Controle el tiempo de sus empleados con estos 3 métodos de fichar a la entrada y a la salida
¿Cómo funciona el control horario de los empleados?
Las empresas tienen todas las de ganar con una buena gestión del tiempo de trabajo: garantiza un mejor seguimiento de las horas trabajadas, lo que facilita ciertas operaciones como la optimización de los horarios.
Pero, sobre todo, es una obligación legal que debe respetarse.
¿Qué exige exactamente la ley en este ámbito? ¿Qué sistemas y herramientas hay que poner en marcha para fichar eficazmente las entradas y salidas de los empleados? ¿Debe utilizar un programa informático, un reloj de fichar o ambos?
Aquí tienes la respuesta.
¿Cuándo hay que fichar a la entrada y a la salida del trabajo? Obligaciones legales
Obligaciones legales de los empresarios
El registro del tiempo es obligatorio para todos los empresarios sujetos al Código de Trabajo. Permite registrar con precisión
- las horas de trabajo de los empleados, de acuerdo con las condiciones iniciales de su contrato,
- las ausencias
- los retrasos
- las vacaciones
- sus horas extraordinarias o adicionales en caso de contrato a tiempo parcial.
Gracias a este seguimiento, la empresa está en condiciones de justificar los periodos trabajados por los asalariados en caso de inspección de la URSSAF o de la Inspección de Trabajo, que suele tener lugar para comprobar :
- el cumplimiento de la jornada laboral máxima
- el pago de las horas extraordinarias,
- el cálculo correcto de los días de RTT, etc.
☝️ Advertencia: si no se contabilizan las horas de trabajo de los empleados, el empresario se expone a multas de hasta :
- 750 euros para una persona física,
- 3750 euros para una persona jurídica.
Obligaciones legales del trabajador
Mientras que el empresario tiene la obligación de fichar a la entrada y a la salida, el trabajador debe respetar el sistema de recuento de horas establecido por su empresa (por ejemplo, fichar en el reloj de fichar al llegar al trabajo por la mañana). Si el empleado se olvida, se niega o hace trampas, el empresario tiene derecho a sancionarle o incluso a despedirle.
Además, si el empleado ficha antes de la hora inicialmente estipulada en su contrato, esta acción no tendrá ninguna consecuencia sobre su tiempo de trabajo. Por el contrario, si el trabajador marca la entrada después de la hora estipulada en el contrato, perderá tiempo de trabajo efectivo.
☝️ Tenga en cuenta que los trabajadores sólo pueden oponerse al registro de sus horas si el sistema elegido resulta desproporcionado con respecto a la simple necesidad de controlar el tiempo de trabajo. A título ilustrativo, los relojes de fichar biométricos, que utilizan datos personales (fotografías de los empleados), están reservados a usos y contextos muy específicos (zonas peligrosas, actividades nucleares, etc.).
¿A quién afecta el fichaje del personal?
Afecta a todos los empleados, independientemente de
- el tipo de horario de trabajo (turnos de noche, tiempo parcial, horario escalonado, etc.),
- el sistema adoptado. En otras palabras, incluso el personal directivo con jornada laboral fija está sujeto a estas normas. La única diferencia es que el número de días trabajados se computa a efectos del convenio de jornada fija.
☝️ No obstante, existen dos excepciones a esta obligación de fichar a la entrada y salida del personal: los sectores de la agricultura y los transportes, que están sujetos a su propia normativa (Code rural y Code des transports).
Sin embargo, el cómputo de horas es diferente según el tipo de horario:
- en el caso de las horas de trabajo colectivas: basta con contabilizar estas horas colectivas;
- en el caso de las horas de trabajo individuales: el empresario elaborará un extracto diario individual y un resumen semanal. No hacerlo puede acarrear una multa de hasta 3.750 euros por cada empleado afectado.
Las ventajas de fichar a la entrada y a la salida
Aunque fichar a la entrada y a la salida de la jornada laboral es una obligación legal, esta práctica tiene otras ventajas.
- Para el empresario:
- Es más fácil hacer un seguimiento de las horas de trabajo del equipo, por lo que puede optimizarlas y gestionar los horarios con mayor eficacia;
- Datos fiables en caso de litigio con un empleado.
- Para los empleados:
- Las horas extraordinarias se calculan con la mayor precisión posible;
- todos los empleados están en igualdad de condiciones en lo que respecta a las horas de trabajo.
¿Cómo se lleva el control de las horas trabajadas? Obligaciones legales
No existen obligaciones legales en cuanto al método elegido para fichar la entrada y salida de los empleados. Se deja a la discreción del empresario.
Sin embargo, cuando el sistema utilizado permite determinar la identidad y la hora de llegada de los empleados, deben respetarse ciertas normas:
- debe llevarse un registro de tratamiento de datos
- consulta a los órganos de representación del personal.
Si la empresa no respeta estas normas, los registros horarios que se produzcan no podrán presentarse ante los tribunales, por ejemplo en caso de despido.
Además, el empresario tiene perfecto derecho a pedir a los empleados que registren ellos mismos algunas o todas sus horas de trabajo. Si se niegan a hacerlo, puede imponérseles sanciones.
Conviene saber: los datos relativos a la entrada y salida de los empleados deben conservarse durante un mínimo de 5 años. Esta información debe estar a disposición del empleado que la solicite, o de cualquier organismo público en caso de inspección.
¿Qué sistema de registro horario elegir?
Registrar las horas "a mano
Es perfectamente posible llevar un registro de las horas de trabajo "a mano":
- registrando las horas trabajadas en Excel,
- rellenando un libro de entradas y salidas diarias,
- llevar un resumen de las horas trabajadas, etc.
💡 Para ayudarte a llevar el control de las horas de tus empleados, Appvizer pone a tu disposición una tabla de control de actividad en formato Excel, que puedes descargar gratuitamente.
☝️ Aunque el fichaje manual sigue siendo el sistema que utilizan la mayoría de las empresas (por ser el más económico), hay que tener en cuenta que a menudo requiere mucho tiempo y es fuente de errores.
Utilizar un reloj de fichar manual, o badgeuse
Con un reloj de fichar manual, los empleados declaran sus horas automáticamente, firmando al inicio de su jornada o turno de trabajo, por ejemplo.
Este sistema reduce el riesgo de errores y permite recoger los datos con rapidez y precisión para introducirlos en una aplicación informática para su tratamiento (cálculo de ausencias, permisos, reducciones de jornada, etc.).
Uso del software de control de presencia
La mayoría de los programas informáticos de gestión del tiempo de trabajo disponen de funciones de control de presencia. Las empresas utilizan cada vez más estas herramientas porque
- son más fáciles de implantar que un reloj de fichar y se adaptan mejor a determinadas profesiones (por ejemplo, el trabajo de oficina),
- pueden utilizarse sobre la marcha, para el personal de ventas sobre el terreno, por ejemplo,
- permiten una gestión automática de los datos para el tratamiento de los recursos humanos.
Por ejemplo :
- Combo (antes Snapshift) es un reloj horario conectado que le permite controlar en directo las horas de llegada y salida de sus empleados, al tiempo que mide su tiempo de presencia. Sencillo, eficaz e intuitivo, está directamente vinculado a un módulo de planificación de personal y de preparación de nóminas, por lo que no es necesario introducir dos veces los datos y comprobarlos cada semana.
- Eurécia Time Tracking, un módulo del SIRH todo en uno Eurécia, permite a sus empleados fichar a la entrada y a la salida utilizando un reloj de fichar virtual. Todos los datos horarios se centralizan en la herramienta para simplificar el seguimiento en tiempo real de la asistencia, de modo que pueda reaccionar más rápidamente en caso de imprevistos (ausencias, retrasos, etc.). Esta información también se utiliza para automatizar los cálculos posteriores de las nóminas.
- Factorial Gestion du Temps, software de gestión del tiempo para PYMES y empresas en crecimiento, cuenta con un moderno sistema de reloj de fichar digital: todo lo que tienen que hacer los empleados es escanear un código QR desde su teléfono móvil. Gracias a la geolocalización, se puede comprobar si el reloj de fichar se está utilizando desde un lugar distinto a la oficina. A continuación, todos los datos se centralizan en la herramienta para facilitar el control y el seguimiento de las horas de trabajo.
- MOZAIK Clean se ha desarrollado para gestionar y supervisar las obras de limpieza. Gracias a su aplicación móvil y/o a una caja fija o móvil, los operarios pueden contabilizar fácilmente sus horas cuando se encuentran in situ en las instalaciones de un cliente.
- Traxxeo es una plataforma móvil de gestión de recursos con experiencia en construcción y oficios relacionados. Entre sus características se incluye una aplicación de registro de horas en obra que facilita y agiliza la introducción de las horas de trabajo, sin riesgo de errores. Los datos se transmiten en tiempo real y pueden integrarse en el software de RR.HH. para simplificar el procesamiento de nóminas y la gestión de ausencias.
- UKG ofrece tanto soluciones de gestión administrativa de RR.HH. como de gestión del tiempo y la mano de obra. Gracias al editor, el registro del tiempo se simplifica: puede hacerse directamente en un smartphone o a través de un terminal de control de presencia, en línea o sin conexión. Además, la aprobación y la producción de las fichas horarias están automatizadas. Esto ahorra tiempo a los RRHH y les garantiza el cumplimiento de la normativa vigente.
- ZEUS se posiciona como una solución de gestión del tiempo y la actividad completa y repleta de funciones. Ofrece una gama de dispositivos para automatizar el registro de entrada y salida (lectores de tarjetas y aplicaciones móviles), lo que facilita y flexibiliza el registro de las horas de trabajo. Todos los datos recogidos se centralizan en la herramienta para optimizar las operaciones, en particular la preparación de las nóminas.
En definitiva, si bien el registro del tiempo de trabajo sigue siendo obligatorio, hay varias maneras de hacerlo. Por tanto, los empresarios tienen muchas opciones para controlar y notificar las horas de trabajo, utilizando un sistema adaptado a su organización y al tipo de actividades realizadas.
Artículo traducido del francés