, debes preguntar al empleado por sus prioridades para el futuro, e incluso apoyarle en la definición de sus objetivos si crees que tiene dificultades.
💡 Nuestro consejo: fija siempre objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y sujetos a un plazo). De lo contrario, corres el riesgo de que el empleado se desanime.
Pregunta 15: ¿Cómo podemos apoyar su éxito durante el próximo mes?
Para concluir la conversación, le recomendamos que pregunte al empleado cómo puede ayudarle a alcanzar el éxito, con preguntas como las siguientes:
- ¿Qué apoyo concreto necesita de mí?
- ¿Tiene alguna necesidad específica en términos de recursos, formación o herramientas?
- ¿Ha identificado ya algún obstáculo que podamos intentar eliminar? etc.
Al fin y al cabo, está demostrando que está dispuesto a ofrecer ayuda personalizada a sus empleados y que les escucha. Todo ello aumentará su confianza en usted.
¿Cómo preparar y realizar sus entrevistas individuales mensuales? Nuestros 7 consejos
#1 Prepare con antelación el esquema de su entrevista individual mensual
Para que este ejercicio sea un éxito y mantener una comunicación fluida entre usted y su colaborador, le recomendamos que planifique con la mayor antelación posible.
Pero, ¿cómo preparar bien la entrevista individual 🤔?
Sencillamente, dedicando tiempo a repasar las notas tomadas durante las conversaciones anteriores y a recordar los objetivos fijados, para construir un marco realmente adecuado.
En otras palabras, evita las preguntas prefabricadas y no personalizadas, que darán al empleado la impresión de que no te centras en sus necesidades específicas.
#2 Base sus debates en datos existentes
Los debates durante la entrevista deben basarse en datos observables.
En otras palabras, utiliza indicadores de rendimiento y otra información objetiva para hablar de temas como la productividad o la consecución de objetivos. Si te quedas vago en estos temas, será imposible ayudar al empleado a evaluar su propia situación y, por tanto, a progresar.
#3 Establecer un entorno de confianza
Como hemos visto, la entrevista individual mensual es a veces una oportunidad para hablar abiertamente de temas delicados como la gestión. Por eso es tan importante crear un ambiente propicio para hablar abiertamente .
Para ello, le aconsejamos que elija un lugar que preserve la confidencialidad, donde las conversaciones delicadas puedan celebrarse con total discreción (¡evite la sala de descanso!).
Y, por supuesto, con tu actitud, demuestra a tu interlocutor que puede compartir sus preocupaciones sin miedo: muestra amabilidad y no juzgues lo que dice.
#4 Empezar con los éxitos del empleado
Un enfoque positivo es empezar la entrevista destacando los éxitos y logros del empleado, y no abordando directamente lo que no va bien.
Este comienzo "más suave" facilita el paso a temas más delicados.
#5 Escuchar activamente
La escucha activa contribuye en gran medida al éxito de la reunión individual mensual.
Se trata de una verdadera habilidad que hay que desarrollar y que implica
- concentrarse plenamente en lo que dice el empleado ;
- hacer preguntas aclaratorias
- demostrar que está atento a sus preocupaciones.
De este modo, comprenderá más fácilmente las necesidades del empleado y le demostrará que valora lo que tiene que decir.
#6 Concluir con un plan de acción
Le sugerimos que, al final de la conversación, resuma los principales puntos planteados y concluya con un plan de acción claro.
Al igual que una hoja de ruta, debe incluir
- las etapas a seguir
- responsabilidades claramente definidas
- los plazos para el mes siguiente.
En resumen, servirá de guía para el empleado, para que siga avanzando en la dirección correcta.
#7 Utilizar software especializado
Para que el proceso sea más eficaz, algunos responsables de RR.HH. optan por utilizar software especializado que puede automatizar gran parte del proceso.
Por ejemplo, Skeely:
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Skeely, una solución diseñada para optimizar la preparación y realización de todo tipo de entrevistas, incluidas las mensuales. Por ejemplo, proporciona plantillas, diseñadas por expertos en RRHH, que pueden personalizarse para adaptarse a sus necesidades específicas. También centraliza todos los datos de las conversaciones anteriores, lo que resulta útil para seguir el progreso de los empleados.
Por último, el gran día, puede poner en común sus preparativos y hacer que la entrevista se desarrolle con mayor fluidez. - Zest de ZestMeUp, una plataforma dedicada a mejorar el rendimiento y el compromiso de los empleados. Por tanto, es natural que incluya herramientas para recabar regularmente el feedback de los empleados, con el objetivo de identificar las bajadas de rendimiento, pero también las palancas de la motivación. En particular, puede recurrir a modelos desarrollados por expertos en psicometría y psicología del trabajo para crear fácilmente plantillas de entrevistas pertinentes.
Formulario de entrevista personal mensual: ¿qué hay que recordar?
La entrevista personal mensual es un elemento clave en la gestión de recursos humanos. Y con razón: ¿cómo puede ayudar a los empleados a progresar y alcanzar sus objetivos si sólo se toma el tiempo de mantener una conversación en profundidad con ellos una vez al año?
Sin embargo, para que esta reunión sea un éxito, debe prepararse rigurosamente, con un marco de preguntas elaborado de antemano para centrarse en los logros del empleado, pero también para recabar su opinión.
Después de todo, estas reuniones no son sólo un medio de evaluar el rendimiento: también sirven para el desarrollo profesional del empleado. En otras palabras, el formato de su entrevista personal mensual puede influir en el compromiso del empleado, y la empresa tiene todas las de ganar si se rodea de equipos ultra-motivados, dispuestos a alcanzar nuevas cotas 🚀.
Artículo traducido del francés