8 pasos esenciales para adoptar con éxito software y herramientas empresariales
La adopción de software es un paso crucial para las empresas modernas. Tanto si eres gerente, director, consejero delegado, propietario de una empresa o director de información, comprender y dominar la adopción digital es esencial para llevar a tu organización a nuevas cotas.
Sin embargo, este viaje hacia la adopción digital no es tan sencillo como parece. Requiere una cuidadosa planificación estratégica para garantizar que los nuevos programas sean aceptados y adoptados rápidamente por sus equipos. La adopción digital requiere el compromiso continuo de todas las partes interesadas para apoyar su implantación en una organización.
Afortunadamente, en este artículo detallamos 8 sencillos pasos a seguir para una adopción exitosa del software en su empresa, ¡y dentro de sus equipos! 🤝
¿Qué es la adopción de software?
Definición de adopción de software
La adopción de software, también conocida como adopción digital, define un proceso de integración de herramientas digitales en un entorno de trabajo para mejorar :
- la conectividad de las personas
- su eficiencia,
- su productividad.
Esto incluye la implementación de software y tecnologías, que deben ser aceptadas y utilizadas con éxito por los empleados para mejorar su productividad aprovechando plenamente los beneficios de estas soluciones.
💡 Por ejemplo, una empresa de consultoría adopta un software que ofrece un espacio de trabajo centralizado para mejorar la colaboración. Tras la formación de los empleados, el uso de este software para reuniones e intercambio de documentos se convierte en algo habitual.
Qué ventajas ofrece la adopción digital?
Hoy en día, la transformación digital se ha convertido en una prioridad estratégica para muchas empresas. Mediante la integración de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA), el Internet de las Cosas (IoT) y blockchain, las empresas pueden:
- Automatizar tareas rutinarias,
- mejorar la toma de decisiones
- innovar sus procesos.
Centrarse en los beneficios de adoptar software empresarial:
Automatizar sus procesos
La automatización permite a los empleados reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Por ejemplo, el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) automatiza los seguimientos y recordatorios, mejorando la gestión del tiempo y los recursos.
Reduce los errores humanos y los retrasos, por lo que puede conseguir importantes ahorros. Además, el mantenimiento en la nube es mucho más sencillo que en los sistemas de almacenamiento tradicionales, lo que reduce los costes de soporte de TI. 🤑
Optimiza tus recursos
Las herramientas digitales ofrecen una mejor gestión de los recursos, ya sea :
- planificación de tareas,
- gestión de existencias,
- la asignación de recursos humanos.
Y una mejor gestión de los recursos significa, una vez más, ahorro para la empresa y mayor eficacia.
Facilitar la comunicación
Ciertas herramientas digitales mejoran la comunicación entre los empleados a través de la Nube, permitiendo a los equipos compartir y recuperar documentos rápidamente.
🎥 Para explorar en detalle las cuestiones relacionadas con la adopción de software a la hora de implementar un software de RRHH, te recomendamos este webinar de Parlons RH :
¿Cómo implantar una estrategia de adopción digital en su organización en 8 pasos?
0 - Requisitos previos que no debe pasar por alto
Es importante asignar suficientes recursos y disponer de un presupuesto suficiente para la adopción del software, incluyendo la formación de tus equipos para el uso de las herramientas y el soporte técnico.
👉 Incluye un presupuesto para contratar formadores externos especializados en el software implantado, o para desarrollar recursos de formación online accesibles a todos los empleados.
¡Manos a la obra!
1 - Investigación y evaluación de las herramientas digitales
El primer paso en el proceso de adopción digital es investigar y evaluar el software disponible en el mercado. Debe identificar las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades. Es esencial tener en cuenta varios criterios como :
- Funcionalidad: ¿le será realmente útil la herramienta?
- compatibilidad con los sistemas existentes
- facilidad de uso,
- coste,
- soporte técnico disponible.
Esta etapa permite elegir con conocimiento de causa, garantizando que la herramienta digital adoptada será una ventaja y no un obstáculo para la empresa y sus empleados.
Nuestro consejo: utiliza sitios como Appvizer para comparar software por categoría y tomar la decisión correcta, basada en tus criterios. Si estás leyendo este artículo, ¡ya has completado con éxito el paso 1!
2 - Analizar el impacto potencial
Es importante evaluar el impacto potencial de la implementación de un nuevo software en los empleados y anticipar sus reacciones para que no te pille desprevenido.
💡 Por ejemplo, la implantación de un nuevo sistema digital de gestión del rendimiento puede suscitar temores entre los empleados sobre la transparencia y su evaluación.
Al anticipar estas reacciones, se pueden poner en marcha medidas de comunicación y formación para reducir el posible impacto negativo.
3 - Fases de la implantación
Elaborar un plan de despliegue
Divida la implantación en fases claras con objetivos precisos e hitos alcanzables. Esto es esencial para un proyecto como éste.
La primera fase puede consistir en implantar el software en un único departamento, seguido de una ampliación gradual a otros departamentos a medida que se reciben comentarios y se realizan ajustes.
Al introducir el software en un único departamento piloto antes de ampliarlo, se reducen los riesgos de que se produzcan interrupciones importantes. Esto permite detectar y resolver problemas a pequeña escala antes de que afecten a toda la empresa.
Uso de una plataforma de adopción digital (DAP)
Invertir en una plataforma de adopción digital puede facilitar enormemente el proceso de adopción de software. ¿Cómo puede ayudar?
- Las DAP proporcionan orientación contextual en tiempo real-es decir, instrucciones directamente en la aplicación- para ayudar a los usuarios a comprender y utilizar las funciones sin salir de la interfaz del software.
- Ofrecen módulos de formación personalizados y adaptados a las necesidades y habilidades de cada usuario, lo que acelera la curva de aprendizaje.
- Estas plataformas le ayudan a supervisar en tiempo real cómo utilizan los empleados el software, para que pueda identificar las áreas en las que se necesitan mejoras o formación adicional.
- Al ofrecer soluciones a problemas comunes directamente a través de la plataforma, las DAP reducen la carga de trabajo de los equipos de asistencia técnica.
- Por último, los comentarios recogidos a través de las DAP permiten identificar rápidamente los puntos débiles y aplicar mejoras continuas para optimizar la adopción del software.
Más adelante te hablaremos de las DAP, con algunos ejemplos. 🤫
4 - Fase de prueba
Te recomendamos que empieces con una fase de prueba con un grupo reducido de usuarios.
Para ello, puedes organizar pruebas en las que participen varios miembros de los equipos de proyecto, encargados de evaluar la facilidad de uso, la integración con otras herramientas existentes y el impacto potencial en la productividad.
De este modo, puedes detectar posibles problemas y adaptar posteriormente la implantación a gran escala. 🪜
5 - Comentarios de la prueba
Utilice los comentarios del primer equipo de prueba del software para mejorar la estrategia de despliegue en toda la empresa.
Si los usuarios del equipo de prueba encuentran dificultades con determinadas funciones, estos problemas pueden resolverse antes del despliegue completo. ☝️
Los comentarios también pueden proporcionar información valiosa sobre cómo interactúan los usuarios con el software, lo que permite ajustar la formación y la asistencia en consecuencia.
6 - Periodo de prueba a gran escala
Muchos paquetes de software ofrecen un periodo de prueba gratuito. Esto permite a las organizaciones probar el software y decidir si satisface sus necesidades antes de comprometerse con él. Por ejemplo, puedes probar una solución de gestión de recursos humanos durante un mes para evaluar su funcionalidad y su impacto en los procesos de gestión de personal.
✅ Si la prueba es concluyente, la organización puede decidir adoptar el software de forma permanente.
Una vez implantado el software, es crucial formar al personal y apoyarle en el aprendizaje de las nuevas funciones.
7 - Formación y apoyo a los equipos
Documentación y recursos
Es importante proporcionar documentación detallada y de fácil acceso para ayudar a los usuarios a entender y utilizar el software.
🔍 Es importante que sepan dónde encontrar guías de usuario, videotutoriales y preguntas frecuentes sobre las principales funciones.
Formación adecuada
Ofrezca formación adaptada a los distintos niveles de comodidad de los empleados con el software.
Para facilitar la familiarización con las herramientas, organiza sesiones de formación básica para los nuevos usuarios, así como sesiones avanzadas para los usuarios experimentados que deseen desarrollar más sus habilidades. La dirección puede organizar reuniones y horas de formación para explicar las ventajas de las nuevas herramientas.
Según un estudio publicado por Cegid, el 74% de los empleados cree que una formación adecuada es esencial para dominar un nuevo software.
La importancia del apoyo de la dirección
Es importante que la dirección muestre su apoyo al proyecto, para facilitar la aceptación y adopción del nuevo software por parte de los empleados. 🤝
Según un estudio de McKinsey, el 73% de las iniciativas de cambio fracasan debido a la resistencia de los empleados y a la falta de apoyo de la dirección.
Para ayudar a los empleados a gestionar el estrés y el miedo asociados al cambio, organice reuniones periódicas en las que puedan compartir sus opiniones, expresar sus preocupaciones y hacer preguntas.
8 - Evaluación y actualización continuas
Los programas informáticos deben evaluarse periódicamente para garantizar que siguen satisfaciendo las necesidades de los usuarios. Deben actualizarse y mejorarse cuando sea necesario para evitar que las herramientas se queden obsoletas.
La actualización periódica de los programas informáticos garantiza que los usuarios trabajen con la versión más eficaz y práctica para ellos.
Esta evaluación continua también ayuda a identificar oportunidades de mejora y a maximizar los beneficios de la adopción digital.
¿Ha pensado en una plataforma de adopción digital? Ventajas y ejemplos de herramientas
Como ya se ha mencionado, una plataforma de adopción digital (DAP ) define un entorno tecnológico diseñado para facilitar la integración, el uso y el dominio de nuevas tecnologías o software dentro de una organización.
Estas plataformas aceleran el proceso de adopción proporcionando recursos de formación, apoyo personalizado y herramientas de gestión del cambio. 💪
5 características y ventajas de una DAP
1 - Gestión del cambio
Las DAP utilizan herramientas de gestión del cambio para facilitar la transición digital de la empresa. Funcionan proporcionando:
- recursos sobre las mejores prácticas para gestionar el cambio,
- listas de control para las distintas fases de implantación
- herramientas para medir el impacto de las nuevas tecnologías en la organización.
2 - Creación y gestión de contenidos
Los administradores pueden crear y gestionar contenidos de ayuda directamente desde la aplicación. Por ejemplo, pueden
- añadir nuevos tutoriales
- actualizar guías existentes
- personalizar el contenido para satisfacer las necesidades específicas de los usuarios.
3 - Recursos de aprendizaje personalizados
Algunos DAP ofrecen cursos personalizados sobre el funcionamiento del software. Un DAP puede ofrecer módulos de formación específicos para distintas funciones dentro de la organización, como :
- directivos
- equipos de ventas
- departamentos de asistencia técnica.
Estos recursos pueden adaptarse a las necesidades de cada grupo, garantizando una formación específica y eficaz.
La DAP también puede incluir un sistema de "ventanas emergentes" diseñadas para guiar a los usuarios a través de su nueva herramienta en tiempo real, en forma de mensajes contextuales. Estos aparecen para ofrecer consejos y sugerencias a la hora de utilizar nuevas funciones, o para recordar a los usuarios las funciones que les resultan más útiles.
4 - Seguimiento de los KPI
Los equipos responsables de la plataforma pueden supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la apropiación del software por parte de los alumnos.
Por ejemplo, los KPI pueden incluir
- Índices de finalización de los cursos de formación,
- puntuaciones de las evaluaciones
- índices de satisfacción de los usuarios.
Estas herramientas permiten medir la eficacia de la adopción del software y realizar mejoras continuas.
Los administradores de DAP utilizan funciones de seguimiento para supervisar el uso del software. Pueden utilizar herramientas como los cuadros de mando analíticos para saber qué funciones se utilizan más:
- identificar las áreas en las que los usuarios tienen dificultades
- determinar qué contenidos deben conservarse o desarrollarse
- ajustar la funcionalidad del software y la formación en consecuencia.
5 - Asistencia personalizada
En la actualidad, muchas PCD ofrecen asistencia en forma de asistente virtual o línea de ayuda telefónica. Disponen de un asistente virtual basado en IA para ayudar a los usuarios sin que tengan que esperar al soporte técnico.
¿Qué plataformas de adopción digital elegir?
Sea cual sea su situación, tanto si busca :
- Mejorar el compromiso de los equipos de su empresa facilitándoles el manejo de su software,
- reducir la dependencia del soporte técnico y, al mismo tiempo, reducir sus costes,
- simplemente acelerar el retorno de su inversión (ROI) proporcionando a su personal las herramientas para ser más productivos,
existe en el mercado un software que responderá a sus necesidades.
K-NOW, por ejemplo, es un DAP que funciona como un GPS de aplicaciones. En otras palabras, permite guiar a los usuarios paso a paso a través de sus diversas aplicaciones de software empresarial, con ayuda contextualizada basada en su perfil y su progreso con la herramienta. En términos de diseño pedagógico, K-NOW impresiona por su facilidad de uso: se pueden crear fácilmente contenidos a medida y distribuirlos con un solo clic.
¿Qué significa la adopción de software para su empresa?
Las plataformas de adopción digital (DAP) desempeñan un papel crucial en la integración de las tecnologías digitales en las empresas. Al optimizar el rendimiento y mejorar la experiencia del usuario, permiten a las empresas seguir siendo competitivas.
Siguiendo una estrategia bien definida y utilizando las herramientas adecuadas, pueden tener éxito en su transformación digital y maximizar los beneficios de sus inversiones en tecnología.
En última instancia, la adopción de software no sólo tiene que ver con la tecnología, sino también con el cambio cultural y organizativo. Por lo tanto, es esencial crear un entorno en el que los empleados se sientan respaldados y comprometidos con el proceso de transformación, y en el que las nuevas tecnologías se consideren herramientas que facilitan su trabajo y mejoran su rendimiento.
Artículo traducido del francés