Control de la actividad: cuando la gestión de las horas de trabajo del equipo se convierte en un juego de niños
Si todavía está un poco a oscuras sobre el control de actividades, ya no lo estará cuando haya terminado de leer este artículo.
El proceso de RR.HH. conocido como gestión del tiempo simplemente te permite hacer un seguimiento de tus proyectos y de las actividades de tus empleados.
Entonces, ¿qué es el seguimiento de la actividad y cómo configurarlo en su organización? Te lo explicamos todo, con una plantilla de hoja de horas en Excel para descargar.
¿Qué es el seguimiento de la actividad?
El seguimiento de la actividad consiste en controlar diariamente la asistencia y las ausencias de sus empleados, teniendo en cuenta todos los escenarios posibles:
- horas extra
- trabajo nocturno
- horarios de trabajo escalonados
- viajes de trabajo, etc.
Puede definir una serie de indicadores personalizables:
- por proyecto
- por departamento
- por tarea
- por cliente, etc.
Así dispondrá de distintos filtros para analizar la actividad de su empresa.
También puede definir las unidades de tiempo como desee: día, hora, minuto, etc. Usted elige la frecuencia de su seguimiento: semanal o mensual.
¿Por qué controlar la actividad?
¿Por qué implantar una herramienta de gestión del tiempo en su empresa?
- Puede controlar sus costes gracias al seguimiento analítico del tiempo dedicado.
- Obtendrá una mayor visibilidad de su actividad.
- Podrá calcular más fácilmente las horas de trabajo, incluso de forma temporal.
- Puede adaptar la distribución de las tareas en función del tiempo dedicado.
- Puede gestionar mejor los recursos de sus proyectos.
- Dispones de una herramienta de apoyo a tu gestión financiera y de RRHH, gracias a la trazabilidad y al historial de las horas, para que puedas actualizar las nóminas o los saldos de vacaciones, por ejemplo.
☝️ En resumen, el seguimiento de la actividad ofrece ventajas tanto para :
- para los empleados, que pueden tener una visión más clara de sus horas extraordinarias, horas por recuperar, etc., y comunicarlas de forma transparente a sus jefes y a RR.HH;
- para RR.HH., que puede vigilar de cerca las horas de trabajo de los empleados y asegurarse de que cumplen la normativa sobre el tiempo de trabajo;
- para la empresa, que puede gestionar mejor los presupuestos y los recursos.
¿Cómo controla su actividad? Reglas y pasos
Paso 1: Defina sus necesidades
Cada organización tiene sus características específicas. Por ejemplo, en algunas organizaciones, los empleados realizan parte de su trabajo desde casa.
Por lo tanto, el proceso de seguimiento de la actividad debe tener en cuenta
- la organización de la empresa
- la normativa sobre el tiempo de trabajo
- las necesidades de los empleados.
Paso 2: elegir la herramienta adecuada
Muchas empresas utilizan hojas de cálculo Excel para controlar su actividad. Pero, como veremos más adelante, no es necesariamente la herramienta más práctica.
En cualquier caso, opte por una solución que se adapte a su presupuesto y respete las siguientes reglas: sencillez y conformidad.
El control horario también permite gestionar mejor el tiempo de trabajo de sus empleados.
Paso 3: Apoye a sus empleados
Sea cual sea el método que elija, debe proporcionar a sus empleados el mejor apoyo posible para establecer y desplegar este método de control del tiempo de trabajo.
Para que los equipos adopten las nuevas normas, es necesario que las entiendan perfectamente. Además, a veces es útil impartir formación sobre el uso de las herramientas.
Etapa 4: validar y analizar los datos
Ya está, sus empleados han introducido sus horas de trabajo.
El siguiente paso es que sus jefes las validen y, a continuación, exportar los datos, que se utilizarán, entre otras cosas, para :
- preparar las nóminas
- facturar a los clientes
- elaborar informes que ayuden a gestionar las actividades y el presupuesto de la empresa.
Tabla de seguimiento de actividades en Excel para descargar
¿Te gustaría llevar un control de las horas de tus empleados y gestionar el tiempo y las actividades de tus equipos en una hoja de cálculo Excel? Appvizer te permite descargar esta plantilla de forma gratuita.
¿Qué herramientas deben utilizarse para el seguimiento de las actividades?
¿Por qué elegir una auténtica solución de seguimiento de la actividad?
El seguimiento de las actividades plantea muchas cuestiones:
- Reducir el tiempo dedicado a tareas de escaso valor añadido,
- simplificación del proceso
- mejora de la visibilidad del progreso del proyecto
- fiabilidad y seguridad de los datos,
- reducción del riesgo de errores.
Por desgracia, Excel muestra rápidamente sus limitaciones en estos puntos.
En comparación, un software especializado en gestión del tiempo le proporcionará toda una serie de ventajas:
- Automatiza sus procesos y reduce la carga administrativa de su personal.
- Ahorrará tiempo.
- Diga adiós a los intercambios repetidos de archivos.
- Proteja sus datos.
- Obtenga visibilidad de su negocio a través de informes.
- Gestione su empresa en tiempo real.
Selección de programas de gestión del tiempo de trabajo
Para ayudarte en tu elección, aquí tienes una selección de 11 softwares de gestión del tiempo 👉
- Apidae es un SIRH intuitivo y escalable que ofrece a las VSE y las PYME una visión global de la actividad y las horas de trabajo de sus equipos. Los equipos pueden introducir fácilmente sus horas trabajadas día a día, creando una visión de 360º de las tareas diarias. Esto optimiza la programación y organización de los equipos dentro de su organización.
- Beebole es una herramienta diseñada para controlar el tiempo de sus equipos, con la sencillez de una hoja de horas de Excel, además de la automatización y la generación de informes. Es flexible y puede adaptarse a cualquier tamaño de organización. ¿Sus puntos fuertes? Rápida curva de aprendizaje, personalización avanzada de la interfaz y un equipo de asistencia siempre disponible en caso de problemas.
- Elite Paie-RH es un SIRH completo: incluye la gestión del tiempo, las nóminas y la gestión de gastos, por ejemplo. Es 100% personalizable, por lo que podrá adaptarlo a todas sus actividades. Así, podrá gestionar todas las formas de organización del tiempo, así como la asignación del tiempo por proyecto. Por último, dispone de numerosos informes de seguimiento del tiempo.
- Traxxeo, la solución para los equipos de campo, digitaliza la gestión de los equipos de campo en sectores como la construcción, las infraestructuras y la ingeniería. Su aplicación móvil de control de presencia es sencilla y fácil de adoptar por los equipos. La información se introduce directamente en una plataforma de seguimiento, donde los responsables de RRHH tratan rápidamente cualquier anomalía gracias a un sistema de alerta. El departamento financiero es más reactivo gracias al seguimiento de las horas por tarea. La plataforma también puede utilizarse para programar a los trabajadores y gestionar las ausencias.
- Eurécia Time Tracking es uno de los módulos del paquete de software publicado por Eurécia HRIS. Del lado del empleado, esta solución facilita el registro o la cumplimentación de las hojas de horas en línea, con total autonomía. El personal de RR.HH. puede controlar su tiempo mediante el seguimiento de las horas trabajadas, las horas de llegada y salida, etc. Y para los directivos, la solución incorpora un proceso de validación de los partes de horas. Los informes y el seguimiento analítico permiten ver cuánto tiempo se ha empleado por periodo, por proyecto, por cliente, etc.
- Factorial Gestion des Absences es una herramienta completa de SIRH. Ofrece un módulo dedicado al seguimiento de la actividad, con un sistema de registro de tiempos, cuadro de mandos inteligente, gestión de horarios, etc. Este software proporciona a los empleados una mayor autonomía y a la dirección un mayor control, así como una mayor transparencia y flexibilidad en los intercambios.
- idylis.com es un programa informático dedicado a la gestión de VSE y PYME de los sectores del comercio y los servicios. Además de gestionar las actividades de contabilidad y ventas, incorpora funciones de gestión del tiempo por proyectos para ofrecerle un mayor control de la asignación de recursos y, por tanto, de su rentabilidad. ¿Y lo mejor? Sus datos están alojados y protegidos en servidores de Francia.
- JourOff es un espacio de trabajo colaborativo donde los empleados pueden coordinar su trabajo. Está especialmente adaptado a los equipos que trabajan en modo proyecto y siguen el método Kanban. En cuanto a la gestión del tiempo, JourOff ofrece dos enfoques: el enfoque estándar (cada empleado introduce su tiempo) y el enfoque intuitivo, donde los datos son generados automáticamente por la solución a partir del sistema de agenda compartida, la herramienta de gestión de proyectos, la herramienta de planificación, etc.
- Con Kizeo Forms, puede crear sus propios formularios de hoja de horas personalizados para satisfacer las necesidades específicas de su empresa. Personalizable, el software es especialmente adecuado para el seguimiento de obras y operaciones sobre el terreno. Por parte del usuario, los datos pueden introducirse dondequiera que esté, y exportarse y analizarse directamente en el sistema para su seguimiento en tiempo real.
- monday.com HR es una herramienta SIRH que ayuda a los responsables de RRHH a mejorar sus procesos. Es una plataforma "todo en uno" fácil de aprender y utilizar, con una serie de funciones totalmente personalizables. En términos de seguimiento de la actividad, puede mejorar su rendimiento con cuadros de mando visuales y gestionar eficazmente la presencia y ausencia de sus empleados: horas extraordinarias, viajes, turnos de noche, etc.
- Teamleader es un CRM adaptado a las pequeñas y medianas empresas. Agiliza sus procesos y le ayuda a aumentar su productividad. Con su amplia gama de funciones, el software es fácil de usar y no requiere instalación. Puede realizar un seguimiento de las horas de trabajo de cada empleado, fijar plazos para cada proyecto y añadir tareas agrupándolas en la plataforma. Además, la interfaz es personalizable y moderna, para una mayor visibilidad.
Controle su actividad
La gestión del tiempo es una cuestión clave en la empresa, ya que afecta a la gestión de los proyectos, la gestión de los recursos humanos y la gestión comercial de su empresa.
Un software dedicado se convierte en una verdadera herramienta de toma de decisiones: le aporta flexibilidad y capacidad de reacción a corto y medio plazo. ¿Ha elegido ya el suyo?
Artículo traducido del francés