Sistemas de fichaje: control y precisión en el trabajo para ganar la partida

Inspección de Trabajo 1 - Empresario 0.

Para no seguir reviviendo este marcador una y otra vez, necesitas hacerte con una solución estrella.

Con el registro de la jornada obligatorio, la cuestión para ti como empresario o autónomo pasó de “fichar o no fichar” a “qué sistema para fichar en el trabajo implementar''. En esta ocasión, revisamos las diferentes opciones que tienes a tu alcance para ayudarte a escoger la que más se adapte a las condiciones de tu negocio.

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¿Por qué la necesidad de los sistemas de fichaje?

Por varias razones:

• La primera e ineludible es la obligatoriedad de registrar la jornada laboral en España, a partir de la promulgación y entrada en vigor del Real decreto ley 8/2019. No cumplir con la obligación de fichar en el trabajo, así como no contar con el registro disponible en caso de una inspección, conlleva para las empresas una serie de sanciones.
• El proceso de control de presencia en las empresas, por otro lado, persigue diferentes fines:
  • Asegurar el cumplimiento de las condiciones del contrato relativas al horario laboral.
  • Luchar contra la precariedad laboral al llevar un mejor control horario que dé cuenta de la cantidad de horas extras que están haciendo los trabajadores.
  • Garantizar el conteo y correcta remuneración de dichas horas extra.
• Contar con un sistema para el control de asistencia que sea efectivo, simplifica y optimiza la labor del Departamento de Recursos Humanos en todo lo referente a:
  • Conocer con precisión las horas que trabajan las personas,
  • aumentar su productividad,
  • reducir el absentismo laboral.

¿Cómo se puede fichar en el trabajo?

Hoy en día, no existen uno o dos sistemas de fichaje, sino que el abanico de posibilidades es amplio. Desde sencillas máquinas para el control de acceso, pasando por programas y aplicaciones móviles para fichar en el trabajo, hasta soluciones online que aseguran el registro, aún trabajando a distancia.

Decidirte entre uno o el otro, depende de la evaluación de diferentes aspectos:

• El tipo de negocio que tienes. No es lo mismo tener a todos tus trabajadores en la oficina los cinco días de la semana, que contar con equipos en desplazamiento constante. Es claro que las necesidades de un grupo y del otro no son las mismas y, en el caso de los trabajadores móviles, se requiere de soluciones capaces de asegurar el registro desde cualquier lugar.
• El tamaño de la empresa. En esto del registro horario, unos de los más afectados con las sanciones que ha impuesto la Inspección de Trabajo y Seguridad Social son los autónomos y las pequeñas empresas; en algunos casos, incluso las pymes. Esto se debe a que la disponibilidad de recursos para implementar sistemas es mucho menor que el de las grandes empresas. Asimismo, porque este tipo de estructuras más “autónomas”, precisan de un mayor acompañamiento para poder cumplir con las disposiciones de la ley.
• Las modalidades laborales implementadas. Si bien en algún momento las empresas se vieron obligadas a implementar el teletrabajo sistemáticamente, hoy en día hay muchas que le han apostado a la flexibilidad horaria y han optado por un modelo de trabajo híbrido.

Una vez eres consciente de todos estos parámetros, elegir adecuadamente el sistema que más te conviene, se simplifica. Por demás, es importante también:

1. Sensibilizar a los trabajadores sobre el uso del nuevo sistema. Entre más entiendan los trabajadores la importancia del registro horario para evitar sanciones y para asegurar su bienestar en el trabajo, más fácil será la implementación del sistema.
2. Comprobar la efectividad del sistema. Es necesario asegurar la utilidad del sistema en términos de recolección y protección de datos, así como del almacenamiento de los mismos para garantizar la disponibilidad de los registros.
3. Analizar la información. Más allá del registro de la jornada, los datos obtenidos según el sistema implementado, pueden servir para hacer un seguimiento de situaciones laborales (ejecución de horas extra, absentismo, etc.) y para optimizar otros procesos como el pago de la nómina.

Sistemas para fichar en el trabajo

Concretamente hablando, los mecanismos o sistemas con los que empresas y autónomos pueden asegurarse de cumplir con su registro horario pueden combinarse o utilizarse por separado.

Empecemos por los métodos más accesibles:

1. Papel y boli

Cuarta Revolución Industrial en marcha y todo lo que se quiera, el sistema manual sin asistencia informática ¡sigue estando vigente!

Primero, este método constituye una buena opción para empresas o trabajadores por cuenta propia que, por el tamaño y naturaleza de sus negocios, pueden asegurar el registro horario sin necesidad de instalar un costoso sistema.

Segundo, la ley es clara en decir que desde que el registro que se haga cumpla con incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, el sistema que escoja la empresa es válido.

2. Hoja de cálculo en Excel

En ámbitos más familiarizados con los programas informáticos aunque no completamente del lado de la digitalización de procesos, están las empresas que optan por llevar el registro de la jornada en Excel.

La practicidad de la hoja de cálculo es que se ahorra tiempo al permitir automatizar algunas operaciones, gracias a la utilización de fórmulas. Asimismo, esta permite lograr un alto grado de personalización y adaptación a las necesidades puntuales de cada negocio.

¿Quieres comprobarlo por ti mismo? Descarga nuestra plantilla en Excel para control horario:

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Subiendo en la escala de métodos para fichar, veamos ahora de qué se tratan las soluciones que incorporan la tecnología en su funcionamiento.

3. Máquina para fichar

Existen diferentes tipos de máquinas de fichar en el mercado, entre las cuales destacamos:

• Reloj para fichar mecánico o electrónico. Estos dispositivos consisten en una serie de tarjetas que se reparten a los trabajadores y que los mismos introducen en el terminal, al entrar y salir, a lo largo de la jornada laboral. La máquina imprime la hora y la fecha en la tarjeta para que el trabajador pueda hacer el cálculo de las horas que debe cobrar. En el caso de los sistemas electrónicos, estos están conectados a un software que automatiza los cálculos. Este sistema es recomendado para empresas pequeñas, de menos de 20 trabajadores.
• Lector de huellas dactilares. El lector de huella dactilar era un sistema bastante implementado en España, gracias a su comodidad y economía, hasta que hace algunos meses conoció algunas restricciones para su utilización, relacionadas con las medidas de higiene. Utilizar las huellas dactilares en vez de tarjetas o llaveros, supone la constante desinfección del dispositivo, lo que a largo plazo se traduce en una mayor logística y costes asociados. Este sistema es comúnmente empleado por pymes.

4. Programas y aplicaciones para fichar

Debido a sus características y beneficios, el software de control horario suele ofrecer una solución ideal para pymes y grandes empresas.

• Software en local. Consisten en programas informáticos que se instalan en cada ordenador de la empresa. Al comenzar la jornada laboral el usuario, a través de un clic, se activa el cronómetro que da cuenta de las horas de trabajo realizadas. Con este sistema, con el cual también es posible registrar las pausas, medianas y grandes empresas aseguran la eficacia de su control horario.
• Software en la nube. Los sistemas alojados en la nube, resultan soluciones bastante potentes, prácticas y económicas. Puesto que se puede prescindir del hardware, el software de control horario en la nube facilita el acceso de los trabajadores desde cualquier lugar. Adicionalmente, ofrece al trabajador y al responsable de recursos humanos, información útil respecto a:
  • El número de horas trabajadas (ordinarias y extraordinarias),
  • el acumulado de ausencias, etc.

El mismo proveedor de software puede haber desarrollado una aplicación para móvil, la cual pueda ser descargada por los trabajadores y llevar consigo a todas partes para facilitar el control horario en todo momento.

5. Sistemas de fichaje móvil

Hasta ahora, hemos visto mecanismos que funcionan bien dentro del marco del trabajo en oficina (incluso cuando el teletrabajo forma parte del modo de funcionamiento de la estructura), ¿pero qué pasa cuando las empresas tienen personal móvil? En este caso son necesarios sistemas que contemplen funcionalidades de geolocalización.

Los trabajadores ingresan sus horas de trabajo, generalmente a través de un teléfono corporativo que cuenta con un GPS, para facilitar su rastreamiento y cumplimiento del horario.

Este método de control es ideal en sectores de actividad que cuenten con personal en constante desplazamiento como equipos de mantenimiento a domicilio o agentes comerciales.

6. Otros sistemas para el control de fichaje

Los sistemas biométricos son otra de las opciones con las que cuentan las empresas para asegurar el control de presencia. Estos se apoyan en uno o varios rasgos fisiológicos como el rostro, la geometría de la mano o el glóbulo ocular. De ahí la efectividad de este método para evitar fraudes o suplantaciones.

• Reconocimiento ocular. Su funcionamiento es similar al de la máquina para fichar con huella, con la diferencia de que este no presenta el mismo problema de las medidas de higiene, puesto que no hay contacto directo con el dispositivo.
• Reconocimiento facial. El reconocimiento que logran hacer estos sistemas es bastante fiable, teniendo en cuenta que están en capacidad de reconocer cambios ligeros en la fisionomía del trabajador.

Estos dispositivos, los cuales pueden combinarse entre sí para ofrecer mayor seguridad y fiabilidad, suelen emplearse en empresas grandes o en instituciones de carácter público.

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En resumen…

• La necesidad de contar con un sistema de fichaje en el trabajo responde a:
  • Una obligación legal;
  • la necesidad de asegurar óptimas condiciones laborales;
  • la correcta remuneración de las horas extraordinarias de los trabajadores.
• La elección del sistema más adecuado depende de cada tipo de empresa: número de trabajadores, sector de actividad, tipo de trabajo (móvil o fijo, por ejemplo).
• Hoy en día, las empresas y autónomos cuentan con un sinnúmero de posibilidades para llevar a cabo el registro de la jornada laboral. Esto gracias a que, de manera general, la ley acepta cualquier tipo de sistema que cumpla con la tarea y no vaya en contra de otras disposiciones en materia sanitaria.
• Desde sistemas básicos como una hoja de cálculo (¡o de papel), pasando por los siempre confiables software de control horario, hasta sistemas más complejos que incluyen el análisis de rasgos personales, cada empresa tiene cómo cumplir con la ley.

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