Sanciones por registro horario ponen en jaque a los empresarios

☝️ Guerra avisada no mata soldado.

O al menos eso dijo Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando la ley de control horario anunció que habría multas por incumplimiento al registro de la jornada.

Contra todo pronóstico, 9 000 fueron las infracciones que se detectaron durante el primer trimestre del 2021. Pero vamos, ¡que lo que no te mata, te hace más fuerte!

Hagamos una revisión de las sanciones del registro horario, cómo te afecta como empresa ¡y autónomo!; pero, sobre todo, cómo evitarlas.

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Recapitulando: ¿qué dice el Real Decreto-ley 8/2019?

Ya te lo hemos contado en episodios anteriores como este sobre el registro de horas de trabajo y este sobre los sistemas de control de presencia. Sin embargo, nada nos impide hacer un repasillo rápido, antes de entrar en materia:

• El Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, entró en vigor en marzo de 2019.
• Esta normativa, por medio de sus disposiciones, busca proteger a los trabajadores en lo que respecta a las horas extraordinarias y su correcta remuneración.
• Sin embargo, la forma de asegurarlo, tiene una implicación directa en las empresas y autónomos pues los obliga a:
  • Registrar la jornada laboral (detallando los horarios de iniciación y finalización de la jornada),
  • guardar dicho registro por lo menos durante cuatro años.

Pero eso no es todo. Como no existe ley sin excepciones y toda situación es susceptible de cambiar, rápidamente comenzaron a surgir dudas sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, sobre todo en lo que tenía que ver con:

• El método o sistema que debía ser implementado para asegurar el registro diario de la jornada;
• las modalidades de trabajo bajo las cuales las disposiciones debían aplicarse (al comienzo en el caso de la flexibilidad horaria y, rápidamente, en el caso del teletrabajo);
• el momento a partir del cual se harían efectivas las sanciones y en qué consistirían, una vez el periodo de gracia con sanciones sin efecto llegara a término.

Sanciones por no tener el registro horario

La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISSOS) es la normativa que en España determina lo que es una infracción de orden social. Esta ley hace una clasificación, según la naturaleza del deber infringido y la entidad del derecho afectado, de la siguiente manera:

• Infracciones leves,
• infracciones graves,
• infracciones muy graves.

Las relaciones laborales, las cuales requieren ser reguladas con el objetivo de evitar excesos y asegurar su correcto desenvolvimiento, también tienen cabida dentro del texto de la ley. En términos de infracciones laborales, la normativa determina que estas corresponden a las acciones u omisiones de los empresarios contrarias a la ley y a lo definido dentro de los convenios colectivos.

Respecto al horario laboral, la ley determina como infracciones graves dentro del ámbito laboral:

La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.

Inicialmente, las sanciones relativas al incumplimiento de las disposiciones relacionadas con el control horario tenían fijadas las siguientes cuantías:

Sin embargo, desde agosto de 2021 y justificado en el hecho que las cuantías de las sanciones deben ser actualizadas para mantener su carácter disuasorio y la inevitable variación de los índices de Precios de Consumo, el gobierno modificó las cuantías de las multas.

Dichas multas son aplicables a todas las categorías y grupos profesionales incluidas en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores, entre los cuales figuran los autónomos y los empleados por cuenta ajena. El nuevo rango de valores para las sanciones, entonces, quedó definidos así:

El efecto en la modificación de estos valores no es retroactivo. En este sentido, las empresas que fueron objeto de la apertura de expedientes por incumplimiento antes de la fecha de modificación de las cuantías, deberán responder conforme a los valores que aplicaban a la fecha.

Inventa lege, inventa fraude: la necesidad de establecer sanciones por falta de registro horario

Desde tiempos de antaño, bien es sabido que hecha la ley, hecha la trampa.

La necesidad de garantizar la eficacia de una ley, por ende, va de la mano del establecimiento de una serie de sanciones que funcionen a manera de incentivo. Lo intrincado del asunto viene cuando se constata que el incumplimiento no responde necesariamente a una cuestión de falta de voluntad, sino a las dificultades que supone la correcta aplicación de la ley.

En España, de manera general, el registro horario está implementado. Sin embargo, es claro que el mismo no significa los mismos esfuerzos para las grandes empresas que para las pymes ni, mucho menos, para los autónomos.

Los profesionales por cuenta propia, generalmente, implementan mecanismos simples (registros a manos o en hojas de cálculo de Excel) que, aunque efectivos, es probable que no garanticen la rigurosidad que el procedimiento de registro horario requiere.

Las grandes empresas, por otro lado, pueden contar con software o aplicaciones que automaticen el proceso de registro de las horas de entrada y de salida de su personal, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la ley.

Aún cuando la ley no exige un tipo de sistema exclusivo para llevar a cabo el registro de la jornada, situaciones como el teletrabajo o la escasez de medios para implementar métodos efectivos de seguimiento y control, contribuye al hecho de que muchas empresas y autónomos sigan incurriendo en faltas.

Perder la batalla, pero no la guerra: los esfuerzos de Inspección

Inspección de Trabajo y Seguridad Social aprobó recientemente su Plan Estratégico 2021-2023, el cual permitirá la modernización de la entidad. Para asegurar un mejor control, se busca implementar herramientas y recursos que garanticen, entre otras cosas:

• La localización de las infracciones por incumplimiento,
• el seguimiento de las irregularidades en su desarrollo y seguimiento,
• el respeto de los derechos laborales y sociales,
• la mejora de la calidad del empleo,
• la lucha contra la precariedad y el fraude.

Sin embargo, el acento de dicha modernización también deberá ponerse en realizar esfuerzos para ofrecer el asesoramiento y acompañamiento necesarios para que los empresarios estén en capacidad de comprender la normativa y aplicarla adecuadamente.

See also: Registro laboral de la jornada: respuesta a las preguntas más y menos frecuentes sobre la ley

¿Cómo asegurar el registro horario? → Primera sanciones ¡y últimas!

Como lo mencionamos anteriormente, si hay algo en lo que la ley es flexible, es respecto a la elección del sistema de control de presencia que tienen los empresarios para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.

Según el tipo de empresa, su tamaño y su sector de actividad, un sistema podrá adaptarse más que otro a las necesidades y a los recursos con los que se cuentan. En ese sentido, el registro podrá hacerse:

• De forma manual: a mano o a través de herramientas como Excel para crear una plantilla de control horario;
• de forma automatizada: a partir de un software de control horario, aplicaciones, sistemas biométricos, etc.

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En resumen...

• El Real Decreto-ley 8/2019 es la normativa en donde se recogen, entre otras, las disposiciones referentes al cumplimiento obligatorio, por parte de los empresarios, del registro de la jornada diaria de sus trabajadores.
• Para asegurar el cumplimiento de sus disposiciones, la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISSOS), distingue entre: infracciones leves, graves o muy graves.
• El incumplimiento del registro horario es considerado como una infracción grave cuya multa, actualmente, puede llegar hasta los 7 500 euros.
• Si bien existen diferentes sistemas para cumplir con el control horario, aún se constatan dificultades para hacerlo efectivo, sobre todo entre las pequeñas empresa y los autónomos.
• Puesto que el incumplimiento de las disposiciones legales muchas veces escapa de la voluntad de quienes deben cumplirlas, Inspección de Trabajo realiza esfuerzos por modernizar sus procedimientos e, idealmente, ofrecer un mejor acompañamiento.

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